Arten interner Kontrollen, die für die Finanzbuchhaltung verwendet werden • BUOM

18. März 2021

Von Unternehmen wird erwartet, dass sie zum Nutzen ihres Unternehmens, ihrer Mitarbeiter und Kunden genaue Finanzunterlagen führen und etwaige Unstimmigkeiten korrigieren. Interne Kontrollen implementieren Verfahren, um Fehler schnell zu erkennen und betrügerische Aktivitäten zu verhindern. Obwohl die Buchhaltung für die Implementierung und Überwachung interner Kontrollen verantwortlich ist, sind alle Mitarbeiter dafür verantwortlich, die Richtlinien und Verfahren zu verstehen und einzuhalten, die die Kontrollen ihrer Organisation darstellen.

In diesem Artikel befassen wir uns mit internen Kontrollen, skizzieren die in den meisten Organisationen verwendeten Arten interner Kontrollen und beantworten häufig gestellte Fragen zu internen Kontrollen.

Was ist interne Kontrolle?

Interne Kontrollen sind die Rechnungslegungsgrundsätze und -verfahren, die Unternehmen anwenden, um finanzielle Stabilität und Integrität sicherzustellen. Die interne Kontrolle stellt die Zuverlässigkeit der Rechnungslegungsmethoden des Unternehmens sicher. Interne Kontrolle ist auch ein fortlaufender Prozess, um eine Organisation und ihre Vermögenswerte vor Betrug zu schützen. Buchhalter, Wirtschaftsprüfer und Finanzkontrolleure nutzen interne Kontrollen, um innerhalb ihrer Organisation genaue Finanzunterlagen zu führen.

Interne Kontrolle ist für Unternehmen in folgenden Fällen nützlich:

• Führung zuverlässiger Finanzunterlagen

• Betrugsausschluss

• Hilfe bei finanziellen Entscheidungen

• Setzen Sie Finanzvorschriften durch

• Erhöhte Verantwortung

• Risikobewertung ermöglichen

• Festlegung klarer Richtlinien für alle Mitarbeiter

• Überwachung von Buchhaltungsunterlagen

• Frühzeitiges Erkennen von Fehlern

• Erstellen eines Prüfpfads für Finanzberichte

• Geben Sie Prüfern einen Prozess zur Nachverfolgung und Überprüfung

Arten der internen Kontrolle

Interne Kontrollen gibt es in zwei Hauptkategorien: präventive und aufdeckende Kontrollen. Die Funktion präventiver Kontrollen besteht darin, etwaige Probleme oder Probleme in der Finanzbuchhaltung zu verhindern, bevor sie entstehen. Detektivkontrollen überprüfen Finanzinformationen, nachdem eine Transaktion stattgefunden hat, um möglicherweise bereits bestehende Probleme zu identifizieren. Hier ist eine Aufschlüsselung der einzelnen Arten der internen Kontrolle:

prophylaktisch

Folgende Arten präventiver Kontrollen werden von Organisationen eingesetzt:

Genehmigungsbehörde

Diese Art der internen Kontrolle erfordert, dass bestimmte Manager in der Organisation die Finanztransaktionen der Mitarbeiter genehmigen, bevor sie von der Buchhaltungsabteilung verarbeitet werden. Manager überprüfen Transaktionen und größere Einkäufe, bevor sie genehmigt werden können, um sie auf Fehler, Betrug oder unlautere Geschäftspraktiken zu prüfen.

Aufgabentrennung:

Wenn einzelne Mitarbeiter einen Teil des gesamten Finanzvermögens einer Organisation kontrollieren, ist die Wahrscheinlichkeit von Betrug geringer. Aus diesem Grund teilen Unternehmen die Buchhaltungsverantwortung auf mehrere Mitarbeiter auf.

Zugangskontrolle

Die Beschränkung des Zugriffs auf bestimmte Systeme ist eine weitere Strategie, mit der Unternehmen ihre finanziellen Vermögenswerte schützen. Mitarbeiter verwenden Passwörter für den sicheren Zugriff auf digitale Buchhaltungstools oder physische Codes für Safes und Sperrbereiche für physische Vermögenswerte. Mithilfe digitaler Zugangscodes können Unternehmen außerdem Fehler auf einen bestimmten Benutzer zurückführen, um sie zu beheben und Fehler zu verbuchen.

Standardisierte Dokumentation

Eine weitere Möglichkeit, finanzielle Vermögenswerte zu schützen, besteht darin, von allen Mitarbeitern die Verwendung derselben Formulare zur Dokumentation von Bargeldtransaktionen oder Lagerbeständen zu verlangen.

Detektiv

Hier sind die detektivischen Kontrollen, die Organisationen verwenden:

Regelmäßige Abstimmungen

Regelmäßige Rechnungsprüfungen, sogenannte Abstimmungen, tragen dazu bei, die Bücher sowohl mit internen Finanztransaktionen als auch mit externen Lieferanten und Kunden auszugleichen. Dazu kann die Überprüfung von Kontoauszügen gehören, um sicherzustellen, dass beide Parteien dieselben Steuerdaten angeben, oder die Überprüfung von Käufen, die über den Händler getätigt wurden.

Physisches Audit

Viele Unternehmen überprüfen ihre physischen Vermögenswerte jährlich durch eine Inventur. Mit dieser Methode erfasst ein Unternehmen alle Materialien, aus denen seine physischen Vermögenswerte bestehen. Im Einzelhandel bedeutet das, alles zu zählen, was sich in den Regalen oder im Lager befindet. Nicht-Einzelhandelsunternehmen können damit das von Mitarbeitern genutzte Firmeneigentum abrechnen. Alle Unternehmen können auch eine physische Prüfung durchführen, indem sie das Bargeld manuell zählen.

Probebilanzen

Tägliche, zweiwöchentliche oder wöchentliche Saldenprüfungen in Buchhaltungssystemen können dabei helfen, Fehler in Konten zu erkennen. Einige Unternehmen verwenden auch Systeme zur doppelten Eingabe, um Fehler zu reduzieren. Diese Kontrolle dient dazu, Balance-Diskrepanzen schnellstmöglich zu korrigieren.

Allgemeine interne Kontrollverfahren

Zu den allgemeinen Verfahren, die Teil der internen Kontrolle sind, gehören:

Durchführen von Verfahrensaktualisierungen

Um eine wirksame interne Kontrolle sicherzustellen, bewertet und überprüft das Management die Kontrollverfahren. Sie sind dafür verantwortlich, das Personal über alle Änderungen in der Funktionsweise und Umsetzung der Kontrollen auf dem Laufenden zu halten.

Regelmäßige Überprüfung der Prozesse

Ein weiteres gängiges Verfahren besteht darin, dass Organisationen die Wirksamkeit ihrer internen Kontrollsysteme regelmäßig überprüfen. Sie verwenden häufig Berichte, die aus Probebilanzen, Audits und Abstimmungen erstellt wurden, um den Grad der Qualitätskontrolle in der Organisation zu beurteilen.

Risikobewertung

Das Risikomanagement ist eines der Ergebnisse der internen Kontrolle. Eine regelmäßige Bewertung der Bereiche, die am anfälligsten für Betrug oder Fehler sind, trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Verlusten zu verringern. Je größer das Risiko, desto höher ist der Grad der erforderlichen Kontrolle.

Die richtige Atmosphäre schaffen

Da interne Kontrollen auf Prozessen und Menschen beruhen, ist ein wichtiger Faktor zum Schutz der Finanzbuchhaltung die Schaffung einer Atmosphäre der Ehrlichkeit und des Vertrauens unter den Mitarbeitern auf allen Ebenen. Wenn die Führungskräfte einer Organisation an der Spitze einen Ton der Ehrlichkeit und Transparenz vorgeben, ist es wahrscheinlicher, dass die Mitarbeiter interne Kontrollen befolgen und die Integrität der Unternehmenswerte ohne zusätzliche Prüfung wahren.

Häufig gestellte Fragen zu internen Kontrollen

Hier sind einige der häufig gestellten Fragen zu internen Kontrollen:

Kann die interne Kontrolle alle buchhalterischen Unstimmigkeiten beseitigen?

Obwohl interne Kontrollen dazu beitragen, das Betrugsrisiko zu verringern und Fehler bei Finanzpraktiken auszugleichen, gibt es keine einheitliche Möglichkeit, alle Buchhaltungsfehler zu beseitigen.

Wer ist der Verantwortliche und wie nimmt er an der internen Kontrolle teil?

Ein Controller ist ein Finanzspezialist, der für alle Buchhaltungsaktivitäten in einer Organisation verantwortlich ist. Sie sind für die Berichterstattung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie für die Budgetierung, die Erstellung von Steuerdokumenten und die Entwicklung von Rechnungslegungsrichtlinien verantwortlich. Controller fungieren als Manager und stellen sicher, dass alle internen Kontrollen wirksam sind und von allen Mitarbeitern eingehalten werden. Sie sind dafür verantwortlich, die internen Kontrollen zu aktualisieren und etwaige Änderungen den Mitarbeitern mitzuteilen.

Wie halten Mitarbeiter die internen Kontrollregeln ein?

Mitarbeiter können die internen Kontrollanforderungen auf folgende Weise erfüllen:

• Einhaltung aller organisatorischen Richtlinien und Verfahren

• Ergreifen angemessener Maßnahmen, um Verlust, Verschwendung, Veruntreuung und unbefugte Nutzung von Vermögenswerten zu verhindern

• Überwachen Sie Ihre eigene Arbeit auf Korrektheit und begrenzen Sie Fehler in Ihren Prozessen

• Erfüllen Sie alle Aufgaben und Arbeitsanforderungen gemäß der Stellenbeschreibung.

• Wir arbeiten daran, alle Leistungsstandards zu erfüllen

• Teilnahme an Fort- und Weiterbildungen

• Meldung von Problemen oder bekannten Fehlern an die entsprechenden Manager

Wie kann das Management die Einhaltung interner Kontrollen fördern?

Manager und Organisationsleiter können die Einhaltung interner Kontrollen auf folgende Weise fördern:

• Aufrechterhaltung einer positiven Atmosphäre, in der Ehrlichkeit und Integrität gefördert werden

• Vorleben wahrheitsgemäßen Verhaltens, das ein positives und transparentes Umfeld fördert

• Regelmäßige Tests der internen Kontrollen, um sicherzustellen, dass sie effektiv funktionieren und die Vermögenswerte des Unternehmens schützen.

• Dokumentation aller Richtlinien und Verfahren im Zusammenhang mit der internen Kontrolle

• Kommunizieren Sie den Erfolg, wenn die internen Kontrollen effektiv funktionieren, und benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, wenn ihre Unterstützung für Korrekturmaßnahmen wie Abstimmungen erforderlich ist

• Verstehen, wie sich interne Kontrollen auf die Arbeitsabläufe auswirken können

Wie nutzen Prüfer interne Kontrollen?

Prüfer nutzen interne Kontrollen, um die Rechnungslegungsverfahren einer Organisation zu bewerten. Nach Überprüfung der Wirksamkeit gibt der externe Prüfer eine Stellungnahme dazu ab, wie genau das Unternehmen seine internen Kontrollen aufrechterhält. Dies trägt zur Gesamtbeurteilung des Finanzsystems der Organisation durch den externen Prüfer bei.

Interne Prüfer arbeiten innerhalb einer Organisation, um die laufende Wirksamkeit ihrer internen Kontrollen zu überwachen. Sie führen regelmäßige Überprüfungen der Unternehmensprozesse durch.