Bürodefinition (plus allgemeine Büroaufgaben) • BUOM
13. August 2021
Wenn Sie Freude daran haben, Fachkräfte in einer Büroumgebung zu unterstützen, dann machen Sie Karriere Büroassistent könnte perfekt für dich sein. Büro- und Verwaltungsmitarbeiter tragen zum effizienten Funktionieren eines Unternehmens oder einer Organisation bei. In diesem Artikel erklären wir gängige Arten von Bürotätigkeiten, durchschnittliche Gehälter für Büroassistenten und die Voraussetzungen, um einer zu werden.
Was sind Büroaufgaben?
Unter Büroarbeit versteht man alltägliche Büroaufgaben wie die Dateneingabe, die Beantwortung von Telefonanrufen sowie das Sortieren und Ablegen von Dokumenten. Büroaufgaben sind häufig in verschiedenen Arten von Verwaltungs- und Bürounterstützungsfunktionen zu finden. Führt in der Regel Büroaufgaben aus BüroangestellteSekretärinnen und manchmal Verwaltungsassistenten und Angestellte müssen wissen, wie sie komplexe Computersysteme, Kopierer, Drucker und andere Geräte nutzen, um viele Büroaufgaben zu erledigen.
Allgemeine Büroaufgaben
Obwohl die Büroarbeit je nach Arbeitsumfeld variieren kann, umfasst sie in der Regel Folgendes:
Buchhaltungsaufgaben: Dazu gehört die Aufzeichnung von Finanztransaktionen mithilfe von Tabellenkalkulationen und anderer Finanzsoftware.
Abschließen von Bankgeschäften: Diese Bürotätigkeit umfasst die Durchführung grundlegender Bankgeschäfte und die Führung von Aufzeichnungen.
Geld einsammeln und auszahlen: Auch Büroangestellte können im Büro mit dem Einsammeln, Zählen und Auszahlen von Geld beschäftigt sein.
Kommunikation mit Kunden und Kollegen: Büromitarbeiter interagieren mit Kunden oder Kollegen, indem sie deren Fragen beantworten, relevante Informationen weitergeben und auf Kundenbeschwerden reagieren.
Telefonanrufe entgegennehmen: Das Beantworten von Telefonanrufen und das Entgegennehmen von Nachrichten gehören zu den häufigsten Büroaufgaben in einem Büro.
Aufzeichnungen und Dokumentenspeicherung: Büromitarbeiter führen wichtige Unternehmensunterlagen und stellen sicher, dass Dokumente ordnungsgemäß gespeichert werden. Dazu gehört auch das Zusammenstellen, Kopieren und Sortieren von Aufzeichnungen über die Bürotätigkeiten.
Bedienung von Büromaschinen: Zu den Büroaufgaben gehört die Bedienung von Büromaschinen wie Voicemail-Systemen, Kopierern und Scannern sowie Personalcomputern.
Führen von Aufzeichnungen und Berichten: Bürokaufleute führen die Berechnungen und Aufzeichnungen wichtiger Unternehmensberichte durch.
Pflege einer Datenbank mit Mailinglisten. Eine weitere Büroaufgabe im Büro ist die Zusammenstellung und Pflege der Mailing-Datenbanksysteme des Unternehmens. Dies geschieht entweder manuell oder mithilfe eines Computers.
Beantwortung von E-Mails: Büromitarbeiter prüfen und erfassen Informationen aus Firmen-E-Mails und leiten diese an die entsprechenden Abteilungen des Unternehmens weiter.
Nachrichtenübermittlung. Besorgungen zu erledigen und Nachrichten innerhalb und außerhalb des Büros zu überbringen, gehört ebenfalls zu den routinemäßigen Büroaufgaben.
Termine vereinbaren: Büroangestellte erstellen Arbeitspläne, verwalten Kalender und vereinbaren Besprechungen.
Durchschnittsgehalt für Büroassistenten
Typische Gehälter für Büroassistenten variieren je nach Erfahrung, Branche und Standort. Für die neuesten Informationen von Indeed klicken Sie unten auf den Gehaltslink.
Durchschnittliches US-Gehalt für Büroassistenten: 13,51 $ pro Stunde
Anforderungen an kaufmännische Fachkräfte
Personen, die Büroaufgaben wahrnehmen, müssen über eine gewisse Ausbildung und berufliche Fähigkeiten verfügen, um ihre Aufgaben effektiv und effizient erfüllen zu können. Im Folgenden sind die wichtigsten Anforderungskategorien für Bürofachkräfte aufgeführt:
Bildungsvoraussetzungen
Büroangestellte benötigen für die Ausübung bürokratischer Tätigkeiten keine umfassende weiterführende Schulausbildung. Es gibt postsekundäre Programme sowohl für Büro- als auch für Sekretariatspositionen. Diese sind jedoch nicht obligatorisch, machen Sie aber zu einem wettbewerbsfähigeren Kandidaten.
Aufgrund der Art und Verantwortung der Stelle verlangen einige Arbeitgeber möglicherweise auch, dass Büroassistenten eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen und sich einer Hintergrundüberprüfung unterziehen, bevor ihnen die Stelle angeboten wird.
Qualifikationsanforderungen
Büroaufgaben erfordern viel Liebe zum Detail. Büroassistenten müssen sicherstellen, dass Dokumente vor der Fertigstellung ordnungsgemäß auf Fehler oder Tippfehler überprüft werden.
Die folgenden allgemeinen Fähigkeiten werden üblicherweise von Büroassistenten benötigt:
Gute Argumentation
Richtiges Zeitmanagement
Starke Schreibfähigkeiten
Fähigkeit, Besprechungen zu planen und Reisen zu organisieren
Genaue Fähigkeiten zur Führung von Aufzeichnungen
Hervorragende Fähigkeiten zur Problemlösung
Fähigkeit, Veranstaltungen zu planen und zu organisieren
Gute Beobachtungsfähigkeiten
Genaue analytische Fähigkeiten
Aktive Zuhörfähigkeiten
Weiterlesen: {Hard Skills vs. Soft Skills)(Karriereberatung/Lebenslauf-Anschreiben/Hard-Skills-vs-Soft-Skills)
Verwaltungs- und Organisationsfähigkeiten
Büroassistenten müssen über folgende administrative und organisatorische Fähigkeiten verfügen:
Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Fähigkeit, Telefonanrufe professionell und höflich zu beantworten
Gute Kundendienstfähigkeiten
Möglichkeit zum Senden und Abrufen von E-Mails
Fähigkeit, einen Computer und Bürogeräte zu nutzen
Fähigkeit, im Team zu arbeiten
Ausgezeichnete Fähigkeiten an der Rezeption
Genaue Papierkram- und Dokumentationsfähigkeiten
Gute Kenntnisse im Büromanagement
Fähigkeit, effektiv Prioritäten zu setzen
Multitasking fähig
Computerfähigkeiten
Die meisten Büroarbeiten werden mithilfe einer Vielzahl von Computeranwendungen und Software ausgeführt. Büroassistenten müssen mit Computersoftware wie Microsoft Excel für die Dateneingabe, Microsoft Word für die Dokumenteneingabe, Microsoft PowerPoint für Präsentationen und anderen verwandten Computeranwendungen vertraut sein. Hier sind einige Computerkenntnisse, die Personen mit Büroaufgaben haben müssen:
Fähigkeiten zur Dateneingabe
Gute Kenntnisse in Desktop-Publishing-Systemen
Möglichkeit der Nutzung digitaler Kalender
Möglichkeit zum Erstellen und Bearbeiten von Webseiten
Möglichkeit zur Aktualisierung oder Veröffentlichung auf Social-Networking-Sites
Ausgezeichnete Schreibfähigkeiten
Datenmanagement- und Visualisierungsfähigkeiten
Fähigkeit, Microsoft Office zu verwenden
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Anforderungen an mathematische Fähigkeiten
Büroaufgaben umfassen manchmal die Durchführung verschiedener mathematischer Prozesse und Berechnungen. Von Büroassistenten kann verlangt werden, dass sie einen gewissen Grad an Buchhaltungs- und Buchhaltungsaufgaben übernehmen, die numerische Aufgaben umfassen. Im Folgenden sind einige der grundlegenden mathematischen oder numerischen Fähigkeiten aufgeführt, die Personen, die Bürotätigkeiten ausüben, möglicherweise benötigen:
Kenntnisse in Arithmetik
Ausgezeichnete Budgetierungsfähigkeiten
Fähigkeit, über die neuesten Computertrends auf dem Laufenden zu bleiben