8 Kommunikationsfähigkeiten für Projektmanager (und wie man sie verbessert) • BUOM

14. April 2022

Projektmanager helfen bei der Planung neuer Projekte, weisen Projektteams Arbeit zu, schützen Projektressourcen und überwachen die Projektleistung. Diese Fachkräfte können eine Vielzahl von Fähigkeiten in ihre Arbeit einbringen, darunter Budget-, Projekt- und Teammanagement. Wenn Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten weiterentwickeln möchten, ist Kommunikation ein nützliches Instrument, das Sie in Betracht ziehen sollten. In diesem Artikel erklären wir, warum Kommunikationsfähigkeiten wichtig sind, listen acht Kommunikationsfähigkeiten für Projektmanager auf und beschreiben, wie Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten als Projektmanager verbessern können.

Warum sind Kommunikationsfähigkeiten für Projektmanager wichtig?

Kommunikation ist eine wichtige Fähigkeit für Projektmanager, da sie ihnen dabei helfen kann, ihre Teams und Projekte erfolgreich zu verwalten. Projektmanager können die Kommunikation nutzen, um den Teammitgliedern Projektziele und -erwartungen klar zu kommunizieren. Eine offene Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem Projektmanager kann auch dazu beitragen, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich die Teammitglieder unterstützt fühlen und gerne Fragen stellen. Dies kann zu produktiveren und erfolgreicheren Projekten führen.

Kommunikationsfähigkeiten können Projektmanagern auch dabei helfen, Projektanforderungen an Personen außerhalb ihres Teams zu kommunizieren. Dazu kann die Erstellung effektiver schriftlicher Projektbeschreibungen für Stakeholder, die Übermittlung von Budgetanforderungen an das Management oder die direkte Kommunikation mit Kunden gehören. Am Ende eines Projekts kann die Fähigkeit, die Stärken, Schwächen und Ergebnisse des Projekts zu kommunizieren, dazu beitragen, dass der Projektmanager Managementunterstützung für die zukünftige Arbeit erhält.

8 Kommunikationsfähigkeiten für Projektmanager

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, finden Sie hier acht Kommunikationsfähigkeiten für Projektmanager:

1. Zuhören

Projektmanager mit guten Zuhörfähigkeiten konzentrieren sich ganz auf das Gespräch. Dazu gehört, bei anderen Aufgaben innezuhalten und Ihren Körper und Ihre Augen auf die Person zu richten. Sie können auch aktives Zuhören üben, bei dem Sie darüber nachdenken, was die Person sagt, und Fragen stellen, um ihren Standpunkt besser zu verstehen. Zuhörfähigkeiten können Projektmanagern dabei helfen, die Fragen oder Bedenken der Teammitglieder schnell zu verstehen. Es kann auch dazu beitragen, gegenseitigen Respekt zwischen allen Projektbeteiligten aufzubauen.

2. Schriftliche Kommunikation

Die schriftliche Kommunikation kann E-Mails, Notizen, Berichte, Beiträge im Diskussionsforum oder Projektpläne umfassen. Jede dieser Kommunikationsmethoden kann von einem bestimmten Stil der schriftlichen Kommunikation profitieren und in bestimmten Situationen am nützlichsten sein. E-Mail ist beispielsweise ein sehr vielseitiges Kommunikationsmittel. Wenn Sie einem Kollegen schreiben, können Sie eine kurze Begrüßung und anschließend wichtige Informationen hinzufügen, die Sie mitteilen möchten. Wenn Sie einem Aktionär schreiben, möchten Sie möglicherweise eine formellere Begrüßung und eine professionellere Sprache verwenden. Dieser Stil unterscheidet sich stark von Notizen, die kurze Nachrichten zur Weitergabe von Informationen an Kollegen enthalten können.

Ein Projektmanager, der mit den verschiedenen Arten der schriftlichen Kommunikation und dem jeweils effektivsten Stil vertraut ist, kann erfolgreich entscheiden, welche Form er verwenden und wie er seine Botschaft effektiv verfassen möchte.

3. Verbale Kommunikation

Projektmanager können ihrem Team während des gesamten Projekts mündlich Anweisungen, Aktualisierungen oder Anreize mitteilen. Sie können auch mündliche Kommunikation nutzen, um Managern oder Aktionären Projektfortschrittsberichte oder Aktualisierungen zu präsentieren. Eine wirksame verbale Kommunikation kann klare Sprache, einen selbstbewussten Ton und eine nachdenkliche Sprache umfassen. Auch das Tempo, mit dem Sie sprechen, ist wichtig. Es kann hilfreich sein, langsam genug zu sprechen, damit die Zuhörer es verstehen, aber schnell genug, um die Energie und Aufmerksamkeit des Zuhörers aufrechtzuerhalten.

4. Nonverbale Kommunikation

Menschen können nonverbal durch Körpersprache, Gestik und Mimik kommunizieren. Wenn Sie beispielsweise aufrecht in Ihrem Stuhl sitzen und die Hände im Schoß gefaltet haben, kann das bedeuten, dass Sie zuhören und zum Gespräch bereit sind. Dies kann für den Projektmanager hilfreich sein, wenn er sich Teamberichte anhört. Ein Kopfnicken kann auf Zustimmung hinweisen, während eine gerunzelte Stirn auf Verwirrung hinweisen kann. Sie können Augenkontakt und Blick auch für die nonverbale Kommunikation nutzen. Ein Projektmanager kann bei der Präsentation vor Aktionären Blickkontakt nutzen, um Vertrauen in sein Projekt zu vermitteln.

5. Öffentliches Reden

Fähigkeiten zum öffentlichen Reden können Projektmanagern dabei helfen, effektive Präsentationen vor Teammitgliedern, Aktionären und anderen Branchenkollegen zu halten. Diese Fähigkeiten können ihnen auch dabei helfen, Besprechungen zu leiten und Feedback-Sitzungen durchzuführen. Sie können Ihre Redefähigkeiten verbessern, indem Sie Ihr Publikum kennen, Ihre Präsentation effektiv organisieren, sich auf Ihre Kernbotschaft konzentrieren und mit Ihren Zuhörern interagieren. Sie können Ihr öffentliches Reden verbessern, indem Sie vor Freunden und Kollegen üben oder an Workshops zum öffentlichen Reden teilnehmen.

6. Empathie

Empathie ist die Fähigkeit, die Gefühle und Standpunkte einer anderen Person zu verstehen. Projektmanager, die die Kommunikation mit Empathie üben, können ihre Fähigkeit verbessern, die Probleme zu verstehen, an deren Lösung ihre Teammitglieder arbeiten. Dies kann ihnen helfen, die Lösung zu vereinfachen und die Produktivität zu verbessern. Durch eine einfühlsame Kommunikation können Projektmanager außerdem ein Umfeld des Vertrauens und der Unterstützung schaffen, das die Teammitglieder dazu ermutigen kann, ihrer Arbeit mehr Aufmerksamkeit zu schenken.

7. Kommunikation mit dem Management

Unter Führungskommunikation versteht man den Kommunikationsstil, den Führungskräfte nutzen, um den Teammitgliedern die Ziele und Werte eines bestimmten Unternehmens oder Projekts zu vermitteln. Diese Fähigkeit kann Führungskräften dabei helfen, ein gemeinsames Verständnis der Kernmission und Kultur zu entwickeln, die einem Projekt oder einer Organisation zugrunde liegt, was dazu beitragen kann, klare Erwartungen an die Leistung und Behandlung der Teammitglieder zu schaffen. Diese Kommunikationsstrategie kann auch dazu beitragen, eine gemeinsame Erfolgsvision zu schaffen, auf die die Teammitglieder hinarbeiten können.

8. Organisation

Projektmanager können den ganzen Tag über mit mehr Menschen kommunizieren. Dies macht Organisation zu einer wichtigen Kommunikationsfähigkeit. Dies kann Projektmanagern helfen, Prioritäten zu setzen, auf welche E-Mails schnell reagiert werden soll oder wie bestimmte Personen am besten kontaktiert werden können. Projektmanager können auch den Inhalt von Präsentationen, Besprechungsplänen und schriftlichen Mitteilungen organisieren, um wichtige Punkte und Projektdetails effektiv zu kommunizieren.

So verbessern Sie die Kommunikationsfähigkeiten eines Projektmanagers

Wenn Sie Ihre Kommunikationsfähigkeiten als Projektmanager verbessern möchten, können Sie folgende Schritte befolgen:

1. Reflexion

Der erste Schritt zur Verbesserung Ihrer Kommunikationsfähigkeiten besteht darin, über Ihre eigenen Ziele, Erfahrungen und Werkzeuge nachzudenken. Es kann hilfreich sein, ein Tagebuch oder ein Gespräch mit einem Kollegen zu nutzen, um gründlich über diese Ideen nachzudenken. Überlegen Sie, was Ihre Kommunikationsziele als Projektmanager sind. Sie können sich fragen, mit wem Sie bereits gut kommunizieren und mit wem Sie Ihre Kommunikation gerne verbessern würden. Sie können auch über Ihre bisherigen Kommunikations- und Führungserfahrungen nachdenken und eine Liste mit Fähigkeiten erstellen, die sich in solchen Situationen bewährt haben.

Erwägen Sie, Ihrer Liste Ihrer Kommunikationsfähigkeiten weitere Werkzeuge hinzuzufügen, die Sie bei anderen Projektmanagern oder Führungskräften beobachtet haben, die Sie respektieren. Anschließend können Sie die Fähigkeiten aus dieser Liste in Ihren Projektmanagementstil integrieren.

2. Bitten Sie um Feedback

Eine weitere gute Möglichkeit, Ihre Kommunikationsfähigkeiten als Projektmanager zu verbessern, besteht darin, die Teammitglieder um Feedback zu bitten. Sie können nach Abschluss des Projekts eine Umfrage an Teammitglieder versenden und Fragen zu Ihrer Kommunikation hinzufügen. Sie können fragen, welche Kommunikationsmethoden ihrer Meinung nach effektiv waren und welche ihrer Meinung nach verbessert werden könnten. Sie können diese Fragen auch in Gruppenprojektbesprechungen oder in Einzelgesprächen stellen. Die Teammitglieder werden Ihre Bemühungen zur Verbesserung der Kommunikation und die Möglichkeit, Ihre Erfahrungen auszutauschen, möglicherweise zu schätzen wissen.

3. Suchen Sie nach neuem Wissen

Schließlich können Sie nach neuen Kommunikationstipps und -tricks suchen. Erwägen Sie, andere Projektmanager oder professionelle Mentoren zu fragen, welche Kommunikationstools sie am häufigsten verwenden. Wenn Sie einen bestimmten Bereich identifiziert haben, in dem Sie sich verbessern möchten, können Sie sie um spezifische Ratschläge zu diesem Bereich bitten. Sie können auch über die Medien nach neuem Wissen suchen. Erwägen Sie, ein Buch zu lesen oder einen Podcast zur Geschäftskommunikation zu abonnieren. Sie können sich auch für einen Kommunikationskurs oder eine Bildungsmöglichkeit anmelden, die sich auf einen Teilbereich der Kommunikation konzentriert, beispielsweise auf öffentliches Reden.