Aus welchen Bestandteilen bestehen Richtlinien und Verfahren? • BUOM

12. August 2021

Mitglieder von Organisationen erstellen häufig Richtlinien und Verfahren für ihre Unternehmen. Diese Richtlinien und Verfahren bestehen aus mehreren Komponenten und können entweder allgemein für die Branche einer Organisation gelten oder spezifisch für ein einzelnes Unternehmen sein. Das Erlernen der Erstellung von Richtlinien und Verfahren kann Ihrem Team dabei helfen, eigene Richtlinien und Verfahren zu erstellen. In diesem Artikel besprechen wir die Komponenten von Richtlinien und Verfahren, stellen eine Liste der Positionen bereit, die sie typischerweise erstellen, und geben mehrere Beispiele für Branchenrichtlinien und -verfahren.

Was sind Richtlinien und Verfahren?

Richtlinien und Verfahren sind Anweisungen, die Organisationen erstellen, um das Verhalten ihrer Mitarbeiter zu verwalten und die Einhaltung von Regeln sicherzustellen. Richtlinien sind organisatorische Regeln und Standards in Bezug auf Mitarbeiterverhalten, Sicherheit, Datenschutz und Finanzen. Beispielsweise kann ein Unternehmen eine Richtlinie haben, die von Mitarbeitern verlangt, Daten in bestimmten Bereichen zu speichern, um die Vertraulichkeit zu gewährleisten. Verfahren sind Handbücher, die Mitarbeitern bei der Durchführung zentraler Geschäftsprozesse wie Verkaufsprozesse und Sicherheitsverfahren helfen und detaillierte Schritte umfassen. Beispielsweise kann ein Unternehmen über ein schrittweises Verfahren zur Meldung täglicher Transaktionen verfügen.

Wer erstellt Richtlinien und Verfahren?

Hier sind einige der gemeinsamen Positionen in Organisationen, die Richtlinien und Verfahren erstellen:

Leitende Führungsteams

Führungskräfte definieren häufig Unternehmensziele, die bei der Erstellung von Richtlinien und Verfahren hilfreich sein können. Organisationsziele sind oft mit den Leitbildern, Werten oder Wachstums- und Umsatzzielen von Unternehmen verknüpft. Beispielsweise können leitende Manager feststellen, dass die Produktivität der Mitarbeiter in direktem Zusammenhang mit der Anwesenheit steht, und in diesem Fall eine strikte Anwesenheitsrichtlinie erstellen.

Richtlinienverwaltungsgruppen

Richtlinienmanagementteams sind auf die Erstellung und Durchsetzung von Richtlinien und Verfahren spezialisiert. Sie verfügen möglicherweise über Erfahrung mit den wirksamsten Richtlinien und Verfahren und wissen, wie diese am besten formuliert werden. Manager können mit Richtlinienverwaltungsteams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien der Organisation beim Erreichen ihrer Ziele helfen.

Rechtsteams

Rechtsteams können bei der Erstellung von Richtlinien und Verfahren helfen, indem sie Rechtsberatung zu bestimmten Richtlinien und Verfahren anbieten. Sie können mit Managern zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien den Antidiskriminierungs- und Fairness-Gesetzen entsprechen. Sie können beispielsweise festlegen, dass die Organisation eine Richtlinie erstellen sollte, die es den Mitarbeitern ermöglicht, während ihrer Schicht Pausen einzulegen.

Aus welchen Bestandteilen bestehen Richtlinien und Verfahren?

Hier sind einige gemeinsame Bestandteile von Richtlinien und Verfahren:

Kontext

Der Kontext einer Richtlinie oder eines Verfahrens liefert Hintergrundinformationen über die Organisation und ihre allgemeinen Ziele und Vorgaben. Die Mission oder die Werte der Organisation können diese Ziele definieren oder sie können mit finanziellem Wachstum zusammenhängen. Beispielsweise kann in einem Verfahrenskontext angegeben werden, dass ein bestimmtes Verkaufsverfahren existiert, weil die Organisation versucht, mit ihren Verkaufsaktivitäten Gewinne zu erzielen.

Ziel

Der Zweck einer Richtlinie oder eines Verfahrens ist die Überlegung, die zu ihrer Erstellung geführt hat. Diese Ziele können sich auf ein allgemeines Problem beziehen, das die Organisation lösen möchte, oder auf ein Gesetz, das die Organisation durch die Erstellung einer Richtlinie oder eines Verfahrens einhält. In einer Richtlinie könnte beispielsweise festgelegt werden, dass es eine Regelung über die Höhe der bezahlten Freizeit gibt, die Mitarbeiter in das nächste Jahr übertragen können, da Mitarbeiter tendenziell produktiver sind, wenn sie während des Jahres bezahlte Freizeit nutzen.

Vorteile

Die Vorteile einer Richtlinie oder eines Verfahrens geben die Vorteile an, die sich aus der Befolgung dieser Richtlinie ergeben. Diese Vorteile können höhere Produktivität, Sicherheit, Effizienz oder Rentabilität umfassen oder sich auf die Gleichbehandlung der Arbeitnehmer beziehen. Beispielsweise kann ein Sicherheitsverfahren den Vorteil haben, Mitarbeiter vor körperlichen Schäden zu schützen.

Verantwortlichkeiten

Verantwortlichkeiten innerhalb einer Richtlinie oder eines Verfahrens beschreiben die Rolle einzelner Mitarbeiter bei der Sicherstellung der Einhaltung dieser Richtlinie. In diesen Verantwortlichkeiten können bestimmte Positionen innerhalb des Unternehmens aufgeführt sein und wie diese Positionen zur Umsetzung der Richtlinie oder des Verfahrens beitragen. Die Richtlinie könnte beispielsweise festlegen, dass Vertriebsleiter für die Wahrung der Vertraulichkeit von Transaktionsinformationen verantwortlich sind und Vertriebsmitarbeiter dafür verantwortlich sind, Managern Zugriff auf alle Transaktionsinformationen zu gewähren.

Zugehörige Dokumente

Verwandte Dokumente in einer Richtlinie oder einem Verfahren sind andere Formen der Dokumentation, die mehr Kontext bieten oder die darin enthaltenen Aussagen untermauern. Dabei kann es sich um andere Richtlinien oder Verfahren handeln, die miteinander in Zusammenhang stehen, oder um andere Dokumentationsformen wie Mitarbeiterhandbücher und rechtliche Dokumentationen. Beispielsweise könnte eine Richtlinie zur Gleichbehandlung von Mitarbeitern auf ein bestimmtes Gesetz verweisen und die Mitarbeiter anweisen, die entsprechende Dokumentation zu prüfen.

Welche Branchen nutzen Richtlinien- und Verfahrensdokumente?

Hier finden Sie eine Beschreibung, wie bestimmte Branchen Richtlinien- und Verfahrensdokumente verwenden können:

Konstruktion

Richtlinien und Verfahren in der Baubranche legen möglicherweise einen stärkeren Schwerpunkt auf die Sicherheit. Bei vielen Bauarbeiten müssen Mitarbeiter möglicherweise Verfahren und Richtlinien strikt befolgen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder wichtige Aufgaben ausführen und gleichzeitig sicher bleiben. Beispielsweise verfügt ein Bauunternehmen möglicherweise über detaillierte Verfahren für den Betrieb von Kränen.

Rekrutierung

Die Richtlinien und Verfahren der Personalbeschaffungsbranche legen möglicherweise einen stärkeren Schwerpunkt auf Chancengleichheit bei der Beschäftigung. Personalvermittler müssen häufig sicherstellen, dass sie bei der Rekrutierung und Einstellung ethische und rechtliche Grundsätze einhalten, einschließlich der Einhaltung von Antidiskriminierungsgesetzen. Beispielsweise kann eine Personalvermittlungsfirma eine Richtlinie haben, nach der Personalvermittler ihre Einstellungsentscheidungen ausschließlich auf der Grundlage der Fähigkeit eines Kandidaten treffen, die wesentlichen Aufgaben der Stelle zu erfüllen.

Einzelhandel

In den Einzelhandelsrichtlinien und -verfahren wurde möglicherweise mehr Wert auf die ordnungsgemäße Abwicklung von Kundenzahlungen und die Gewährleistung der Sicherheit gelegt. Arbeitgeber im Einzelhandel können über Richtlinien verfügen, die regeln, wie ihre Teams Zahlungen von Kunden empfangen und speichern können, sowie über Verfahren, um die Sicherheit der Währung im Geschäft zu gewährleisten. Beispielsweise kann es in einem Einzelhandelsgeschäft eine Richtlinie geben, die von Filialleitern verlangt, Schecks über 1.000 US-Dollar zu genehmigen.

Medizinisch

Richtlinien und Verfahren in der Medizinbranche haben möglicherweise einen größeren Schwerpunkt auf die Sicherheit der Mitarbeiter und die Privatsphäre der Patienten gelegt. Arbeitgeber in diesen Umgebungen können spezielle Regeln bezüglich der Weitergabe von Patienteninformationen und der Sicherheit von Gesundheitseinrichtungen haben. Beispielsweise kann ein Krankenhaus eine Richtlinie haben, die Ärzte und Pflegepersonal anweist, geschützte Gesundheitsinformationen niemals an Dritte weiterzugeben, es sei denn, die Informationen fallen unter bestimmte Ausnahmen.

Tipps zum Erstellen von Richtlinien- und Verfahrensdokumenten

Hier sind einige Tipps zum Erstellen von Richtlinien- und Verfahrensdokumenten:

• Fokus auf Sicherheit: Wenn Sie sich in diesen Dokumenten auf die Sicherheit konzentrieren, können Sie die Haftung reduzieren und sicherstellen, dass die Mitarbeiter über spezifische Verfahren verfügen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten. Beispielsweise könnten Sie eine Richtlinie hinzufügen, die besagt, dass Mitarbeiter in einem Umkreis von 50 Fuß um die Einrichtung einer Organisation kein offenes Feuer benutzen dürfen.

• Verwenden Sie Beispiele und Vorlagen. Viele Organisationen verfügen über gut etablierte Richtlinien und Verfahrensdokumente, die Sie zum Erstellen eigener Dokumente verwenden können. Möglicherweise möchten Sie sich auf die Verwendung von Vorlagen oder Beispielen von Organisationen in ähnlichen Branchen konzentrieren.