8 physische Kommunikationsbarrieren und wie man sie überwindet • BUOM

2. April 2022

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz kann einem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. Es gibt physische Barrieren, die sich auf die Art und Weise auswirken können, wie Mitarbeiter miteinander interagieren. Sie können jedoch erkannt und angegangen werden. Das Erlernen natürlicher und künstlicher Kommunikationsbarrieren kann Ihnen dabei helfen, Missverständnisse zwischen Ihren Teamkollegen zu vermeiden und erfolgreiche Interaktionen sicherzustellen, die die Mitarbeiterproduktivität steigern. In diesem Artikel besprechen wir die Identifizierung physischer Kommunikationsbarrieren, führen acht Beispiele auf und erläutern, wie man diese im Arbeitsumfeld überwinden kann.

Was sind physische Kommunikationsbarrieren?

Physische Kommunikationsbarrieren sind Faktoren, die das Gespräch beeinträchtigen. Sie können aus der natürlichen Umgebung stammen oder das Produkt menschlicher Schöpfung sein. Die Elemente können den Absender daran hindern, die Nachricht an den Empfänger zu übermitteln, oder dazu führen, dass der Empfänger die Nachricht falsch interpretiert. Am Arbeitsplatz können physische Barrieren die Effektivität der Kommunikation zwischen Kollegen beeinträchtigen. Außerdem sind sie leicht zu erkennen, was Mitarbeitern dabei helfen kann, die Auswirkungen von Barrieren zu reduzieren, klare Botschaften an ihre Kollegen zu senden und Botschaften im richtigen Kontext zu prüfen.

8 physische Kommunikationsbarrieren

Hier sind acht Beispiele für physische Kommunikationsbarrieren, die sich am Arbeitsplatz manifestieren können:

1. Lärm

Lärm ist ein Geräusch oder eine Störung, die das Senden und Empfangen von Nachrichten während eines Anrufs unterbricht. Dies kann sich darauf auswirken, wie der Kontext für den Zuhörer klingt, was sich auf seine Interpretation auswirken kann. Wenn sich beispielsweise zwei Mitarbeiter im Büro beim Kaffee unterhalten, kann der Umfang der Bauarbeiten draußen dazu führen, dass ein Mitarbeiter die verbale Kommunikation seines Kollegen falsch versteht. Auch Lärm kann den Betrieb von Geräten beeinträchtigen. Wenn während einer Telefonkonferenz das Brummen eines fehlerhaften Computers anhält, verstehen sich die Fachleute möglicherweise nicht.

Bei der schriftlichen Kommunikation kann Lärm ein Hindernis darstellen. Ein falsch geschriebenes Wort oder fehlende Details in einer E-Mail oder einem Dokument können bei den Lesern Verwirrung stiften. Fachleute können versuchen, den Lärm zu minimieren, indem sie bei persönlichen Treffen in einer ruhigen Umgebung sprechen. Sie können geduldig sein und Erklärungen wiederholen, damit ihre Kollegen den richtigen Kontext hören und verstehen. Mitarbeiter können Prozesslärm stoppen, indem sie die Ursache des Problems beseitigen. Sie können den Lärm in schriftlichen Gesprächen auch reduzieren, indem sie fehlerfreie Nachrichten verfassen, die auf die Interessen des Lesers eingehen und nur wichtige Details enthalten.

2. Verzerrung der Nachricht

Eine Nachrichtenverzerrung liegt vor, wenn der Empfänger der Nachricht eine andere Bedeutung beimisst, als der Absender beabsichtigt hatte. Dies kann in allen Phasen des Kommunikationsprozesses passieren. Wenn der Absender eine Nachricht erstellt, übersieht er möglicherweise ein wichtiges Detail, das den Empfänger um Klärung bitten muss. Der Kanal, über den die Nachricht übertragen wird, kann ausfallen, wodurch der Kontext der Konversation für den Empfänger anders erscheint als im Originalformat. Wenn der Empfänger die Nachricht untersucht, kann es sein, dass er die Worte falsch versteht und falsche Schlussfolgerungen zieht.

Absender können Nachrichtenbeschädigungen korrigieren, indem sie ihre Nachrichten lesen, bevor sie sie an die andere Partei übertragen. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter sicherstellen, dass seine Worte die Dringlichkeit der Arbeitssituation zum Ausdruck bringen oder den richtigen Ton haben, um eine positive Beziehung zum Kunden aufzubauen. Sie können das richtige Medium zur Übermittlung der Botschaft wählen, wodurch Lärmstörungen reduziert werden können. Empfänger können ihre Nachrichten sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie über alle Informationen verfügen, und sie können um Klarstellung bitten, bevor sie eine Interpretation entwickeln.

3. Architektur

Die Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung kann Einfluss darauf haben, wie gut Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Beispiele für Hindernisse sind die Entfernung zwischen Büros, das Fehlen eines Konferenz- oder Pausenraums und geschlossene Türen zum Arbeitsbereich des Managers. Wenn beispielsweise das Marketingteam mit dem Vertriebsteam an einer Kampagne zusammenarbeiten möchte, sich seine Abteilung jedoch auf der anderen Seite des Gebäudes befindet. Sie nutzen E-Mail und Telefonanrufe, um die Entfernung auszugleichen, aber ihre Abhängigkeit von der Technologie ermöglicht die Bildung anderer Kommunikationsbarrieren. Mitarbeiter interagieren möglicherweise nicht so häufig, da die Arbeitsplatzarchitektur nicht zugänglich ist.

Beim Bau eines Büros können Fachkräfte berücksichtigen, wie sehr ihre Arbeit die Kommunikation mit Teamkollegen erfordert, und Schreibtische und Büromaterialien organisieren, um die Kommunikation zu erleichtern. Beispielsweise könnte ein Unternehmen eine Richtlinie der offenen Tür einführen, die es Berufseinsteigern ermöglicht, bei Fragen im Büro ihres Vorgesetzten vorbeizuschauen. Mitarbeiter können auch einen offenen Grundriss erstellen, der es ihnen ermöglicht, persönlich zusammenzuarbeiten, ohne dass Wände oder Türen den Zugang blockieren. Eine barrierefreie Architektur kann Lärm reduzieren und das Senden und Empfangen wichtiger Nachrichten erleichtern.

4. Technische Schwierigkeiten

Technische Schwierigkeiten sind Störungen in den Tools, mit denen Mitarbeiter miteinander kommunizieren. Wenn beispielsweise die Internetverbindung während eines virtuellen Videoanrufs unterbrochen wird, ist der Ton möglicherweise schwer zu entziffern und die Klarheit des Videos auf dem Bildschirm kann beeinträchtigt sein. Fachleute können möglicherweise nicht verstehen, was andere Parteien sagen. Ein weiteres Beispiel ist ein Fehler in der Software, die eine Abteilung zum Versenden von Sofortnachrichten an Gruppen verwendet, was zu einer Verzögerung beim Empfang der Nachricht und zu Störungen im Arbeitsablauf des Unternehmens führt.

Mitarbeiter können technische Probleme lösen, indem sie Wartungsarbeiten an ihren Kommunikationsgeräten durchführen. Sie können beispielsweise die Audio- und Videoleistung testen, bevor Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, und Softwareprobleme beheben, bevor Sie wichtige Online-Gespräche führen. Sie können sich auch darauf vorbereiten, alternative Methoden zum Versenden von Nachrichten zu verwenden, die keine technischen Probleme verursachen. Bei Gesprächen mit Kollegen kann es wichtig sein, eine Umgebung mit möglichst wenig Lärm zu wählen.

5. Zeit

Zeit kann die Effizienz und Klarheit der Kommunikation beeinträchtigen. Es kann schwierig sein, die Dringlichkeit einer Arbeitssituation zu vermitteln, wenn der Empfänger die Nachricht später liest und interpretiert, als der Absender beabsichtigt hatte. Zeitliche Barrieren können entstehen, wenn Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Beispielsweise plant ein Manager, der an der Westküste arbeitet, eine Telefonkonferenz, aber ein Kollege, der an der Ostküste arbeitet, interpretiert die Tagesordnung falsch, weil er die Zeit nicht an seinen Standort angepasst hat.

Dieses Problem kann auch bei Mitarbeitern auftreten, die mit Kollegen interagieren, die in anderen Ländern leben. Sie versuchen möglicherweise, den richtigen Moment zu finden, um mit allen zu sprechen. Um Zeitkonflikte zu vermeiden, können Fachleute mehrere Kopien einer Route einbinden, die genau das in mehreren Zeitzonen angegebene Ereignis enthält. Sie können auch einen konsistenten Zeitplan festlegen, der es Kollegen ermöglicht, unabhängig von ihrem Arbeitsplatz miteinander zu interagieren. Ein weiterer hilfreicher Ansatz besteht darin, Gespräche aufzuzeichnen und an nicht erreichbare Parteien zu senden, um sicherzustellen, dass diese den Kontext der Nachricht verstehen.

6. Entfernung

Die Entfernung zwischen Kollegen kann den Kommunikationsfluss beeinträchtigen. Bei Mitarbeitern, die remote arbeiten, kann dieses Problem auftreten. Sie arbeiten möglicherweise nicht im selben physischen Raum wie ihre Teammitglieder, daher finden viele ihrer Interaktionen über das Telefon oder in virtuellen Umgebungen wie E-Mail und Instant-Chat-Programmen statt. Da sie die Körpersprache und Mimik ihrer Partner nicht erkennen können, kann es sein, dass sie Schwierigkeiten haben, Botschaften zu verstehen.

Der Einsatz von Videoanrufsoftware kann die Auswirkungen der Entfernung minimieren. Berufstätige können die Webcam ihres Computers oder die Kameras ihres Smartphones einschalten, um ihre Gesichter anzuzeigen, während sie virtuell mit ihren Kollegen interagieren. Sie können auch die Gesichter ihrer Kollegen sehen, was als Alternative zur persönlichen Kommunikation dienen kann. Die Teilnahme an häufigen Video-Chats kann dazu beitragen, die Kameradschaft zwischen Remote-Mitarbeitern zu stärken. Möglicherweise bitten sie auch nach dem Abhören von Nachrichten um Klarheit und nutzen die schriftliche Kommunikation, um Einzelheiten mündlicher Gespräche zu bestätigen.

7. Zu viele Informationen

Zu viele Informationen in einem Gespräch können dazu führen, dass der Empfänger den Kontext falsch versteht. Wenn ein Absender mehrere Nachrichten gleichzeitig übermittelt, konzentriert sich der Empfänger möglicherweise auf einen Teil, ohne den anderen Teilen genügend Aufmerksamkeit zu schenken. Möglicherweise übersehen sie wichtige Details oder müssen klären, was der Absender gemeint hat, wodurch sich das Gespräch und die Zeit, die bis zur Lösung benötigt wird, verlängern können. Wenn beispielsweise ein Manager nacheinander E-Mails über die Vorbereitung auf ein besonderes Ereignis sendet, antwortet der Mitarbeiter möglicherweise auf zwei E-Mails und der Rest verschwindet im Posteingang.

Um eine Informationsüberflutung zu vermeiden, können Fachleute die Teile der Nachricht identifizieren, die für ihren Kollegen am wichtigsten sind. Nachdem sie ein Gespräch begonnen haben, können sie sicherstellen, dass ihr Kollege die vorherige Diskussion versteht, bevor sie zu einem neuen Thema übergehen. Möglicherweise bemühen sie sich auch darum, ihre Botschaften spezifisch und prägnant zu halten, um eine Flut unnötiger Details zu vermeiden, die den Mitarbeiter von der Hauptbotschaft ablenken könnten. Beispielsweise kann ein Vorgesetzter eine Checkliste erstellen, die es einem Mitarbeiter ermöglicht, Aufgaben in bestimmten Zeitabständen zu erledigen, damit er sich nicht überfordert fühlt.

8. Umwelt

Die Umwelt ist ein Beispiel für eine physische Barriere für die natürliche Kommunikation. Die Geräusche von schlechtem Wetter können sich auf Gespräche auswirken, unabhängig davon, ob Mitarbeiter persönlich oder virtuell kommunizieren. Beispielsweise kann in einem Büro der Donner eines anhaltenden Regengusses laut genug sein, um die verbale Kommunikation im Raum zu übertönen. Anhaltender Regen kann auch zu Stromausfällen führen, die die zum Senden und Empfangen von E-Mails oder zum Posten von Nachrichten im Internet erforderliche Internetverbindung unterbrechen können. Mitarbeiter benötigen möglicherweise ein Signal, um einen Kollegen telefonisch zu kontaktieren, was schwierig sein kann, da Mobilfunkmasten starken Winden ausgesetzt sind.

Andere Wetterbedingungen wie sengende Hitze und bittere Kälte können die Sicherheit der Arbeitsumgebung beeinträchtigen. Fachleute können sich auch auf die Auswirkungen von Naturkatastrophen vorbereiten, die zu bestimmten Jahreszeiten auftreten. Obwohl natürliche Faktoren möglicherweise außerhalb der Kontrolle des Arbeitgebers liegen, können Arbeitnehmer den Kontakt untereinander planen, wenn ihre üblichen Methoden nicht verfügbar sind. Sie können dringende Nachrichten an ihre Teammitglieder senden, wenn sie schlechtes Wetter spüren, wodurch wichtige Arbeitsgespräche auf später verschoben werden können. Sie können auch ein Notfallreaktionssystem entwickeln, das mit den Mitarbeitern kommuniziert.