9 Kundenservice-Tipps zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten • BUOM

Exzellenter Kundenservice ist für den Erfolg vieler Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Als Kundendienstmitarbeiter liegt es in Ihrer Verantwortung, Kunden über die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens aufzuklären und einzubinden. Unabhängig von Ihrer Erfahrung können Sie jederzeit daran arbeiten, Ihre Fähigkeiten im Kundensupport zu verbessern und Ihren Beitrag für Ihr Unternehmen und seine Kunden zu steigern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie im Kundenservice glänzen und stärkere Beziehungen zu Ihren Kunden aufbauen.

Was ist Kundenservice?

Kundenservice ist die Unterstützung, die ein Unternehmen Kunden bietet, die ihre Produkte oder Dienstleistungen kaufen. Diese Unterstützung kann die Beantwortung von Fragen, die Bearbeitung von Kundenproblemen oder -beschwerden, die Fehlerbehebung, die Schulung von Benutzern und den Verkauf neuer Produkte umfassen.

Viele Kunden schätzen die persönlichen Interaktionen mit Unternehmen und möchten das Gefühl haben, dass ihre Unterstützung wertgeschätzt wird. Sie können dafür sorgen, dass sich Ihre Kunden wertgeschätzt fühlen, indem Sie ihnen einen hilfreichen, umfassenden und persönlichen Service bieten.

So verbessern Sie Ihre Kundendienstfähigkeiten

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Es gibt viele Soft Skills, die dies ermöglichen Bieten Sie einen qualitativ hochwertigen Kundenservice, einschließlich zwischenmenschlicher Fähigkeiten und Kommunikationstechniken. Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Ihr Kundenservice-Erlebnis zu verbessern und den bestmöglichen Support zu bieten.

1. Kennen Sie Ihre Kunden.

2. Zeige Empathie.

3. Seien Sie ein aktiver Zuhörer.

4. Fragen Sie, ob die Kunden es verstehen.

5. Seien Sie sympathisch.

6. Geben Sie zeitnahe Antworten.

7. Geben Sie präzise Antworten.

8. Nachverfolgen.

9. Einladendes Feedback.

1. Kennen Sie Ihre Kunden

Der erste Schritt im Kundenservice besteht darin, die Bedürfnisse, Erfahrungen und Erwartungen Ihrer Kunden zu verstehen. Sie können Recherchen durchführen, die häufige Kundenfragen und Bedenken zu den Produkten oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens verfolgen und Sie so auf viele zukünftige Interaktionen vorbereiten. Scheuen Sie sich bei der persönlichen Kommunikation nicht, den Kunden nach seinen spezifischen Wünschen oder Anforderungen an das Produkt zu fragen. Diese Informationen können mit Ihrem fundierten Wissen über das Produkt oder die Dienstleistung kombiniert werden, um Probleme zu beheben oder klare Antworten zu geben, sodass Sie den Kunden sicher und schnell erreichen können.

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2. Zeigen Sie Empathie

Empathie entsteht, wenn man den Standpunkt einer anderen Person vollständig verstehen kann. Wenn Sie mit einem unzufriedenen Kunden konfrontiert werden, zeigen Sie Empathie und denken Sie darüber nach, wie Sie an seiner Stelle behandelt werden möchten. Sie möchten wahrscheinlich mit Respekt angesprochen werden und das Gefühl haben, dass die andere Person Ihnen wirklich zuhört. Nutzen Sie Empathie, um Kundenprobleme sorgfältig zu lösen und deren Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen zu personalisieren.

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3. Seien Sie ein aktiver Zuhörer

Aktives Zuhören ist eine Kommunikationsfähigkeit, bei der man dem Redner zuhört, um seine Botschaft vollständig zu verstehen, bevor man eine Antwort formuliert und seine Teilnahme kommuniziert. Sie sollten diese Fähigkeit nutzen, wenn Sie versuchen, sich in den Kunden hineinzuversetzen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, was seine Frage oder sein Anliegen ist, bevor Sie einen Weg finden, ihm zu helfen.

Eine Technik des aktiven Zuhörens, die Sie anwenden können, besteht darin, die Frage oder Aussage des Kunden neu zu formulieren, um sicherzustellen, dass Sie verstehen, was er braucht. Eine andere Taktik besteht darin, eine bejahende Sprache zu verwenden, wie zum Beispiel „Ich verstehe vollkommen“ oder „Ich schätze Ihre Situation.“ Sie können auch Folgefragen stellen, um weitere Informationen zu erhalten und so besser auf die Situation des Kunden eingehen zu können. Durch aktives Zuhören können Sie den bestmöglichen Kundenservice bieten.

4. Fragen Sie, ob die Kunden es verstehen

Kundendienstmitarbeiter sind dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass Kunden Interaktionen mit allen Informationen verlassen, die sie benötigen. Während der Kommunikation können Sie Kunden fragen, ob sie weitere Fragen zu dem haben, was Sie besprochen haben. Wenn sie Ihre Nachricht nicht verstanden haben, können Sie Ihre Nachricht überarbeiten oder vereinfachen.

5. Seien Sie sympathisch

Bemühen Sie sich als Kundendienstspezialist, zugänglich, freundlich und sympathisch zu bleiben, damit sich die Kunden wohl fühlen. Sprechen Sie in einem ruhigen, freundlichen Ton und verwenden Sie Affirmationen, um Ihren Kunden zu zeigen, dass Sie sie verstehen. Bei einigen Interaktionen finden Sie möglicherweise auch Gemeinsamkeiten hinsichtlich gemeinsamer Interessen oder Erfahrungen, wenn dies für das Gespräch relevant ist. Diese Kommunikationsmethoden können Ihnen dabei helfen, respektvolle und freundschaftliche Beziehungen aufzubauen.

Wenn Sie persönlich mit Kunden interagieren, verwenden Sie Körpersprache wie ein Lächeln, Augenkontakt und eine offene Haltung, um Kunden zu ermutigen, auf Sie zuzugehen. Wenn Sie Kundenservice per Telefon anbieten, sollten Sie darüber nachdenken, den Kunden zu benachrichtigen, wenn Sie sein Problem untersuchen oder Schritte zur Lösung seiner Bedenken unternehmen.

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6. Geben Sie schnelle Antworten

Ein weiteres wichtiges Merkmal eines exzellenten Kundenservice ist die Pünktlichkeit. Indem Sie Kundenanliegen antizipieren, können Sie schnell umsetzbare Lösungen vorbereiten. Sie können auch schnelle Antworten geben, indem Sie Ihr Wissen über Produkte oder Dienstleistungen ständig aktualisieren, um schnell darauf zurückgreifen zu können. Konzentrieren Sie sich bei der Interaktion mit Kunden auf deren Bedürfnisse, um ihre wertvolle Zeit optimal zu nutzen.

Ihr Unternehmen kann Technologie bereitstellen, die Sie bei der Verwaltung Ihrer Kundeninteraktionen unterstützt, einschließlich Computern oder Handheld-Geräten für die Suche nach Informationen oder die Navigation im Lagerbestand. Machen Sie sich mit diesen Technologien vertraut, sofern verfügbar, und nutzen Sie sie bei der Kommunikation mit Kunden, um deren Fragen oder Anliegen schnell zu beantworten. Diese Strategien können Wartezeiten verkürzen und es Ihnen ermöglichen, Probleme so zu lösen, dass die Kunden zufrieden sind.

7. Geben Sie präzise Antworten

Sie können auch Ihr Wissen über Produkte oder Dienstleistungen aktualisieren und die vom Unternehmen bereitgestellte Technologie nutzen, um Kundenfragen korrekt zu beantworten. Präzise Informationen stellen sicher, dass Kunden das Produkt oder die Dienstleistung, die sie nutzen, vollständig verstehen und ihr volles Potenzial nutzen können. Die Bereitstellung nützlicher Informationen fördert außerdem Vertrauen, Markentreue und anhaltende Kundenbindung.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie ein Problem am besten lösen können, versichern Sie dem Kunden, dass Sie sich damit befassen und sich so schnell wie möglich mit ihm in Verbindung setzen werden. Diese Strategie kann entweder persönlich oder am Telefon funktionieren und gibt Ihnen Zeit, die gewünschten Informationen zu recherchieren. Sie können den Kunden informieren, wenn Sie an einer Lösung für sein Problem arbeiten, um seine Zeit zu respektieren. Indem Sie Ihre Kunden beruhigen, zeigen Sie, dass Sie sich dafür einsetzen, ihnen qualitativ hochwertigen Service und genaue Informationen zu bieten.

8. Follow-up

Es gibt viele Gründe, nach einer Interaktion effektiv mit Kunden in Kontakt zu bleiben. Wenn Sie die allgemeine Frage des Kunden beantwortet haben, können Sie ihn fragen, ob er noch weitere Fragen hat. Kunden, die um Rat zur Nutzung eines Produkts oder einer Dienstleistung bitten, können von einem anschließenden Gespräch profitieren, um sicherzustellen, dass sie ihr volles Potenzial nutzen.

Wenn Sie Kunden durch den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen bedienen, können Sie aktuelle oder potenzielle Kunden kontaktieren, um sich für weitere Gespräche oder einen Kauf zur Verfügung zu stellen. Sie können auch Willkommensgesten wie Werbeaktionen oder Rabatte einbauen, um die Kundenbindung zu fördern. Durch die Nachverfolgung können Sie zeigen, dass Sie sich in die Bedürfnisse der Kunden hineinversetzen und sich dafür einsetzen, deren Erfahrungen mit Ihrem Unternehmen zu verbessern.

9. Geben Sie Feedback

Wenn Sie Kunden um Feedback bitten, zeigen Sie Ihr Engagement für einen qualitativ hochwertigen Kundenservice. Sie können Kunden zu Umfragen einladen, um ihre Erfahrungen zu bewerten und Verbesserungsvorschläge auszutauschen. Sie können Einladungen am Ende einer Interaktion verschicken, entweder persönlich oder telefonisch, oder nach Beendigung der Interaktion. Viele Unternehmen verfügen bereits über Feedback-Umfragesysteme. Machen Sie sich daher mit dem System Ihres Unternehmens vertraut, um Kunden zum Teilen ihrer Gedanken zu ermutigen.