5 Phasen des Projektmanagements (plus Tipps für den Erfolg) • BUOM

8. September 2021

Während es möglich ist, Projekte alleine abzuschließen, führt die Arbeit im Team oft zu besseren und schnelleren Ergebnissen. Viele Teams benötigen einen Projektmanagementplan, um effektiv arbeiten zu können. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen an einem Teamprojekt arbeiten, können Sie einige wichtige Schritte unternehmen, um die bestmögliche Arbeitsqualität sicherzustellen. Wenn Sie ein Projekt planen, hilft Ihnen dieser Leitfaden dabei, die fünf grundlegenden Schritte des Projektmanagements zu verstehen.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zur Durchführung von Aufgaben innerhalb einer Organisation. Jedes Projekt muss einem spezifischen Plan folgen, der vom Projektmanager formuliert wurde. Ein Projektmanager ist häufig für die Entwicklung oder Koordinierung der Entwicklung eines Projektplans und die Überwachung seiner Umsetzung während des gesamten Prozesses verantwortlich.

Jedes Projekt braucht einen Leiter, einen Plan und eine Aufsicht, um den Abschluss sicherzustellen. Projektmanager müssen alle verfügbaren Projektinformationen analysieren und einen detaillierten Plan für die Ausführung jedes Projektschritts entwickeln.

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Fünf Schritte zum Projektmanagement

Es gibt fünf grundlegende Projektmanagementschritte, die fast jeder Projektplan befolgen muss. Obwohl jede Phase ihre eigenen Aufgaben und Ergebnisse mit sich bringt, haben diese Schritte eine größere Chance auf einen Projekterfolg, wenn sie in der richtigen Reihenfolge und mit den richtigen Ressourcen abgeschlossen werden.

Hier sind die fünf grundlegenden Schritte des Projektmanagements:

1. Projektinitiierung

2. Projektplanung

3. Projektumsetzung

4. Dimension des Projekts

5. Fertigstellung des Projektes

1. Projektinitiierung

Die erste Phase des Projektlebenszyklus ist die Projektinitiierung. In dieser Phase konzipieren Sie das Projekt und sammeln die für die Fertigstellung erforderlichen Ressourcen.

Die Definition eines Projekts gibt ihm den Umfang und die Ziele vor, die vom Team erreicht werden sollen. Kurz gesagt, es beschreibt das Projekt, einschließlich seiner endgültigen Ziele und Ergebnisse. Beispielsweise bereitet sich ein Computerhersteller auf das nächste Umsatzjahr vor. Mitglieder der Geschäftsleitung kommen zu dem Schluss, dass ein neuer Computer zu einem mittleren Preisniveau mit guten Margen benötigt wird. Sie ernennen einen Projektmanager, der Spezifikationen festlegen und Ressourcen festlegen muss. Zu den Ressourcen gehört die Suche nach einem Team, das das Projekt abschließen kann.

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2. Projektplanung

Sobald Sie über alle erforderlichen Ressourcen verfügen, können diese gemeinsam mit dem Team das Projekt planen. Das Team analysiert die Anforderungen des Projekts und legt Schritte fest, um diese zu erreichen. Es sollte so gestaltet sein, dass jeder versteht, wie das Projekt von Anfang bis Ende ablaufen soll. Sobald das Projekt abgeschlossen ist, geht es in die Ausführungsphase.

Unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Planungsebenen. Beispielsweise kann ein langfristiges Projekt, das viele Monate dauert, mehrere Tage Planung erfordern, bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird. Während Ihr Team an einem Projekt arbeitet, kann es hilfreich sein, wöchentliche Besprechungen abzuhalten, um Fortschritte und mögliche Rückschläge zu besprechen.

3. Umsetzung des Projekts

Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, geht das Projekt in die Projektumsetzungsphase über. In dieser Phase des Projektmanagements beginnt das Team, gemäß dem bereitgestellten Plan an den Projektanforderungen zu arbeiten. Während das Team arbeitet, überwacht der Projektmanager den Fortschritt. Sie versuchen außerdem, bei Bedarf mehr Ressourcen zu beschaffen und Ablenkungen durch externe Quellen zu begrenzen.

Während der Ausführungsphase müssen Sie möglicherweise auch die Einhaltung des Projektplans überwachen. Wenn ein Problem auftritt, arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um das Problem zu bewerten. Wenn das Problem nicht gelöst werden kann oder zu einer Verzögerung führt, müssen Sie möglicherweise den Plan entsprechend anpassen und dem Team helfen, voranzukommen.

4. Dimension des Projekts

Die vierte Phase des Projektzyklus ist die Projektmessphase. In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf der Beurteilung der geleisteten Arbeit und der Feststellung, ob diese korrekt ausgeführt wurde. Sie und Ihr Team vergleichen die Arbeit mit dem Plan und versuchen herauszufinden, was Sie bereits getan haben und was noch getan werden muss.

Diese Phase umfasst häufig eine ausreichende Anzahl von Tests. Möglicherweise müssen Sie jedes Ergebnis gründlich testen, um festzustellen, ob es funktioniert, und um mögliche Probleme zu identifizieren. An dieser Stelle sollten Sie Qualitätsmaßnahmen umsetzen. Wenn ein Produkt die von Ihnen entwickelten Tests nicht besteht, sollte Ihr Team es erneut bewerten und mit der Lösung aller während des Tests aufgetretenen Probleme beginnen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Ihr Projekt diesen Schritt wiederholen muss. Manchmal entspricht das Endprodukt nicht den Standards Ihrer Organisation und muss angepasst werden. Es kann einige Iterationen erfordern, es richtig zu machen, aber es kann auch zur Entwicklung aufregender neuer Produkte führen, an die Ihr Team noch nie zuvor gedacht hat.

5. Abschluss des Projekts

Sobald das Endprodukt genehmigt ist, kann Ihr Team mit der letzten Phase des Projekts fortfahren. Am Ende der meisten Projekte sind umfangreiche Dokumentations- und Informationsmanagementpraktiken erforderlich. Stakeholder benötigen Schulungsmaterialien, Marketingmaterialien und Designspezifikationen für das Produkt oder die Dienstleistung, die sie angefordert haben. Das Team trifft sich, um diese Details zu planen, zu erstellen und fertigzustellen.

Als letzten Schritt kann es für Ihr Team auch hilfreich sein, das Gelernte zu besprechen. Projekte erfordern oft kreatives Denken und Experimentieren, wodurch Ihr Team neue Arbeitsweisen erlernen kann. Indem Sie sich treffen, um zu besprechen, was Sie aus dem Projekt herausgeholt haben, können sich die Teammitglieder auf zukünftige Projekte vorbereiten und die Gesamtqualität ihrer Arbeit verbessern.

In einigen Fällen entdecken Teammitglieder neue Fähigkeiten, die sie nutzen können, um andere Projekte zu starten und weitere Produkte für das Unternehmen zu entwickeln. Dies kann zur Entwicklung mehrerer Produkte führen, die besonders gut zusammenarbeiten.

Tipps zum Projektmanagement

Als Projektmanager ist es wichtig, jeden Schritt des Projekts organisiert und proaktiv zu halten. Ihr Team braucht Sie, um das Projekt effektiv zu verwalten, damit es weiterhin effektive Fortschritte erzielen und ein qualitativ hochwertiges Produkt liefern kann.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei diesem Prozess helfen sollen:

• Bleiben Sie flexibel. Eines der besten Dinge, die Sie tun können, ist, während des gesamten Projekts flexibel zu bleiben. Viele Projekte stehen vor Herausforderungen, die Flexibilität erfordern, um die richtigen Lösungen zu finden. Einige Projektmanagementtechniken sollen Flexibilität bieten, indem sie den Planungsprozess einschränken. Bei kürzeren Planungszeiträumen kann sich das Team schnell auf Änderungen im Projekt einstellen. Die Designs, die Sie am Ende optimieren, können auch zu unerwarteten Verbesserungen im Design des Endprodukts führen. Wenn Sie flexibel sind, können Sie ein gescheitertes Projekt in eine Chance für etwas Besseres verwandeln.

• Investieren Sie in die richtige Software und Tools. Ihr Team benötigt außerdem die richtigen Tools und Software für die Aufgabe. Mit diesen Tools können Sie den Ausführungsprozess effizient abschließen. Es gibt viele Projektmanagement-Softwareplattformen, die alle für Projekte erforderlichen Systeme enthalten, einschließlich Kommunikations-, Informationsmanagement- und Terminplanungssystemen. Ihr Team kann oft seine gesamte Arbeit von einem System aus erledigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Tools für ein Projekt geeignet sind, wenden Sie sich an Ihr Team. Teammitglieder verfügen möglicherweise bereits über eine Reihe von Tools, die ihnen gefallen, und können entsprechende Empfehlungen abgeben.

• Kommunizieren Sie mit Stakeholdern. Stakeholder sind Personen, die ein persönliches Interesse und Einfluss auf das Projekt haben. Dazu gehören häufig das Projektteam, die Geschäftsleitung, Kunden und alle anderen Personen, die an der Fertigstellung des Projekts beteiligt sind. Diese Kommunikation ist ein wichtiger Schritt in der Planungs- und Ausführungsphase.

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Als Projektmanager sind Sie für die Kommunikation mit den Stakeholdern verantwortlich, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Sie müssen die Anforderungen des Kunden verstehen und diese Ihrem Team verständlich erklären. Dies trägt dazu bei, dass das Projekt innerhalb des Budgets und im Zeitplan bleibt.

Projektmanagement ist ein wichtiger Prozess in einer Organisation. Wenn Sie mit der Leitung eines Projekts beauftragt sind, nutzen Sie diese Tipps, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Der Schlüssel zum Projektmanagement ist die Fähigkeit zu verstehen, wie Ihr Projekt strukturiert sein sollte. Dadurch können Sie die Bemühungen Ihres gesamten Teams koordinieren, um sicherzustellen, dass Ihr Ziel erreicht wird. Mit einem klaren Verständnis der fünf grundlegenden Schritte des Projektmanagements können Sie jedes Projekt effektiv verwalten.