Definition, Best Practices und Vorlage • BUOM
27. Oktober 2021
Viele Unternehmen nutzen externe Lieferanten oder Verkäufer, um sich mit Waren oder Dienstleistungen zu versorgen. Kleine Unternehmen wie Coffeeshops verlassen sich auf Lieferanten, um ihren Kaffee zu liefern, während größere Einzelhändler auf mehrere Lieferanten angewiesen sind, die eine Vielzahl von Produkten liefern, um ihre Regale gefüllt zu halten.
Das Verständnis der Risiken, die ein Lieferant für das Unternehmen darstellen kann, kann Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, mit welchen Lieferanten Sie Geschäfte machen und welche Sie entlassen sollten. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Lieferantenrisikobewertung ist, wie man sie durchführt, und geben einige Tipps und eine Vorlage.
Was ist eine Lieferantenrisikobewertung?
Bei der Lieferantenrisikobewertung handelt es sich um einen Prozess, der Unternehmen dabei hilft, die Lieferanten auszuwählen, mit denen sie Geschäfte machen möchten, indem alle potenziellen Risiken bewertet werden, die sich negativ auf ihr Geschäft auswirken könnten. Sie können die Bewertung abschließen, indem Sie eine Vorlage erstellen, in der Sie Fragen zu den potenziellen Risiken einer Zusammenarbeit mit dem Lieferanten stellen, z. B. zu Geschäftsverlusten, Geldstrafen oder Reputationsschäden.
Nachdem Sie die Vorlage ausgefüllt haben, können Sie die Risiken bewerten und anhand der Bewertungsantworten entscheiden, ob Sie mit ihnen zusammenarbeiten möchten. Die Richtlinien, Verfahren und Anforderungen Ihres Unternehmens können Ihnen dabei helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
So führen Sie in 7 Schritten eine Lieferantenrisikobewertung durch
Hier sind sieben Schritte, die Ihnen bei der Durchführung einer Lieferantenrisikobewertung helfen:
1. Verständnis der Risikoarten
Bevor Sie mit der Bewertung des Unternehmens beginnen, mit dem Sie Geschäfte machen möchten, ist es wichtig zu verstehen, welchen Risiken Sie möglicherweise ausgesetzt sind. Während Sie diese Arten von Risiken bei der Risikobewertung nicht ausdrücklich erwähnen müssen, handelt es sich dabei um wichtige Faktoren, die Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlage berücksichtigen sollten.
Im Folgenden sind die Risiken aufgeführt, denen Sie ausgesetzt sein können, wenn Sie mit einem Lieferanten Geschäfte machen:
Reputationsrisiko: Verändert sich der Ruf des Unternehmens, wenn Sie mit ihm Geschäfte machen?
Substitutionsrisiko: Wird es bei Bedarf einfach oder schwierig sein, den Lieferanten zu ersetzen?
Nachgelagertes Risiko: Nutzen sie für ihre Fertigungsanforderungen Drittanbieter, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten?
Geografisches Risiko: Sind sie in einem katastrophengefährdeten Gebiet tätig?
Finanzielles Risiko: Ist ihr Unternehmen finanziell stabil?
Strategisches Risiko: Besteht die Möglichkeit, dass Ihre Geschäftsideen übernommen werden?
Compliance-Risiko: Befolgen sie relevante Regeln und Vorschriften?
Technisches Risiko: Ist ihre Datenverwaltung sicher und geschützt?
Ressourcenrisiko: Werden sie über alle Ressourcen verfügen, die Sie benötigen, und sie dafür bezahlen?
Operationelles Risiko: Gibt es eine Möglichkeit, wie ihre Richtlinien oder Verfahren Ihr Unternehmen gefährden könnten?
2. Risikokriterien definieren
Es kann sinnvoll sein, die neue Bewertung auf jeden potenziellen Partner zuzuschneiden, damit Sie die Risiken, die bei einer Geschäftsbeziehung mit ihnen entstehen können, genau bestimmen können. Beispielsweise unterscheiden sich die Risiken, denen ein Lebensmittelgeschäft ausgesetzt sein könnte, wenn es Produkte von einem Lieferanten kauft, von den Risiken, die eine Bank mit sich bringt, die ein Unternehmen für die Installation und Überwachung von CCTV-Kameras sucht. Sie können für jede Partnerschaft eine Vorlage mit unterschiedlichen Fragen erstellen, abhängig von den potenziellen Risiken, denen Sie ausgesetzt sein könnten.
3. Bewerten Sie Unternehmen und ihre Produkte
Es kann hilfreich sein, sowohl das Unternehmen als auch die Produkte, die Sie bei ihm kaufen möchten, zu bewerten. Erwägen Sie eine Evaluierung des Unternehmens, um festzustellen, ob Sie mit ihm zusammenarbeiten möchten.
Wenn Sie der Meinung sind, dass sie gut zu Ihnen passen, führen Sie eine Produktbewertung durch, um beispielsweise die Kosten des Artikels herauszufinden oder herauszufinden, ob Sie beim Hinzufügen Ihrer Produkte andere Anbieter nutzen. Es kann sein, dass sie die Lieferantenbewertung bestehen, die Produktbewertung jedoch nicht.
4. Lieferanten nach Risikostufe klassifizieren
Nachdem Sie mithilfe der Bewertung das Risikoniveau eines Lieferanten ermittelt haben, können Sie ihn nach Risikoniveau kategorisieren. Abhängig von den Antworten auf die Bewertung können Sie sie auf einer Skala von eins bis fünf oder auf einer Skala von niedrig bis hoch bewerten. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Optionen basierend auf dem Gesamtrisiko, das sie für Ihr Unternehmen darstellen, einzugrenzen.
5. Erstellen Sie einen Risikomanagementplan
Sobald Sie Ihre Risikobewertung abgeschlossen und entschieden haben, dass Sie mit dem Lieferanten zusammenarbeiten, können Sie einen Risikomanagementplan erstellen. Dazu gehören in der Regel Strategien zur Bewältigung potenzieller Risiken, die bei jedem Lieferanten auftreten können. Hier sind einige Elemente, die Sie einschließen können:
Risikoszenarien: Identifizieren Sie einige Szenarien, die bei einer Partnerschaft mit einem Lieferanten auftreten können.
Reaktionsziele: Wenn eines der Risikoszenarien eintritt, entscheiden Sie, wie Ihre Organisation reagieren wird. Erwägen Sie, bestimmte Mitarbeiter und ihre Rollen bei Reaktionsaufgaben aufzulisten.
Möglichkeiten zur Risikominderung. Sie können proaktiv vorgehen, indem Sie Möglichkeiten zur Reduzierung von Risiken besprechen, bevor sie auftreten. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise überwachen, wie ein Lieferant mit seinen Produkten umgeht, und sich mit seinen Verfahren vertraut machen.
6. Beachten Sie die aktuellen Vorschriften
Da sich Vorschriften und Gesetze ändern, möchten Sie möglicherweise Ihre aktuellen Richtlinien anpassen, um diese einzuhalten. Es ist wichtig, dass Ihre Lieferanten die gleichen Regeln befolgen. Andernfalls könnten sie ihre Lizenzen zur Herstellung und zum Verkauf von Produkten verlieren, was Ihr Geschäft gefährden könnte. Erwägen Sie, regelmäßig ihre Fähigkeit zur Einhaltung der Regeln zu bewerten.
7. Führen Sie jährliche Bewertungen durch
Wenn Sie eine langfristige Partnerschaft mit einem Lieferanten planen, sollten Sie die Durchführung jährlicher Bewertungen in Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass seine Prozesse gleich bleiben. Einige Lieferanten haben möglicherweise ein neues Management, wodurch sich einige Aspekte ihrer Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen ändern können. Diese Änderungen stimmen möglicherweise nicht mit Ihren Werten oder Bedürfnissen überein. Jährliche Bewertungen können dabei helfen, festzustellen, ob Sie mit jedem Anbieter fortfahren möchten.
Best Practices für die Risikobewertung von Lieferanten
Hier sind einige Best Practices, die Sie bei der Durchführung und Nutzung von Lieferantenrisikobewertungen verwenden können:
Profitieren Sie von kompetenter Beratung
Wenn Sie mit der Art des Risikos, das Sie bewerten, nicht vertraut sind, versuchen Sie, jemanden in einer anderen Abteilung zu finden, der mehr Kenntnisse zu diesem Thema hat. Zeigen Sie ihnen Ihre vollständige Bewertung, damit sie die Ergebnisse gründlicher analysieren und entscheiden können, ob Sie mit ihnen Geschäfte machen sollten. Abhängig von der Anzahl der Anbieter, die Sie nutzen, möchten Sie vielleicht sogar ein Risikobewertungsteam zusammenstellen, das Experten für jede Art von Risiko umfasst, damit Sie sich bei Bedarf mit ihnen beraten können.
Nutzen Sie die vorherige Lieferantenbewertung
Bevor Sie einer Partnerschaft mit einem Anbieter zustimmen, sollten Sie darüber nachdenken, Feedback von dessen früheren Kunden einzuholen. Sie können sie anrufen und ihre persönliche Meinung einholen oder online nach Bewertungen von Unternehmen suchen, die mit ihnen zusammengearbeitet haben. Ihre Kommentare können Ihnen das ehrliche Feedback geben, das Sie benötigen, um eine fundiertere Entscheidung zu treffen.
Verwenden Sie eine direkte Sprache
Versuchen Sie beim Erstellen einer Risikobewertung, im gesamten Dokument eine einfache und prägnante Sprache zu verwenden. Die Einschränkung des Fachjargons kann die Bedeutung von Beurteilungsfragen verdeutlichen. Eine einfache Formulierung kann zum besseren Verständnis der Fragen und Antworten beitragen.
Vorlage zur Risikobewertung von Lieferanten
Unternehmen ändern in der Regel ihre Risikobewertungen für jeden Lieferanten, mit dem sie Geschäfte tätigen möchten. Hier ist eine allgemeine Vorlage, die Sie beim Erstellen Ihrer eigenen Lieferantenrisikobewertung verwenden können:
Vorlage zur Risikobewertung des Anbieters Kategorie Frage Ja/Nein/Andere Bewertung (1-5) Kommentare Datensicherheit Verwenden Sie eine Firewall und ein VPN?
Datensicherheit Überwachen Sie Ihre Kontrollen ständig, um Cyberangriffe zu verhindern? Schulung und Zertifizierung Welche Schulungen erhalten Mitarbeiter zu Compliance-Risiken? Risikobewertung Verfügt das Unternehmen über einen Bewertungsprozess zur Identifizierung von Risiken? Erklären Sie den Vorgang. Compliance Verfügt das Unternehmen über Branchenzertifizierungen? Wenn ja, geben Sie diese bitte mit Angabe des Ablaufdatums an.
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