8 Organisationsstrategien für den Projekterfolg • BUOM

20. Mai 2021

Organisation kann Ihnen dabei helfen, persönliche Projekte zu verwalten, effektiv zu kommunizieren und Fristen einzuhalten. Sie können jeden Ansatz zur Organisation Ihrer Arbeit an Ihre Bedürfnisse anpassen, unabhängig davon, ob Sie ein eigenes kleines Unternehmen führen oder als Projektmanager arbeiten. Das Erlernen verschiedener Organisationsstrategien kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Methoden Sie ausprobieren sollten. In diesem Artikel besprechen wir acht Strategien, mit denen Sie Ihre Arbeit organisieren können.

Warum Projekte am Arbeitsplatz organisieren?

Egal, ob Sie ein professioneller Projektmanager sind oder einfach nur versuchen, die Arbeit für mehrere Kunden gleichzeitig zu erledigen, ein Organisationssystem kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was Sie tun müssen, und es zu erledigen. Wenn Sie organisiert sind, fällt es Ihnen leichter, Projekte pünktlich abzuschließen, das Budget einzuhalten und sicherzustellen, dass Ihre gesamte Kommunikation auf dem neuesten Stand ist. Um sicherzustellen, dass Sie Zeit sparen und keine unnötigen Prozesse implementieren, sollten Sie Ihre Situation berücksichtigen, bevor Sie sich für eine Strategie entscheiden.

8 Strategien zur Organisation von Arbeitsprojekten

Unabhängig davon, ob Sie Projekte für das gesamte Unternehmen organisieren und koordinieren oder einfach nur versuchen, Ihre Arbeit zu erledigen, können Sie ähnliche Strategien und Tipps anwenden. Hier sind einige Strategien, mit denen Sie Projekte am Arbeitsplatz organisieren können:

1. Nutzen Sie Unternehmensanwendungen

Wenn Ihr Job darin besteht, mehrere Projekte zu verwalten oder mit vielen Menschen gleichzeitig zu kommunizieren, kann eine Organisations-App für Sie hilfreich sein. Es gibt verschiedene Apps zum Organisieren Ihres Kalenders, Verwalten von Aufgabenlisten, Kommunizieren und Teilen von Dateien, Dokumentieren und für andere Zwecke, und es gibt einige Apps, die mehrere Funktionen bieten. Bevor Sie eine App kaufen oder herunterladen und alle Ihre Informationen importieren, sollten Sie recherchieren, wie sie verwendet wird und ob sie gut getestet ist. Hier sind einige Dinge zu beachten:

• Technische Fähigkeiten

• Kompatibel mit Ihren Geräten

• Kompatibilität mit Unternehmenssystemen

• Automatisierte Anforderungen wie das Hinzufügen zu Kalendern oder das Teilen von Dokumenten

• Fernzugriff über Cloud-Anwendungen

• Erforderliche Einarbeitungszeit

Wenn Sie eine Führungspersönlichkeit in Ihrem Unternehmen sind, ist es besonders wichtig, sicherzustellen, dass eine neue App oder Software Ihren Teamkollegen Zeit spart, bevor Sie sich darauf festlegen. Jeder Teamkollege, der neue Apps verwendet, muss Zeit damit verbringen, sich mit deren Verwendung vertraut zu machen, und beim Lernprozess kann es zu Verzögerungen oder Fehlern kommen. Apps, die Funktionen kombinieren und mehrere andere Quellen ersetzen können, können nützlicher sein als andere Apps, die lediglich eine Funktion für Ihr Team aktualisieren.

2. Erstellen Sie benutzerdefinierte Projektpläne

Bevor Sie mit jedem Projekt beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie dessen Einzigartigkeit verstehen. Nehmen Sie sich Zeit, jeden Schritt des Projekts durchzuarbeiten, bevor Sie beginnen, und machen Sie sich gegebenenfalls Notizen oder Listen. Wie lange dies dauern wird, hängt möglicherweise von der Art des Projekts ab, das Sie durchführen, davon, wie vertraut Sie mit dem Projekt sind und vom Umfang des Projekts. Sie können Listen mit den Materialien und Werkzeugen erstellen, die Sie benötigen, oder alle Unterlagen oder Verträge erstellen, die Sie von anderen Personen benötigen, bevor Sie mit dem Projekt beginnen können. Wenn Sie ein Projektmanager sind, umfasst diese Phase möglicherweise eine formellere Planung, Recherche und Budgetierung.

Selbst wenn es sich um ein Routineprojekt handelt, kann es hilfreich sein, es noch einmal durchzugehen und sicherzustellen, dass Sie über alle Materialien oder Informationen verfügen, die Sie benötigen. Sie können Vorlagen oder Formulare für Projekte entwickeln, die Sie regelmäßig abschließen, um diesen Schritt effizienter zu gestalten. Ein gründlicher Plan kann Ihnen helfen, spätere Verzögerungen zu vermeiden, indem er Ihnen ein paar zusätzliche Tage oder Wochen für den Eingang von Bestellungen verschafft oder die Arbeit Ihrer Mitarbeiter verlangsamt.

3. Verwenden Sie visuelle Organisationstechniken

Diagramme können ein leistungsstarkes Planungstool für Ihre eigene Referenz und den Informationsaustausch mit anderen sein. Zu Beginn eines Projekts können Sie ein visuelles Diagramm verwenden, um anzuzeigen, wer an dem Projekt arbeitet, wie sie in Teams gruppiert sind und wer jedes Team leitet. Diagramme können auch nützlich sein, um anzugeben, welche Aufgaben vor anderen Aufgaben erledigt werden müssen, um der gesamten Gruppe bei der Priorisierung zu helfen. Einige Projektmanagementsoftware kann die Erstellung von Diagrammen automatisieren, um Ihnen zu helfen, zu verstehen, wann Teammitglieder arbeiten, verfügbar oder beschäftigt sind.

4. Implementieren Sie eine Methode zur Dokumentenspeicherung

Überlegen Sie, wie Sie auf die mit Ihrem Projekt verknüpfte Dokumentation zugreifen müssen. Wenn das Sammeln physischer Unterschriften wichtig ist oder Sie Verträge oder Papierdokumente mit Ihren Kunden haben, können Sie ein auf Ihre Situation zugeschnittenes physisches Ablagesystem verwenden. Anstatt davon auszugehen, dass Ihre Dateien in alphabetischer Reihenfolge vorliegen müssen, überlegen Sie, wie Sie Ihre Projekte mental organisieren. Hier sind einige Möglichkeiten, Ihre Arbeit mit Dokumenten zu organisieren:

• Projekttyp

• Kundenunternehmen

• Liefertermin des Projekts

• Geografischer Standort des Projekts

Wenn Sie Dokumente digital speichern, ist es dennoch wichtig, dass Sie schnell finden können, was Sie benötigen. Sie könnten darüber nachdenken, einen Benennungsplan zu implementieren, in den Sie wichtige Daten wie Namen oder Daten im gleichen Format wie den Dokumenttitel aufnehmen. Sie können Ordner erstellen, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu teilen, oder erwägen, einige Dokumente im Cloud-Speicher zu speichern, damit das gesamte Team sie bearbeiten kann. Denken Sie beim Einrichten eines digitalen Dokumentenspeichersystems an die Sicherheit und stellen Sie sicher, dass einzelne Zahlungen oder vertrauliche Informationen sicher geschützt sind.

5. Berücksichtigen Sie Ihre Prioritäten

Indem Sie Ihre Prioritäten bei der Planung von Projekten im Auge behalten, können Sie Dilemmata lösen, bevor sie entstehen, und Fristen einfacher einhalten. Überlegen Sie zunächst, für welche Projekte oder Aufgaben bestimmte Fristen gelten, und fügen Sie diese dann nach Bedarf Ihrem Kalender hinzu, damit Sie sie nach Dringlichkeit priorisieren können. Berücksichtigen Sie als Nächstes die Priorität hinsichtlich der Größe, ob es sich um einen Großauftrag, ein langfristiges Projekt oder eine große erwartete Einnahmequelle handelt. Sie können Ihre Projekte auch nach Arbeits- oder Zeitaufwand ordnen.

Wenn Sie wissen, wie Ihre Projekte zusammenpassen, können Sie proaktiv Prioritäten setzen. Beispielsweise könnten Sie zunächst ein Problem für ein dringendes Projekt lösen und dann an einem größeren Projekt mit späterem Abgabetermin arbeiten, um etwas Arbeit zu erledigen.

6. Entscheiden Sie, wann Sie delegieren möchten.

Wenn Sie eine große Arbeitsbelastung haben, kann die Delegation dazu beitragen, dass Sie weniger Zeit mit Aufgaben verbringen, die nicht für Sie geeignet sind oder die automatisiert werden können. Wenn Sie eine lange To-Do-Liste oder eine vollständige Kundenliste abarbeiten, können Sie proaktiv vorgehen, indem Sie einige Aufgaben an andere delegieren.

Als Inhaber eines Kleinunternehmens entscheiden Sie sich möglicherweise dafür, einen Freiberufler mit Aufgaben zu beauftragen, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Als Mitarbeiter können Sie Ihren Vorgesetzten bitten, einige Aufgaben neu zu verteilen oder mit einem Teamkollegen darüber sprechen, in einem gemeinsamen Projekt mehr Verantwortung zu übernehmen. Sie können Aufgaben auch an Software oder Apps delegieren, was besonders nützlich sein kann, wenn Sie viele Nachrichten senden oder sich wiederholende Aktionen ausführen müssen.

7. Warten Sie Ihre Systeme

Jedes System oder jeder Plan erfordert eine gewisse Wartung. Aktualisieren Sie daher unbedingt die Informationen in Ihrem Plan, während Sie ihn verwenden. Dies ist besonders wichtig für Budgets und Zeitpläne, die sich direkt auf Ihren Kunden- oder Zahlungsplan auswirken können. Sie können jeden Tag oder jede Woche eine bestimmte Zeit festlegen, um Ihren Plan zu aktualisieren oder Ihre Ausgaben und Einnahmen für die Woche anzuzeigen.

Wenn ein System keine zusätzlichen Kosten verursacht oder Ihrem Projekt schadet, versuchen Sie, es konsequent zu verwenden, zumindest für das gesamte Projekt. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Informationen mitten im Projekt an einen neuen Ort verschoben werden, und Sie können verstehen, wie das System in jeder Phase Ihres Prozesses funktioniert. Wenn Sie mit Ihrem neuen Kalendersystem beispielsweise nicht jeden Termin und jeden Schritt Ihres Prozesses verfolgen können, bietet es möglicherweise einen effizienteren Vertragseinreichungsprozess, den Sie selbst implementieren können.

8. Optimieren Sie Ihre Kommunikation

Der Vorteil der Organisation besteht darin, dass Sie Zugriff auf die neuesten verfügbaren Informationen haben. Um diesen Vorteil zu optimieren, stellen Sie sicher, dass Sie mit den Teammitgliedern auf eine Weise kommunizieren, die für Ihr Team funktioniert. Möglicherweise stellen Sie fest, dass regelmäßige Besprechungen die effektivste Möglichkeit sind, sich über den Tag oder die Woche auf dem Laufenden zu halten, oder dass ein Online-Programm im Bulletin-Board-Stil es allen Teammitgliedern ermöglichen kann, Aktualisierungen anzubieten, ohne lange Zeit für eine Besprechung aufzuwenden. Halten Sie Ihre persönlichen Organisationssysteme flexibel, indem Sie so schnell wie möglich Änderungen an Ihren eigenen Terminplänen, Diagrammen und Ablagesystemen vornehmen.