6 Schritte der Projektumsetzung • BUOM

20. Mai 2021

Sobald das Team den Umfang, das Budget und den Zeitplan des Projekts festgelegt hat, ist es an der Zeit, den Plan in die Tat umzusetzen. Die Projektabwicklung umfasst die direkte Leitung des Projekts, um sicherzustellen, dass es die in der Planungsphase festgelegten Ziele erreicht. Projektmanager müssen das Projekt effektiv umsetzen, damit das Team die Ergebnisse erzielen kann, die zur Zufriedenheit von Kunden oder wichtigen Projektbeteiligten erforderlich sind. In diesem Artikel definieren wir, was Projektabwicklung ist, erklären, warum sie wichtig ist, und stellen die Schritte für die Projektabwicklung vor, um die Gesamtziele erfolgreich zu erreichen.

Was ist Projektumsetzung?

Bei der Projektabwicklung wird ein Projektplan in die Tat umgesetzt, um für Kunden oder Stakeholder Ergebnisse, auch Produkte oder Dienstleistungen genannt, zu erzielen. Dies geschieht nach der Planungsphase, in der das Team die wichtigsten Ziele des Projekts sowie den Zeitplan und das Budget festlegt. Die Umsetzung umfasst die Koordination von Ressourcen und die Messung der Leistung, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des erwarteten Umfangs und Budgets bleibt. Dazu gehört auch, unvorhergesehene Probleme so zu lösen, dass ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet ist.

Um ein Projekt effektiv umzusetzen, müssen Projektmanager ständig mit dem Team kommunizieren, um bei Bedarf Prioritäten festzulegen und anzupassen und gleichzeitig den Status des Projekts für Kunden oder wichtige Interessengruppen transparent zu halten.

Warum ist die Projektumsetzung wichtig?

Die Projektimplementierung auf der Grundlage der zuvor im Prozess beschriebenen strategischen Planung kann dem Team dabei helfen, die Projektziele zu erreichen und gleichzeitig das Budget einzuhalten und angemessene Fristen einzuhalten. Die Umsetzung ist der Teil des Projektzyklus, der den Planungsprozess und die Projektergebnisse verknüpft. Dieser Prozessschritt und wie gut er ausgeführt wird, kann letztendlich über den Erfolg des Projekts entscheiden.

Während der Implementierungsphase ermittelt der Projektmanager, wie gut das Team die Projektziele erreicht, und nimmt die notwendigen Änderungen vor, um das Projekt auf Kurs zu halten. Durch die Implementierung können Projektmanager das Projekt steuern und das Team befähigen, gemeinsame Ziele zu erreichen, wodurch Vertrauen und Transparenz zwischen den direkt am Projekt Beteiligten aufgebaut werden.

So setzen Sie das Projekt um

Die Umsetzung eines Projekts umfasst mehrere Schritte, einschließlich einer gewissen Planung, die durchgeführt werden muss, bevor mit der Umsetzung begonnen werden kann. Hier ist eine Liste der Schritte, um das Projekt effektiv umzusetzen:

1. Bewerten Sie den Projektplan

In der ersten Phase des Projektzyklus ist es sinnvoll, einen Plan zu erstellen, der den Erwartungen des Managements, der Kunden und der wichtigsten Stakeholder entspricht. Bevor Sie ein Projekt umsetzen, bewerten Sie den Plan und stellen Sie sicher, dass jeder im Team die Ergebnisse des Projekts versteht. Der Projektmanager möchte möglicherweise ein erstes Treffen abhalten, um die allen zugewiesenen Rollen und erwarteten Zeitpläne sowie alle Projektmeilensteine ​​festzulegen, an denen das Team während der Implementierungsphase arbeitet. Dieser erste Schritt kann dazu beitragen, das Projektteam zu vereinheitlichen und Standards für die Zusammenarbeit festzulegen.

2. Führen Sie den Plan aus

Mit einem Plan und Erwartungen an das Team ist es an der Zeit, mit der Arbeit am Projekt zu beginnen. In dieser Phase möchten Projektmanager ihre Fortschritte regelmäßig mit dem Team besprechen. Vergleichen Sie die Projektzeitpläne mit dem geplanten Zeitplan und verfolgen Sie die Ressourcen, um sicherzustellen, dass das Team über alles verfügt, was es für den erfolgreichen Abschluss des Projekts benötigt. In diesem Teil des Prozesses spielt die Kommunikation eine wichtige Rolle, um das Team über die Projektprioritäten auf dem Laufenden zu halten. Es ist auch wichtig, Kunden oder wichtigen Stakeholdern regelmäßige Updates bereitzustellen, um in dieser Phase Transparenz über den Fortschritt zu gewährleisten.

3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor

Bei jeder Art von Projekt muss der Projektmanager wahrscheinlich während der Implementierung Änderungen vornehmen, beispielsweise um zusätzliche Anfragen des Kunden zu bearbeiten oder das Projekt innerhalb seines Umfangs zu halten. Nehmen Sie diese Anpassungen nach Bedarf vor und verlassen Sie sich bei Entscheidungen auf den Projektplan. Kommunizieren Sie weiterhin mit dem Team und stellen Sie Fragen, um Bereiche zu identifizieren, in denen zusätzliche Unterstützung benötigt wird. Seien Sie bereit, mehr Personal oder Ressourcen bereitzustellen, wenn das Projekt vom Plan abweicht. Veränderungen sind bei vielen Projekten eine Realität, und wie effektiv ein Projektmanager diese Änderungen umsetzt, kann sich auf das Ergebnis des Projekts auswirken.

4. Projektdatenanalyse

Während der gesamten Projektumsetzungsphase ist es wichtig, die Daten konsequent zu analysieren, um den Fortschritt des Projekts im Vergleich zu den ursprünglichen Prognosen zu messen. Sie können eine spezielle Projektmanagement-Software oder ein manuelles System verwenden, um Daten zu Personal, Ressourcen und Budget zu sammeln. Überprüfen Sie die Daten und stellen Sie fest, ob es andere Bereiche gibt, in denen die Implementierung zusätzlicher Änderungen sinnvoll wäre, um dem Team zu helfen, die ursprünglichen Erwartungen des Projekts zu erfüllen. Wenn ja, kehren Sie zum vorherigen Schritt zurück und nehmen Sie diese Änderungen vor, während Sie weiterhin zusätzliche Daten sammeln, um die Designvariablen auszuwerten.

5. Sammeln Sie Feedback

Nachdem das Team das Projekt abgeschlossen hat, sind noch einige wichtige Schritte im Prozess zu erledigen. Sammeln Sie Feedback vom Projektteam, von Kunden und Stakeholdern zu den Projektergebnissen und bewerten Sie, welche Teile des Projekts wie geplant verlaufen sind und welche Bereiche das Team in Zukunft verbessern könnte. Sie können direkt mit den Projektbeteiligten sprechen, um Feedback zu erhalten, oder es kann hilfreich sein, eine kurze Umfrage zu versenden, in der Sie um Input gebeten werden. Dieser Schritt kann Unternehmen dabei helfen, sich kontinuierlich zu verbessern, um den erfolgreichen Abschluss zukünftiger Projekte sicherzustellen.

6. Stellen Sie Abschlussberichte bereit

Stellen Sie im letzten Teil der Implementierungsphase Berichte für das Projektteam, Kunden und Stakeholder bereit, in denen beschrieben wird, wie das Projekt gemäß dem geplanten Budget und Zeitplan abläuft. Erläutern Sie alle Bereiche, in denen Sie Änderungen vornehmen mussten, um das Projekt innerhalb seines Umfangs und Budgets zu halten. Diese Berichte enthalten relevante Daten zu Projektbudget, Zeit und Ressourcen. Dieser Schritt gibt Unternehmen die Möglichkeit, über die Erfolge des Projekts nachzudenken und künftig notwendige Verbesserungen zu identifizieren, die langfristige Vorteile für den Projektmanagementzyklus haben könnten.