6 Projektplanungstechniken zur Effizienzsteigerung • BUOM

Eines der Hauptziele der meisten Projekte ist die termingerechte Fertigstellung. Dazu schätzen Projektmanager den Zeitrahmen ein und planen die Projektaufgaben entsprechend. Abhängig von verschiedenen Faktoren und Details können Sie ein Projekt auf unterschiedliche Weise verwalten und planen. In diesem Artikel besprechen wir, was in einen Projektzeitplan aufgenommen werden sollte und welche verschiedenen Methoden zur Projektplanung es gibt.

Was ist Projektplanung?

Unter Projektplanung versteht man den Prozess der Koordinierung von Projektaufgaben, um Fristen einzuhalten. Da sich Aufgaben möglicherweise überschneiden oder vor anderen erledigt werden müssen, ist es wichtig, einen Plan für die beste Reihenfolge zu haben, in der sie rechtzeitig erledigt werden können. Durch die Projektplanung können Sie den effizientesten Weg zum Abschluss des Projekts ermitteln und sich an eventuelle Änderungen anpassen, die sich im Laufe des Projekts ergeben.

Beispielsweise möchte ein Videospielunternehmen möglicherweise vor der Weihnachtszeit eine Werbekampagne erstellen. Um diese Kampagne zu starten, können sie Marktforschung betreiben, ihre neuesten Produkte testen und Pläne für verschiedene Marketingkanäle entwickeln. Jede dieser Aufgaben hat ihren eigenen Zeitplan und ihre eigenen Schritte. Durch die Erstellung eines Projektzeitplans stellt das Unternehmen sicher, dass die Mitarbeiter jede Aufgabe pünktlich erledigen und die Frist einhalten.

Was Sie in Ihren Projektplan aufnehmen sollten

Projektpläne enthalten in der Regel mindestens die folgenden Elemente:

Aufgaben

Aufgaben sind eine Liste von Verantwortlichkeiten, die Sie im Laufe des Projekts zuweisen. Dazu gehören sowohl die größeren Projektziele als auch die kleineren Aufgaben, die dazu führen. Beim Hinzufügen von Aufgaben zu einem Projektplan ist es am besten, so genau wie möglich zu sein. Geben Sie beispielsweise den Namen der Aufgabe, den Zweck der Aufgabe, wer der Aufgabenmanager ist und wer sonst noch daran arbeitet, an.

Fristen

Ein weiteres Detail, das Sie Ihren Aufgaben hinzufügen können, sind Fristen. Dabei handelt es sich um die erwarteten Fertigstellungstermine für jede Aufgabe, basierend auf der voraussichtlichen Dauer der Fertigstellung der Aufgabe. Sie können diese Schätzung auf verschiedene Weise ermitteln, beispielsweise durch Rücksprache mit dem Aufgabenleiter. Geben Sie außerdem eine endgültige Frist für das gesamte Projekt an. Im Laufe des Projekts müssen Sie diese Frist möglicherweise ändern, diese Schätzung kann Ihnen jedoch bei der Planung für andere Fristen helfen.

Betroffenen Parteien

Stakeholder sind alle, die ein Interesse am Ergebnis des Projekts haben oder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden müssen. Zu den Interessenten gehören:

• Projektmanager

• Gruppenführer

• Teammitglieder

• Generaldirektoren des Unternehmens

• Unternehmensinvestoren

• Anbieter oder Lieferanten

• Werbepartner

Erstellen Sie Ihren Projektzeitplan so, dass alle Beteiligten, die Zugriff darauf benötigen, ihn problemlos einsehen können. Sie können beispielsweise alle Dateien in einem Ordner in der Cloud speichern und diese dann mit allen Interessierten teilen.

Liste der Projektplanungsmethoden

Im Folgenden finden Sie einige Techniken, mit denen Sie Ihre Projekte effektiver planen können:

Kritische Pfadmethode

Der Zweck von CPM besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, die maximale und minimale Zeit zu bestimmen, die für die Fertigstellung eines Projekts erforderlich ist. CPM enthält drei Hauptelemente, nämlich:

• Aufgaben, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind

• Welche Aufgaben hängen von der Erledigung anderer ab?

• Zeitschätzung für jede Aktivität

Beispielsweise möchte eine Organisation eine Konferenz für Softwareunternehmen abhalten. Die beiden Ziele dieses Projekts bestehen darin, Gäste einzuladen und zu planen, wo jeder Gast seinen Ausstellungstisch haben wird. In diesem Beispiel hängt die letzte Aufgabe vom Abschluss der ersten ab. Anhand dieser Informationen und aller anderen damit verbundenen Aufgaben bestimmt die Organisation, welche Aufgaben priorisiert werden sollten und in welcher Reihenfolge alle Aufgaben ausgeführt werden. Anschließend können sie anhand der Zeitschätzung für jede Aktivität die Gesamtzeitschätzung für das Projekt ermitteln.

Programmevaluierungs- und Überprüfungsmethodik

Die Methode zur Programmbewertung und -überprüfung ähnelt CPM darin, dass sie einen Aufgabenablauf und einen geschätzten Zeitplan erstellt. Anstelle einer möglichen Zeitskala wie beim CPM verwendet PERT jedoch eine gewichtete durchschnittliche Dauer. Mit PERT weisen Sie jeder Aktivität eine Zeitschätzung und einen Unsicherheitsfaktor zu. Du kannst es schaffen:

• Schätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird

• Schätzung der Zeit im besten und schlechtesten Fall

• Sie werden gemittelt, um die geschätzte Projektzeit zu ermitteln

Die PERT-Methode hilft Projektmanagern auch dabei, realistische Schätzungen ihrer Zeitpläne vorzunehmen. Diese Methode erfordert mehr Vorarbeit und Informationen zur Einrichtung, kann Ihnen jedoch zuverlässigere Zeitpläne für Ihre Projekte liefern.

Schnelles Verfolgen

Beim Speed-Tracking geht es darum, Aufgaben zu finden, die Sie gleichzeitig oder mit einigen Überschneidungen erledigen können. Dadurch können Sie mit einigen Aufgaben früher beginnen und den Gesamtzeitaufwand für das Projekt reduzieren. Im Beispiel der Konferenzplanung muss der Organisator beispielsweise nicht auf eine vollständige Gästeliste warten, um Stände zuzuweisen. Stattdessen könnten sie die Kabinen zuweisen, wenn die Gäste antworten, und dann letzte Anpassungen vornehmen, sobald alle Antworten eingegangen sind.

Absturz

Von einem Absturz spricht man, wenn Sie mehr Ressourcen hinzufügen, um ein Projekt schneller abzuschließen. Sie können beispielsweise einem Projekt mehr Personen zuweisen und so den Arbeitsaufwand für jede einzelne Person verringern. Sie können Mitarbeiter auch dazu zwingen, länger zu arbeiten und mehr Geld für Überstunden auszugeben, wenn Sie Fristen schnell einhalten müssen.

Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist eine Art Balkendiagramm, das Projektmanager zur Planung und Terminierung verwenden. Sie können sie nutzen, um komplexere Projekte zu vereinfachen. Gantt-Diagramme stellen jede Aufgabe horizontal in einem Balkendiagramm dar, das Start- und Enddatum anzeigt. Gantt-Diagramme enthalten häufig auch Fälligkeitstermine, Abhängigkeiten und Aufgabeneigentümer. Durch die Verwendung eines Gantt-Diagramms lässt sich der Fortschritt eines Projekts einfacher visualisieren und sehen, wie verschiedene Aufgaben miteinander interagieren.

Modellieren

Bei der Simulation geben Sie verschiedene Aktionssätze in ein Computerprogramm ein und lassen es mögliche Zeitrahmen bestimmen. Mit der Modellierung können Sie verschiedene Unsicherheiten und Variablen berücksichtigen. Wenn sie also während des Projekts auftreten, haben Sie bereits einen Plan dafür.

Unternehmen verwenden häufig eine Modellierungstechnik namens Monte-Carlo-Simulation oder Monte-Carlo-Analyse. Mit dieser Methode geben Sie für jede Aufgabe die Best- und Worst-Case-Dauerszenarien ein. Die Monte-Carlo-Simulation analysiert alle Kombinationen und Unsicherheiten und liefert Ihnen dann Wahrscheinlichkeiten. Basierend auf den Simulationen könnte man beispielsweise sagen, dass die Chance, das Projekt innerhalb von sechs Monaten abzuschließen, bei 10 Prozent liegt. Mithilfe der Monte-Carlo-Analyse können Sie im Voraus bestimmen, wie lange ein Projekt dauern könnte, und einen realistischeren Zeitplan erstellen.