6 Methoden zur Vermittlung von Zeitmanagement • BUOM

10. September 2021

Zeitmanagement ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Gesamtproduktivität am Arbeitsplatz. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihre Arbeitszeit einteilen, können Sie Stress reduzieren, die Produktivität steigern und Ihre Leistungsfähigkeit verbessern. Wenn Sie in ein Zeitmanagement-Training investieren, können Sie die wesentlichen Aspekte eines erfolgreichen Zeitmanagements erlernen und Ihre Fähigkeit verbessern, jeden Tag mehr zu erledigen.

In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung des Zeitmanagements und die besten Techniken und Tipps für das Zeitmanagement-Training, die Sie heute umsetzen können.

Was ist Zeitmanagement?

Unter Zeitmanagement versteht man die Fähigkeit, Ihre Aktivitäten und Aufgaben rechtzeitig und produktiv zu planen und abzuschließen. Wenn Sie über Zeitmanagementfähigkeiten verfügen, können Sie effektiv entscheiden, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden möchten, sodass Sie jeden Tag mehr erledigen können. Je besser Sie im Zeitmanagement sind, desto effektiver werden Sie bei der Arbeit sein.

Mehr Details: Zeitmanagementfähigkeiten: Definition und Beispiele

Warum ist Zeitmanagement wichtig?

Zeitmanagement ist eine Fähigkeit, die viele Aspekte Ihres Arbeitslebens verbessern kann. Dadurch können Sie effizienter und effektiver arbeiten und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. Zu den weiteren Vorteilen des Erlernens und der Integration von Zeitmanagementfähigkeiten in Ihr Arbeitsleben gehören:

• Verbesserte Leistung

• Stressreduzierung

• Verbesserung des beruflichen Rufs

• Verbesserte Konzentrationsfähigkeit über längere Zeiträume

• Erhöhte Entscheidungsfähigkeit

• Mehr Freizeit

• Höheres Maß an Selbstdisziplin

• Mehr Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterentwicklung

Beste Zeitmanagementpraktiken

Auch wenn die Umsetzung dieser Praktiken anfangs eine Herausforderung sein kann, wird es umso einfacher, je mehr Sie daran arbeiten und desto mehr werden Sie jeden Tag erreichen. Hier sind sechs Best Practices, mit denen Sie Ihre Zeit am Arbeitsplatz effektiv verwalten können:

1. Verfolgen Sie die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit

Um das Beste aus Ihrer Zeit zu machen, müssen Sie zunächst verstehen, wie Sie Ihre Zeit jeden Tag verbringen. Behalten Sie im Auge, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden und wie viel Zeit Sie für Dinge aufwenden, die Sie bei der Arbeit nicht produktiver machen. Nachdem Sie Ihre Zeit eine Woche lang erfasst haben, haben Sie eine gute Vorstellung davon, an welchen Bereichen Sie arbeiten müssen und wie Sie Ihr gesamtes Zeitmanagement verbessern können.

2. Erstellen Sie eine To-Do-Liste für jeden Tag

Durch die Erstellung eines strukturierten Plans für jeden Tag können Sie besser verstehen, was getan werden muss und welche Maßnahmen Sie ergreifen können, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Beginnen Sie jeden Tag damit, eine To-Do-Liste zu erstellen, die die Aufgaben auflistet, die Sie erledigen müssen, und die Maßnahmen, die Sie ergreifen müssen, um sie zu erledigen.

3. Definieren Sie Ihre Ziele und bleiben Sie dabei

Durch die Definition Ihrer großen und kleinen Arbeitsziele können Sie sich ein klares Bild davon machen, worauf Sie Ihre Zeit jeden Tag konzentrieren sollten. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, ein Projekt bis zum Ende der Woche abzuschließen, schreiben Sie ein Gesamtziel und kleinere Ziele auf, die dazu führen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird.

4. Erledigen Sie zuerst die wichtigste Aufgabe

Denken Sie beim Erstellen Ihrer To-Do-Liste daran, die Aufgaben von der wichtigsten zur unwichtigsten zu ordnen. Arbeiten Sie die wichtigsten Aufgaben ab, beispielsweise solche, bei denen die Fristen am nächsten drohen. Dieser Prozess kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit effektiver zu verwalten, sodass Sie genügend Zeit haben, die wichtigsten Aufgaben pünktlich und in hoher Qualität zu erledigen.

5. Delegieren Sie, wann immer Sie können.

Das Delegieren von Aufgaben, die Sie nicht erledigen müssen und die andernfalls wertvolle Zeit in Anspruch nehmen würden, kann Ihr Zeitmanagement erheblich verbessern. Wenn Sie beispielsweise eine Tabellenkalkulation erstellen müssen, um ein Projekt abzuschließen, und Sie wissen, dass jemand in Ihrem Team wesentlich effizienter und in der Lage ist, Tabellenkalkulationen zu erstellen, können Sie sich durch die Zuweisung dieser Aufgabe auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

6. Machen Sie kurze Pausen

Kurze Pausen während des Arbeitstages können Ihnen helfen, motiviert zu bleiben und Ihrem Gehirn die Ruhe zu geben, die es braucht, um produktiv zu sein. Versuchen Sie, einen Timer auf 30 Minuten einzustellen und arbeiten Sie, bis er klingelt. Gönnen Sie sich anschließend eine fünfminütige Pause, um die Beine zu vertreten und Wasser zu trinken. Dies den ganzen Tag über konsequent zu tun, kann viel effektiver sein, als über einen längeren Zeitraum hart zu arbeiten und dann festzustellen, dass Sie zu müde oder unmotiviert sind, um den Tag produktiv zu beenden.

Beste Möglichkeiten, Zeitmanagement zu lernen

Es gibt verschiedene Methoden, mit denen Manager ihren Mitarbeitern dabei helfen können, effektive Zeitmanagementfähigkeiten zu erlernen. Als Mitarbeiter können Sie Zeitmanagement erlernen, um am Arbeitsplatz produktiver zu sein. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeitern oder sich selbst beibringen können, wie sie ihre Arbeitszeit besser einteilen können.

Bringen Sie Ihren Mitarbeitern bei, Prioritäten zu setzen

Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, ist ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Zeitmanagements. Sie können Ihren Mitarbeitern helfen, besser zu verstehen, welche Aufgaben sie priorisieren sollten, indem Sie Methoden und Tools implementieren, die ihnen bei der Priorisierung von Aufgaben helfen. Sie können beispielsweise ein Programm verwenden, mit dem Sie Mitarbeitern Aufgaben zuweisen und die Prioritätsstufe für jede Aufgabe anzeigen können.

Schulen Sie Mitarbeiter, die zusätzliche Hilfe beim Zeitmanagement benötigen

Bewerten Sie die Zeitmanagementfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und identifizieren Sie diejenigen, die möglicherweise zusätzliche Hilfe benötigen. Erwägen Sie, ein persönliches Gespräch mit diesen Mitarbeitern zu vereinbaren, um zusätzliche Beratung anzubieten und Fragen zu beantworten. Sie können auch ein Mentoring-Programm zwischen Mitarbeitern erstellen, die sich durch Zeitmanagement und andere wichtige Fähigkeiten auszeichnen, um diejenigen zu schulen, die zusätzliche Hilfe benötigen.

Modellieren Sie effektive Zeitmanagementfähigkeiten

Ihre Mitarbeiter lernen häufig Best Practices und die Arbeitsweise am Arbeitsplatz, indem sie ihre Führungskräfte beobachten. Indem Sie sich selbst regelmäßig effektive Zeitmanagementfähigkeiten unter Beweis stellen, geben Sie ein Beispiel dafür, was von Ihren Mitarbeitern erwartet wird. Als Mitarbeiter können Sie sich an Ihre Vorgesetzten wenden, um Möglichkeiten zur Verbesserung des Zeitmanagements zu finden. Finden Sie einen Manager, der ein effektives Zeitmanagement und ein hohes Maß an Produktivität an den Tag legt, und versuchen Sie, seine Strategien in Ihren Arbeitsalltag umzusetzen.

Fördern Sie Schulungen zum Thema Zeitmanagement

Es gibt mehrere Zeitmanagement-Schulungskurse, viele davon online, erschwinglich oder kostenlos. Als Führungskraft können Sie Ihre Mitarbeiter zur Teilnahme an einem Zeitmanagement-Training ermutigen und ihnen Vorschläge für den besten verfügbaren Kurs machen. Investieren Sie als Mitarbeiter ein paar Stunden pro Woche in die Zeitmanagement-Schulung, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Tipps zum Erlernen von Zeitmanagement

Sowohl Manager als auch Mitarbeiter können davon profitieren, wenn effektive Zeitmanagementfähigkeiten am Arbeitsplatz implementiert werden. Ganz gleich, ob Sie Arbeitgeber oder Arbeitnehmer sind: Die folgenden Tipps helfen Ihnen, das Zeitmanagement am Arbeitsplatz zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

• Legen Sie klare Erwartungen fest, was Sie jeden Tag tun möchten.

• Legen Sie für jedes Projekt einen Zeitplan fest und halten Sie sich daran.

• Nutzen Sie ein Zeitaudit, um zu sehen, wo die Zeit Ihrer Mitarbeiter am meisten genutzt wird.

• Stellen Sie fest, ob Ihre aktuellen Projektplanungstools beim Zeitmanagement helfen.

• Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie für Besprechungen nicht verfügbar sind.

• Begrenzen Sie Ablenkungen.

• Belohnen Sie sich selbst oder Ihre Mitarbeiter, die jede Woche ihre Arbeitsziele erreichen.