Definition, Anleitung und Tipps • BUOM

Ein Projektmanager überwacht viele Elemente, um sicherzustellen, dass sein Team das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abschließt. Eine Strategie, mit der sie sich und ihr Team regelmäßig über den Fortschritt eines Projekts informieren, ist die Abhaltung täglicher Stand-up-Meetings. Wenn Sie verstehen, wie Sie einen Stand-up-Auftritt effektiv durchführen, kann Ihr Team seine Arbeitsbelastung effektiver bewältigen und erkennen, was gut läuft und was verbessert werden kann. In diesem Artikel erklären wir, was ein Stand-up-Meeting ist, wie Sie es mit Ihrem Team durchführen und listen einige Tipps und Vorteile für die Durchführung eines erfolgreichen Meetings auf.

Was ist ein Stand-up-Meeting?

Stand-up-Meetings sind häufige Meetings, bei denen alle Teammitglieder Neuigkeiten über ihre Arbeit austauschen können. Sie werden Stand-up-Meetings genannt, da in der Regel alle während des Meetings stehen, um die Diskussion kurz zu halten. Eine Vielzahl von Arbeitsgruppen können Stand-up-Meetings nutzen, beispielsweise Produktentwicklungs-, Projektmanagement- und Marketingteams.

So führen Sie tägliche Stand-up-Meetings durch

Hier sind neun Schritte, die Ihnen bei der Organisation eines effektiven täglichen Meetings helfen:

1. Wählen Sie einen Rhythmus für Ihr Team

Bestimmen Sie, wie oft Ihr Team Stand-up-Meetings abhalten soll. Abhängig von dem Projekt, an dem Sie arbeiten, kann dies jeden Tag, einmal pro Woche oder einmal im Monat sein. Zu den Faktoren, die Sie bei der Entscheidung, wie oft Sie sich treffen, berücksichtigen sollten, gehören die aktuelle Arbeitsbelastung Ihres Teams, die anstehenden Leistungen und die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds. Bei Ihrem ersten Treffen können Sie die Frequenzstufe besprechen, die am besten zum Zeitplan aller passt.

2. Planen Sie es für wiederkehrende Zeiten.

Versuchen Sie, Ihre Besprechungen jedes Mal zur gleichen Zeit zu planen, wenn Sie ein Treffen planen. Dadurch kann Ihr Team den Rest des Tages rund um das Meeting planen. Je nach Verfügbarkeit können Sie die Zeit besprechen, die für das Team am besten geeignet ist. Oftmals treffen sich Teams lieber am Vormittag, weil sie dann mehr Freizeit haben.

3. Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder teilnehmen.

Es ist wichtig, dass alle Teammitglieder an Besprechungen teilnehmen, unabhängig davon, ob sie persönlich, per Video-Chat oder telefonisch an der Besprechung teilnehmen. Diese Optionen erleichtern die Teilnahme für diejenigen, die aus der Ferne arbeiten oder geschäftlich unterwegs sind. Wenn ein Teammitglied nicht an einem geplanten Standup teilnehmen kann, kann jemand in der Besprechung Notizen über die Besprechung machen, um sie später mit ihm zu teilen. Abwesende Teammitglieder können dann die Notizen lesen und ihre Kommentare per Online-Nachrichten an das Team senden.

4. Ernennen Sie einen Leiter

Um den Ablauf und die Organisation von Besprechungen zu verbessern, klären Sie, wer die einzelnen Besprechungen leitet. Der Moderator ist oft der Projektmanager oder Abteilungsleiter, aber einige Teams entscheiden sich dafür, die Rolle des Moderators zu wechseln, um das Engagement zu erhöhen. Unabhängig davon, wen Sie für die Leitung von Besprechungen auswählen, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer wissen, wer der Moderator ist, und dass die Besprechung produktiv und auf relevante Themen ausgerichtet ist. Überlegen Sie, ob Sie einen Moderator benötigen oder ob Ihr Team die Position wechseln möchte, um herauszufinden, was für Ihre Gruppe am besten funktioniert.

5. Fassen Sie sich kurz

Die meisten Stand-up-Meetings dauern nicht länger als 15 Minuten. Das Konzept dieser Treffen besteht darin, Diskussionspunkte effizient zu verschieben, da alle während der Diskussion stehen. Versuchen Sie, jedem Teammitglied eine gewisse Zeit zu geben, um die Gruppe über seine Fortschritte auf dem Laufenden zu halten. Es kann hilfreich sein, für jede Person einen Timer einzustellen, um die Updates kurz, aber informativ zu halten.

Die Gesamtdauer des Meetings hängt davon ab, wie viele Teammitglieder Sie haben. Wenn Sie mehr Teilnehmer haben, hat jede Person möglicherweise weniger Zeit zum Reden. Eine kleinere Gruppe kann jeder Person mehr Zeit geben, alle zu informieren, oder es kann einfach zu einer kürzeren Gesamtbesprechung kommen.

6. Definieren Sie den Zweck des Treffens

Nehmen Sie sich bei Ihrem ersten Meeting die Zeit, die Besprechungsziele festzulegen, die Sie in jedes Standup einbeziehen möchten. Obwohl es sich hierbei in der Regel um informelle Sitzungen handelt, ist es hilfreich, eine gewisse Struktur zu haben, damit die Teammitglieder jedes Mal wissen, was sie erwartet und was sie einbeziehen. Viele Stand-Ups beinhalten die folgenden Gesprächsthemen:

• Fortschritt: Jeder Teilnehmer beschreibt die Fortschritte, die er seit dem letzten Treffen gemacht hat.

• Ziele: Die Teilnehmer erläutern weiterhin die Ziele, die sie zwischen dem Ende dieses Treffens und dem Beginn des nächsten Treffens erreichen möchten.

• Probleme: Wenn Teammitglieder Probleme oder vorhersehbare Probleme haben, erklären sie diese der Gruppe. Andere Teammitglieder haben möglicherweise Vorschläge, wie sich drohende Probleme vermeiden lassen. Wenn das Problem den Eindruck erweckt, dass es einer weiteren Diskussion bedarf, sollten Sie darüber nachdenken, es zu unterbrechen und nach der Besprechung eine separate Konferenz abzuhalten, damit andere Mitarbeiter sich wieder ihrer Arbeit widmen können.

7. Halten Sie die Diskussionen relevant

Manchmal weichen Stand-up-Diskussionen vom angestrebten Gesprächsthema ab. Die Rolle des Moderators besteht darin, die Sitzung auf die relevanten Diskussionsthemen zu konzentrieren. Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun:

• Email schicken. Senden Sie offene Diskussionsthemen per E-Mail oder über ein anderes Online-Nachrichtensystem, damit die Teammitglieder sie bei Bedarf später am Tag besprechen können.

• Schreiben Sie es auf: Wenn jemand ein Thema erwähnt, das nichts damit zu tun hat, schreiben Sie es irgendwo auf, damit es jeder sehen kann. Die Mitarbeiter können entscheiden, ob sie nach der Besprechung bleiben und diese Themen besprechen möchten.

• Planen Sie ein separates Meeting: Wenn bestimmte Themen eine längere, formellere Diskussion erfordern, vereinbaren Sie einen Termin für ein separates Meeting, um diese ausführlich zu besprechen.

8. Besprechen Sie die nächsten Schritte

Wenn Sie oder andere Teammitglieder während des Meetings praktische Schritte besprechen, bitten Sie die zuständige Person, diese Punkte zur Kenntnis zu nehmen. Anschließend sendet der Protokollant dem Team eine E-Mail mit einer Liste der Schritte, die einige Personen vor dem nächsten Meeting ausführen müssen. Es hilft auch, abwesende Teammitglieder über Gespräche auf dem Laufenden zu halten.

9. Beziehen Sie alle Mitarbeiter ein

Obwohl dies als Stehbesprechung bezeichnet wird, ist es nicht erforderlich, dass alle Besprechungsteilnehmer stehen. Bei einigen Mitarbeitern können körperliche Einschränkungen oder Müdigkeit dazu führen, dass sie während der Diskussionen nicht stehen können. Besprechen Sie bei Bedarf mit Ihrem Team, ob alle sitzen oder stehen sollen, um sicherzustellen, dass die Besprechung inklusiv ist.

Tipps für erfolgreiche Stand-up-Meetings

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie ein Stand-up-Meeting erfolgreich durchführen können:

Geben Sie den Teammitgliedern Zeit, sich vorzubereiten

Erwägen Sie, Ihrem Team vor der Besprechung ein paar Minuten Zeit zu geben, um alle Aktualisierungen vorzubereiten, die es mit dem Rest des Teams teilen möchte. Dies kann dazu beitragen, das Meeting zu optimieren, da die Teilnehmer eine bessere Vorstellung davon haben, was sie über das, was sie abgeschlossen haben, was sie abschließen werden, und etwaige Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, sagen wollen. Erwägen Sie, 10 Minuten vor jedem Meeting eine automatische E-Mail- oder Chat-Erinnerung zu senden, um den Teammitgliedern Zeit zu geben, über ihre Antworten nachzudenken, bevor das Meeting beginnt.

Nachverfolgen

Wenn ein Teammitglied während des Standups Probleme erwähnt hat, versuchen Sie, es vor dem nächsten Meeting zu kontaktieren. Bitten Sie dazu den Moderator, alle Probleme aufzuschreiben, damit Sie die Liste nach dem Treffen noch einmal durchgehen und über mögliche Lösungen nachdenken können. Entscheiden Sie, welche Themen Sie alleine bearbeiten und welche Sie an andere Teammitglieder delegieren können. Eine schnelle Lösung von Problemen kann dazu beitragen, in der Zukunft größere Projektprobleme zu vermeiden.

Drehen Sie den Koordinator um

Stellen Sie fest, ob eine Moderatorenrotation Ihrem Team zugute kommen könnte. Dies kann die Verantwortlichkeit innerhalb der Gruppe fördern, da jedes Teammitglied weiß, dass es zeitweise die Besprechung leiten wird. Darüber hinaus können wechselnde Rollen unterschiedliche Perspektiven auf den Projektfortschritt ermöglichen. Sobald Ihr Team mit der Struktur eines Standups vertraut ist, können Sie die Rolle anderen Teilnehmern anbieten, sodass jeder die Möglichkeit hat, das Meeting zu leiten.

Halten Sie es interessant

Erwägen Sie, Ihr Team in die täglichen Besprechungen einzubeziehen, indem Sie eine kleine Aufgabe hinzufügen, um die Besprechungen angenehmer zu gestalten. Hier sind einige Aktionen, die Sie ausprobieren können:

• Erlauben Sie einem Teammitglied, ein Lied auszuwählen, das den Beginn jedes Stand-Ups signalisiert

• Ermöglichen Sie dem Gastgeber, das Meeting mit einem kurzen Witz oder einem Videoclip zu beginnen

• Geben Sie jedem Teilnehmer einen Ball oder einen kleinen Gegenstand zu, wenn er an der Reihe ist zu sprechen

• Fördern Sie eine positive Einstellung, indem Sie eine schnelle Möglichkeit wählen, sich beim Teilnehmer zu bedanken, nachdem er eine Aufgabe erledigt hat, beispielsweise durch Klatschen oder Klatschen.

• Erwägen Sie einen Teamgesang oder einen Jubelruf am Ende jedes Meetings, um eine Beziehung zum Team aufzubauen.

Vorteile von Stand-up-Meetings

Das Abhalten von Stand-up-Meetings mit Ihrem Team bietet viele Vorteile, wie zum Beispiel:

Es aktualisiert den Fortschritt der Arbeitslast

Regelmäßige Treffen bieten die Möglichkeit, die aktuelle Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds besser zu verstehen. Dies kann Ihnen helfen, Aufgaben gleichmäßiger zu verteilen, sodass jede Person über einen überschaubaren Arbeitsaufwand verfügt. Wenn Sie die Arbeitsbelastung des gesamten Teams ausgleichen können, können Besprechungen eine wirksame Methode sein, um alle für die Einhaltung von Fristen zur Rechenschaft zu ziehen.

Es fördert Teamarbeit und Ehrlichkeit

Stand-up-Meetings bieten jedem die Möglichkeit, kurz über seine täglichen Erfolge und potenziellen Herausforderungen zu sprechen. Dies kann dazu beitragen, dass sich jeder wohler fühlt, wenn er ehrlich über seine Erfolge und Schwierigkeiten spricht. Das Teilen von Fortschritten fördert auch die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Sobald sie sich in der Kommunikation untereinander wohler fühlen, ist es wahrscheinlicher, dass sie produktives Feedback geben und offen über mögliche Lösungen sprechen.

Er löst Probleme

Die Stände bieten einen idealen Rahmen für die Lösung potenzieller oder aktueller Probleme, die den Projektfortschritt oder die Umsetzung beeinträchtigen könnten. Für das gesamte Team ist es hilfreich zu wissen, wann ein Problem auftritt, da es Auswirkungen darauf haben kann, ob andere Teammitglieder ihre Arbeit rechtzeitig abschließen können. Aus diesem Grund kann die Lösung von Gruppenproblemen effektiv sein, da sie die verschiedenen Aspekte des Projekts berücksichtigt, für die verschiedene Teammitglieder verantwortlich sind.