6 Schritte zur genaueren Schätzung der Aufgabenzeit • BUOM
Die genaue Schätzung, wie lange eine Aufgabe voraussichtlich dauern wird, hilft dabei, einen realistischen Projektzeitplan oder -plan zu erstellen, der die Erfolgschancen des Projekts oder des Mitarbeiters verbessern kann. Obwohl es schwierig sein kann, genaue Schätzungen vorzunehmen, können Sie lernen, die Art und Weise, wie Sie die Zeit für Aufgaben einschätzen, zu verbessern. Wenn Sie mit Zeitplänen oder Zeitplänen arbeiten, können Sie eine Reihe von Schritten befolgen, um die Genauigkeit Ihrer Zeitschätzungen zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, warum das Schätzen der Zeit für Aufgaben wichtig ist, warum es schwierig ist, wie man es verbessern kann und einige Tipps, wie man es genauer einschätzen kann.
Warum ist es wichtig, die Erledigungszeiten von Aufgaben abzuschätzen?
Wenn Sie genau einschätzen können, wie lange eine Aufgabe dauern wird, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie die Frist für Ihre Aufgabe einhalten. Auch wenn es für eine Aufgabe keine Deadline gibt, kann Ihnen die Kenntnis der Dauer dabei helfen, Ihren Tag zu planen und sicherzustellen, dass Sie alles erledigen, was erledigt werden muss. Dies kann den Bedarf an Überstunden reduzieren und sicherstellen, dass Sie Zeit haben, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.
Genaue Aufgabenschätzungen sind besonders wichtig für das Projektmanagement. Projektzeitpläne basieren auf Schätzungen, sodass die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird, viel größer ist, wenn die Schätzungen korrekt sind. Wenn Sie ein Projekt pünktlich oder früher als geplant abschließen, erhöhen Sie die Erfolgschancen Ihres Projekts und verbessern häufig Ihren Ruf am Arbeitsplatz.
Warum ist es so schwierig, die Zeit für Aufgaben einzuschätzen?
Es kann mehrere Gründe dafür geben, dass Menschen Schwierigkeiten haben, die Zeit einzuschätzen, aber eine häufige Erklärung ist ein Planungsfehler. Daniel Kahneman und Amos Tversky schlugen vor, dass sich Menschen oft mehr auf die anstehende Aufgabe konzentrieren und ihre früheren Erfahrungen ignorieren oder vergessen. Selbst wenn jemand weiß, dass er aufgrund des Planungsfehlers immer 30 Minuten damit verbringt, einen Monatsbericht Korrektur zu lesen, glaubt er möglicherweise, dass er ihn das nächste Mal in 15 Minuten fertigstellen kann.
Ein weiterer Grund, warum Menschen Schwierigkeiten haben, die Zeit einzuschätzen, könnte in ihrer Tendenz zum Optimismus liegen. Die Menschen glauben normalerweise, dass die Zukunft besser sein kann als die Vergangenheit. Selbst wenn sie dasselbe Ereignis schon viele Male zuvor erlebt haben, glauben sie immer noch, dass sie ihr vergangenes Selbst übertreffen können. Oft planen Menschen eher das Best-Case-Szenario als ein realistischeres Szenario. Beispielsweise könnte ein Mitarbeiter, der von zu Hause aus arbeitet, damit rechnen, dass das Verfassen eines Angebots eine Stunde dauert. Unterbrechungen durch Partner, Kinder oder Telefonanrufe, die das Projekt um bis zu zwei Stunden verlängern, dürfen jedoch nicht berücksichtigt werden.
Wie Sie die Erledigungszeiten von Aufgaben besser einschätzen können
Mit ein paar einfachen Schritten können Sie besser abschätzen, wie lange ein Projekt oder eine Aufgabe dauern könnte. Verwenden Sie diese Tipps, um die Genauigkeit Ihrer Zeitschätzungen zu verbessern:
1. Listen Sie alle Schritte auf
Zunächst müssen Sie das Projekt oder die Aufgabe in eine Reihe von Schritten unterteilen. Wenn Sie beispielsweise einen Projektvorschlag verfassen müssen, benötigen Sie:
Forschung durchführen
Konsultieren Sie andere Mitarbeiter
Schreiben Sie einen Vorschlag
Überprüfen und bearbeiten Sie es
Senden Sie es zur Überprüfung an Ihren Vorgesetzten.
Endgültiges Angebot abgeben
Sobald Sie Ihre Liste haben, bringen Sie die Schritte in eine logische Reihenfolge. Zu diesem Zeitpunkt benötigen Sie lediglich eine Liste. Sie benötigen weitere Informationen, um sich für einen Kostenvoranschlag entscheiden zu können. Geben Sie alle Fristen an, die für jeden Schritt gelten können, damit Sie dies bei der Erstellung Ihres Zeitplans berücksichtigen können.
2. Versammeln Sie alle
Treffen Sie sich mit allen Projektbeteiligten, damit Sie sie um Vorschläge für Zeitschätzungen bitten können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie in Ihrem Team Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten oder Projektmanager haben, die möglicherweise zuvor ähnliche Aufgaben eingeschätzt haben, da sie möglicherweise mehr darüber wissen, wie lange ein Schritt dauern könnte. Wenn jemand ein ähnliches Projekt abgeschlossen hat, bitten Sie ihn, seinen Projektzeitplan mitzubringen, damit Sie darauf verweisen können.
3. Schätzen Sie die für jeden Schritt erforderliche Zeit
Manche nennen dies einen Bottom-up-Ansatz, da Sie mit dem kleinsten Schritt beginnen und die Zeit für jeden Schritt abschätzen, anstatt die Zeit für das gesamte Projekt abzuschätzen. Fragen Sie, wie lange das Team denkt, dass jeder Schritt dauern könnte, insbesondere wenn es schon einmal etwas Ähnliches gemacht hat oder über Spezialwissen verfügt. Wenn Sie für Ihre Prognosen Daten verwenden, beispielsweise Zeitpläne aus früheren Projekten, sollten Sie erwägen, diese in Ihren endgültigen Zeitplan aufzunehmen.
4. Fügen Sie zusätzliche Zeit hinzu
Fragen Sie sich, was später passieren könnte, was möglicherweise länger dauert als erwartet. Zu berücksichtigen sind unter anderem:
Mitarbeiter, die nebenberuflich am Projekt arbeiten und möglicherweise nicht jederzeit verfügbar sind
Projektteilnehmer, die möglicherweise eine Auszeit benötigen
Lieferverzögerungen
Zeit für Treffen mit Kunden oder Aktionären
Beratung mit Lösungsmanagement
Präsentationen, die Vorbereitung und Zeit außerhalb des Projekts erfordern
Teambesprechungen
Teile des Projekts testen
5. Kombinieren Sie die Schritte, um einen Zeitplan zu erstellen
Organisieren Sie jeden Schritt in einer Zeitleiste und addieren Sie die für jeden Schritt erforderliche Zeit, um eine realistische Zeitleiste für Ihr Projekt oder Ihre Aufgabe zu erstellen. Berücksichtigen Sie die zusätzliche Zeit, die Sie möglicherweise benötigen, und vergleichen Sie sie mit ähnlichen abgeschlossenen Projekten, um festzustellen, ob der Zeitplan vergleichbar ist.
6. Bewerten Sie Ihren Zeitplan nach Abschluss des Projekts.
Verfolgen Sie Ihre Zeit während des gesamten Projekts mithilfe einer Zeiterfassungs- oder Projektmanagementsoftware und vergleichen Sie dann Ihren tatsächlichen Zeitplan mit Ihrem geplanten Zeitplan. Suchen Sie nach Abweichungen und überlegen Sie, warum der tatsächliche Zeitplan nicht mit der Schätzung übereinstimmt. Wenn Ihnen Ideen auffallen, berücksichtigen Sie diese bei zukünftigen Zeitschätzungen.
Tipps für eine bessere Zeiteinschätzung für Aufgaben
Sie können unter anderem Folgendes tun, um die für eine Aufgabe erforderliche Zeit genauer einzuschätzen:
Planen Sie Ihre Aufgaben. Verbringen Sie eine Woche oder länger damit, zu verfolgen, wie lange es dauert, alles zu erledigen, was Sie tun. Dies kann Ihnen helfen zu verstehen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung bestimmter Aufgaben benötigen, was Ihre Fähigkeit verbessern kann, die Zeit für zukünftige Aufgaben einzuschätzen.
Nutzen Sie den Fudge-Faktor. Der Fudge-Faktor ist eine Schätzung, wie sehr Sie die Zeit, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird, unter- oder überschätzen. Sie können es berechnen, indem Sie die Anzahl der Stunden, die Sie tatsächlich benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen, durch die Anzahl der Stunden dividieren, die Sie Ihrer Meinung nach dafür benötigen werden. Multiplizieren Sie zukünftige Schätzungen mit diesem Verhältnis, um eine genauere Schätzung zu erhalten.
Bewerten Sie Ihren Zeitbedarf neu. Addieren Sie 25–50 % zu Ihrer Schätzung, um eine bessere Chance zu haben, die benötigte Zeit genau einzuschätzen.
Überprüfen Sie Ihren Zeitplan. Überlegen Sie, was Sie bereits geplant haben, und stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihren aktuellen Fristen genügend Zeit für jede Phase des Projekts aufwenden können.
Verwenden Sie eine Drei-Punkte-Bewertung. Bewerten Sie das Best-Case-Szenario, das Worst-Case-Szenario und das realistischste Szenario. Verwenden Sie diese drei Datenpunkte, um eine genauere Schätzung zu erstellen.
Erhalten Sie Feedback. Bitten Sie andere um Feedback, insbesondere wenn sie ein ähnliches Projekt durchgeführt haben.
Nutzen Sie Zeiterfassungs-Apps. Probieren Sie verschiedene Websites oder Softwareoptionen aus, um zu dokumentieren, wie lange bestimmte Aufgaben dauern.
Schätzen Sie die Zeit anderer Menschen. Stellen Sie sich vor, wie lange Ihrer Meinung nach jemand anderes brauchen wird, um diese Aufgabe zu erledigen. Menschen schätzen die Zeit für andere oft genauer ein als für sich selbst.
Denken Sie an Pausen. Denken Sie beim Erstellen Ihres Zeitplans darüber nach, wann Sie möglicherweise eine Arbeitspause einlegen müssen, beispielsweise während der Kaffeepause oder bei Besprechungen.