Alles, was Sie über die Auslastung wissen müssen • BUOM

8. April 2022

Die Auslastungsrate kann eine wichtige betriebliche Kennzahl sein, die Unternehmen verfolgen sollten, da sie zukünftige Geschäftsentscheidungen und -strategien beeinflussen kann. Anhand dieses Satzes lässt sich ermitteln, ob das Unternehmen neue Kunden aufnehmen kann, ob möglicherweise zusätzliches Personal benötigt wird, wie viel Zeit die Mitarbeiter für ihre Arbeit aufwenden und wie lange Verwaltungsaufgaben in Anspruch nehmen. Wenn Sie vor der Implementierung mehr über die Auslastungsrate wissen, können Sie sie effizienter nutzen. In diesem Artikel besprechen wir, was eine Auslastung ist, wie man sie berechnet, warum man sie verwendet und einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können, die Auslastung zu erhöhen.

Was ist die Auslastung?

Der Auslastungsgrad ist der Prozentsatz der Gesamtarbeitszeit eines Mitarbeiters, der für Aufgaben aufgewendet wird, die von Kunden bezahlt werden. Die Auslastungsrate misst die Abrechnungseffizienz und kann zeigen, ob Sie genug abrechnen, um Gemeinkosten, Gewinn und andere Ausgaben zu bezahlen. Die abrechenbare Auslastungsrate und die Ressourcenauslastungsrate sind zwei Formen der Auslastungsrate, die unterschiedliche Funktionen erfüllen:

Abrechnungsfähige Nutzungsrate

Die abrechenbare Auslastung ist eine Kennzahl, die bewertet, wie viel Zeit ein Mitarbeiter von der insgesamt verfügbaren Zeit für projektbezogene Aufgaben aufwendet. Dieser Indikator wird durch einen Prozentsatz zwischen 0 % und 100 % repräsentiert. Softwareunternehmen, Beratungsfirmen, Agenturen und andere professionelle Dienstleister verwenden häufig abrechenbare Nutzungsraten, um die aufgewendete Zeit zu messen und den Kunden dann entsprechend in Rechnung zu stellen.

Ressourcennutzungsrate

Die Ressourcennutzung ist eine gängige Geschäftsstatistik zur Verfolgung der täglichen Produktivität eines Mitarbeiters und umfasst sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Zeit. Die Ressourcennutzung kann Trends in der gesamten Unternehmensproduktion erkennen und dem Management bei der Planung von Quoten und Einstellungsstrategien helfen. Wenn die Auslastung eines Mitarbeiters hoch ist, bedeutet dies, dass die Arbeitsbelastung des Teammitglieds hoch ist.

So berechnen Sie die Auslastung

Hier sind drei Formeln zur Berechnung der Auslastung:

1. Berechnung des Nutzungsfaktors

Hier ist die Formel zur Berechnung Ihrer idealen Auslastung:

Gesamte abrechenbare Stunden/insgesamt verfügbare Stunden

Wenn beispielsweise ein Programmierer bei einer Softwareagentur 40 Stunden pro Woche hat, entspricht das 2.000 Stunden pro Jahr, vorausgesetzt, der Programmierer nimmt sich zwei Wochen frei. Für verschiedene Kunden rechnet er das ganze Jahr über insgesamt 1.500 Stunden ab. Seine individuelle Auslastung können Sie anhand des folgenden Verhältnisses ermitteln: 1500/2000 = 0,75. Die Auslastung eines Programmierers beträgt 75 %, was bedeutet, dass er 75 % seiner verfügbaren Zeit für bezahlte Arbeit und nicht mehr als 25 % für unbezahlte administrative, ehrenamtliche oder nicht damit zusammenhängende Aufgaben aufwendet.

2. Berechnung des Kapazitätsauslastungsfaktors

Der durchschnittliche Auslastungsgrad aller Mitarbeiter eines Unternehmens ist der Kapazitätsauslastungsgrad, der sich nach folgender Formel berechnen lässt:

Summe der Auslastungsgrade aller Mitarbeiter / Gesamtzahl der Mitarbeiter

Wenn ein Unternehmen beispielsweise fünf Mitarbeiter hat und ihre individuellen Auslastungsraten 80 %, 75 %, 85 %, 65 % und 60 % betragen, können Sie ihre Kapazitätsauslastungsraten wie folgt berechnen:

(80 % + 75 % + 85 % +65 % + 60 %) / 5 = 365 % / 5 = 73 %

Damit beträgt die Kapazitätsauslastung des Unternehmens 73 %.

3. Berechnung der idealen Auslastung

Hier ist die Formel zur Berechnung Ihrer idealen Auslastung:

(Ressourcenkosten + Gemeinkosten + Gewinnspanne) / (insgesamt verfügbare Stunden x abrechenbarer Zielsatz)

Wenn beispielsweise die gesamten Ressourcenkosten des Unternehmens 100.000 US-Dollar betragen, die Gemeinkosten 20.000 US-Dollar betragen und das Ziel der Organisation ein Gewinn von 20 % ist, beträgt ihr Gesamtgewinn 24.000 US-Dollar ((100.000 + 20.000) x 0,20) = 24.000 US-Dollar. Wenn außerdem jedem Mitarbeiter 2.000 Arbeitsstunden zur Verfügung stehen und der Zielstundensatz des Unternehmens 90 US-Dollar beträgt, können Sie die ideale Auslastungsrate wie folgt berechnen:

(100.000+20.000+24.000)/(2000 x 90) = (144.000/180.000) = 0,80

Das heißt, wenn ein Unternehmen 90 US-Dollar pro Stunde berechnen möchte, beträgt die ideale Auslastung 80 %, um alle Ausgaben zu bezahlen und einen Gewinn von 20 % zu erzielen.

Gründe für die Verwendung der Auslastungsrate

Die Auslastungsrate hilft dabei, das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter zu messen. Diese Geschwindigkeit kann auch bei der Kapazitätsplanung und der Schätzung des Ressourcenbedarfs hilfreich sein. Hier sind einige häufige Gründe für die Verwendung der Auslastungsrate:

Zeiteinteilung

Viele Unternehmen verwenden die Auslastungsrate als Leistungsmaß, da die Auslastungsrate zeigen kann, wie viel Zeit Mitarbeiter für abrechenbare Aufgaben aufwenden. Niedrige Werte können darauf hindeuten, dass die Mitarbeiter viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen oder dass sie von einer anspruchsvolleren Arbeit profitieren könnten. Die Ermittlung und Verfolgung der Auslastungsraten kann sowohl für Manager als auch für Mitarbeiter von Vorteil sein und jedem helfen, besser zu verstehen, für welche Aufgaben er Zeit aufwendet.

Geschäftsentwicklung

Die Berechnung der Auslastungsraten nach Aufgabenbereich oder Abteilung kann auch Aufschluss darüber geben, welche Fähigkeiten oder Dienstleistungen in einem Unternehmen gefragt sind. Dies kann dem Management dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen das Unternehmen wachsen und mehr Mitarbeiter einstellen kann. Hohe Auslastungsraten korrelieren oft mit der Rentabilität und geben oft Aufschluss darüber, welche Dienste profitabler sind. Dieses Wissen kann für Vertriebs- und Geschäftsentwicklungsexperten nützlich sein, da es ihnen ermöglicht, Zeit in Leads zu investieren, die sich für Projekte qualifizieren, die möglicherweise profitabler sind.

Verbessern Sie die Projektplanung

Nutzungsmetriken können Ihnen dabei helfen, die Projektplanung und Ressourcenzuweisung zu verbessern. Wenn beispielsweise sechs Mitarbeiter an einem Softwareentwicklungsprojekt arbeiten und sie nur die Hälfte ihrer Zeit nutzen, ist ihre Auslastung niedrig. Dies kann darauf hindeuten, dass zu viele Personen an demselben Projekt arbeiten oder dass andere Aufgaben ihre Zeit beanspruchen.

Tipps zur Steigerung Ihrer Auslastung

Hier sind einige Tipps zur Steigerung der Auslastungsrate Ihres Unternehmens:

Nutzen Sie eine Zeiterfassungssoftware

Der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware zur Verfolgung abrechnungsfähiger Stunden bietet mehrere Vorteile. Dadurch können Mitarbeiter alle ihre Stunden effizienter und genauer erfassen. Eine solche Software kann auch den Zeiterfassungsprozess vereinfachen und ist damit bequemer als die manuelle Zeiterfassung. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Produktivität nach der Integration einer Zeiterfassungssoftware besser ist, als Sie es sich vorgestellt haben.

Reduzierung unbezahlter Stunden

Viele Unternehmen haben nicht abrechenbare Stunden auf ihrem Plan, aber es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden zu finden. Durch die Reduzierung nicht abrechenbarer Stunden erhöht sich die maximale Stundenzahl, die ein Unternehmen für bezahlte Arbeit aufwenden kann. Die Minimierung nicht abrechenbarer Zeit kann auch zu einer positiven Feedbackschleife beitragen, die Mitarbeiter dazu ermutigt, ihre Auslastungsraten weiter zu verbessern.