Bestellleitfaden (mit häufig gestellten Fragen) • BUOM

22. Februar 2021

Für Unternehmen ist es wichtig, Aufzeichnungen über alle Transaktionen und Geschäftsvereinbarungen zu führen. Dies hilft den Geschäftsinteressenten, Fälle von Missverständnissen oder Missverständnissen zu vermeiden, die sich auf die Geschäftsbeziehung oder eine bestimmte Transaktion auswirken könnten. Bestellungen sind ein Dokument, das viele Unternehmen verwenden, um Artikel zu verfolgen, die sie von einem Lieferanten oder Lieferanten kaufen möchten. In diesem Artikel definieren wir eine Bestellung und beantworten einige häufig gestellte Fragen zu Bestellungen.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung oder Bestellung ist ein Dokument, das ein Käufer an ein Unternehmen sendet, das Waren oder Dienstleistungen anbietet. Eine Bestellung dient als Bestätigung, dass ein Käufer beabsichtigt, einen bestimmten Kauf bei einem Verkäufer zu tätigen. Eine Bestellung enthält mehrere Kaufdetails, wie z. B. Preis, Gesamtzahl der Einheiten und Lieferdatum. Sobald der Verkäufer, bei dem es sich um den Lieferanten oder den Verkäufer handeln kann, die Bestellung annimmt, wird sie zu einem rechtsverbindlichen Dokument zwischen den beiden Parteien. Der Käufer muss die versprochene Ware kaufen und der Verkäufer muss die Bestellung erfüllen.

Warum verwenden Unternehmen Bestellungen?

Die Verwendung von Bestellungen bietet mehrere Vorteile. Unternehmen verwenden Bestellungen, weil Bestellungen:

• Sorgen Sie für Ordnung im Unternehmen. Eine Bestellung hilft einem Unternehmen dabei, gründliche Aufzeichnungen zu führen. Sie können alle Einkäufe bei Lieferanten verfolgen und Ihre Konten abgleichen, während die Bestellung die verschiedenen Phasen des Prozesses durchläuft.

• Helfen Sie Verkäufern. Lieferanten akzeptieren in der Regel im Rahmen ihres Prozesses Bestellungen von Kunden. Daher ist es für Ihre Lieferanten einfacher, wenn Sie eine Bestellung für die Artikel aufgeben, die Sie kaufen möchten. Dies kann den Kaufprozess erheblich vereinfachen. Auch Bestellungen sind hilfreich, da Lieferanten verfolgen können, wie viel Lagerbestand sie benötigen, um Bestellungen zu erfüllen.

• Sorgen Sie für Rechtsschutz. Da es sich bei einer Bestellung um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, bietet sie Schutz für den Fall, dass der Verkäufer die vereinbarten Produkte nicht liefert oder der Käufer die vereinbarten Waren nicht bezahlt. Bitte beachten Sie, dass der Verkäufer oder Lieferant die Bestellung unterzeichnen muss, um sein Einverständnis zu erklären und seine Rolle in der Geschäftsbeziehung zu bestätigen.

• Erleichtern Sie die Prüfung. Wenn ein Unternehmen einen Prüfungsprozess durchläuft, bei dem es Kopien von Rechnungen, Bestellungen und Quittungen vorlegen muss, sind Bestellungen hilfreich. Ohne detaillierte Aufzeichnungen müssen Sie möglicherweise mehr Zeit und Mühe damit verbringen, Korrespondenz zu sammeln, die Ihre Geschäftsbeziehung und die von Ihnen bestellten oder bezahlten Artikel bestätigt.

Wie funktioniert eine Bestellung?

Der Bestellvorgang kann je nach Unternehmen variieren. Der allgemeine Prozess kann Folgendes umfassen:

1. Der Käufer bestimmt, was er vom Verkäufer kaufen möchte. Ein Käufer kann Recherchen durchführen, um mehr über den Anbieter und seine Angebote zu erfahren und so zu entscheiden, ob er einen Kauf tätigen möchte.

2. Der Käufer erstellt eine Bestellung. Sobald ein Käufer beschließt, bei einem Verkäufer oder Lieferanten einzukaufen, muss er als einen der ersten Schritte eine Bestellung erstellen. Die Bestellung enthält Transaktionsdetails, einschließlich des Gesamtkaufpreises, der Artikel, die der Käufer kaufen wird, sowie Versand- und Zahlungsbedingungen.

3. Der Käufer genehmigt die Bestellung. Im Prozess des einkaufenden Unternehmens kann es eine Genehmigungsphase geben. Der Käufer muss möglicherweise die Budgetgenehmigung vom Management einholen oder sicherstellen, dass der Lieferant den Lieferantengenehmigungsprozess durchlaufen hat, bevor er eine Geschäftstransaktion eingeht. Wer auf Käuferseite die Bestellfreigabe erteilt, hängt vom Bestellvorgang des Käufers und dem Zweck der Bestellung ab.

4. Der Käufer gibt eine Bestellung an den Verkäufer oder Lieferanten ab. Der nächste Schritt im Bestellprozess besteht darin, die Bestellung an den Verkäufer zu übermitteln, damit dieser sie überprüfen kann.

5. Der Verkäufer prüft die Bestellung. Der Verkäufer prüft in der Regel die Bestellung, um sicherzustellen, dass er der Kaufanfrage nachkommen und den Zahlungs- und Lieferbedingungen zustimmen kann.

6. Der Verkäufer unterzeichnet die Bestellung. Der Verkäufer muss möglicherweise die Bedingungen der Bestellung mit dem Käufer neu aushandeln, aber sobald er die Bestellung genehmigt, kann der Verkäufer das Dokument unterzeichnen und es wird rechtsverbindlich.

7. Der Verkäufer liefert die Ware wie versprochen an den Käufer. Gemäß den Bedingungen der Bestellung führt der Verkäufer die Bestellung des Käufers aus und kann der Rechnung eine Kopie der abgeschlossenen Bestellung beifügen.

8. Der Verkäufer sendet dem Käufer eine Rechnung. Nachdem der Verkäufer die Ware an den Käufer geliefert hat, kann er eine Rechnung erstellen und versenden, um die Zahlung für die Ware aufzufordern.

9. Der Käufer bezahlt den Verkäufer. In dieser Phase bezahlt der Käufer seine Rechnung gemäß den Zahlungsbedingungen der Rechnung.

10. Käufer und Verkäufer markieren die Bestellung als geschlossen. Sowohl der Käufer als auch der Verkäufer können über einen Prozess zum Abschluss einer Bestellung verfügen. Dies zeigt, dass alle Bestellbedingungen erfüllt sind und die Transaktion abgeschlossen ist.

Wie unterscheiden sich Bestellungen von Rechnungen?

Sowohl Bestellungen als auch Rechnungen sind rechtsverbindliche Dokumente zwischen Käufer und Verkäufer, es gibt jedoch auch Unterschiede zwischen ihnen. Eine Rechnung ist ein vom Verkäufer erstelltes Dokument, nachdem der Käufer die von ihm gekaufte Ware erhalten hat. Dabei handelt es sich um das Dokument, das der Verkäufer verwendet, um die Zahlung vom Käufer anzufordern und das in der Regel einen endgültigen Zahlungstermin enthält.

Im Gegensatz dazu ist eine Bestellung ein Dokument, das ein Käufer erstellt, bevor er die Waren kauft oder erhält, an denen er interessiert ist. Die Bestellung enthält Einzelheiten zu den Produkten, die der Käufer wünscht, und den vorgeschlagenen Zahlungsplan. Damit die Bestellung gültig ist, muss der Lieferant die Bestellung annehmen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Bestellung und einem Kundenauftrag?

Während eine Bestellung ein Dokument ist, das ein Käufer erstellt und zur Unterschrift an einen Verkäufer sendet, ist eine Kundenbestellung ein Dokument, das ein Verkäufer erstellt, nachdem er die Bestellung eines Käufers angenommen hat. Die Bestellung kann zusätzliche Informationen enthalten, die nicht in der Bestellung enthalten sind und die für die ordnungsgemäße Lieferung der Waren an den Kunden erforderlich sind. Der Kundenauftrag kann Versand- und Rechnungsadressen, ein bestätigtes Lieferdatum und etwaige zusätzliche Vertragsbedingungen enthalten.

Was sollten Sie in Ihrer Bestellung angeben?

Es ist am besten, so viele Informationen wie möglich in die Bestellung aufzunehmen, damit alle Parteien die Transaktion klar dokumentieren können. Erwägen Sie Folgendes:

• Detaillierte Produktinformationen einschließlich Produktname, SKUs und Modellnummern.

• Für jedes Produkt erforderliche Menge.

• Der Preis jedes Produkts wird nach Stückpreis aufgeschlüsselt.

• Bestelldatum.

• Vorgeschlagene Zahlungsbedingungen.

• Geschäftsinformationen, einschließlich Rechnungs- und Lieferadressen, für Käufer und Verkäufer.

• Lieferadressen.

• Bestellnummer zur Nachverfolgung.

Welche Arten von Bestellungen gibt es?

Es gibt vier Arten von Bestellungen, darunter:

Standardbestellungen

Eine Standardbestellung ist die gebräuchlichste und einfachste Variante. In dieser Bestellung macht der Käufer deutlich, welche Artikel er kauft, wie viel davon und welche Lieferung er dann benötigt.

Vertragsbestellungen

Bei einer Vertragsbestellung schließen Käufer und Verkäufer einen Vertrag, bevor der Käufer eine Bestellung erstellt hat. Beide Parteien schließen einen Vertrag, in dem die Einzelheiten des Kaufs dargelegt werden, und dann erstellt der Käufer eine Bestellung mit denselben Details. Dies bietet einen verbesserten Rechtsschutz für beide Parteien.

Geplante Bestellungen

Eine geplante Bestellung ist eine Bestellung, in der der Käufer seinen zukünftigen Bedarf prognostiziert. Beispielsweise weiß ein Käufer vielleicht, dass er seine Regale mit Hundefutter in Dosen von seinem Lieferanten auffüllen muss, aber wann er es braucht, hängt davon ab, wie schnell er seinen aktuellen Lagerbestand verkaufen kann. Ein Käufer kann eine geplante Bestellung erstellen, um den Lieferanten über seine Kaufabsicht zu informieren. Die Bestellung kann einer Standardbestellung sehr ähnlich sein, mit der Ausnahme, dass das Lieferdatum und die Liefermenge geschätzt sind.

Bestellungen für Decken

Käufer erstellen in der Regel Rahmenbestellungen, wenn sie einen Rabatt auf ihren Einkauf wünschen. Obwohl der Rabatt nicht garantiert ist, gibt diese Methode dem Käufer mehr Verhandlungsmacht gegenüber dem Verkäufer. Der Verkäufer kann einer Preissenkung zustimmen, weil er mit allen vom Käufer gewünschten Produkten Geld verdienen möchte.