8 nützliche Tipps für die Arbeit als medizinische Empfangsdame • BUOM

14. April 2022

Medizinische Empfangsmitarbeiter sind dafür verantwortlich, ein positives Umfeld im medizinischen Empfangsbereich zu schaffen. Sie interagieren häufig mit Patienten, indem sie Anrufe entgegennehmen, Termine vereinbaren und Besucher begrüßen, wenn sie die Arztpraxis betreten. Wenn Sie eine medizinische Rezeptionistin sind, kann es für Sie hilfreich sein, sich hilfreiche Tipps zur Verbesserung Ihrer Leistung anzusehen. In diesem Artikel erklären wir, was eine medizinische Empfangsdame ist, und geben einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, in dieser Rolle erfolgreich zu sein.

Was ist ein medizinischer Standesbeamter?

Eine medizinische Empfangsdame übernimmt administrative Aufgaben, um den reibungslosen Betrieb einer medizinischen Einrichtung sicherzustellen. Sie können in einer Vielzahl von Gesundheitseinrichtungen arbeiten, darunter Krankenhäuser, Kliniken, Rehabilitationszentren und Pflegeheime. Sie arbeiten häufig an der Rezeption und sind möglicherweise die ersten Mitarbeiter, mit denen Patienten beim Betreten einer Gesundheitseinrichtung interagieren. Das Ziel einer medizinischen Rezeptionistin besteht häufig darin, den Patienten zu helfen, sich wohl zu fühlen, während sie einen Termin vereinbaren oder auf den Beginn eines Termins warten.

Was macht ein medizinischer Standesbeamter?

Hier sind die Aufgaben, die eine medizinische Empfangsdame während ihrer Tätigkeit wahrnehmen kann:

• Beantwortung von Telefonanrufen. Häufig nehmen medizinische Empfangsmitarbeiter Telefonanrufe entgegen und leiten den Anrufer an die richtige Abteilung weiter. Sie können auch Fragen beantworten oder Informationen zu den Öffnungszeiten oder Dienstleistungen der Einrichtung geben.

• Kommunikation mit Kunden: Sie begrüßen Patienten häufig beim Betreten des Wartezimmers und fragen sie nach einem Termin, beispielsweise nach dem Arzt, den sie sehen, oder nach der Dienstleistung, die sie in Anspruch nehmen. Sie können den Kunden auch Informationen über Versicherungen oder Betriebspolicen mitteilen.

• Krankenakten aktualisieren: Sie aktualisieren die Krankenakten der Patienten, um die neuesten Behandlungen, Krankheiten oder Veränderungen ihres Gesundheitszustands widerzuspiegeln.

• Terminvereinbarung: Medizinische Empfangsmitarbeiter vereinbaren Termine mit Patienten je nach Verfügbarkeit des Anbieters.

• Aufrechterhaltung der Organisation: Sie sind für die Aufrechterhaltung von Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich der Gesundheitseinrichtung verantwortlich. Sie können Möbel desinfizieren und Materialien wie Taschentücher oder Zeitschriften auslegen.

8 Tipps für die Arbeit als medizinische Empfangsdame

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen, eine effizientere medizinische Rezeptionistin zu werden und Patienten und Gesundheitsdienstleistern eine qualitativ hochwertige Versorgung zu bieten:

1. Verbessern Sie Ihre Telefonetikette

Als medizinischer Empfangsmitarbeiter verbringen Sie möglicherweise einen großen Teil Ihrer Schicht damit, am Telefon zu sprechen. Sie können mit Patienten, Versicherungen, Gesundheitsdienstleistern oder dem Management an Ihrem Arbeitsplatz kommunizieren. Eine gute Telefonetikette kann dazu beitragen, dass Ihr Gesprächspartner eine positive Reaktion hervorruft und Informationen klar kommuniziert. Wenn Sie beispielsweise beim Sprechen einen höflichen Ton anschlagen, fühlen sich Patienten möglicherweise wohler, Fragen zu stellen oder einen Termin zu vereinbaren.

Um Ihre Telefonetikette zu verbessern, beginnen Sie ein Telefongespräch, indem Sie den Anrufer begrüßen und ihm eine Frage stellen, mit der das Gespräch beginnt. Versuchen Sie, klar zu sprechen und beim Sprechen ein gleichmäßiges Tempo einzuhalten. Hier sind einige Fragen, die Sie dem Anrufer stellen können:

• Wie kann ich Ihnen heute helfen?

• Vielen Dank für Ihren Anruf (Büroname). Wie kann ich Ihnen heute helfen?

• Wie kann ich Ihnen heute am besten helfen?

2. Holen Sie Feedback von medizinischen Fachkräften ein

Erwägen Sie, Feedback von medizinischem Fachpersonal zu Ihrer Leistung einzuholen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Dies kann Ihnen dabei helfen, den Betrieb Ihrer Einrichtung zu verbessern und sicherzustellen, dass Termine und medizinische Verfahren reibungslos ablaufen. Beispielsweise könnte ein Arzt besprechen, dass zwischen den Terminen mehr Zeit benötigt wird, um Informationen aufzuzeichnen und die Behandlungspläne der Patienten zu überprüfen. Diese Informationen können Sie dann bei der Planung von Patiententerminen berücksichtigen.

3. Versuchen Sie, Ihre Wartezeit zu verkürzen

Wenn Patienten einen Gesundheitsdienstleister anrufen, haben sie möglicherweise einen Notfall oder eine dringende Frage an den Gesundheitsdienstleister. Es ist wichtig, dass Sie versuchen, die Zeit zu verkürzen, die Anrufer in der Warteschleife verbringen, wenn sie versuchen, die Einrichtung zu kontaktieren. Wenn der Arzt nicht verfügbar ist, sollten Sie nicht in der Warteschleife auf den Patienten warten, sondern den Namen, die Telefonnummer und den Grund des Anrufs notieren, damit der Arzt ihn zurückruft, sobald er verfügbar ist. Dadurch wird die Anzahl der Anrufer in der Warteschleife reduziert, sodass Sie möglicherweise mehr Anrufern helfen können.

4. Aktualisieren Sie Ihre Zertifikate

Einige Arbeitgeber verlangen möglicherweise, dass medizinische Empfangsmitarbeiter über bestimmte Zertifizierungen verfügen, z. CPR-Zertifizierung oder Zertifizierung zum Certified Medical Administrative Assistant (CMAA).. Es ist wichtig, Ihre Zertifizierungen zu aktualisieren, damit Sie Ihr Wissen über medizinische Fortschritte oder Branchenverfahren für die Patientendokumentation und die Einreichung von Versicherungsansprüchen weiterhin auf den neuesten Stand bringen können. Informieren Sie unbedingt Ihren Arbeitgeber über die Aktualisierung Ihrer Zertifizierungen, da für einige Jobs Gebühren für die erneute Zertifizierung von Mitarbeitern anfallen.

Bitte beachten Sie, dass keines der in diesem Artikel genannten Unternehmen mit Indeed verbunden ist.

5. Setzen Sie sich berufliche Ziele

Erwägen Sie die Festlegung von Karrierezielen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Fähigkeiten als medizinischer Empfangsmitarbeiter zu verbessern. Sie können kurzfristige und langfristige Ziele im Zusammenhang mit Ihrer Rolle festlegen. Das Setzen von Zielen kann Ihnen auch dabei helfen, sich auf die Verbesserung Ihrer Produktivität zu konzentrieren und Erfahrungen bei den Aufgaben zu sammeln, bei denen Sie sich wohler fühlen möchten, wie z. B. das Annehmen von Telefonanrufen oder das Planen von Besprechungen. Sie können beispielsweise ein kurzfristiges Ziel festlegen, das die Beantwortung von 20 Telefonanrufen pro Tag umfasst, und Sie können ein langfristiges Ziel festlegen, das die Implementierung eines neuen Dokumentenablagesystems umfasst, um besser organisiert zu sein.

6. Erstellen Sie ein Skript

Damit Sie häufige Fragen beantworten und schnell auf Anrufe reagieren können, sollten Sie ein allgemeines Skript erstellen, dem Sie beim Telefonieren folgen können. Wenn Patienten eine Gesundheitseinrichtung anrufen, stellen sie möglicherweise Standardfragen zur Verfügbarkeit des Arztes, zum Standort der Praxis oder zum Terminverfahren. Versuchen Sie, ein Skript zu schreiben, das diese Fragen beantwortet. Sie können auch andere Informationen angeben, die Sie während des Telefongesprächs angeben möchten, beispielsweise wenn Sie den Patienten nach aktualisierten Krankenakten oder Versicherungsinformationen fragen möchten. Hier sind Beispielzeilen, die Sie in Ihrem Skript verwenden können:

• Hallo, (Name des Patienten) Ich rufe (Ihr Name) von der Erste-Hilfe-Station in (Name des Arztes) an. Ich rufe Sie an, um Sie an Ihr bevorstehendes Treffen am (Datum) um (Uhrzeit) zu erinnern.

• Vielen Dank, dass Sie diese Frage zu (Fragethema) gestellt haben. Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, während ich mit unserem Arzt spreche.

• Unser Büro befindet sich unter (Adresse) und unsere Öffnungszeiten sind (Anfangszeit) bis (Endzeit) an (Wochentagen).

7. Versuchen Sie, sich an normale Patienten zu erinnern

Versuchen Sie, sich an die Patienten zu erinnern, die regelmäßig die medizinische Einrichtung besuchen. Dies kann Ihr Mitgefühl, Ihre Fürsorge und Ihre Motivation unter Beweis stellen, qualitativ hochwertigen Kundenservice zu bieten. Es kann auch dazu beitragen, dass sich Patienten im Gesundheitswesen wohler fühlen. Versuchen Sie, sich die Namen der Patienten zu merken, mit denen Sie täglich oder wöchentlich interagieren. Erwägen Sie, eine Liste der Patienten zu erstellen, die Sie häufig sehen, um sich deren Namen zu merken.

8. Seien Sie einfühlsam

Empathie bedeutet, die Emotionen anderer zu verstehen und auf der Grundlage ihrer Gefühle Unterstützung zu leisten. Versuchen Sie bei der Kommunikation mit Patienten Empathie zu zeigen, damit Sie ihre Gefühle verstehen und sie beruhigen können. Sie können Ihnen Informationen zu sensiblen Themen wie Krankheiten oder Behandlungsplänen geben, und es ist wichtig, dass sie sich sicher und wohl fühlen, wenn sie Ihnen Einzelheiten mitteilen. Wenn Sie persönlich mit ihnen sprechen, stellen Sie Augenkontakt her und verwenden Sie beim Zuhören eine offene Körpersprache. Wenn Sie am Telefon sind, verwenden Sie einen angenehmen Ton, wenn Sie Fragen beantworten oder Informationen aufschreiben.