Definition, Merkmale und Möglichkeiten zur Bekämpfung • BUOM

2. Dezember 2020

Unabhängig davon, ob Sie eine Einstiegsposition einnehmen oder eine Führungsposition anstreben, kann Ihnen das Verständnis der Unternehmensbürokratie dabei helfen, Ihren Arbeitsplatz besser zu verstehen und Ihre Karriere voranzutreiben. Sie können die Bürokratie nutzen, um ein faires Arbeitsumfeld zu schaffen, die Regeln Ihres Unternehmens zu institutionalisieren, Prozesse zu verbessern und Transparenz zu fördern. In diesem Artikel erklären wir die Hauptmerkmale einer Unternehmensbürokratie sowie die Vor- und Nachteile der Bürokratie in der Wirtschaft.

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Was ist Unternehmensbürokratie?

Bürokratie in der Wirtschaft ist hierarchische Organisation oder ein Unternehmen, das nach einer Reihe vorgegebener Regeln arbeitet. In einem großen Unternehmen müssen in der Regel mehrere unterschiedliche Funktionen von spezialisierten Einheiten ausgeführt werden, die der Befehlskette unterstellt sind.

Ein kleines Unternehmen kann nach Regeln arbeiten, die Manager im Laufe der Zeit erstellen, und benötigt nicht unbedingt schriftliche Richtlinien. Eine kleine Anzahl von Mitarbeitern kann alle notwendigen Aufgaben ohne große Diversifizierung bewältigen. Sobald ein kleines Unternehmen jedoch eine bestimmte Größe erreicht, hängt sein Funktionieren zunehmend von der formalen Verteilung der Verantwortlichkeiten auf verschiedene Mitarbeiter ab. Darüber hinaus muss das größere Unternehmen Regeln aufstellen, die für alle Funktionen des Unternehmens gelten, von internen Vergütungsregeln bis hin zu externen Richtlinien für Entscheidungen über die Verwaltung von Kundenretouren.

Die Bürokratie ermöglicht es so großen Unternehmen, ein Regelwerk aufzustellen. Bürokratische Organisationen verfügen für jede Abteilung über ein Organigramm, in dem Verantwortlichkeiten und Funktionen festgelegt sind. Bürokratie schafft auch Entscheidungsprotokoll.

Eine Unternehmensbürokratie besteht in der Regel aus mehreren Führungsebenen. Der CEO oder Präsident steht normalerweise an der Spitze Organisation. Vizepräsidenten berichten an den CEO oder Präsidenten, und Direktoren berichten an Vizepräsidenten. Unterhalb der Direktoren berichten die Mitarbeiter an die Manager, die wiederum an die Manager berichten. Manager wiederum berichten an die Direktoren.

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Vier Hauptmerkmale der Bürokratie

Sie können eine Unternehmensbürokratie an vier wesentlichen Merkmalen erkennen:

Klare Hierarchie

Die Unternehmensbürokratie verfügt über eine klar strukturierte Befehlskette, die für jeden Mitarbeiter klar ist. Die Entscheidungsbefugnis kommt von der Spitze der Organisation. Genau wie in einem Bienenstock, in dem jede Arbeitsbiene einen Platz unterhalb der Bienenkönigin einnimmt, nimmt jede Arbeiterin einen besonderen Platz in der Unternehmensbürokratie ein.

Spezialisierung

Jedes Mitglied der Bürokratie hat eine bestimmte Rolle, von der Finanz- oder Buchhaltung bis hin zum Vertrieb oder Marketing. Jeder Mitarbeiter versteht seine Rolle und entwickelt sich weiter spezialisiertes Wissen zu Ihrer Arbeit.

Arbeitsteilung

Jede Aufgabe ist in der Bürokratie in Bestandteile unterteilt. Die Rollenspezialisierung spiegelt diese Arbeitsteilung wider. Verschiedene Abteilungen und einzelne Mitarbeiter tragen zu unterschiedlichen Teilen der Gesamtmission des Unternehmens bei, sei es bei der Herstellung und dem Verkauf eines Produkts oder der Bereitstellung einer Dienstleistung.

Satz formaler Regeln

Eine Unternehmensbürokratie verfügt über Standardarbeitsanweisungen, die schriftliche Anweisungen für jede Rolle in der Hierarchie enthalten. Schriftliche Anweisungen enthalten Stellenbeschreibungen für jeden Mitarbeiter sowie weitere Regeln innerhalb des Unternehmens, wie z. B. Beschäftigungsbedingungen. Schriftliche Regeln sollten eindeutig sein, damit jeder Mitarbeiter seine Rolle versteht.

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Vor- und Nachteile der Bürokratie in der Wirtschaft

Unternehmensbürokratie kann in vielerlei Hinsicht ein nützliches Instrument sein, das im Laufe der Zeit verbessert werden kann. Zu den allgemeinen Vorteilen der Bürokratie gehören:

Bürokratie zentralisiert die Macht

Dies ermöglicht es jedem Mitarbeiter, spezifische Regeln für seine Arbeit zu haben. Auf allen Ebenen herrscht unter den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Gleichberechtigung, wodurch Verwirrung darüber minimiert wird, wer für eine bestimmte Entscheidung oder ein bestimmtes Ergebnis verantwortlich ist. Darüber hinaus fördert diese Organisationsform die Spezialisierung, indem die Rolle jedes Mitarbeiters klar definiert wird.

Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Erfahrungen und Wissen in ihrem Bereich zu entwickeln und trägt außerdem dazu bei, dass das Unternehmen effizienter wird. Um diese wachsende Komplexität effektiv bewältigen zu können, wird die Bürokratie mit zunehmender Größe und Komplexität der Organisation zwangsläufig komplexer.

Bürokratie fördert Unparteilichkeit und Fairness

Sie bieten Mechanismen zur Beilegung von Streitigkeiten am Arbeitsplatz und zur Aufgabenteilung und tragen durch die Förderung der Spezialisierung dazu bei, Doppelarbeit zu vermeiden. Von einer Bürokratie festgelegte Regeln verhindern Günstlingswirtschaft und können Mitarbeiter vor einem Chef schützen, der andernfalls ungerechtfertigterweise Ermessensspielraum ausüben würde.

Bürokratie schützt Mitarbeiter

Seine Regeln können dazu beitragen, Mitarbeiter davor zu schützen Gesundheits- und Sicherheitsrisiken am Arbeitsplatz und schlechte Beschäftigungspraktiken. Wenn für jeden Mitarbeiter die gleichen, klar definierten Einstellungspraktiken und -regeln gelten, erscheint das System allen Mitarbeitern gerechter. Auf diese Weise fördern Bürokratien eine positive Unternehmenskultur, die wiederum die Zufriedenheit, Produktivität und Bindungsquote der Mitarbeiter steigern kann. Einfach ausgedrückt trägt Bürokratie dazu bei, ein Unternehmen zu einem besseren Arbeitsplatz zu machen.

Bürokratie hilft bei der Schaffung von Best Practices

Durch die Förderung solcher Best Practices in schriftlichen Regeln und die Schaffung einer Unternehmensstruktur erzielen Bürokratien vorhersehbare Ergebnisse und können Zeit und Ressourcen sparen, wenn sie ordnungsgemäß befolgt werden.

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Zusätzlich zu diesen Vorteilen kann die Bürokratisierung von Unternehmen auch erhebliche Nachteile mit sich bringen, die die Produktivität der Mitarbeiter beeinträchtigen und andere Probleme verursachen können:

Bürokratische Regeln und Strukturen können veraltet sein

Bürokraten identifizieren SOPs, die in der Vergangenheit gut funktioniert haben, aber nicht unbedingt diejenigen, die in Zukunft gut funktionieren werden, oder identifizieren Bereiche, in denen Prozesse verbessert werden könnten. Daher können sie unbeabsichtigt Innovationen behindern, das Unternehmen weniger flexibel machen und die betriebliche Effizienz verringern. Beispielsweise kann eine zu starre Bürokratie aufgrund des komplexen Entlassungsprozesses die Entlassung eines schlechten Mitarbeiters erschweren.

Bürokratie kann die Transparenz behindern

Sofern Sie nicht an der Spitze des Organigramms eines großen Unternehmens stehen, haben Sie wahrscheinlich keinen Zugang zu Entscheidungsprozessen auf höchster Ebene, selbst wenn Sie eine Führungsrolle innehaben. Dies kann bedeuten, dass Sie wichtige Entscheidungen wie eine bevorstehende Fusion oder Umstrukturierung nicht kennen.

Bürokratien verfügen in der Regel über umfangreiche Regeln oder Richtlinien

Manchmal scheinen sie nicht hilfreich, übermäßig belastend oder fehlgeleitet zu sein. Wenn Sie für ein großes Unternehmen arbeiten, enthält Ihr Unternehmenshandbuch wahrscheinlich alle hilfreichen Regeln, von der Kleiderordnung im Büro bis hin zu erwartetem Verhalten und Verantwortlichkeiten. Allerdings gibt es wahrscheinlich auch einige Richtlinien, die unnötig oder unfair erscheinen, wie zum Beispiel das scheinbar komplizierte Verfahren zur Beantragung bezahlter Freistellung.

Bürokratie kann die Freiheit einschränken

Bürokratische Prozesse können die Fähigkeit jedes einzelnen Mitarbeiters einschränken, unabhängig zu handeln oder Entscheidungen ohne Zustimmung von oben zu treffen. Selbst wenn es richtig erscheint, kann es sein, dass der Mitarbeiter keine Entscheidung treffen kann, weil ihm bürokratische Konsequenzen wie eine Abmahnung oder sogar Kündigung drohen oder weil der Genehmigungsprozess zu lange dauert.

Bürokratie kann eine Quelle von Ineffizienz sein

Beispielsweise können Mitarbeiter auf einer bestimmten Ebene feste Gehälter und Zusatzleistungen erhalten und die gleichen Aufgaben ausführen. Dadurch wird die Vergütung zwar für alle gerechter, Positionen ohne kurzfristige Aufstiegschancen können sich jedoch als Sackgasse anfühlen. Darüber hinaus kann es schwierig sein, diese Ineffizienzen zu ändern. Auch wenn sich die Märkte weiterentwickeln und sich die Geschäftsbedingungen ändern, kann es für die Bürokratie schwierig sein, mit den neuesten Entwicklungen Schritt zu halten. Dies kann dazu führen, dass Ineffizienz mit der Zeit immer stärker institutionalisiert wird.

So minimieren Sie unnötige Bürokratie im Unternehmen

Einige Formen der Bürokratie sind für die Organisation eines Unternehmens nützlich, wenn nicht sogar lebenswichtig, während andere die Funktionsweise der Organisation behindern können. Sobald Sie festgestellt haben, welche Elemente der Bürokratie nützlich sind und welche nicht, können Sie die folgenden Schritte unternehmen, um unnötige Bürokratie in Ihrem Team oder Ihrer Organisation zu minimieren:

1. Erinnern Sie sich an Ihre Ziele

Unternehmensbürokratie kann wirkungslos sein, wenn sich die Mitarbeiter zu sehr auf Prozesse und nicht auf Ergebnisse konzentrieren. Versuchen Sie, den kürzesten und effizientesten Weg zu finden, anstatt sich auf Kosten der Produktivität auf Verfahren zu konzentrieren Ihre Ziele zu erreichen.

2. Machen Sie sich Ihre Prioritäten klar.

Dies kann Ihnen helfen, mit der Bürokratie am Arbeitsplatz umzugehen. Während Besprechungen und das Ausfüllen von Unterlagen zu Ihren täglichen Aufgaben im Büro gehören können, liegt Ihre eigentliche Arbeitspriorität wahrscheinlich bei etwas anderem, sei es das Schreiben von Code, Verkäufen oder Berechnungen. Priorisieren Sie diese Aufgaben, um bürokratische Aufgaben auf Kosten Ihrer eigentlichen Arbeit zu vermeiden.

3. Beseitigen Sie unnötigen Papierkram

Kreative Lösungen helfen Ihnen, lästigen bürokratischen Aufwand zu vermeiden. Anstatt beispielsweise dieselben Informationen in verschiedenen Formularen auszufüllen, können Sie eine automatisierte Möglichkeit erstellen, diese Informationen zu speichern und automatisch in ein Dokument einzufügen. Kreatives Denken kann Ihnen helfen, den Zeitaufwand für Aufgaben zu reduzieren, die nicht besonders produktiv sind. Suchen Sie auch nach anderen Routineprozessen, die vereinfacht oder eliminiert werden können.

4. Stärken Sie Ihre Mitarbeiter

Führungsrollen können dazu beitragen, unnötige Bürokratie zu beseitigen, indem sie ihre Mitarbeiter stärken. Teams können weniger produktiv sein, wenn sie für die Erledigung jeder Aufgabe auf die Erlaubnis ihres Vorgesetzten warten müssen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern stattdessen klare Anweisungen, Raum zum Arbeiten und das Recht, weniger wichtige Entscheidungen selbst zu treffen. Durch die Einstellung handlungsorientierter Mitarbeiter können Sie die Unabhängigkeit Ihres Teams weiter steigern.

5. Belohnen Sie Ihr Team

Teammitglieder für ihre Taten zu loben ist eine weitere Möglichkeit, ihre Produktivität aufrechtzuerhalten und nicht in der Bürokratie stecken zu bleiben. Auszeichnungen vom einfachen Lob bis hin zu Anreizen und Prämien können an Mitarbeiter verteilt werden, die Initiative ergreifen und aktiv an der Optimierung von Prozessen arbeiten. Diese Auszeichnungen senden ein Signal an Ihr Team und Ihr Unternehmen, dass Ihnen Taten wichtiger sind als bürokratische Prozesse, die zu Lasten der Produktivität gehen.