Alles, was Sie über Reisekostenzuschüsse wissen müssen • BUOM

3. September 2021

Wenn Sie beruflich reisen, stellen Sie sicher, dass Sie mit den bundesstaatlichen Tagessätzen vertraut sind. Die bundesstaatlichen Tagessätze legen fest, wie viel den Arbeitnehmern im Durchschnitt gezahlt werden muss, um ihre Ausgaben während ihres Einsatzes zu decken. Wenn Sie noch nie beruflich gereist sind, informieren Sie sich über die Tagessätze in der Region, in die Sie reisen, da diese je nach Reiseziel variieren.

In diesem Artikel gehen wir auf die Tagessätze ein, erläutern die Aufschlüsselung der Kosten für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten und schauen uns an, wie Sie die Ausgaben Ihrem Arbeitgeber melden können.

Was ist ein Tagegeld?

Ein Tagessatz ist ein fester Betrag, der zur Deckung von Ausgaben wie Unterkunft, Verpflegung und anderen Nebenkosten bei Geschäftsreisen verwendet wird.

Die Tagessätze gelten für Mitarbeiter aller Unternehmen, die sich dafür entscheiden, die Richtlinien des Bundes zu befolgen. Die Tagessätze des Bundes sind der Betrag, den die Regierung ihren Arbeitnehmern zahlt, wenn sie zur Arbeit reisen. Die Regierung hat eine eigene Tabelle zusammengestellt pro Tag nach Bundesstaat um die Beträge dieser Zahlungen zu vereinheitlichen. Ein Tagesgeld schützt Sie außerdem und gibt Ihnen die Gewissheit, dass die Zahlung, die Sie erhalten, fair ist und alle Ihre Ausgaben abdecken sollte.

Obwohl diese Tagessätze für Regierungsangestellte gelten, haben auch viele private Unternehmen diese Sätze übernommen. Wenn Ihr Unternehmen staatliche Tagessätze verwendet, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, auf Reisen zusätzliches Geld auszuhandeln.

Was Sie über Taggelder wissen müssen

Der Tagessatz wird zusätzlich zu Ihrem Gehalt oder Stundensatz gezahlt und soll Ihre persönlichen Ausgaben während der Reise ausgleichen. Der Betrag, den Sie voraussichtlich schulden, wird auf der Grundlage verschiedener Faktoren berechnet, darunter:

Aufenthaltsort

Die Tagessätze werden im Allgemeinen auf der Grundlage der Lebenshaltungskosten am Zielort berechnet. Die Tagessätze variieren stark je nach Bundesstaat und Landkreis. Es ist keine Überraschung, dass New York City zu den höchsten Tagessätzen des Landes zählt. Die Orte mit den niedrigsten Tagessätzen im Land sind ländlichere Gebiete wie Montana, Missouri und Nebraska.

Dauer der Reise

Der Taggeldbetrag wird als Tagessatz berechnet. Wenn Sie beispielsweise in einen Staat reisen, in dem der Tagessatz 100 US-Dollar pro Tag beträgt, erhalten Sie 100 US-Dollar für jeden Tag, an dem Sie geschäftlich dort sind. Bitte beachten Sie auch, dass für Reisen über 30 Tage nur 75 % des regulären Tarifs berechnet werden. Bei Reisen über 180 Tage erhalten Sie 55 % des regulären Tarifs. Insgesamt spart die Berechnung der Reisekosten auf diese Weise jedem die Zeit, die er sonst mit dem Ausfüllen und Überprüfen detaillierter Spesenabrechnungen verbringen würde.

Unterkunft vs. Verpflegung und Nebenkosten

Der gesamte Tagessatz wird tatsächlich auf der Grundlage von zwei verschiedenen Kategorien berechnet: Unterkunft und Verpflegung sowie Nebenkosten. Auch hier werden beide auf der Grundlage der durchschnittlichen Lebenshaltungskosten in der Region berechnet, alle verbleibenden Lebenshaltungskosten müssen jedoch am Ende Ihrer Reise erstattet werden. Alle ungenutzten Mittel, die für Mahlzeiten und andere sonstige Ausgaben bereitgestellt werden, gehören dem Arbeitnehmer. Der Arbeitnehmer muss jedoch bedenken, dass diese überschüssigen Mittel der Einkommensteuer unterliegen.

Hier sind die Hauptunterschiede zwischen Unterkunft und Verpflegung sowie die Nebenkosten, die Sie beachten sollten:

• Unterbringung: Unter Unterbringung versteht man die Unterbringung in einem Hotel oder einem anderen Ort, an dem Sie während Ihrer Geschäftsreise übernachten. IRS-Notizen Da der Arbeitgeber Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten zusammenlegen kann, verwenden Sie bei Übernachtung des Arbeitnehmers eine Tagespauschale, wenn Sie ihm die aufgelaufenen Kosten erstatten.

• Verpflegung und Nebenkosten: Zu den täglichen Verpflegungs- und Nebenkosten gehören Mahlzeiten, Zimmerservice, Wäscherei, chemische Reinigung und Bügeln sowie Gebühren und Trinkgelder für Personen, die Dienstleistungen wie Kellner und Träger erbringen. Das IRS gibt außerdem an, dass jemand, der selbstständig ist, Tagegelder nur zur Bezahlung von Mahlzeiten verwenden kann.

Etwaige auf die Hotelrechnung eines Mitarbeiters erhobene Steuern sind nicht im Tagessatz des Mitarbeiters enthalten, können aber als sonstige Ausgaben berücksichtigt werden. Ein privater Arbeitgeber kann sich auch dafür entscheiden, nur die Verpflegungskosten des Arbeitnehmers zu übernehmen. Nur sehr wenige Zahlungen dieser Kategorie werden abgelehnt, wenn klar ist, dass die Rechnung zugunsten des Arbeitnehmers erfolgte. Allerdings sollten Sie vorsichtig sein und sich gesonderte Schecks besorgen, wenn Sie mit Kollegen zum Mittagessen ausgehen.

So übermitteln Sie Ihrem Arbeitgeber eine Spesenabrechnung

Bewahren Sie während Ihrer Geschäftsreise alle Quittungen auf. Wenn Sie von Ihrer Reise zurückkommen, reichen Sie eine Spesenabrechnung bei Ihrem Unternehmen ein und reichen diese bei der zuständigen Abteilung ein. Ihre Spesenabrechnung sollte Folgendes enthalten:

1. Reisedaten und Ankunftszeiten: Die Tagespreise variieren auch je nach Saison. Geschäftsreisen sind im Winter deutlich günstiger als im Sommer, der in den meisten Städten die geschäftigste Touristensaison ist. Arbeitgeber werden diesen Faktor berücksichtigen, wenn sie Ihre Geschäftsreise in Betracht ziehen.

2. Es sind Standortkosten entstanden: Ihnen werden die Kosten für die Unterbringung am Zielort in Rechnung gestellt. Das IRS verfügt über eine Liste von Reisezielen mit hohen und niedrigen Kosten, die als Leitfaden bei der Planung von Geschäftsreisen dienen können. Bitte beachten Sie, dass sich diese aufgrund sich ändernder Bundessteuervorschriften jedes Jahr ändern können.

3. Höhe jeder Zahlung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Schecks auf Geschäftsreisen aufteilen, um persönliche Ausgaben richtig zuzuordnen. Sie müssen weiterhin für alle verbleibenden Ausgaben aufkommen, die über die Tagessätze des Bundes oder Landes hinausgehen.

4. Zweck der Geschäftsreise: Zur Kommunikation mit Ihrem Vorgesetzten bei der Planung einer Geschäftsreise. Normalerweise sollte Ihr Vorgesetzter vor Ihrer Reise die Genehmigung erteilen und Informationen zu den Tagessätzen in der Region bereitstellen, in die Sie reisen. Denken Sie daran, dass Tagespauschalen nicht als Teil Ihres Grundgehalts gelten, wenn sie dem bundesstaatlichen Tagessatz entsprechen oder darunter liegen und Sie eine Spesenabrechnung vorlegen.

Obwohl Sie auf der Grundlage Ihres Tagessatzes und nicht Ihrer individuellen Ausgaben bezahlt werden, müssen Sie eine Spesenabrechnung vorlegen, um nachzuweisen, dass Sie die Verpflegungs- und Reisekosten aus eigener Tasche bezahlt haben.