9 Vorteile der Einstellung eines virtuellen Reiseassistenten • BUOM
4. November 2021
Wenn Sie beruflich häufig reisen, ist es hilfreich, Planungs- und Organisationstechniken zu implementieren, um sicherzustellen, dass jede Reise reibungslos verläuft. Geschäftsreisende können von der Unterstützung und Koordination eines Reiseassistenten profitieren. Wenn Sie erfahren, wie sich die Arbeit mit einem virtuellen Reiseassistenten positiv auf Ihre Geschäftsreisen auswirken kann, können Sie die richtige Art von Service für Ihre Bedürfnisse auswählen. In diesem Artikel listen wir neun Vorteile auf, die die Einstellung eines virtuellen Reiseassistenten mit sich bringt.
Was ist ein virtueller Reiseassistent?
Ein virtueller Reiseassistent ist eine Fachkraft, die Reisen plant und organisiert und grundlegende Verwaltungsaufgaben aus der Ferne erledigt. Geschäftsleute können virtuelle Reiseassistenten auf Stunden- oder Kurzzeitbasis einstellen, um Aufgaben zu übernehmen wie:
Routen erstellen
Finden Sie die besten Preise für Flüge und Hotels
Hotel- und Restaurantreservierungen
Suchen Sie nach Flug- und Bahntickets
Vermietung von Autos und anderen Transportmitteln
Tourbuchung
Beantwortung von Telefonanrufen und E-Mails
Geldwechsel
Planen von Besprechungen
Senden Sie Erinnerungen an Reisepläne
9 Vorteile der Beauftragung eines virtuellen Reiseassistenten
Zu den neun wesentlichen Vorteilen der Einstellung eines virtuellen Reiseassistenten gehören:
1. Zeitersparnis
Ein virtueller Reiseassistent übernimmt in der Regel zeitaufwändige Aufgaben wie die Suche nach Flügen, die Buchung von Unterkünften und die Organisation von Reiserouten. Um Ihrem Assistenten dabei zu helfen, dies effektiv zu tun, teilen Sie ihm Ihre Reisedaten, Besprechungspläne und Aktivitäten mit, an denen Sie teilnehmen möchten, z. B. einen Spaziergang durch die Stadt. Dann kann der Reiseassistent alles planen und Ihnen einen detaillierten Tagesplan aller Ihrer Verpflichtungen liefern. Dazu können Kontaktinformationen zu Hotels, Restaurants und Konferenzzentren, Flugzeiten, Namen von Flughafenterminals und Besichtigungsmöglichkeiten gehören. Dies kann Ihnen helfen, Ihre Zeit beim Abschluss von Arbeitsprojekten effizienter zu nutzen.
Virtuelle Reiseassistenten sammeln und kopieren außerdem alle wichtigen Reisedokumente und -pläne. Wenn Sie dann eine Frage zu Ihrem Zeitplan oder zu lokalen Sehenswürdigkeiten haben, können Sie einfach Ihren Assistenten fragen, anstatt selbst Zeit mit der Suche nach diesen Informationen zu verschwenden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Sie Zeit haben, sich auf die effiziente Erledigung von Arbeitsaufgaben zu konzentrieren und Ihre Reise in Ihrer Freizeit zu genießen.
2. Ein bestimmtes Budget einhalten
Virtuelle Reiseassistenten wissen oft, wo sie nach tollen Angeboten für Flugtickets, Hotelzimmer und Transportmittel suchen können. Sie können ihnen Ihr Budget und eine Liste Ihrer Vorlieben mitteilen, z. B. die Hotelausstattung, die Ihnen gefällt, oder Ihren Lieblingssitzplatz im Flugzeug. Ihr virtueller Reiseassistent kann dann die besten Optionen finden und buchen, die zu Ihrem Budget und Ihren Bedürfnissen passen.
Darüber hinaus arbeiten die meisten virtuellen Reiseassistenten auf Stundenbasis, was bedeutet, dass Sie nur für die Zeit bezahlen, die Sie ihre Dienste nutzen. Da sie aus der Ferne arbeiten, können sie niedrigere Gebühren verlangen als interne oder persönliche Assistenten. Dies kann Ihnen und dem Unternehmen, für das Sie arbeiten, dabei helfen, ein bestimmtes Budget einzuhalten und Geld zu sparen, während Sie gleichzeitig Zugang zu den Fähigkeiten und dem Wissen eines ausgebildeten Fachmanns erhalten.
3. Stress reduzieren
Eine Geschäftsreise mit vielen Ereignissen und Details kann stressig sein. Ein virtueller Reiseassistent kann den Stress auf Reisen reduzieren und es Ihnen ermöglichen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Bitten Sie Ihren Assistenten, Ihnen vor Ihrer Abreise eine Packliste zuzusenden, damit Sie alles haben, was Sie für jedes Meeting, Abendessen oder jeden lustigen Ausflug brauchen.
Wenn ein unerwartetes Ereignis eintritt, beispielsweise eine Flugannullierung oder eine Umleitung, können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Assistent die Kontrolle hat. Virtuelle Assistenten können auch helfen, wenn Sie Ihr Portemonnaie, Ihren Ausweis oder Ihr Geld verlieren. Sie senden Ihnen möglicherweise elektronische Kopien Ihres Personalausweises, kontaktieren Ihr Kreditkartenunternehmen oder überweisen Geld auf Ihr Konto.
4. Sicherstellung einer pünktlichen Ankunft und Abreise
Virtuelle Reiseassistenten sind für die Reisevorbereitung verantwortlich, damit Sie pünktlich zu Besprechungen und anderen wichtigen Ereignissen erscheinen. Sie können den Transport planen und Alternativpläne erstellen, die Sie nutzen können, wenn der Fahrer oder das Taxi zu spät kommt. Ein virtueller Reiseassistent verfügt häufig über Erfahrung in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Reiseunternehmen und verfügt daher möglicherweise über ein tiefes Verständnis dafür, welche Unternehmen einen schnellen und zuverlässigen Service bieten. Diese Fachleute können Ihnen auch einen morgendlichen Weckruf, einen geplanten Alarm oder eine andere Benachrichtigung zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass Sie aufwachen und pünktlich zu Ihren Terminen erscheinen.
5. Buchung einer Unterkunft an einem günstigen Ort
Wenn Sie in eine neue Stadt oder ein neues Land reisen, wissen Sie möglicherweise nicht, was Sie erwartet oder wo Sie übernachten sollen. Um Ihnen bei der Auswahl einer Unterkunft zu helfen, führt ein virtueller Reiseassistent Recherchen durch, um sicherzustellen, dass Sie in einer sicheren und bequemen Gegend übernachten. Sie nehmen auch Reservierungen basierend auf Ihren Prioritäten vor. Wenn Sie beispielsweise einen Flug am frühen Morgen haben, kann der Assistent Ihnen ein Hotel in der Nähe des Flughafens buchen. Wenn Sie Kunden bewirten, reservieren diese möglicherweise ein Hotelzimmer und ein Restaurant in einem beliebten Innenstadtbereich.
6. Erhöhte Produktivität
Virtuelle Reiseassistenten können Ihre Produktivität auf Reisen steigern, indem sie Sie bei der Verwaltung von Reiseplänen, Ausgaben und Papierkram unterstützen. Dadurch haben Sie mehr Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, beispielsweise das Erstellen von Präsentationen oder die Teilnahme an Konferenzen.
Einige virtuelle Reiseassistenten übernehmen während Ihrer Reise administrative Aufgaben. Der Assistent kann beispielsweise Ihre Anrufe und E-Mails überwachen, automatische Antworten einrichten, auf Kunden- oder Kundenanfragen antworten und grundlegende Buchhaltung und Rechnungsstellung übernehmen. Ein virtueller Reiseassistent kann auch Ihre E-Mails verwalten und Nachrichten nach Wichtigkeit in Kategorien oder Ordner filtern. Wenn Ihr Job es erfordert, dass Sie in einem Blog oder in sozialen Medien posten, kann Ihr Assistent zu festgelegten Zeiten für Sie posten, um das Publikum des Unternehmens zu motivieren.
7. Personalisieren Sie Ihre Reise
Virtuelle Reiseassistenten können eine Reise planen, die all Ihren Bedürfnissen entspricht. Wenn Sie beispielsweise daran interessiert sind, eine Geschäftsreise mit einem Urlaub zu kombinieren, kann ein virtueller Reiseassistent eine praktische Reiseroute entwerfen, die zu Ihren Geschäfts- und Freizeitzielen passt. Der Assistent kann auch eine Reise für eine Gruppe von Personen mit unterschiedlichen Budgets und Vorlieben organisieren, was nützlich ist, wenn Sie mit einer Gruppe von Kollegen reisen. Darüber hinaus kann ein virtueller Reiseassistent tägliche Reiserouten basierend auf Ihrem Arbeitsplan und Ihren persönlichen Interessen erstellen, sodass Sie während der Arbeit gerne an einen neuen Ort reisen.
8. Bereitstellung fachkundiger Beratung
Virtuelle Reiseassistenten haben Erfahrung bei der Auswahl beliebter Übernachtungs-, Essens- und Ausflugsziele in Großstädten. Möglicherweise verfügen sie auch über lokale Kontakte und fortgeschrittene Recherchefähigkeiten, die ihnen dabei helfen können, Aktivitäten, exklusive Restaurants und lokale Sehenswürdigkeiten zu finden, die sie auf Geschäftsreisen besuchen können. Virtuelle Reiseassistenten geben in der Regel zuverlässige Ratschläge zu der Region, in die Sie reisen möchten, sodass Sie weniger Zeit mit der Recherche des Standorts verbringen und mehr Zeit damit haben, Ihren Besuch zu genießen.