7 Aufgabenverwaltungstechniken zur Steigerung Ihrer Produktivität • BUOM

14. Oktober 2021

Die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Arbeitselemente kann wie eine entmutigende Aufgabe erscheinen. Daher ist es wichtig, jede Aufgabe zu planen und einen Aktionsplan für deren Erledigung zu erstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle Ihre Arbeitsaufgaben pünktlich abschließen und einreichen. Glücklicherweise können Sie eine Aufgabenverwaltungsmethode implementieren, die Ihren Arbeitsablauf unterstützt und es einfacher macht, anstehende Projekte zu sortieren, zu planen und zu priorisieren. In diesem Artikel befassen wir uns mit den verschiedenen Arten von Aufgabenverwaltungstechniken, mit denen Sie Ihre Produktivität und Effizienz verbessern können.

Warum ist Aufgabenmanagement wichtig?

Das Aufgabenmanagement ist wichtig, da es Ihnen eine Strategie für die Erledigung von Arbeitsaufgaben innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bietet. Wenn Ihre Aufgaben umrissen und vorbereitet sind, können Sie leicht erkennen, welche Aufgaben Sie priorisieren und als Nächstes erledigen müssen. Eine effektive Aufgabenverwaltung kann zu höherer Produktivität und Effizienz führen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Sie für jede Aufgabe die richtige Zeit aufwenden, um ein qualitativ hochwertiges Projekt abzuliefern, das Ihren Vorgesetzten beeindrucken wird.

7 Techniken zur Aufgabenverwaltung

Hier ist eine Liste der Aufgabenverwaltungsmethoden, die Sie verwenden können:

1. Strategien für jeweils eine Aufgabe

Erstellen Sie bei der Planung Ihres Tages oder Ihrer Woche im Voraus eine Liste Ihrer Aufgaben und planen Sie Zeit ein, um bestimmte Elemente zu priorisieren. Begrenzen Sie während dieser Zeit Ablenkungen, indem Sie Ihre Geräte und Benachrichtigungen stummschalten. Sie können diese Zeit auch über einen öffentlichen Kalender blockieren und anderen Mitarbeitern mitteilen, dass Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten. Wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren, können Sie Ihre ganze Energie und Mühe auf einzelne Elemente konzentrieren, was Fehler reduzieren und sicherstellen kann, dass Sie ein qualitativ hochwertiges Projekt liefern, das alle Erwartungen Ihres Kunden oder Managers erfüllt.

2. „Eat the Frog“-Methoden

Beim Üben der „Frosch essen“-Methode geht es darum, zunächst zeitaufwändigere oder komplexere Arbeitsaufgaben zu erledigen, bevor man sich einfacheren Aufgaben zuwendet. Setzen Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans die Dinge, zu denen Sie weniger motiviert sind, ganz oben auf Ihre To-Do-Liste. Dies ermutigt Sie, diese Aufgaben zu erledigen, wenn Sie zu Beginn des Tages am energiegeladensten sind, und stellt sicher, dass Sie sie pünktlich erledigen. Planen Sie einfachere Aufgaben später am Tag ein, um sich selbst zu ermutigen, schwierigere Aufgaben zu erledigen, bevor Sie sich entspannteren und einfacheren Arbeitsaufgaben zuwenden.

3. Kanban-Boards

Bei Kanban-Methoden wird eine Tafel mit Spalten erstellt, die Ihre Aufgaben in drei Kategorien einteilen: To-Do, To-Do und Erledigt. Anschließend können Sie Ihre Aufgaben in entsprechende Kategorien einordnen, um besser zu verstehen, was Sie gerade tun und welche anstehenden Aufgaben in naher Zukunft erledigt werden müssen. Sobald Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie sie in die Spalte „Erledigt“ verschieben, um besser zu verstehen, was Sie getan haben.

Wenn Sie sehen, welche Aufgaben Sie erfolgreich abgeschlossen haben, können Sie motiviert sein, weitere Artikel zu besorgen und diese Spalte zu ergänzen. Mit den meisten Kanban-Boards können Sie Ihre Aufgaben weiterhin organisieren, indem Sie sie farblich kennzeichnen oder basierend auf Elementen wie der Art des Kunden, an den Sie sich wenden, oder dem Projekt, das Sie abschließen, in spezifischere Kategorien sortieren.

4. Produktlisten

Die Einkaufslistentechnik ist eine einfachere Methode, bei der Sie Ihre Aufgaben auf eine einfache Liste setzen und daneben Fälligkeitstermine notieren. Dadurch können Sie schnell erkennen, welche Elemente Sie als Nächstes erledigen müssen, sodass Sie schnell von einer Aufgabe zur nächsten wechseln können.

Bei den meisten Aufgaben auf der Einkaufsliste können Sie einen Artikel schnell abhaken, sobald Sie ihn erledigt haben, was Ihnen ein Gefühl der Zufriedenheit geben kann, wenn Sie wissen, dass Sie eine wichtige Aufgabe erledigt haben. Dies sind im Allgemeinen die effektivsten Aufgabenverwaltungsmethoden, wenn Sie nur Aufgaben mit demselben Schwierigkeitsgrad erledigen müssen und Ihren Fortschritt nicht verfolgen müssen.

5. Zeilen und Spalten

Wenn Sie mehrere Projekte und Aufgaben gleichzeitig priorisieren müssen, können Sie diese mithilfe einer Tabellenkalkulation effizient organisieren. Sie können bestimmte Projekte in den entsprechenden Spalten platzieren und dann die Aktivitäten auflisten, die zur Erledigung jeder Aufgabe erforderlich sind. Dadurch erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie viel Arbeit, Zeit und Energie Sie investieren müssen, um bestimmte Projekte abzuschließen. Das Auflisten einzelner Aufgaben unter jedem Projekt kann es auch einfacher verwalten und zugänglicher machen. Erwägen Sie auch, jede Aufgabe farblich zu kennzeichnen, um die Wichtigkeit und Dringlichkeit jedes Elements besser zu verdeutlichen.

7. Pomodoro-Technik

Eine wirksame Methode, um sicherzustellen, dass Sie bei der Sache bleiben und den verschiedenen Arbeitselementen die richtige Zeit widmen, ist die Verwendung der Pomodoro-Technik. Dies ist eine Methode, mit der Sie Ihre Aufgaben in Abschnitte von etwa 25 Minuten ununterbrochener Zeit aufteilen können. Einige Aufgaben können ganze 25 Minuten in Anspruch nehmen, während andere möglicherweise erfordern, dass Sie mehrere 25-Minuten-Zeiträume dafür aufwenden.

Stellen Sie einen 25-Minuten-Timer ein, während Sie an jedem Element arbeiten, und hören Sie auf, sobald der Timer Sie benachrichtigt. Machen Sie eine fünfminütige Pause, bevor Sie zur nächsten Aufgabe zurückkehren und weitere 25 Minuten arbeiten. Nachdem Sie drei Sätze absolviert haben, können Sie nach der vierten 25-minütigen Arbeitsperiode eine 15-minütige Pause einlegen. Wenn Sie die Pomodoro-Technik befolgen, bleiben Sie bei der Sache und gönnen sich ausreichend Pausen, um Ihr Gehirn zu entspannen. Sie können diese Zeiten auch an Ihren Arbeitsablauf und Zeitplan anpassen.

7. Produktivitäts- und Kollaborations-Apps

Wenn Sie in einem Team arbeiten, können Sie besser verstehen, was andere Mitarbeiter tun, indem Sie verschiedene Arten von Team-Aufgabenverwaltungstools verwenden. Sie ermöglichen es Ihnen, die bevorstehenden Projekte anzuzeigen, an denen Sie und andere Teammitglieder arbeiten, sowie den Fortschritt, den Sie alle bei verschiedenen Aufgaben machen. Mit einigen dieser Kollaborationstools können Sie verschiedene Aufgaben kommentieren und jede einzelne besprechen. Dies verbessert die Kommunikation zwischen Ihnen und anderen Teammitgliedern, sodass sich jeder einbezogen fühlt und über die Informationen und Ressourcen verfügt, die er für gute Arbeit benötigt.