5 Arten von Mitarbeiterdatensätzen, die gepflegt und aktualisiert werden müssen • BUOM

12. August 2021

Die Führung ordnungsgemäßer Aufzeichnungen über Mitarbeiterinformationen ist ein wichtiger Teil des Erfolgs im Personalmanagement. Wenn Sie Personalmanager, Führungskraft oder Fachkraft sind, kann es hilfreich sein, die verschiedenen Arten von Aufzeichnungen zu verstehen, die für eine ordnungsgemäße Dokumentation erforderlich sind. Die Pflege aktueller, gesetzeskonformer Mitarbeiterunterlagen kann Ihnen helfen, künftige Rechtsstreitigkeiten zu verhindern, die Konsistenz innerhalb Ihrer Personalabteilung sicherzustellen und wichtige Informationen an neue Mitarbeiter weiterzugeben. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der Pflege aller Mitarbeiterdatensätze und betrachten fünf Arten von Mitarbeiterdatensätzen, die in Ihrer Personalabteilung gepflegt und aktualisiert werden müssen.

Warum ist es wichtig, Aufzeichnungen über alle Arten von Mitarbeitern zu führen?

Die Pflege aller Arten von Mitarbeiterunterlagen kann erheblich zum Erfolg und zur Effizienz Ihrer Personalabteilung beitragen. Die Speicherung aller Mitarbeiterdaten hat mehrere wichtige Vorteile, darunter:

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Es gibt mehrere Gesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, bestimmte Aufzeichnungen aufzubewahren. Zu den Gesetzen, die diese Gesetze geschaffen haben, gehören:

• Equal Employment Opportunity Commission (EEOC): KSRT verlangt, dass Sie alle Mitarbeiterunterlagen mindestens ein Jahr lang aufbewahren. Im Falle einer unfreiwilligen Entlassung müssen Sie die Aufzeichnungen der gekündigten Mitarbeiter ein Jahr lang nach dem Kündigungsdatum aufbewahren.

• Gesetz über Altersdiskriminierung in der Beschäftigung (ADEA): ADEA verlangt, dass Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen mindestens drei Jahre lang aufbewahren. Darüber hinaus müssen Sie Aufzeichnungen über Leistungspläne, wie z. B. Versicherungs- und Pensionspläne, mindestens ein Jahr nach der Kündigung des Mitarbeiters aufbewahren.

• Fair Labor Standards Act (FLSA) und Equal Pay Act (EPA): Basierend auf FLSA und auch AOOSist es erforderlich, Aufzeichnungen über die Begründung von Lohnunterschieden für Arbeitnehmer des anderen Geschlechts zu führen. Sie müssen diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahren.

Prozessprävention

Die Aktualisierung genauer Aufzeichnungen ist für Unternehmen eine wichtige Möglichkeit, künftige Rechtsstreitigkeiten gegen frühere Mitarbeiter zu verhindern. Wenn beispielsweise ein früherer Mitarbeiter die Organisation verklagt und behauptet, sein Arbeitgeber habe keine fairen Löhne gezahlt, kann die Lohndokumentation dabei helfen, diese Behauptungen zu widerlegen. Eine ordnungsgemäße Führung von Aufzeichnungen verhindert auch rechtliche Probleme mit Regierungsbehörden, die das Arbeitsrecht durchsetzen.

Informationsübermittlung

Wenn neue Manager, sei es in der Personalabteilung, im Rechnungswesen oder im allgemeinen Management, in Ihr Unternehmen eintreten, kann es hilfreich sein, Aufzeichnungen über aktuelle und frühere Mitarbeiter zu haben. Diese Informationen können beim Onboarding, beim Erstellen neuer Richtlinien und beim Kennenlernen von Aufzeichnungsprozessen hilfreich sein. Das Verständnis der Beschäftigungshistorie jedes Mitarbeiters kann neuen Managern helfen, sich effektiver an ihre Positionen anzupassen.

5 Arten von Mitarbeiterakten

Wenn Sie die grundlegenden Arten von Mitarbeiterdatensätzen verstehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Personalabteilung wichtige organisatorische Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert. Es gibt fünf Haupttypen von Mitarbeiterdatensätzen, die geführt werden müssen, darunter:

1. Anwesenheitslisten

Anwesenheitslisten enthalten Informationen über die Zeit, die jeder Mitarbeiter am Arbeitsplatz verbracht hat. Zu den Anwesenheitsaufzeichnungen können gehören:

• Bezahlter Urlaub

• Unbezahlter Urlaub

• Feiertage

• Feiertage

• Kranke Zeit

• Anzahl der pro Woche geleisteten Arbeitsstunden

• Verspätung/Abwesenheit

Die genaue Verfolgung dieser Informationen ist ein wichtiger Bestandteil des Nachweises, dass Ihr Unternehmen den Mitarbeitern die angemessene Vergütung gezahlt hat, basierend auf der Zeit, die sie für die Stelle aufgewendet haben. Das Gesetz über Familien- und Krankheitsurlaub Das FMLA verlangt von Arbeitgebern, dass sie zusätzlich zu den oben genannten Punkten Aufzeichnungen über bezahlten und unbezahlten Urlaub sowie Arbeitnehmerentschädigungsfälle führen.

2. Leistungsunterlagen

Das Employees’ Superannuation Act 1974 (ERISA) verlangt von Arbeitgebern, Aufzeichnungen über alle Versicherungsanträge, Informationen zur Arbeitnehmerbeteiligung und einzelne Begünstigte mindestens sechs Jahre lang aufzubewahren. Zu den Leistungsunterlagen gehören häufig Versicherungsgesellschaften, verfügbare Pläne, Anmeldefristen und eine Liste aller Mitarbeiter, die sich aktiv für die Sozialleistungen des Unternehmens angemeldet haben. Die Aktualisierung dieser Aufzeichnungen nach jedem Anmeldezeitraum kann eine wirksame Methode sein, um sicherzustellen, dass Ihre Aufzeichnungen aktuell sind und den ERISA-Anforderungen entsprechen.

3. Trainingsaufzeichnungen

Aus verschiedenen Gründen ist es außerdem notwendig, genaue Trainingsaufzeichnungen zu führen. Erstens können Trainingsaufzeichnungen als Trainingsinstrument für zukünftige Anpassungsbemühungen dienen. Zweitens können die während der Schulung gesammelten Informationen Hinweise darauf liefern, dass Mitarbeiter für eine Beförderung oder einen beruflichen Aufstieg bereit sind. Darüber hinaus gibt es für bestimmte Branchen spezifische bundesstaatliche Anforderungen hinsichtlich der Art und Häufigkeit der Schulungen. Das Führen von Aufzeichnungen über Schulungsprogramme und Teilnehmer kann dazu beitragen, dass Ihre Organisation die Bundesvorschriften einhält.

4. Gehaltsabzüge

Das Führen von Aufzeichnungen über die Lohnabzüge der Mitarbeiter ist ein wichtiger Teil des Steuererklärungsprozesses. Für Unternehmen hat die Nachverfolgung von Lohnabzügen zwei Hauptvorteile:

• Internal Revenue Service Das (IRS) verlangt von Arbeitgebern, Aufzeichnungen über alle Lohneinbehalte der Arbeitnehmer mindestens drei Jahre lang nach dem Rückgabedatum oder dem Einreichungsdatum, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt, aufzubewahren.

• Wenn ein Arbeitnehmer behauptet, dass ein früherer Arbeitgeber zu viele staatliche oder bundesstaatliche Steuern einbehalten hat, können genaue Aufzeichnungen hilfreich sein, um diese Behauptungen zu widerlegen.

5. Informationen zur Arbeitslosigkeit

Sobald ein Arbeitnehmer entlassen oder entlassen wird, kann er Arbeitslosengeld beantragen und erhalten. Es ist wichtig, jede Phase des Arbeitslosigkeitsprozesses zu dokumentieren und diese Aufzeichnungen zu verfolgen, solange der Arbeitnehmer weiterhin Arbeitslosengeld erhält. Zu den Informationen sollten gehören:

• Mitarbeitername

• Mitarbeiteradresse

• Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters

• Datum der Einstellung, Kündigung oder Wiedereinstellung

• Termine für Barzahlung und Nichtzahlung

• Eröffnungstermine

• Arbeitsstunden

Wenn einer der Mitarbeiter Ihrer Organisation Arbeitslosengeld bezieht, ist die sorgfältige Aufzeichnung dieser Informationen ein wichtiger Bestandteil der Überprüfung seiner wöchentlichen Leistungen. Wenn eine Diskrepanz zwischen Ihren Unterlagen und den vom Mitarbeiter bereitgestellten Informationen besteht, kann der Mitarbeiter den Zugang zu seinen Leistungen verlieren. Genaue Arbeitslosenunterlagen können dazu beitragen, dass Ihre beurlaubten oder beurlaubten Mitarbeiter die Leistungen erhalten, auf die sie Anspruch haben.

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