9 Strategien zur Prozessverbesserung | • BUOM
24. Juni 2021
Sie können Ihre Geschäftsprozesse untersuchen, um die Probleme Ihres Unternehmens zu identifizieren und diese zu verbessern, um Ihren Gewinn zu maximieren. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ist eine fortlaufende Aktivität, die viele Unternehmen im Zuge der Veränderungen in ihrer Branche durchführen. Die Verbesserung Ihrer Prozesse kann dazu beitragen, die Produktion zu beschleunigen, Redundanzen zu beseitigen und so die Produktivität und den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern. In diesem Artikel besprechen wir, was Prozessverbesserung ist, und stellen neun Strategien vor, mit denen Sie Ihre Prozesse verbessern können.
Was ist Prozessverbesserung?
Unter Prozessverbesserung versteht man, wenn ein Unternehmen versucht, seine Prozesse zu verbessern, um die Kundenreichweite und -zufriedenheit zu erhöhen. Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Aktivitäten, die auf die Herstellung, den Vertrieb, die Vermarktung und den Verkauf von Produkten abzielen. Im Laufe der Zeit, wenn Unternehmen wachsen und sich Branchen verändern, müssen Unternehmen möglicherweise ihre Prozesse neu bewerten, um sicherzustellen, dass sie weiterhin effektiv sind. Dabei wird das Unternehmen seine Prozesse immer wieder testen, analysieren, messen und verändern. Auf diese Weise können sie neue Wege zur Herstellung von Produkten entdecken oder den Kundenservice verbessern.
Wenn Sie eine Strategie zur Geschäftsprozessverbesserung erstellen, können Sie sich auf die folgenden Dinge konzentrieren:
Enge Stellen. Engpässe sind der Teil Ihres Prozesses, in dem sich Dinge verzögern und nicht schnell voranschreiten können. In der Fertigung entsteht beispielsweise ein Engpass, wenn ein Unternehmen Produkte schneller produziert, als es sie liefern kann. Durch die Beseitigung von Engpässen können Sie Ihre Prozesse beschleunigen und Zeit und Geld sparen.
Kontaktpunkte: Berührungspunkte sind Orte, an denen Sie mit Ihren Kunden interagieren, beispielsweise Ihre Kundendienstabteilung. Nützliche Touchpoints für Ihre Kunden können zu einem besseren Markenimage führen.
Riskante Aktionen. Sie können Aktionen identifizieren, die zu Fehlern oder negativen Ergebnissen führen können, sodass Sie diese anpassen oder entfernen können, um Ihre Leistung zu verbessern. Wenn Sie beispielsweise veraltete Software verwenden, die ständig einfriert oder Informationen ungenau aufzeichnet, kann ein Upgrade auf modernere und zuverlässigere Technologie Ihnen helfen, Zeit und Geld zu sparen.
Hochwertige Aktivitäten: Dies sind die Aspekte Ihres Unternehmens, die in Bezug auf den Umsatz die größte Rendite erzielen. Hochwertige Aktivitäten sind Aufgaben, auf deren Verbesserung Sie sich konzentrieren möchten, um den größtmöglichen Ertrag zu erzielen. Ein Einzelhandelsunternehmen kann sich beispielsweise auf wichtige Aktivitäten wie den Kundenservice konzentrieren, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Markentreue aufzubauen.
Aktivitäten mit geringem Wert: Dies sind Aspekte Ihres Unternehmens, die möglicherweise keinen oder nur geringen Gewinn generieren. Aktivitäten von geringem Wert sind Aufgaben, die Sie minimieren oder entfernen sollten. Wenn sie immer noch wichtig sind, können Sie auch eine Automatisierung in Betracht ziehen, um Aufgaben erledigt zu halten, während sich Ihre Teammitglieder auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Beispielsweise muss ein Einzelhandelsunternehmen möglicherweise alte Quittungen zur Dokumentation nachverfolgen, möchte diese Aufgabe jedoch möglicherweise automatisieren, da dadurch kein Umsatz generiert wird.
9 Strategien zur Prozessverbesserung
Hier sind einige Strategien, mit denen Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern können:
1. Teamarbeit
Wenn Sie herausfinden, wie ein Prozess verbessert werden kann, sollten Sie die Leute im Team konsultieren, um herauszufinden, welche Ideen sie haben. Sie haben möglicherweise Einblick in einen Prozess, den ein Außenstehender nicht sehen kann. Damit ein neuer Prozess funktioniert, ist es wichtig, dass sich das Team dafür einsetzt, ihn zu lernen und zu verändern, und es ist wahrscheinlicher, dass es an den neuen Prozess glaubt, wenn es an seiner Entstehung beteiligt ist.
2. Automatisierung
Automatisierung ist die Einführung von Technologie in Ihre Geschäftsprozesse, um zu verhindern, dass Mitarbeiter sich wiederholende Aufgaben ausführen müssen, die keinen Mehrwert bieten. Automatisierung kann Zeit sparen, indem sie Ihnen hilft, Inkonsistenzen oder Engpässe zu beseitigen und Ihre Prozesse zu verbessern. Sobald Sie herausgefunden haben, welche Aufgaben diese Probleme verursachen, sollten Sie darüber nachdenken, technische Lösungen zu finden, um Ineffizienzen zu beseitigen.
Dank der Technologie ist es auch viel einfacher, Daten zu sammeln. Wenn Sie also Ihre Prozesse verbessern, sollten Sie automatisierte Tools in Betracht ziehen, die Ihnen beim Sammeln und Organisieren von Informationen helfen. Sie können auch die Kommunikation erleichtern, Besprechungen mit Teammitgliedern organisieren und Ihnen bei der Organisation Ihrer Pläne helfen.
3. Denkfabriken
Wenn Sie Verbesserungen an Ihren Geschäftsprozessen entwickeln, sollten Sie darüber nachdenken, regelmäßig Think-Tank-Sitzungen abzuhalten, um neue Ideen zu hören und mit Ihren Teammitgliedern zu sprechen. Sie können Gruppen organisieren und Mitglieder Ihres Teams auswählen, die wertvolle Beiträge zu einem bestimmten Thema leisten können. Anschließend können Sie ihnen Zeit und Raum für die Kommunikation und die Entwicklung ihrer Ideen geben.
Mit regelmäßigen Sitzungen können Sie Ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich überwachen und verbessern, um maximale Effizienz zu erzielen. Dadurch können sich die Teammitglieder stärker in den Prozess einbinden und die Gesamtleistung verbessern. Es kann auch wertvolle Informationen aus verschiedenen Perspektiven liefern.
4. Kommunikation
Produktive Kommunikation kann sich auf die Geschwindigkeit und Genauigkeit jeder Aufgabe auswirken und Teams dabei helfen, produktiver zu sein. Teams müssen intern und untereinander kommunizieren, um sicherzustellen, dass Ziele und Verfahren aufeinander abgestimmt sind. Unternehmen können jedoch auch unnötige Kommunikation wie Massen-E-Mails oder lange E-Mail-Ketten einschränken, um Zeit- und Ressourcenverschwendung zu vermeiden.
Viele Unternehmen konzentrieren sich darauf, wie effektiv ihre Kommunikation ihre Geschäftsprozesse verbessert, da sie Auswirkungen auf alle Abteilungen haben kann. Sie können prüfen, welche Redundanzen in Ihren Kommunikationsabläufen bestehen. Durch die Verkürzung der Kommunikationskette kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die Menschen alle benötigten Updates erhalten, ohne dass Informationen verloren gehen.
5. Ursache-Wirkungs-Diagramme
Mithilfe von Diagrammen erhalten Sie eine visuelle Darstellung Ihrer Prozesse, die Ihnen dabei helfen kann, zugrunde liegende Probleme oder Redundanzen zu erkennen. Das Fischgrätendiagramm ist ein beliebtes Prozessverbesserungsdiagramm, da es Ursachen und Auswirkungen visualisiert und Ihnen so helfen kann, zu verstehen, welche Ihrer Prozesse Verzögerungen verursachen.
Um ein Fischgrätendiagramm, auch Fischgrätendiagramm genannt, zu erstellen, zeichnen Sie eine horizontale Linie mit drei oder vier diagonalen Linien, die vom oberen und unteren Ende der Mittellinie ausgehen und nach links abfallen. Dadurch entsteht eine Form ähnlich einer Fischgräte, die dem Diagramm seinen Namen gibt. Benennen Sie ganz rechts auf der Mittellinie das Problem, das Sie analysieren. Fragen Sie von hier aus Ihr Team nach einem Aspekt Ihres Prozesses, der dieses Problem verursachen könnte, und platzieren Sie ihn auf der nächsten diagonalen Linie. Besprechen Sie dann, was diesen Aspekt beeinflusst. Setzen Sie diese Übung fort, bis Sie die Ursache der Wirkung danach nicht mehr finden können. Dies ist die Wurzel Ihres Problems und darauf können Sie Ihre Verbesserungspläne konzentrieren.
6. Matrix-TVO
Die GUT-Matrix ist ein Diagramm, mit dem Sie eine Hierarchie der Verbesserungen erstellen können, die Sie an Ihren Prozessen vornehmen können. Dies kann Ihnen dabei helfen, Verbesserungen an Ihrem Prozess zu orchestrieren, sodass Sie sich kontinuierlich verbessern. Mithilfe eines Diagramms können Sie die von Ihrem Team identifizierten Probleme auflisten, z. B. Engpässe, riskante Aktivitäten oder Aktivitäten ohne Mehrwert. Anschließend können Sie ein Diagramm erstellen, das diese Probleme auflistet und jedes einzelne in drei Kategorien einordnet:
Schwerkraft: Was sind die möglichen Konsequenzen, wenn dieses Problem fortbesteht?
Dringlichkeit. Wie lange wird es dauern, bis dieses Problem zu Einkommensverlusten führt?
Trend: Wird dieses Problem schlimmer oder bleibt es gleich?
Bewerten Sie Ihre Probleme für jede Kategorie mit einer Skala von eins bis fünf, wobei eins den am wenigsten schwerwiegenden oder besten Zustand und fünf den sehr schwerwiegenden oder schlimmsten Zustand darstellt. Sie können für jedes Problem eine Gesamtpunktzahl erstellen, indem Sie die Werte jeder Kategorie für jedes Problem multiplizieren. Sie können sie dann einordnen, wobei das am höchsten eingestufte Problem die meiste Aufmerksamkeit erfordert.
7. Lean Manufacturing
Bei der Überlegung, wie Sie Ihre Prozesse verbessern können, können Sie den Lean-Verbesserungsprozess nutzen, der sich auf kontinuierliche Verbesserung, die Reduzierung von Verschwendung und die Positionierung der Kundenbedürfnisse und ihrer Wahrnehmung Ihres Produkts in den Mittelpunkt Ihrer Prozesse konzentriert. Diese Strategie wird normalerweise in Produktionsumgebungen verwendet, Sie können sie jedoch in jeder Branche implementieren.
Um einen Lean-Prozess zu nutzen, untersuchen Sie Ihre Prozesse in allen Abteilungen in Bezug auf Ihr Unternehmen als Ganzes, anstatt sie nach Abteilungen zu untersuchen. Wenn Sie das Unternehmen als Ganzes betrachten, können Sie die Abteilungsentlassungen identifizieren, die Sie laut Lean beseitigen sollten. Das Ziel besteht darin, weniger Platz und weniger Ressourcen zu verbrauchen, um das gleiche Qualitätsprodukt herzustellen. Lean Manufacturing erfordert außerdem, dass Sie keine großen Investitionen in Lagerbestände oder Ausrüstung tätigen, damit Sie schnell mit der sich ändernden Kundennachfrage Schritt halten können.
Um einen Lean-Verbesserungsprozess umzusetzen, können Sie die folgenden Schritte ausführen:
Definieren Sie Ihr Ziel
Messen Sie Ihre Daten
Ursachenanalyse
Generieren Sie Lösungen
Lösungen umsetzen
Überwachen und überwachen Sie Prozesse, um sicherzustellen, dass Lösungen kontinuierlich angewendet werden.
8. Six Sigma
Mit der Six-Sigma-Strategie können Sie Ihre Arbeitskultur in Richtung Exzellenz umgestalten. Die Prozessverbesserungsstrategie von Six Sigma zielt darauf ab, Produkte mit der besten Qualität zu produzieren, indem Prozesse geschaffen werden, die jedes Mal das gleiche Ergebnis liefern, wenn das Produktionsteam sie wiederholt. Diese Strategie ist oft für produzierende Unternehmen nützlich, Sie können sie aber in jeder Branche umsetzen.
Die Idee basiert auf der statistischen Messung von Sigmas, die in der Standardabweichung verwendet werden, um zu bestimmen, wie weit jedes produzierte Produkt von der Perfektion entfernt ist. Ein Six-Sigma-Prozess wird nur 3,4 Fehler pro Million Möglichkeiten aufweisen. Ziel ist es, dieses Spitzenniveau durch kontinuierliche Prozessverbesserung zu erreichen, um die Produktion so konsistent wie möglich zu gestalten.
Hier sind zwei wichtige Aspekte der Prozessverbesserung, die Six Sigma effektiv machen:
Metriken: Six Sigma verlässt sich auf statistische Analysen, um Produktvariationen zu identifizieren und Fehler zu beseitigen. Um diese Strategie zu nutzen, können Sie quantitative Daten sammeln und analysieren, um Pläne zu erstellen, die messbare Ergebnisse liefern.
Menschen: Ein wichtiger Aspekt von Six Sigma ist die Notwendigkeit, alle Mitarbeiter zu schulen, um Schwankungen in der Produktion zu beseitigen. Alle Mitarbeiter können zusammenarbeiten, um konsistente Ergebnisse zu gewährleisten.
9. Top-Qualitätsmanagement
Top-Qualitätsmanagement ähnelt Six Sigma, da es sich auf die Beseitigung von Fehlern im Produktionsprozess konzentriert. Das oberste Qualitätsmanagement zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren und Lieferketten zu verkürzen, um Fehler im gesamten Prozess zu vermeiden. Die Automobilindustrie war der ursprüngliche Entwickler dieser Strategie, aber Sie können sie auf jede Branche anwenden, in der Kundenservice und Qualitätssicherung Schlüsselaspekte des Erfolgs sind.
Eines der Ziele des Qualitätsmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied, vom Manager bis zum Mitarbeiter, Verantwortung für seine Ergebnisse übernimmt und dafür sorgt, dass diese von höchster Qualität sind. Diese Strategie zielt darauf ab, die Mitarbeiter kontinuierlich zu schulen und ihre Prozesse zu überwachen, um die Effizienz zu verbessern.
