8 Schritte zur Erstellung eines effektiven Bereitstellungsplans • BUOM

Bereitstellungspläne können einem Unternehmen dabei helfen, erfolgreich auf ein neues Softwaresystem umzusteigen. Wenn Ihr Unternehmen im Begriff ist, neue Software herauszubringen, kann Ihnen die richtige Bereitstellungsstrategie dabei helfen, Ihre Computerprogramme einfach zu aktualisieren und Codeänderungen in letzter Minute zu verhindern. In diesem Artikel erklären wir, was ein Bereitstellungsplan ist, und besprechen die wichtigsten Faktoren, die vor der Erstellung eines Plans berücksichtigt werden müssen.

Was ist ein Bereitstellungsplan?

Ein Bereitstellungsplan ist ein Prozess, der dazu beiträgt, sicherzustellen, dass eine Softwareanwendung für die Verteilung bereit ist, indem den Teammitgliedern Informationen über Backup-Pläne, Sicherheit und die spezifische Rolle jedes beteiligten Mitarbeiters bereitgestellt werden.

Im Rahmen der Rollout-Pläne versuchen die Mitarbeiter, ein nahtloses Kundenerlebnis zu gewährleisten. Beispiele hierfür sind die Unterstützung bei der Gewährleistung der Fehlerfreiheit neuer Software durch die Verfolgung der Aufgaben, für die jeder Mitarbeiter während der Entwicklung verantwortlich ist. Wenn eine Frage zu einem Auftrag auftaucht, weiß jeder genau, an wen er sich wenden kann, was zu weniger Fehlern bei der Arbeit mit der Software führt.

Zu den wichtigen Informationen, die Sie möglicherweise in Ihren Bereitstellungsplan aufnehmen möchten, gehören:

• Fehlersuche

• Rollen und Verantwortlichkeiten (vor, während und nach der Implementierung)

• Systemunterstützung

• Eskalationsprozesse

Wer nutzt den Bereitstellungsplan?

Kunden und Stakeholder nutzen Bereitstellungspläne, um die Schritte zu verstehen, die für eine erfolgreiche Implementierung neuer Software erforderlich sind. Auch Mitarbeiter nutzen Einsatzpläne. Ein effektiver Einsatzplan kann ihnen beispielsweise dabei helfen, zu wissen, wann ihre Arbeit beginnt, und Einzelheiten zu ihren Verantwortlichkeiten und Erwartungen zu erfahren.

Vorteile von Bereitstellungsplänen

Die Entwicklung eines Bereitstellungsplans nimmt oft viel Zeit in Anspruch, die Ergebnisse können jedoch viele Vorteile mit sich bringen. Nachfolgend sind einige wichtige Vorteile des Bereitstellungsplans aufgeführt:

Es spart Zeit

Wenn Mitarbeiter den Bereitstellungsplan verstehen und genau wissen, was sie tun müssen, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie bei der Installation von Software Fehler machen. Dies kann Zeit sparen, da Sie während der Entwicklung nicht über Korrekturen nachdenken müssen. Bereitstellungspläne können Ihnen auch dabei helfen, Zeit zu sparen, indem sie die effektivsten Möglichkeiten zur Implementierung Ihrer Software detailliert beschreiben.

Bietet mehr Schutz

Sie können die Sicherheit bei der Einführung neuer Software erhöhen, indem Sie ausgewählten Mitarbeitern und Stakeholdern Berechtigungsrollen zuweisen. Berechtigungsrollen geben Benutzern die Möglichkeit, bestimmte Funktionen oder Aktionen auszuführen, beispielsweise das Hinzufügen eines neuen Benutzers zu einer Datenbank.

Der Bereitstellungsplan kann festlegen, wer vor, während oder nach der Bereitstellung Berechtigungsrollen zuweisen kann. Dieses Verfahren sorgt für ein höheres Maß an Sicherheit, indem es Unbefugten den Zugriff auf das System erschwert.

Verfolgt Benutzeraktionen

Bei der Softwarebereitstellung liegt der Schwerpunkt häufig auf der Verfolgung der Benutzeraktivität. Der Bereitstellungsplan gibt normalerweise an, wie Benutzeraktivitätsdaten abgerufen werden. Durch die Überwachung und Analyse dieser Informationen können Sie sicherstellen, dass die Software wie erwartet funktioniert und keine Betriebsprobleme auftreten.

So schreiben Sie einen Bereitstellungsplan

Typischerweise ist der Projektmanager derjenige, der den Bereitstellungsplan schreibt. Allerdings kann die Entwicklung eines Plans vom Input des gesamten Teams profitieren. Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines Bereitstellungsplans.

1. Schreiben Sie Ihre Ziele auf

Ein ausgezeichneter Bereitstellungsplan beschreibt detailliert die Ziele, die Sie für einen reibungslosen Übergang erreichen müssen. Zu den Zielen kann es gehören, die Software fehlerfrei zu installieren, jede Aufgabe pünktlich abzuschließen oder die Software vor dem Start mehrmals zu testen.

2. Rollen zuweisen

Ihr Bereitstellungsplan sollte eine Liste der Teammitglieder enthalten, die an den Projektergebnissen arbeiten. Durch die Nennung aller Namen können Mitarbeiter und Manager wissen, wer verantwortlich ist, wenn eine Aufgabe unerledigt bleibt. Wenn ein Problem auftritt, können Sie sich an die Person wenden, die mit der Aufgabe betraut ist, und herausfinden, wie das Problem behoben werden kann.

3. Aufgaben und Abhängigkeiten definieren

Die Bestimmung der Aufgabenabhängigkeiten im Einsatzplan ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Aufgaben pünktlich erledigen. Es gibt vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten:

• Finish-to-Start: Dies bedeutet, dass Sie Aufgabe A beenden müssen, bevor Sie mit Aufgabe B beginnen können.

• Finish-to-Finish: In diesem Fall können Sie Aufgabe B erst abschließen, wenn Aufgabe A abgeschlossen ist.

• Von Anfang an: In diesem Szenario können Sie Aufgabe B erst starten, wenn Aufgabe A beginnt.

• Von Anfang bis Ende: Dies bedeutet, dass Sie Aufgabe B erst beenden können, wenn Aufgabe A beginnt.

4. Entscheiden Sie sich für Kommunikationsmethoden

Notieren Sie die für das Projekt verwendeten Kommunikationsmethoden. Viele Unternehmen entwickeln ihre eigene Software, die die Benutzeraktivitäten verfolgt und es den Teilnehmern ermöglicht, Kommentare zu hinterlassen und Nachrichten zu senden. Auch andere Kommunikationsmittel wie E-Mail und Messaging-Apps können gut funktionieren.

5. Listen Sie Möglichkeiten zur Verfolgung und Lösung von Problemen auf.

Bestimmen Sie, wie Ihre Mitarbeiter Probleme verfolgen und lösen sollen. Es kann beispielsweise darum gehen, ein Formular auszufüllen oder eine bestimmte Person zu informieren. Sie können auch Genehmigungsgateways für abgeschlossene Aufgaben konfigurieren. Genehmigungstore sind wichtige Punkte, die einer formellen Überprüfung bedürfen, bevor Sie ihre Vollständigkeit überprüfen können.

6. Stellen Sie einen Trainingsplan bereit

Stellen Sie Mitarbeitern, Stakeholdern und anderen am Bereitstellungsplan Beteiligten einen Schulungsplan zur Verfügung, der ihnen hilft, den Umgang mit dem neuen Softwaresystem zu erlernen. Zu den Schulungsdetails in einem Einsatzplan können gehören:

• Ein geplantes Format, ob per Webkonferenz, Präsenzschulung, computergestützter Schulung oder auf andere Weise.

• Logistik, z. B. wer die Schulung wann durchführt

• Zugewiesenes Budget

7. Erstellen Sie einen BC/DR-Plan

Ein Business Continuity and Disaster Recovery (BC/DR)-Plan besteht aus einer Reihe von Prozessen und Ansätzen, die einem Unternehmen im Katastrophenfall dabei helfen, zu seinem normalen Geschäftsbetrieb zurückzukehren. Geplant ist, den Betrieb mit minimaler Unterbrechung wieder aufzunehmen und mit minimalem Datenverlust fortzufahren.

8. Wählen Sie Verantwortliche Mitglieder aus

Sobald der Bereitstellungsplan abgeschlossen ist, verlangt die Organisation, dass eine Einzelperson oder ein Team für die Änderungen nach der Bereitstellung verantwortlich ist. Die beteiligten Personen bzw. Beteiligten müssen wissen, wie die laufende Pflege des Systems zu bewältigen ist. Zu den Aufgaben gehören:

• Datenaktualisierungen

• Autorisierung von Änderungen

• Eigentums- und Dokumentensicherheit

• Umsetzung von Änderungen am System

• Standards für die Dokumentenspeicherung

So führen Sie einen Einsatzplan durch

Ein gut ausgeführter Bereitstellungsplan stellt sicher, dass der Implementierungsprozess reibungslos und ohne zusätzliche Komplikationen verläuft. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihren Bereitstellungsplan zu entwickeln:

1. Koordination zwischen Entwicklungs- und Betriebsteams

Die Kommunikation zwischen den Entwicklungs- und Betriebsteams ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Bereitstellungsplan. Jeder muss wissen, woran alle anderen arbeiten. Dadurch können sie potenzielle Probleme vorhersehen und bei Bedarf über Methoden zur Fehlerbehebung verfügen.

2. Testen Sie regelmäßig

Regelmäßige Tests sind der beste Weg, um sicherzustellen, dass neue Software auf verschiedenen Computerplattformen und Betriebssystemen gut funktioniert. Ausgewiesene Mitarbeiter müssen das Produkt in bestimmten, im Einsatzplan festgelegten Abständen testen. Führen Sie kurz vor dem Start einen weiteren gründlichen Test durch, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft.

3. Bestimmen Sie die richtige Startstrategie

Stellen Sie vor der Produktivsetzung fest, ob Software-Updates für Benutzer außerhalb des Unternehmens automatisch erfolgen oder ob diese ihre Systeme manuell aktualisieren müssen. Sie können auch entscheiden, ob Sie die Software schrittweise oder auf einmal veröffentlichen möchten. Wenn Sie diese Informationen detailliert in Ihren Bereitstellungsplan aufnehmen, kann dies dazu beitragen, dass Ihr Team vollständig auf den Start vorbereitet ist.

4. Überwachen Sie Ihre Leistung

Die Überwachung der Softwareleistung mithilfe von Key Performance Indicators (KPIs) wie der Seitenladezeit ist eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass ein neues Produkt effizient läuft. Sie können Ihre KPIs einrichten, um zu ermitteln, wie effektiv die Software nach der Bereitstellung im Vergleich zu vorher ist.

5. Sensibilisierung für neue Veränderungen

Die Umsetzung eines erfolgreichen Bereitstellungsplans erfordert die Zusammenarbeit zwischen Teams und dem Rest der Organisation. Bevor Sie eine Änderung einleiten, kommunizieren Sie mit anderen Teammitgliedern, um sie auf die erwarteten Änderungen aufmerksam zu machen.