6 Arten von Geschäftsprozesskarten mit Beispielen • BUOM

Bei der Geschäftsprozesszuordnung geht es darum, Diagramme zu erstellen, um verschiedene Aufgaben oder Projekte innerhalb eines Unternehmens zusammenzufassen und zu analysieren. Es ist ein nützliches Werkzeug zur Verbesserung von Geschäftsprozessen, zur Identifizierung von Fehlern und zur Verbesserung der Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Stakeholdern. Wenn Sie Diagramme und Karten erstellen möchten, um Ihrem Unternehmen bei der Organisation und Auswertung seiner Prozesse zu helfen, können Sie mehr über die Abbildung von Geschäftsprozessen erfahren. In diesem Artikel definieren wir die Geschäftsprozesszuordnung, erklären, warum sie wichtig ist, und listen die verschiedenen Arten der Geschäftsprozesszuordnung auf, einschließlich Beispielen.

Was ist Geschäftsprozessabbildung?

Business Process Mapping ist ein Tool, mit dem ein Unternehmen seine Aktivitäten oder Produkte planen und verfolgen kann. Dies erreichen sie durch Flussdiagramme, in denen Symbole verschiedene Teile einer Aktivität darstellen. Diese Diagramme zeigen, wann, wie und warum ein Unternehmen ein Projekt abschließen könnte, beispielsweise eine Mitarbeiterschulung oder die Nachverfolgung von Lieferungen. Unternehmen erstellen ihre Karten mit Symbolen, die Rauten, Quadrate, Kreise, Rechtecke oder Pfeile umfassen können.

Eine Geschäftsprozesskarte bietet außerdem einen visuellen Leitfaden für den beabsichtigten Prozess einer Aufgabe und schlägt mögliche Ergebnisse einer Aktion vor, da Pfeile die Bewegung einer Aktion darstellen. Der Hauptzweck der Geschäftsprozessabbildung besteht darin, die Phasen eines Geschäftsprozesses klar darzustellen. Dies ermöglicht es den Geschäftsinteressenten, die Unternehmensprozesse, in die sie investieren, einzusehen und zu verstehen.

Warum ist die Abbildung von Geschäftsprozessen wichtig?

Hier sind einige Gründe, warum es für Unternehmen wichtig ist, Geschäftsprozesskarten zu verwenden:

Erhöhte Transparenz

Ein Geschäftsprozess-Flussdiagramm ermöglicht es Stakeholdern, die Prozesse eines Unternehmens zu visualisieren und so Feedback zu geben oder Fragen zu stellen. Beispielsweise möchten Stakeholder möglicherweise wissen, wie ein Unternehmen ein von ihnen unterstütztes Produkt erstellt, damit ihnen die Zuordnung den Prozess leicht zeigen und so die Transparenz zwischen dem Unternehmen und den Stakeholdern erhöhen kann. Für ein Unternehmen ist es wichtig, gegenüber seinen Stakeholdern transparent zu bleiben, damit es lohnende Beziehungen zu den Menschen aufbauen kann, die es unterstützen.

Verbesserte Prozessklarheit

Da ein Flussdiagramm die Schritte einer Aufgabe oder Aktivität klar darstellt, erhöht es die Klarheit des gesamten Prozesses. Dies bedeutet, dass jedes an einem Projekt beteiligte Team oder jede an einem Projekt beteiligte Abteilung den Prozess sehen und verstehen kann, was einer funktionsübergreifenden Organisation hilft. Ein Flussdiagramm verbessert auch die Klarheit, da es den Prozess in kleinere Schritte vereinfacht, anstatt den Prozess als Ganzes zu betrachten und zu versuchen, die richtigen Aufgaben zu identifizieren, die zum Erreichen eines größeren Ziels erforderlich sind.

Bessere Kommunikation

Da die Abbildung von Geschäftsprozessen die Sichtbarkeit und Klarheit verbessert, fördert sie auch eine bessere Kommunikation. Durch die effektive Abbildung von Geschäftsprozessen verfügen verschiedene Teams über dasselbe Flussdiagramm, sodass sie problemlos gemeinsam Prozesse besprechen und sich gegenseitig Fragen stellen können. Es kann auch die Kommunikation zwischen Teams und Stakeholdern verbessern und eine produktive Zusammenarbeit ermöglichen.

Standardisierung

Durch Mapping kann ein Unternehmen standardisierte Prozesse schaffen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen oder System den Prozess jedes Mal auf die gleiche Weise ausführt. Standardisierung trägt auch dazu bei, Fehler oder Ineffizienzen in der Produktion zu reduzieren, und wenn es Fehler gibt, kann das Unternehmen diese leicht identifizieren und korrigieren und schnell herausfinden, wo der Fehler aufgetreten ist.

6 Arten von Geschäftsprozessdiagrammen

Hier sind sechs Arten von Geschäftsprozesskarten, die Sie zur Verfolgung von Geschäftsabläufen verwenden können, zusammen mit Beispielen:

1. Flussdiagramm des Hauptprozesses

Ein einfacher Prozessflussdiagramm ist die einfachste Art von Flussdiagramm. Es verläuft typischerweise von oben nach unten und zeigt die Prozessschritte in einem gruppierten Fluss an. Aufgrund ihrer Einfachheit können Profis Flussdiagramme von Hand zeichnen oder am Computer erstellen. Diese Art von Flussdiagramm ermöglicht es Benutzern auch, alle ihre Aufgaben auf einmal anzuzeigen, was ihnen dabei helfen kann, Redundanzen oder Inkonsistenzen zu erkennen. Einfache Prozessflussdiagramme sind ein nützliches Werkzeug, um komplexe Prozesse auf einfache Weise darzustellen. Ein Unternehmen kann aus vielen Gründen ein grundlegendes Prozessflussdiagramm verwenden, beispielsweise zur Planung von Umfragen oder Forschungsstrategien.

Beispiel: Ein Produktmanager möchte eine Kundenwunschrecherche durchführen und erstellt daher ein grundlegendes Prozessflussdiagramm zur Gestaltung der Umfrage. Dazu platzieren sie die Fragen in einer Raute, wobei unterschiedliche Pfeile die „Ja“- und „Nein“-Antworten darstellen. Je nachdem, wie der Kunde antwortet, führt ihn der Pfeil zur entsprechenden Frage oder Aussage. Wenn in einer Umfrage beispielsweise gefragt wird, ob ein Kunde wieder bei diesem Unternehmen einkaufen würde, könnte die Antwort „Nein“ dazu führen, dass die Raute fragt, warum das so ist. Eine „Ja“-Antwort kann zu einer neuen oder anderen Folgefrage führen.

2. Schema der Schwimmbahnen

Swimlane-Diagramme verwenden zwei oder mehr Spalten oder Zeilen, je nachdem, ob das Diagramm horizontal oder vertikal ist, um verschiedene Themen oder Unterthemen darzustellen. Der Zweck eines Spurdiagramms besteht darin, zu identifizieren, wer bestimmte Aufgaben in einem Prozess ausführt. Die Zeilen oder Spalten ähneln Schwimmbahnen, daher der Name dieses Diagramms. Dieses Diagramm ist für funktionsübergreifende Prozesse nützlich, da jede Zeile oder Spalte ein anderes Thema darstellen kann, beispielsweise Vertrieb und Marketing. Pfeile kreuzen die Balken, um Aufgaben in verschiedenen Themen zu verbinden und zu zeigen, wie die einzelnen Schritte im System zusammenhängen.

Beispiel: Ein Spielzeugunternehmen arbeitet oft mit Kunden zusammen, darunter interne Stakeholder oder externe Kunden. Dieses Unternehmen verfolgt Kundendienstanfragen, um festzustellen, wie sein System Anfrageprozesse verfolgt. Hierfür wird ein Lane-Diagramm verwendet, da es Zeilen erstellen kann, um verschiedene Aspekte dieses Prozesses darzustellen, beispielsweise Kunde, Mitarbeiter oder Serviceabteilung. Dadurch können die verschiedenen Phasen einer Anfrage identifiziert und verfolgt werden, um die Verwaltung des Kundenerlebnisses zu standardisieren.

3. Zustandsdiagramm

Ein Zustandsdiagramm beschreibt, wie ein System oder Objekt während eines Ereignisses seinen Zustand ändert. Beispielsweise möchte ein Unternehmen möglicherweise grafisch darstellen, wie ein externer Faktor einen internen Prozess beeinflusst. Ein Zustandsdiagramm besteht aus den Start- und Endpunkten einer Aufgabe. Eine Aufgabe oder ein Ziel kann jeweils nur einen Status haben, aber abhängig von externen Faktoren kann sich diese Aufgabe ändern. Unternehmen können Statecharts verwenden, um diese Änderungen zu verfolgen und verschiedene Änderungen zu identifizieren, bis ein Endpunkt erreicht ist. Die Pfeile in diesem Diagramm stellen Aufgabenübergänge dar.

Beispiel: Ein Projektmanager befindet sich möglicherweise in der Anfangsphase der Herstellung eines neuen Produkts. Wenn sie mit der Massenproduktion eines Produkts beginnen, erstellen sie ein Zustandsdiagramm, um den Produktionsprozess von Anfang bis Ende zu bewerten. Sie tun dies, weil sie wollen, dass der Produktionsprozess so effizient wie möglich ist.

4. Wertstromkarte

Eine Wertstromkarte veranschaulicht den aktuellen Zustand eines Produkts, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen und es zu verbessern. Die Zuordnung von Wertströmen ähnelt einem einfachen Flussdiagramm, ist jedoch komplexer, da sie detaillierte Informationen über den Prozess liefert. Einfache Flussdiagramme vereinfachen den Prozess und Wertstromkarten verdeutlichen jeden Schritt des Prozesses. Wertstromkarten sind nützlich, um Schritte zu eliminieren, die zur Herstellung oder Lieferung eines Produkts nicht erforderlich sind. Sie verwenden normalerweise mehrere Symbole, um jeden Faktor darzustellen, der die Produktion eines Produkts beeinflusst.

Beispiel. Ein Unternehmen nutzt eine Wertstromkarte, um ein neues Mitarbeiterentwicklungsprogramm für den Kundenservice zu erkunden. Da der Prozess viele Schritte und Variablen umfasst, verwendet das Unternehmen eine Wertstromkarte, um die Komplexität des Programms zu veranschaulichen. Das Unternehmen verwendet unterschiedliche Symbole, um jeden Schritt des Prozesses darzustellen. Der Zweck dieser Wertstromkarte besteht darin, Bereiche ihres Schulungsprogramms zu identifizieren, die verbessert oder beseitigt werden müssen.

5. Datenflussdiagramm

Ein Datenflussdiagramm konzentriert sich auf den Daten- oder Informationsfluss, der zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist. Sein Zweck besteht darin, hervorzuheben, dass die Schritte einer Aufgabe Konnektivität erfordern, um korrekt zu kommunizieren. Zu den Informationen, die ein Unternehmen möglicherweise nachverfolgt, gehören:

• Kundeninformation

• Transaktionsinformationen

• Bestell- oder Produktinformationen

• Informationen zur Lieferung

• Zahlungsinformationen

Diese Arten von Diagrammen können je nach Bedarf einfach oder komplex sein, abhängig von der für die Aufgabe erforderlichen Datenmenge. Datenflussdiagramme sind nützlich, um eine Aufgabe zu verstehen und datenbezogene Inkonsistenzen in einer Aufgabe zu identifizieren.

Beispiel: Ein Online-Shop verwendet ein Datenflussdiagramm, um Bestellinformationen zu verfolgen, die er von Kunden erhält. Da seine Gewinne an Online-Verkäufe gebunden sind, ist es für das Unternehmen wichtig, seine Prozesse zu verbessern, von der Bestellung eines Produkts durch den Kunden bis zum Erhalt seines Pakets. Ein Datenflussdiagramm hilft einem Geschäft, Fehler oder Inkonsistenzen zu identifizieren, die die Zeit verkürzen könnten, die ein Kunde benötigt, um seine Bestellung zu erhalten.

6. Schema SIPOC

SIPOC, ein Akronym für Supplier, Input, Process, Output und Customer, zeigt in Diagrammen wichtige Informationen für eine Aufgabe an. Jedes Wort im Akronym SIPOC ist Gegenstand einer eigenen Zeile. Unter den Lieferantenspalten befindet sich beispielsweise möglicherweise eine Liste der Lieferanten, die das Unternehmen für die Durchführung eines Projekts nutzt. Bestellungen und Bestellstatus können unter der Eingabespalte usw. angezeigt werden. Sobald ein Unternehmen diese Tabelle ausgefüllt hat, verfügt es über ein umfassendes Anforderungsdiagramm für eine bestimmte Aufgabe.

Beispiel. Ein Automobilhersteller verwendet ein SIPOC-Diagramm, um die Inputs und Outputs seines Automobilherstellungsprozesses abzubilden und wichtige Aspekte zu identifizieren. Sie tun dies, um die Effizienz ihres Prozesses zu verbessern und Fehler darin zu identifizieren. Insbesondere dieses Unternehmen produzierte im Quartal weniger Autos als üblich und analysiert daher mithilfe eines SIPOC-Diagramms die Ein- und Ausgänge, um festzustellen, was den Produktionsrückgang verursacht hat.