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Die Ankündigung des Ruhestands ist für viele Arbeitnehmer eine aufregende Zeit, die jedoch sorgfältig geplant werden muss, um so effektiv wie möglich zu sein. Mit einem Ruhestandsbenachrichtigungsschreiben werden Ihr Vorgesetzter und Ihre Personalabteilung offiziell darüber informiert, dass Sie bereit sind, in den Ruhestand zu gehen, und dass Sie einen Termin festgelegt haben. Eine Möglichkeit, sich auf den Ruhestand vorzubereiten, besteht darin, zu wissen, was Manager und Personalfachleute in dem Brief erwarten, den Sie senden, um Ihren Ruhestand anzukündigen.

In diesem Artikel erklären wir, was eine Ruhestandsmitteilung ist, warum sie wichtig ist, was Sie in Ihren Brief aufnehmen müssen, wie ein Musterbrief aussieht und Tipps für die Bekanntgabe Ihres Ruhestands.

Was ist ein Kündigungsschreiben?

Ein Ruhestandsbenachrichtigungsschreiben ist ein Brief, den Sie an Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung senden, um ihnen mitzuteilen, dass Sie planen, in den Ruhestand zu gehen. In diesem Brief möchten Sie viele Dinge angeben, um sicherzustellen, dass Ihre Pläne und Bedürfnisse klar sind, z. B. Ihr geplanter Ruhestandstermin, ein Angebot zur Unterstützung beim Übergang und was Sie von der Personalabteilung benötigen, um Ihnen bei der Pensionierung zu helfen. In der Regel ist es am besten, Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung eine Kopie dieses Schreibens in Papierform zu übermitteln oder es als separate Datei per E-Mail zu senden, damit diese es für ihre Unterlagen einfach ausdrucken kann.

Warum ist ein Ruhestandsbenachrichtigungsschreiben wichtig?

Der wichtigste Grund für die Erstellung eines Rentenankündigungsschreibens besteht darin, dass es eine schriftliche Darstellung Ihrer Pläne enthält. Es ist besonders wichtig, das offizielle Schreiben zuzustellen, da es in Ihre Mitarbeiterakte aufgenommen und zur Aushandlung notwendiger Leistungen mit der Personalabteilung verwendet wird. Außerdem wird Ihr Ruhestandsplan dadurch sehr deutlich schriftlich dargelegt, was auch dann hilfreich sein kann, wenn Sie Ihre Pläne bereits mündlich mit Ihrem Vorgesetzten besprochen haben. Wenn Sie sich auf Mundpropaganda oder lockerere Kommunikationsmethoden verlassen, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Personalabteilung oder Ihr Vorgesetzter etwas übersehen hat, das Sie für den Ruhestand benötigen.

Was Sie in Ihr Kündigungsschreiben aufnehmen sollten

Es gibt mehrere wichtige Informationen, die Sie in Ihr Ruhestandsmitteilungsschreiben aufnehmen sollten, darunter:

Kontaktieren Sie Ihren Vorgesetzten

Obwohl Sie wahrscheinlich bereits mit Ihrem Vorgesetzten über den Ruhestand gesprochen haben und das formelle Schreiben eher dazu gedacht ist, die Personalabteilung zu informieren, richten Sie Ihren Brief an Ihren Vorgesetzten. Technisch gesehen sind dies diejenigen, an die Sie die rechtlichen Hinweise senden, und selbst wenn Sie die Personalabteilung kopieren, wenn Sie sie per E-Mail senden, oder eine physische Kopie ausdrucken, um sie der Personalabteilung zu geben, sind sie wahrscheinlich auch für Ihren Ruhestand verantwortlich, also sparen Sie am besten sie als Hauptempfänger.

Ihr Ruhestandsdatum

Das Datum, an dem Sie in den Ruhestand gehen möchten, ist selbstverständlich eine wichtige Information für alle Beteiligten. Es ist besser, ein bestimmtes Datum anzugeben und nicht nur einen Zeitrahmen. Sie könnten beispielsweise sagen: „Ich habe vor, am 5. Mai 2022 in den Ruhestand zu gehen“, statt „Ich habe vor, in drei Monaten in den Ruhestand zu gehen.“ Durch die Einbeziehung spezifischer Daten können Ihr Vorgesetzter und Ihre Personalabteilung spezifischere Pläne für alles erstellen, von der Verteilung von Altersvorsorgeleistungen bis hin zur Ausrichtung einer Ruhestandsparty. Außerdem können sie so sorgfältiger planen, wie sie Ihre Rolle nach Ihrem Ausscheiden ausfüllen werden.

Ihr Wert für das Unternehmen

Dieser Teil des Briefes ist möglicherweise nicht erforderlich, es kann jedoch von Vorteil sein, ihn beizufügen. Wenn Sie die Absicht haben, als Berater für Ihr Unternehmen tätig zu werden, oder sich fragen, ob Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal für eine zweite Tätigkeit zurückkommen möchten, kann Ihnen die Aufnahme einiger Ihrer Erfolge in Ihren Ruhestandsbrief dabei helfen, diese Ziele zu erreichen. Es muss nicht den größten Teil des Briefes einnehmen, aber ein oder zwei Sätze darüber, worauf Sie am meisten stolz sind, können Ihrem Vorgesetzten und der Personalabteilung zeigen, wie wertvoll Sie für das Unternehmen sind.

Dankbarkeit für die mit dem Unternehmen verbrachte Zeit

Ein Standardbestandteil Ihres Ruhestandsmitteilungsschreibens ist ein Ausdruck der Dankbarkeit für Ihre Zeit im Unternehmen. Es sollte nicht lang oder zu weitläufig sein. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, die echten Gefühle einzubeziehen, die Sie im Hinblick auf die Zeit mit Ihrem Arbeitgeber haben. Vielleicht schätzen Sie die Kollegen, die Sie hatten, die Arbeit, die Sie geleistet haben, die Kunden, denen Sie geholfen haben, oder die Erfolge, an denen Sie beteiligt waren. Vielleicht schätzen Sie all diese Dinge sogar. Alles, was Ihnen bei Ihrer Arbeit in Ihrem Unternehmen aufgefallen ist, können Sie hier zusammen mit einem einfachen Dankeschön für die Gelegenheit auflisten.

Hilfsangebot

Ein weiterer Teil, den Sie einbeziehen sollten, ist das Anbieten von Hilfe, insbesondere Ihrem Vorgesetzten. Dies sollte nur das beinhalten, wozu Sie tatsächlich bereit sind, also nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Dies ist ein guter Ort, um Hilfe bei der Suche nach einem Ersatz für sich selbst anzubieten, indem Sie angeben, ob Sie bereit wären, Ihren Ersatz zu schulen, oder ob Sie bereit wären, nach der Pensionierung als Berater mitzuhelfen.

Wenn Sie jedoch daran interessiert sind, nach der Pensionierung als Freiberufler oder Berater bei Ihrem Arbeitgeber zu arbeiten, sollten Sie dies möglicherweise mit Ihrem Vorgesetzten besprechen, bevor Sie es in Ihr Anschreiben aufnehmen. Es ist sehr hilfreich zu besprechen, wie dies aussehen wird, wie Sie bereit sind zu helfen und wie viel Zeit Sie pro Woche für die Arbeit dort aufwenden möchten. Wenn Sie in Ihrem Schreiben angeben, dass Sie daran interessiert sind, bei der Suche nach Ihrem Nachfolger behilflich zu sein, ist keine Vorankündigung an Ihren Vorgesetzten erforderlich. Sie können dies also unabhängig davon angeben, ob Sie dies wünschen oder nicht.

Welche Hilfe benötigen Sie von der Personalabteilung?

In diesem Teil des Briefes sollten Sie Ihre Erwartungen und Ihre Anforderungen an die Personalabteilung erläutern. Dazu kann es gehören, dass Sie Ihre Rente vorbereiten, den Papierkram organisieren, den Sie erledigen müssen, oder planen, was mit Ihren Leistungen geschehen wird. Eventuell haben Sie auch Wünsche an Ihren Vorgesetzten, die Sie hier ebenfalls eintragen können. Machen Sie klar und deutlich, was Sie tun müssen, um in den Ruhestand zu gehen. Sie können ihnen auch mitteilen, dass Sie bereit sind, die nächsten Schritte zu besprechen. Stellen Sie jedoch sicher, dass alles, was getan werden muss, schriftlich festgehalten wird.

Alle neuen Kontaktinformationen

Wenn Sie planen, nach der Pensionierung umzuziehen, geben Sie alle neuen Kontaktinformationen an. Geben Sie hier mindestens Ihre persönliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer an, damit jemand, der Sie nach Ihrer Pensionierung kontaktieren muss, diese Informationen leicht finden kann. Auch wenn sich Ihre Wohnadresse ändert, ist dies eine gute Idee, insbesondere wenn es sich um eine Rente handelt oder Sie später Steuerunterlagen einholen müssen.

Auch wenn Ihre Personalabteilung eine Datenbank mit diesen Informationen führt, stellt die Aufnahme in Ihre Ruhestandsmitteilung sicher, dass sie in Ihre Mitarbeiterakte aufgenommen werden. Dies wird dazu beitragen, Verwirrung nach der Pensionierung zu vermeiden.

Beispiele

Hier ist ein Beispiel für ein Kündigungsschreiben:

„Sehr geehrter Herr Vaughn,

Ich schreibe diesen Brief, um Sie darüber zu informieren, dass ich beabsichtige, mich mit Wirkung zum 30. April 2021 von Premier Journeys zurückzuziehen.

Ich bin stolz auf meine Zeit bei Premier Journeys und die vielen Erfolge, die unser Team erreicht hat. Erst im Jahr 2019 verzeichnete das Team, das ich leite, einen Umsatzanstieg von 19 % gegenüber dem Vorjahr, und im Jahr 2020 beaufsichtigte ich die Eröffnung eines neuen Reisebürobüros in Jackson, Mississippi, das sich sehr gut entwickelte.

Vielen Dank für die Gelegenheit, in den letzten acht Jahren Teil dieses Teams zu sein. Ich habe die Zusammenarbeit mit Ihnen und dem Rest unseres Teams genossen und werde meine Zeit hier nie vergessen. Ich habe das Gefühl, dass Sie und Premier Journeys zu meiner Entwicklung als Mitarbeiter und als Mensch beigetragen haben, und dafür werde ich immer dankbar sein.

Wie wir bereits besprochen haben, würde ich mich gerne engagieren, wenn Sie Hilfe bei der Suche und Schulung meines Ersatzes benötigen. Bei Bedarf kann ich in Zukunft auch auf Teilzeitbasis und als Berater für Premier Journeys arbeiten.

Um mich auf meinen Ruhestand vorzubereiten, würde ich mich freuen, wenn die Personalabteilung mit den notwendigen Formalitäten beginnen und auch mit dem Prozess für den Beginn meiner Rente beginnen könnte. Darüber hinaus gehe ich davon aus, dass ich bei meiner Pensionierung 60 PTO-Stunden zahlen muss, würde mich aber freuen, wenn Sie oder die Personalabteilung diese Zahl für mich bestätigen könnten.

In den nächsten Jahren werden meine Frau und ich in unserem jetzigen Zuhause am Chandra Drive bleiben, die Adresse sollte bei der Personalabteilung hinterlegt sein. Sie können mich weiterhin unter (602) 578-3458 und meiner persönlichen E-Mail-Adresse kontaktieren (email protected).

Aufrichtig,

Julie Maynard“

Tipps zur Ankündigung des Ruhestands

Die Ankündigung des Ruhestands kann entmutigend wirken, aber wenn Sie sich vorbereiten, können Sie alles bewältigen. Hier einige Tipps für die Ankündigung Ihres Ruhestands:

• Bevor Sie irgendwelche Pläne schmieden, sollten Sie die Altersvorsorgeregelung Ihres Unternehmens überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie nichts berücksichtigen müssen.

• Möglicherweise müssen Sie darüber nachdenken, wie früh Sie Ihrem Arbeitgeber mitteilen möchten, dass Sie in den Ruhestand gehen, und bedenken Sie, dass er Sie möglicherweise dazu ermutigen wird, vorzeitig in den Ruhestand zu gehen, wenn Sie mehrere Monate im Voraus kündigen.

• Bevor Sie dieses formelle Benachrichtigungsschreiben an Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung senden, fordern Sie ein Treffen mit Ihrem Vorgesetzten an, damit Sie Ihre Pläne persönlich besprechen können. Es ist besser, dass der Brief nicht die erste Benachrichtigung an Ihren Vorgesetzten ist.

• Sobald Sie Ihren Vorgesetzten und Ihre Personalabteilung offiziell benachrichtigt haben, können Sie planen, wie Sie es anderen Menschen in Ihrem Leben mitteilen. Für Kollegen können Sie mit Ihrem Vorgesetzten vereinbaren, wie die Neuigkeiten geteilt werden.

• Als allgemeine Regel gilt, dass Ihre engen Kollegen informiert werden sollten, bevor die Personalabteilung eine offizielle Unternehmensmitteilung über Ihren Ruhestand herausgibt, damit sie sich nicht ausgeschlossen fühlen.

• Sobald Sie Ihr Kündigungsschreiben an Ihren Vorgesetzten und die Personalabteilung gesendet haben, können Sie sich bei der Personalabteilung erkundigen, welche Dokumente sie möglicherweise von Ihnen benötigt und welche anderen Erwartungen sie möglicherweise an Sie haben.

• Bleiben Sie bei allen formellen oder informellen Aussagen zum Ruhestand und zur Zeit, die Sie in Ihrem Unternehmen verbringen, positiv. Der Ruhestand ist dasselbe wie das Verlassen eines Unternehmens aus einem anderen Grund. Wenn Sie sich später dazu entschließen, in das Unternehmen zurückzukehren, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Negativität niemanden beleidigt haben.