Aufgaben für einen virtuellen Assistenten für Ihr Unternehmen • BUOM

6. Juli 2021

Wenn Sie Hilfe bei Ihren beruflichen Aufgaben benötigen, können Sie die Dienste eines virtuellen Assistenten in Anspruch nehmen. Verwaltung, Kundenservice und Werbung sind Beispiele für Aufgaben, die virtuelle Assistenten in Ihrem Unternehmen übernehmen können. In diesem Artikel besprechen wir die Vorteile der Einstellung eines virtuellen Assistenten und listen die verschiedenen Aufgaben auf, die dieser in Ihrem Namen ausführen kann.

Welche Aufgaben hat ein virtueller Assistent?

Virtuelle Assistentenaufgaben sind Aufgaben, die Sie verteilen, um Ihre Arbeit zu erleichtern. Die Art der Aufgaben hängt von Ihrer Rolle und Ihren Aufgaben im Büro ab. Wenn Sie beispielsweise ein professioneller Fotograf sind, kann Ihr virtueller Assistent Sitzungen planen und Bilder bearbeiten. Delegieren Sie Aufgaben an Ihren virtuellen Assistenten, um Ihre Ziele zu erreichen.

Welche Vorteile hat es, einem virtuellen Assistenten Aufgaben zuzuweisen?

Als Verwaltungsleiter müssen Sie möglicherweise viele Verantwortlichkeiten und Fristen einhalten, was Ihren Arbeitstag sehr stressig machen kann. Die Auslagerung einiger Ihrer Aufgaben an einen virtuellen Assistenten kann die Produktivität in Ihrem Büro steigern und Ihnen helfen, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Weitere Vorteile der virtuellen Assistenz sind:

• Machen Sie Ihren Zeitplan weniger stressig: Mit Hilfe eines virtuellen Assistenten können Sie sich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren, ohne sich von zu viel Arbeit überfordert zu fühlen. Weniger Aufgaben bedeuten mehr Freiheit in Ihrem Zeitplan und weniger Stress für Sie.

• Erledigen Sie mehr Aufgaben in kürzerer Zeit. Da nun eine zweite Person für Sie arbeitet, können Sie Aufgaben effektiver delegieren und Multitasking betreiben. Ein virtueller Assistent kann Aufgaben übernehmen, für die Sie möglicherweise keine Zeit haben, sodass Sie Aufgaben schneller erledigen können.

• Organisation des Arbeitsraums. Virtuelle Assistenten können Ihnen auch dabei helfen, Ihr Büro aufgeräumt zu halten. Erwägen Sie die Zuweisung von Verwaltungsaufgaben, damit Ihre Mitarbeiter Ihren Fortschritt verfolgen und beispielsweise Dokumente und Informationen aus Datenbanken sortieren können.

11 häufige Aufgaben des virtuellen Assistenten

Hier ist eine Liste der Aufgaben, die virtuelle Assistenten am Arbeitsplatz ausführen können:

1. Social-Media-Management

Social Media Management ist die Kunst, Inhalte auf Online-Plattformen zu überwachen, die die Zielgruppe ansprechen und ein positives Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit aufrechterhalten können. Dabei geht es häufig um die Erstellung von Inhalten, also die Entwicklung und Veröffentlichung von Inhalten in sozialen Medien, sowie die Messung der Leistung. Virtuelle Assistenten können die sozialen Medien Ihrer Marke verwalten, um Ihre Präsenz aktiv zu halten und zeitnah auf Kundenanfragen zu reagieren. Zu den Einzelaufgaben können gehören:

• Brainstormen Sie neue Content-Ideen

• Planen Sie Inhalte in Ihrem Social-Media-Kalender

• Kaufen Sie Werbung in sozialen Netzwerken, um Ihre Reichweite zu vergrößern

• Starten von Social-Media-Kampagnen

• Antworten auf Verbraucher- und Kundenfragen online

• Verfolgung der Anzahl der Abonnenten

• Erstellen Sie KPIs, um das Engagement zu verfolgen

• Entwickeln Sie monatliche oder jährliche Social-Media-Berichte, um das Wachstum zu demonstrieren

• Content-Entwicklung für jede Social-Media-Plattform

• Eine Signatur für soziale Netzwerke schreiben

• Verwendung allgemeiner und benutzerdefinierter Hashtags

• Aktualisieren von Profilen in sozialen Netzwerken

2. Rekrutierung

Bei der Rekrutierung geht es darum, qualifizierte Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu gewinnen und einzustellen. Dies kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Sie mehrere Positionen besetzen möchten oder einen Kandidaten mit einzigartigen Fähigkeiten suchen. Wenn Sie Ihre Rekrutierung von einem virtuellen Assistenten durchführen lassen, können Sie Zeit sparen und eine zweite Meinung zu Einstellungsentscheidungen erhalten. Das Recruiting umfasst folgende Aufgaben:

• Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, in der die Rollenanforderungen erläutert werden

• Veröffentlichen Sie eine Stellenbeschreibung auf mehreren Stellenangeboten, um Talente anzulocken

• Erreichen Sie Kontakte in Ihrem Netzwerk, um Informationen über Arbeitssuchende zu erhalten

• Überprüfung der Lebensläufe von Bewerbern

• Erreichen Sie qualifizierte Kandidaten für Vorstellungsgespräche oder Kompetenztests

• Auswertung der Ergebnisse der Kandidaten bei Eignungstests

• Beschreibung der Phasen des Einstellungsprozesses

• Verwalten Sie Ihren Interviewplan

• Informieren Sie Kandidaten über den Status ihrer Bewerbungen

• Interviewfragen schreiben

• Hilfe bei der Beurteilung der Wirksamkeit des Interviews

3. Reisen

Wenn Sie beruflich häufig reisen, kann es sinnvoll sein, einen virtuellen Assistenten mit der Abwicklung Ihrer Reisepläne zu beauftragen. Sie können in Ihrem Namen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, bevor Sie an Ihrem Ziel ankommen. So können Sie beispielsweise sicherstellen, dass Sie die Anmeldefristen nicht verpassen und Ihren Transport und Ihre Unterkunft im Voraus arrangieren. Hier ist eine Liste der Aufgaben, die Ihnen auf Reisen übertragen werden können:

• Finden Sie günstige Preise für Flüge, Mietwagen und Hotels

• Buchung von Unterkunft und Transport

• Organisation Ihrer Reiseroute bei der Ankunft am Zielort

• Kaufen Sie Tickets oder registrieren Sie sich für Veranstaltungen wie Konferenzen und Ausstellungen

• Informieren Sie Ihre Kunden oder Kollegen über Ihre Reisepläne

• Erledigung von Arbeitsaufgaben in Ihrer Abwesenheit

• Bleiben Sie auf Reisen mit Ihnen in Verbindung

• Entwicklung alternativer Reisepläne

• Bereitstellung von Informationen zu Ihrem Reiseziel

• Planen Sie Ihren ersten Tag zurück

4. Kundenservice

Ein guter Kundenservice ist unerlässlich, um ein gutes Ansehen in der Öffentlichkeit zu wahren und Unterstützung für Ihr Unternehmen zu gewinnen. Lassen Sie Ihren virtuellen Assistenten im Kundenservice arbeiten, um die täglichen Interaktionen mit Ihren Kunden zu verwalten und deren Bedürfnisse zu erfüllen. Folgendes könnte der Kundenservice umfassen:

• Beantwortung von Kundenfragen per Telefon

• E-Mails beantworten

• Verfolgen Sie die Bewertungen der Kundendienstzufriedenheit

• Erstellen und verteilen Sie Kundendienstumfragen

• Alternativen anbieten

• Erstellung von Lehrmaterialien

• Anreize für fortlaufende Unterstützung schaffen

• Entwicklung von Verfahren zur Konfliktlösung

• Kundenprobleme dem Management melden

• Wir suchen nach Möglichkeiten, die Qualität des Kundenservice zu verbessern

5. Forschung

Recherche kann eine große Verantwortung sein, daher ist es hilfreich, die Hilfe eines virtuellen Assistenten zu haben. Allgemeine Forschungsziele sind:

• Auffinden genauer Informationen auf Websites und in Büchern

• Lesen wissenschaftlicher Artikel

• Eingabe von Schlüsselwörtern in spezialisierte Datenbanken

• Durchführung von Interviews mit Primärquellen wie Buchautoren, Journalisten und Experten

• Überprüfung der Zuverlässigkeit von Quellen

• Gruppieren Sie die Ergebnisse nach Thema oder Perspektive

• Recherche für die Präsentation vorbereiten

• Durchführung von Inhaltsanalysen

• Entwicklung von Literaturrezensionen

• Quellen richtig zitieren

6. Verwaltung

Eine der häufigsten Aufgaben virtueller Assistenten ist die Verwaltung, die für einen reibungslosen Büroablauf sorgt und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern verbessert. Die Verwaltung kann persönliche Besorgungen umfassen, für deren Erledigung Sie möglicherweise keine Zeit haben. Wenn Sie beispielsweise mehrere Kunden in Ihrem Büro haben, können Sie mit einem Assistenten, der sich um Terminplanung, Kontakte und Aktivitäten kümmert, Ihre Dienstleistungen effizient gestalten. Hier finden Sie eine Liste der Verwaltungsaufgaben:

• Verwaltung von Besprechungsplänen

• Aufzeichnen von Nachrichten von Anrufern

• Dokumentation von Aktivitäten während Meetings und Konferenzen

• Organisation der Dateidatenbank

• Auf E-Mail-Korrespondenz antworten

• Senden von Erinnerungen an dringende Arbeitsaufgaben

• Geschenke online kaufen

• Überprüfen und Beantworten von Nachrichten in Ihrem Voicemail-System

• Verfolgung finanzieller Ressourcen und Ausgaben

• Erstellen von Tabellenkalkulationen

7. Marketing

Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen verkauft, kann es wichtig sein, Ihre Angebote an Verbraucher zu vermarkten. Virtuelle Assistenten, die in Ihrem Namen das Marketing übernehmen, können Werbebotschaften veröffentlichen und innovative Wege zur Kundengewinnung und -bindung entwickeln. Marketingassistenten können folgende Aufgaben haben:

• Identifizieren neuer demografischer Gruppen, die gezielt angesprochen werden sollen

• Überwachung der Aktivität konkurrierender Marken

• Angabe direkter und indirekter Wettbewerber

• Wege zur Verbesserung von Marketingstrategien finden

• Verfolgen Sie das Engagement während der gesamten Kampagne

• Entwicklung der Käuferpersönlichkeit

• Nutzen Sie mehrere Kanäle, um Ihre Zielgruppe anzulocken

• Prominente und Influencer anziehen

• Koordinierung von Werbeveranstaltungen wie Produkteinführungen und gesponserten Partys

• Investieren Sie in Materialien, um Ihre Marke zu stärken

8. Texterstellung

Ein virtueller Assistent mit außergewöhnlichen Schreibfähigkeiten kann die Copywriting-Aufgaben für Ihr Unternehmen übernehmen. Sie erhalten Hilfe bei der Korrespondenz mit Stakeholdern und Kunden und können sicher sein, dass der Brief Ihr Unternehmen gut repräsentiert. Hier sind Beispiele für Copywriting-Aufgaben:

• Führen Sie Recherchen zu aktuellen Themen in Ihrer Branche durch

• Entwickeln Sie einen Styleguide, der die Werte Ihres Unternehmens widerspiegelt

• Schreiben von Blogbeiträgen, um Verbraucher anzusprechen

• Erstellen Sie Pressemitteilungen, um auf Ihre Marke aufmerksam zu machen

• Erstellen Sie eine Kopie der Newsletter, die Sie an Ihre Mitarbeiter verteilen

• Relevante Informationen auf der Website Ihrer Organisation

• Korrekturlesen der Kopie, um die Genauigkeit sicherzustellen

• Ermitteln und Integrieren strategischer Schlüsselwörter in den Text

• Verwenden Sie einen einheitlichen Zeitplan für die Veröffentlichung schriftlicher Inhalte für Ihre Marke

• Veröffentlichungstext für Grafiken, weiße Seiten und Werbung

9. Videobearbeitung

Wenn Ihre Rolle die häufige Verarbeitung von Video- oder Audioinhalten erfordert, kann es sinnvoll sein, einen virtuellen Assistenten einzustellen, der Videos bearbeiten kann. Nehmen wir an, Sie haben mehrere Videos, die innerhalb einer Frist überprüft, bearbeitet und veröffentlicht werden müssen. Ihr Assistent kann Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zum Zusammenstellen von Videos zu finden und Möglichkeiten empfehlen, sie prägnanter oder attraktiver zu gestalten. Zu den Videobearbeitungsaufgaben gehören häufig:

• Steuern der Audiopegel

• Aufnehmen von Objekten aus verschiedenen Winkeln

• Text für Untertitel hinzufügen

• Bringen Sie Jingles an, die Ihre Marke widerspiegeln

• Attraktive Übergänge zwischen Objekten umsetzen

• Bereitstellung der Audiobestellung

• Erstellen einer Clipsequenz

• Videos als Dateien speichern

• Hintergrundgeräusche minimieren

10. Entwicklung der Website

Bei der Website-Entwicklung geht es um die Erstellung und Veröffentlichung der Website Ihres Unternehmens, die Verbraucher zum Durchsuchen Ihres Inventars und zum Kauf von Produkten nutzen können und Fachleute sich auf Stellen bewerben können. Einige Website-Entwickler können Websites mit Codierung erstellen, während andere mithilfe einer Vorlage Wörter und Bilder einfügen. Durch die Auslagerung der Website-Entwicklung an Ihren virtuellen Assistenten können Sie Ihre Online-Präsenz mit hochwertigen, detaillierten Inhalten verbessern. Zu ihren Aufgaben können gehören:

• Ein Thema auswählen

• HTML-Code schreiben

• Eingabe von Informationen zu Ihrem Unternehmen wie Portfolio und Geschichte

• Implementierung einer Seite, auf der Kunden Einkäufe tätigen können

• Beheben Sie Fehler auf einer Website, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktioniert

• Verlinkung Ihrer Website mit Social-Media-Plattformen

• Überwachung der Website-Besucheranalyse

• Hinzufügen von Nachrichten über Ihre Marke zu Ihrer Website

• Website-Funktionen für Benutzer interaktiv gestalten

• Unterscheidbarer URL-Schutz

11. Eventplanung

Nehmen wir an, Sie möchten eine Veranstaltung veranstalten, um für ein Produkt zu werben oder neue Stakeholder willkommen zu heißen. Möglicherweise benötigen Sie Hilfe beim Aufzeichnen von Ereignisdetails, daher delegieren Sie einige Aufgaben an Ihren virtuellen Assistenten. Jetzt haben Sie eine zusätzliche Person, die die Veranstaltung organisiert, und können sicher sein, dass Sie eine erfolgreiche Veranstaltung durchführen. Hier finden Sie Beispiele für Aufgaben zur Veranstaltungsplanung:

• Erstellen einer Gästeliste

• Ein Thema bekommen

• Streckenentwicklung

• Reservierung eines Platzes

• Kommunikation und Planung von Lebensmittel-, Foto- und Unterhaltungsanbietern

• Wir laden Freiwillige ein, bei der Veranstaltung mitzuhelfen

• Umgang mit Partydekorationen und Gastgeschenken

• Entwicklung von Flyern zur Bewerbung der Veranstaltung

• Versenden von Einladungen an Gäste

• Vorbereitung von Veranstaltungsprogrammen für Besucher

• Zahlungsabwicklung für Lieferanten

• Dokumentation der Veranstaltung in sozialen Netzwerken