Berechnung der geschätzten Projektabschlusszeit • BUOM

29. April 2021

Die geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung (ETC) ist eine Berechnung der Anzahl der Stunden, die Ihrer Meinung nach ein Projekt von Anfang bis Ende benötigen wird. Für Projektmanager ist die Definition von ETC ein wichtiger Schritt im gesamten Projektlebenszyklus. Dies kann dabei helfen, die Kosten und die Menge der benötigten Materialien zu ermitteln und auch dabei helfen, die Erwartungen aller Beteiligten zu erfüllen. In diesem Artikel besprechen wir, warum es wichtig ist, die Fertigstellungszeiten korrekt einzuschätzen, überprüfen Techniken zur Zeitschätzung und stellen Schritte zur genauen Schätzung der Fertigstellungszeiten bereit.

Warum ist es wichtig, die Zeit richtig einzuschätzen?

Die richtige Schätzung der Projektabschlusszeit kann Ihren beruflichen Status verbessern und Stress am Arbeitsplatz reduzieren. Wenn der ETC korrekt ist, können Sie wahrscheinlich ausreichend Finanzmittel, Personal und Materialien sicherstellen, um das Projekt zur Zufriedenheit Ihres Kunden oder Arbeitgebers abzuschließen, was möglicherweise zu weiteren Projektmanagementmöglichkeiten in der Zukunft führt. Proper ETC hilft Projektmanagern auch dabei, faire Zeitpläne zu erstellen. Projektteilnehmer müssen seltener Überstunden leisten, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen und Projekttermine einzuhalten, wodurch ein zufriedenstellenderes Arbeitsumfeld für sie entsteht.

Methoden zur Zeitschätzung

Nachfolgend finden Sie Methoden zur Schätzung des ETC Ihres Projekts, einschließlich der Vor- und Nachteile jeder Methode:

Absteigende Bewertung

Bei der Top-Down-Schätzung legen Sie zunächst einen Gesamtzeitplan für das gesamte Projekt fest und stützen sich dabei häufig auf Expertenmeinungen. Anschließend weisen Sie den einzelnen Aufgaben basierend auf der Gesamtzeit Zeit zu.

Eine Top-Down-Schätzung kann nützlich sein, wenn Sie Zeit- und Kostenschätzungen in den frühen Phasen eines Projekts einreichen, wenn die Zeitpläne noch relativ ungewiss sind. Der Erfolg dieser Methode hängt jedoch weitgehend von der Gesamtschätzung des Projekts ab, die möglicherweise nicht genau ist.

Steigende Punktzahl

Als Umkehrung der Top-Down-Schätzmethode beginnt die Bottom-Up-Methode mit der Aufteilung des Projekts in einzelne Teile und der Schätzung der für die Fertigstellung jedes Teils erforderlichen Zeit. Die geschätzte Gesamtzeit für das gesamte Projekt ergibt sich aus der Summe der einzelnen Schätzungen.

Die Bottom-up-Schätzung kann genauer sein als die Top-down-Schätzung, erfordert jedoch mehr Zeit und Analyse, um das Gesamtprojekt auf die Ebene der einzelnen Aktivitäten herunterzubrechen. Bei dieser Methode wird möglicherweise auch die Tatsache außer Acht gelassen, dass einige Aktivitäten integriert sein können, was zu einer Überschätzung von Zeitplänen und Kosten führen kann.

Vergleichende Bewertung

Bei der vergleichenden Schätzung, auch als ähnliche Schätzung bezeichnet, wird der Zeitpunkt ähnlicher Projekte aus der Vergangenheit untersucht und diese Schätzung auf das aktuelle Projekt angewendet. Wenn Ihr aktuelles Projekt beispielsweise eine Kampagne zur Einführung eines neuen Getränks ist und Ihre vorherige Kampagne zur Einführung einer neuen Bekleidungslinie sechs Monate gedauert hat, können Sie davon ausgehen, dass das aktuelle Projekt ebenfalls etwa sechs Monate dauern könnte.

Das Benchmarking erfolgt schnell und basiert auf historischen Daten. Allerdings werden Variablen zwischen Projekten nicht berücksichtigt und sind daher möglicherweise nicht genau.

Parametrische Schätzung

Sobald Sie die für die Erledigung einer Aufgabe erforderliche Zeit geschätzt haben, können Sie diese Dauer mit der Anzahl ähnlicher Aufgaben im Projekt multiplizieren. Wenn Sie beispielsweise schätzen können, dass eine Besprechung eine halbe Stunde dauert und Sie diese Woche fünf Besprechungen geplant haben, können Sie die Gesamtdauer der Besprechungen in dieser Woche auf 2,5 Stunden schätzen.

Die parametrische Schätzung kann ziemlich genaue Schätzungen liefern, wenn Sie sie auf historischen Daten basieren können, aber einige Problemgruppen können im Laufe der Zeit Änderungen beinhalten, die die Gleichung nicht mitteln kann.

Drei-Punkte-Bewertung

Anstelle einer Schätzung berechnen Sie drei: eine optimistische Schätzung, eine pessimistische Schätzung und eine höchstwahrscheinliche Schätzung. Eine optimistische Schätzung stellt den besten Fall dar, bei dem alles nach Plan verläuft. Eine pessimistische Einschätzung ist das Gegenteil, bei der alle erwarteten Risiken eintreten. Das wahrscheinlichste Szenario liegt irgendwo zwischen den beiden Extremen.

Sie können die wahrscheinlichste Schätzung ermitteln, indem Sie die optimistischen und pessimistischen Schätzungen mitteln. Die Berechnung der drei Schätzungen erfordert in der Regel umfangreiche Analysen und Zeit, liefert aber genaue Ergebnisse.

So schätzen Sie die Zeit richtig ein

Befolgen Sie diese Schritte, um die Fertigstellungszeit Ihres Projekts richtig einzuschätzen:

1. Sehen Sie sich historische Daten an

Es ist oft hilfreich, die Zeitpläne ähnlicher Projekte zu studieren, um den Restaufwand für Ihr eigenes Projekt zu ermitteln. Wenn Sie beispielsweise den Bau eines achtstöckigen Gebäudes leiten, können Sie Zeitpläne vergangener Bauprojekte einsehen, die ähnliche Merkmale wie Ihres aufweisen. Auch wenn Sie möglicherweise nicht zu jedem Detail des Prozesses relevante Daten finden, können Sie erfahren, dass die Grundsteinlegung durchschnittlich sechs Tage dauert und der Bau bis zu einem Jahr dauert. Wenn Sie diese Details kennen, können Sie davon ausgehen, dass die Fertigstellung Ihres eigenen Bauprojekts mehr als ein Jahr dauern kann.

2. Anforderungen definieren

Die Zeitschätzung beginnt mit der Bestimmung des Arbeitsaufwands, den das Projekt erfordert, einschließlich der sich wiederholenden Aufgaben wie Besprechungen, Korrespondenz, Berichte und Tests. Versuchen Sie, alle Ihre Aufgaben in einer Liste ohne bestimmte Reihenfolge aufzuschreiben. Ein Blick auf die Gesamtzahl der Prozesse kann Ihnen eine ungefähre Vorstellung davon geben, wie Sie die Arbeit zeitlich und personell aufteilen.

Zu den Projektanforderungen gehört auch ein Team, das das Projekt bis zur Fertigstellung begleitet. Legen Sie an dieser Stelle fest, wen Sie auf den Entscheidungsebenen des Projekts einbeziehen möchten und welche spezifischen Rollen diese haben könnten. Sie können sogar zur Aufgabenliste beitragen und ein genaueres Bild der geleisteten Arbeit vermitteln.

3. Reihenfolge der Schritte

Sobald Sie alle für das Projekt erforderlichen Aktivitäten identifiziert haben, ist es an der Zeit, sie vom Beginn des Projekts bis zum Ende der Reihe nach anzuordnen. Auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt möglicherweise keine Zeitschätzungen für jede Aktivität festlegen möchten, können Sie sich die wichtigsten Meilensteine ​​notieren, die abgeschlossen werden müssen. Beispielsweise kann die Anzahl der Genehmigungen, die für ein Projekt erforderlich sind, um einen bestimmten Meilenstein zu erreichen, begrenzt sein. Daher wäre es eine gute Idee, den Schwerpunkt darauf zu legen, dass die Genehmigungen bis zu einem bestimmten Datum eingeholt werden müssen.

4. Bewerten Sie potenzielle Risiken

Risiken können zu erheblichen Verzögerungen bei den Projektzeitplänen führen, was manchmal dazu führt, dass das Budget überschritten wird oder Arbeiten verschoben werden, um den Zeitplan einzuhalten. Beispielsweise ist schlechtes Wetter im Baugewerbe eine häufige Ursache für Verzögerungen, was auch zu sekundären Risiken wie Schimmel oder der Unmöglichkeit des Zugangs zu Baustellen führen kann. Es wäre hilfreich, dem Gesamtplan Zeit hinzuzufügen, um mögliche wetterbedingte Verzögerungen zu berücksichtigen, oder Notfallpläne zu entwickeln, um die Auswirkungen solcher Verzögerungen zu minimieren. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Kontrolle über das Projekt und Ihre Fähigkeit, es pünktlich abzuschließen, wiederherstellen.

5. Machen Sie Schätzungen

Unter Berücksichtigung der von Ihnen gesammelten Daten, der von Ihnen identifizierten Anforderungen und des Personals sowie der potenziell auftretenden Risiken können Sie den Zeitaufwand für die Fertigstellung des Projekts mit den zuvor besprochenen Methoden abschätzen. Es kann sinnvoll sein, Methoden zu kombinieren. Beispielsweise kann die vergleichende Bewertung gut mit Top-Down- und Bottom-Down-Methoden funktionieren und deren Genauigkeit erhöhen, indem eine historische Grundlage für die Berechnungen bereitgestellt wird.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, können Sie eine Unterschätzung vermeiden, indem Sie davon ausgehen, dass Ihre anfänglichen Schätzungen möglicherweise konservativ sind, und die Schätzungen daher nach eigenem Ermessen, aber im Rahmen des Zumutbaren anpassen. Beispielsweise haben Sie möglicherweise frühzeitig fünf Tage für den Materialtransport eingeplant, bei einer Verzögerung von einem Tag kann es jedoch sein, dass Sie bis zu Werktagen warten müssen, bis der Materialeingang wieder aufgenommen werden kann. In diesem Fall sollten Sie für diese Aktivität mindestens sieben Tage einplanen.

Denken Sie daran, jede verfügbare Technologie zu nutzen, um Sie bei der Erledigung des Auftrags zu unterstützen. Projektkalkulationstools, die häufig in Tabellenkalkulationsanwendungen zu finden sind, können nützliche Berechnungsfunktionen bieten, die Ihnen das Rätselraten bei Ihren Schätzungen erleichtern können.

6. Erstellen und pflegen Sie Ihre Zeitleiste

Schließlich können Sie Ihr ETC in einer leicht lesbaren Projektzeitleiste präsentieren. Teilen Sie den Zeitplan mit Ihren Teammitgliedern und Kunden, damit jeder über die Erwartungen informiert ist. Besprechen Sie unbedingt mit Ihrem Team, wie wichtig es ist, den Fortschritt im Verlauf des Projekts auf Zeitplänen zu kennzeichnen.