7 Gründe, Administrator zu werden (mit Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten) • BUOM

11. November 2021

Administratoren bzw. Verwaltungsassistenten sind ein fester Bestandteil vieler Büros. Sie sind oft die ersten Mitarbeiter, die man bei einem Besuch sieht, und sie bieten mehrere wichtige Dienste, die dazu beitragen, den Bürobetrieb aufrechtzuerhalten. Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach einem Job sind, der Ihnen Büroerfahrung vermittelt, oder ob Sie den Wunsch hegen, ein eigenes Unternehmen zu leiten, es gibt viele Gründe, warum Sie eine Tätigkeit als Administrator in Erwägung ziehen könnten. In diesem Artikel schauen wir uns an, was ein Administrator tut, und nennen sieben Gründe, warum Sie vielleicht einer werden möchten.

Was macht die Empfangsdame?

Eine Rezeptionistin übernimmt am Arbeitsplatz viele administrative und gastgewerbebezogene Aufgaben. Ihre spezifischen Verantwortlichkeiten können je nach Arbeitsort variieren. Beispielsweise kann eine Rezeptionistin in einer Gesundheitseinrichtung wie einem Krankenhaus oder einer Klinik für die Erfassung von Patienteninformationen und die Führung vertraulicher medizinischer Akten verantwortlich sein. Hier sind einige allgemeine Verantwortlichkeiten für Registrare:

• Begrüßen Sie Besucher persönlich, informieren Sie sich über den Zweck ihres Besuchs und gehen Sie bei Bedarf auf ihre Anliegen ein.

• Beantworten Sie Telefonanrufe, leiten Sie Anrufe an Büromitarbeiter weiter, empfangen Sie Nachrichten und rufen Sie Voicemails ab

• Pflege von Kalendern und Zeitplänen für Büromitarbeiter

• Verwalten Sie Ihre Konferenzraumreservierungen

• Überprüfen Sie eingehende Post und zugestellte Pakete

• Postsendungen und Pakete direkt an ihren Bestimmungsort bringen

• Organisation von Geschäftsreisen für Mitarbeiter

• Verwalten Sie Papierakten mithilfe eines logischen Ablagesystems

• Bedienen von Faxgeräten, Kopierern und anderen grundlegenden Bürogeräten

• Registrierung von Besuchern und Lieferungen im Rahmen des Sicherheitsprotokolls

Arten von Rezeptionisten

Hier sind einige der verschiedenen Arten von Rekordern. Um die aktuellsten Gehaltsinformationen auf Indeed anzuzeigen, besuchen Sie bitte die folgenden Links:

1. Hotelverwalter

Durchschnittsgehalt im Land: 25.707 $ pro Jahr

Wesentliche Aufgaben: Hotelrezeptionist oder Front Desk Associate ist ein Verwaltungsfachmann, der Hotelgäste unterstützt. Sie sind für die Begrüßung der Gäste, das Ein- und Auschecken im Hotel, die Beantwortung ihrer Fragen und die Bereitstellung allgemeiner Dienstleistungen verantwortlich. Hotelrezeptionisten können außerdem Zahlungen abwickeln, Besprechungsräume planen, eingehende Anrufe entgegennehmen und sicherstellen, dass die Gäste alle Post oder Pakete erhalten, die ihnen zugestellt werden.

2. Medizinische Empfangsdame

Durchschnittsgehalt im Land: 35.086 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Eine medizinische Rezeptionistin ist ein Verwaltungsangestellter, der an der Rezeption einer medizinischen Einrichtung arbeitet. Zu den Aufgaben einer medizinischen Rezeptionistin gehören die Begrüßung von Besuchern, die Beantwortung von Telefonanrufen, die Aktualisierung und Pflege von Krankenakten, die Überprüfung der Patientenversicherung, die Planung von Terminen und die Durchführung allgemeiner Arbeitsaufgaben. Medizinische Rezeptionisten können auch Krankenakten aus Arztbriefen transkribieren und Zahlungstransaktionen für Patienten abwickeln.

3. Außenminister

Durchschnittsgehalt im Land: 41.670 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Regierungssekretäre, auch Informationsadministratoren genannt, sind Verwaltungsfachkräfte, die in lokalen, staatlichen oder bundesstaatlichen Behörden oder Ämtern arbeiten. Zu ihren Hauptaufgaben gehört die Bereitstellung von Informationen und Anweisungen für Personen, die ein Regierungsbüro besuchen oder anrufen, sowie das Verfassen von Briefen, Memos oder anderen Formen der Kommunikation. Sie können auch Besprechungen planen und andere notwendige Verwaltungsaufgaben erledigen.

4. Virtuelle Sekretärin

Durchschnittsgehalt im Land: 41.670 $ pro Jahr

Hauptverantwortlichkeiten. Ein virtueller Administrator ist ein Administrator, der für ein oder mehrere Unternehmen arbeitet und Verwaltungsdienste aus der Ferne erbringt. Virtuelle Rezeptionisten erbringen in der Regel Dienste, die keine physische Anwesenheit im Büro erfordern. Dazu gehören das Beantworten von Anrufen, das Weiterleiten von Nachrichten, das Planen von Besprechungen, die Abrechnung, das Beantworten von E-Mails und das Organisieren von Kalendern.

5. Juristischer Standesbeamter

Durchschnittsgehalt im Land: 45.923 $ pro Jahr

Hauptaufgaben: Juristische Rezeptionisten sind Bürofachkräfte, die Verwaltungsaufgaben in Anwaltskanzleien und Organisationen wahrnehmen. Zu ihren beruflichen Aufgaben kann die Begrüßung von Besuchern und Kunden, die Überprüfung von Identitäten, das Erstellen von Dateien, die Planung von Terminen, das Beantworten von Telefonanrufen und die Pflege von Kalendern gehören. Sie können auch als Rechtssekretäre für Partner in einer kleinen Anwaltskanzlei fungieren.

7 Gründe, Administrator zu werden

Hier sind sieben der vielen Gründe, warum Sie sich entscheiden könnten, Administrator zu werden:

1. Entwickeln Sie marktfähige Fähigkeiten

Um Administrator zu werden, benötigen Sie in der Regel mindestens grundlegende Verwaltungs- und Computerkenntnisse. Je mehr Zeit Sie in dieser Position verbringen, desto mehr können Sie diese Fähigkeiten zu einem hohen Maß an Meisterschaft entwickeln. Sie können auch Ihre Multitasking- und zwischenmenschlichen Fähigkeiten verbessern, was Sie zu einem wertvollen Mitarbeiter in Ihrem aktuellen Unternehmen und einem attraktiven Kandidaten für zukünftige Jobs machen kann.

2. Treffen Sie interessante Leute

Da Sie normalerweise die erste Person sind, mit der Menschen interagieren, wenn Sie ein Unternehmen anrufen oder besuchen, haben Sie in der Regel die Möglichkeit, ein breites Spektrum an Menschen kennenzulernen. Dadurch können Sie lernen, mit verschiedenen Persönlichkeiten umzugehen. Möglicherweise treffen Sie auch Menschen, die Ihnen in Zukunft bei Ihrer Karriere hilfreich sein könnten. Auch andere Mitarbeiter können in den Pausen mit Ihnen chatten, was Ihnen dabei helfen kann, bessere Beziehungen zu Ihren Kollegen aufzubauen.

3. Holen Sie sich ein gutes Gehalt

Je länger Sie bei einem Unternehmen oder in einer bestimmten Branche bleiben und Verwaltungserfahrung sammeln, desto mehr können Sie für diese Erfahrung verdienen. Wenn Sie beispielsweise als Rechtsanwaltsfachangestellter arbeiten, können Sie sich über verschiedene Aspekte des Rechts und die Verwaltung von Verträgen, Urkunden, Testamenten oder anderen Rechtsdokumenten informieren. Dieses Wissen könnte Ihnen dabei helfen, einen besser bezahlten Job zu finden oder Ihren aktuellen Arbeitgeber dazu zu ermutigen, Ihnen mehr zu bezahlen, um Sie im Personal zu halten.

4. Üben Sie Ihre Gastgewerbefähigkeiten

Da Sie die erste Person sind, der Kunden oder Kunden begegnen, wenn sie ein Unternehmen anrufen oder die Räumlichkeiten eines Unternehmens besuchen, können Sie Personen überprüfen, bevor sie ihnen Zutritt gewähren oder ihre Anrufe weiterleiten. So können Sie bei Besuchern einen positiven und bleibenden ersten Eindruck Ihres Unternehmens hinterlassen. Ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten, zu denen Taktgefühl, Diplomatie und Höflichkeit gehören können, können Besucher aufgrund Ihrer Gastfreundschaft dazu verleiten, mit dem Unternehmen Geschäfte zu machen.

5. Entwickeln Sie internes Wissen

Ihre Position an der Rezeption kann Ihnen einen einzigartigen Einblick in die Funktionsweise des Unternehmens und die Personaldynamik innerhalb des Unternehmens verschaffen. Auf diese Weise können Sie betriebliche Probleme erkennen, die andere möglicherweise nicht bemerken, und haben so die Möglichkeit, Möglichkeiten zur Verbesserung der Unternehmensführung vorzuschlagen. Ihre Empfehlungen können dem Unternehmen helfen und Ihren Ruf und Wert für das Unternehmen verbessern.

6. Verfolgen Sie einen Karriereweg

Ein Einstiegsjob als Sekretärin kann der Ausgangspunkt für eine Karriere sein, die Sie in andere interessante und gut bezahlte Bereiche führen kann. Da viele Unternehmen Mitarbeiter mit Verwaltungskenntnissen benötigen, können Administratoren häufig in den unterschiedlichsten Branchen arbeiten. Wenn Sie Erfahrung sammeln, können Sie sich möglicherweise für höher bezahlte Positionen bewerben, beispielsweise als Verwaltungsassistent, Büroleiter oder Kundendienstspezialist.

7. Seien Sie ein positiver Einfluss

Ihre Unterstützung und Einstellung als Administrator können Ihnen dabei helfen, Bewerber zu motivieren, die sich auf Vorstellungsgespräche im Unternehmen vorbereiten, oder potenzielle Kunden, die darauf warten, ein Angebot zu besprechen. Damit spielen Sie eine wichtige Rolle beim Wachstum des Unternehmens und bei der Einstellung hochwertiger Mitarbeiter. Indem Sie einen positiven Einfluss am Arbeitsplatz ausüben, können Sie auch die Stimmung Ihrer Kollegen verbessern, was ihre Produktivität steigert und das Arbeitsumfeld verbessert.

Administratorfähigkeiten

Hochwertige Rezeptionisten verfügen in der Regel über bestimmte Fähigkeiten. Zu diesen Fähigkeiten gehören:

• Emotionale Intelligenz: Diese Fähigkeit bezieht sich auf Ihre Fähigkeit, Ihre emotionalen Reaktionen auf Menschen und Situationen zu steuern. Emotionale Intelligenz beinhaltet die Fähigkeit, im Umgang mit anderen am Arbeitsplatz eine positive Einstellung zu bewahren.

• Teamarbeit: Teamarbeit beinhaltet die Fähigkeit, effektiv mit anderen Fachleuten zusammenzuarbeiten. Für Administratoren sind die Qualität Ihrer Arbeitsbeziehungen mit Kollegen und Ihre Fähigkeit, gut mit anderen zusammenzuarbeiten, wichtig für den reibungslosen Geschäftsbetrieb.

• Organisation. Ihre organisatorischen Fähigkeiten können Ihnen in Situationen helfen, in denen Sie Multitasking benötigen. Diese Fähigkeit kann Ihnen auch dabei helfen, sowohl digitale als auch physische Informationen wie Dokumente und Dateien zu verwalten, sodass sie bei Bedarf problemlos abgerufen werden können.

• Soziale Fähigkeiten. Sozialkompetenz kann Ihnen helfen, sich anderen Menschen gegenüber gut zu präsentieren, sowohl in der Art, wie Sie sich kleiden, als auch in der Art und Weise, wie Sie sich in Ihrer Position verhalten. Diese zwischenmenschlichen Fähigkeiten tragen dazu bei, dass sich Besucher wohlfühlen und gute Beziehungen zu Ihren Kollegen pflegen.

• Computerkenntnisse: Für Administratoren ist es hilfreich, über grundlegende Verwaltungskenntnisse, einschließlich Computerkenntnisse, zu verfügen. Möglicherweise benötigen Sie auch Kenntnisse über gängige Bürosoftware und die Fähigkeit, mit anderen Technologien zu arbeiten, damit Sie die benötigte Branchensoftware erlernen können.