5 Schritte zum Data Lifecycle Management (plus Vorteile) • BUOM

Unternehmen können das Data Lifecycle Management nutzen, um die Sicherheit der Daten in ihren Informationssystemen zu gewährleisten. Dieser Prozess umfasst verschiedene Schritte zum Sammeln, Speichern und Archivieren wertvoller Daten. Wenn an Ihrem Arbeitsplatz unterschiedliche Arten von Daten verarbeitet werden, kann das Erlernen von Datenlebenszyklusmanagementpraktiken Ihnen dabei helfen, Informationen zu speichern und zu schützen. In diesem Artikel besprechen wir, was Data Lifecycle Management ist, stellen eine Liste der Vorteile vor und erläutern die verschiedenen Phasen des Prozesses.

Was ist Datenlebenszyklusmanagement?

Das Datenlebenszyklusmanagement ist ein Rahmenwerk aus Schritten, die Unternehmen dabei helfen, in Informationssystemen gefundene Daten zu sammeln, zu speichern und aufzubewahren. Durch den Einsatz von Data Lifecycle Management erhalten Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Erstellung, Speicherung und Entsorgung von Daten. Es hilft Unternehmen, den Überblick über ihre Daten zu behalten sowie sie für die zukünftige Verwendung zu sichern und zu archivieren. Es ermöglicht Unternehmen außerdem, veraltete Daten zu entfernen und durch neue Daten zu ersetzen.

Vorteile des Data Lifecycle Managements

Hier sind einige Vorteile des Datenlebenszyklusmanagements:

• Erfüllt Branchenanforderungen: Der Einsatz von Data Lifecycle Management hilft Unternehmen, die Anforderungen an die Datensicherheit in ihrer Branche zu erfüllen. Beispielsweise müssen Unternehmen der Finanzbranche häufig bestimmte Anforderungen erfüllen, um die Finanzdaten ihrer Kunden zu schützen.

• Gewährleistet die Datensicherheit: Das Datenlebenszyklusmanagement umfasst Sicherheitsprotokolle und Sicherungsverfahren, die die Wahrscheinlichkeit von Datenverlust oder -diebstahl verringern. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die vertrauliche Informationen wie Kundeninformationen und Finanzdaten verarbeiten.

• Macht Speicherplatz frei: Da in der letzten Phase des Lebenszyklus regelmäßig veraltete Informationen gelöscht werden, können Sie Platz für neue Daten und aktualisierte Informationen schaffen. Mehr Speicherplatz kann auch zu einer besseren Leistung eines Informationssystems beitragen.

• Verbessert die IT-Effizienz. Das Data Lifecycle Management verbessert die Effizienz der IT eines Unternehmens, da es die Daten auf dem neuesten Stand hält und den Benutzern den Zugriff auf Informationen erleichtert.

• Behält den Überblick über wertvolle Daten: Da das Datenlebenszyklus-Managementsystem Daten für einen bestimmten Zeitraum archiviert, bevor sie endgültig gelöscht werden, können Sie auch dann auf wertvolle Informationen zugreifen, wenn diese durch aktuellere Daten ersetzt wurden.

• Identifiziert veraltete Informationen: Data Lifecycle Management-Prozesse helfen Unternehmen dabei, veraltete Informationen zu identifizieren, indem sie Informationsinhalte und Daten zur Datenerstellung verfolgen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise über ein Dokument verfügt, das sechs Monate alt ist, möchte das Unternehmen diese Daten möglicherweise archivieren, um Platz für neue Informationen zu schaffen.

5 Phasen des Datenlebenszyklusmanagements

Das Data Lifecycle Management verarbeitet Informationen von der Erstellung der Daten bis zu ihrer Löschung. Mit diesem Verfahren können Unternehmen große Datenmengen überwachen und aufzeichnen. Hier sind die verschiedenen Phasen des Datenlebenszyklusmanagements:

1. Schöpfung

Im ersten Schritt geht es um das Sammeln und Erstellen von Daten. Die von ihnen erstellten Daten können viele Formen annehmen, darunter Bilder, Dateien oder Dokumente. Hier sind drei Möglichkeiten, wie ein Unternehmen Daten erstellen kann:

• Dateneingabe: Unternehmen geben Daten manuell in ein Managementsystem ein, beispielsweise durch die Eingabe von Informationen in ein Dokument oder die Eingabe von Daten in eine Grafik oder ein Diagramm.

• Datenerfassung: Unternehmen beziehen Daten aus verschiedenen Informationssystemen im gesamten Unternehmen, beispielsweise von verschiedenen Abteilungen oder Benutzern.

• Datenerfassung: Unternehmen erhalten bereits vorhandene Daten, die von einer anderen Organisation erstellt wurden.

2. Lagerung

Der zweite Schritt umfasst das Speichern und Schützen von Daten nach ihrer Erstellung. In dieser Phase nutzen Unternehmen verschiedene Backup-Verfahren zum Schutz der Daten, die Schutz vor Datenverlust oder Informationsdiebstahl bieten. In Informationssysteme sind häufig Backup-Verfahren integriert, oder Unternehmen laden Backup-Software manuell herunter. Unternehmen verfügen außerdem über einen Wiederherstellungsprozess für den Fall eines Datenverlusts oder -diebstahls, der in der Regel das Herunterladen und Wiederherstellen der Informationen umfasst.

3. Verwendung

Sobald ein Unternehmen über ordnungsgemäße Datensicherheitsverfahren verfügt, können Benutzer auf Daten zugreifen, um sie bei Geschäftsabläufen und -aktivitäten zu unterstützen. Sie können Daten in Informationssystemen einsehen, Änderungen vornehmen und aktualisierte Daten speichern. Benutzer können Daten auch anderen Abteilungen in ihrem Unternehmen oder Organisationen außerhalb ihres Unternehmens zur Verfügung stellen, da sie wissen, dass die Informationen über strenge Sicherheits- und Sicherungsprotokolle verfügen.

Die Datensynthese findet in dieser Phase statt, wenn das Informationssystem induktives Denken zur Validierung der Daten verwendet. Dabei werden mithilfe von Software verschiedene Arten von Daten verglichen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Beispielsweise kann ein Benutzer auf ein Anlageportfolio zugreifen, um Informationen über ein ähnliches Anlageportfolio zu prüfen.

4. Archiv

In diesem Schritt werden Daten in das Informationssystem kopiert, damit Unternehmen sie speichern und in Zukunft darauf zugreifen können. Durch die Datenarchivierung erhalten Unternehmen eine Aufzeichnung der Altdaten und können ältere Informationen herunterladen. Typischerweise markieren Unternehmen ihre Daten als aktiv, was bedeutet, dass die Unternehmen die Daten gerade nutzen und aktualisieren. Wenn die Daten veraltet sind, werden die Daten aus allen aktiven Umgebungen wie einer Datenbank oder einem Informationssystem gelöscht. Wenn Unternehmen Daten archivieren, können sie keine Änderungen daran vornehmen oder regelmäßig darauf zugreifen.

Wenn sie Zugriff auf archivierte Daten benötigen, können sie diese in der Umgebung wiederherstellen, in der sie zuvor aktiv waren. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Finanzdokument nicht mehr verwendet, kann es es archivieren, um eine Aufzeichnung darüber zu führen. Wenn sie auf ein Dokument zugreifen müssen, können sie es beispielsweise über dieselbe Datenbank oder denselben Server erneut herunterladen.

5. Zerstörung

Der letzte Schritt besteht darin, archivierte Daten zu löschen, damit Unternehmen mehr Platz für die Archivierung von Informationen haben. Dieser Schritt, manchmal auch Datenbereinigung genannt, umfasst das Entfernen einer Kopie aller archivierten Daten, je nachdem, wie das Unternehmen seine Daten löscht. Hier finden Sie eine Erklärung, wie Unternehmen Daten löschen können:

• Volumenbasiert: Unternehmen können ihre archivierten Daten löschen, sobald die von ihnen gespeicherten Archive ein bestimmtes Volumen erreichen. Beispielsweise kann ein Unternehmen beschließen, Daten zu löschen, nachdem mehr als 100 archivierte Daten in seinem Speicher gespeichert sind.

• Nach Zeit: Unternehmen können einen bestimmten Zeitraum für die Löschung archivierter Daten festlegen. Beispielsweise kann ein Unternehmen seine archivierten Dateien nach sechs Monaten löschen.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Daten ordnungsgemäß bereinigen. Wenn Unternehmen ihre Daten nicht ordnungsgemäß bereinigen, können sie Spuren von Informationen hinterlassen, die nicht mehr sicher sind. Um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß gelöscht werden, können Benutzer ihre Archive regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Spuren gelöschter Daten vorhanden sind.