20 Zeitmanagement-Tipps für Profis • BUOM
22. Februar 2021
Durch die Verbesserung Ihres Zeitmanagements können Sie die Qualität Ihrer Arbeit verbessern und Ihre Produktivität steigern. Dies wiederum kann Sie für einen Arbeitgeber wertvoller machen und neue Karrieremöglichkeiten eröffnen. Das Erlernen vieler verschiedener Strategien für ein besseres Zeitmanagement kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, welche für Sie am besten geeignet sind.
In diesem Artikel besprechen wir, warum Zeitmanagement so wichtig ist, und geben 20 Zeitmanagement-Tipps für vielbeschäftigte Berufstätige.
Warum Zeitmanagement wichtig ist
Das Erlernen von Zeitmanagementstrategien ermöglicht es Ihnen, produktiver zu sein, indem Sie mehr in kürzerer Zeit erledigen, wodurch Zeit für andere Aufgaben oder Lernmöglichkeiten frei wird. Eine effektive Zeiteinteilung kann dazu beitragen, Stress abzubauen und Ihre Konzentration zu verbessern, wodurch Sie am Arbeitsplatz effektiver arbeiten und möglicherweise zu noch größerem beruflichen Erfolg führen.
20 Zeitmanagement-Tipps für Profis
Hier sind 20 Zeitmanagement-Tipps, die vielbeschäftigten Berufstätigen dabei helfen, am Arbeitsplatz mehr zu erledigen:
1. Führen Sie Listen
Erstellen Sie Listen mit Ihren Gedanken oder Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen. Indem Sie so viel wie möglich aufschreiben, fällt es Ihnen leichter, sich an die Aufgaben zu erinnern, zu denen Sie später zurückkehren müssen. Mobile Geräte und Laptops verfügen häufig über integrierte Zeitmanagement-Tools, die diese Aufgabe erleichtern. Sie können auch einen kleinen Notizblock griffbereit haben, damit Sie ihn ergänzen können, wenn Ihnen etwas einfällt. Am Ende eines jeden Tages können Sie Ihre Aufgaben überprüfen und eine To-Do-Liste für den nächsten Tag erstellen, da Sie wissen, dass alles erledigt ist.
2. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe
Untersuchungen haben eindeutig ergeben, dass Multitasking Ihre Produktivität verringert. Konzentrieren Sie sich für maximale Produktivität jeweils auf eine Aufgabe. Es ist effizienter, einen Auftrag zu erledigen, bevor man mit dem nächsten fortfährt.
3. Legen Sie ein Zeitlimit für Aufgaben fest
Das Parkinson-Gesetz besagt, dass sich die Arbeit so weit ausdehnt, bis sie die zur Fertigstellung verfügbare Zeit ausfüllt. Indem Sie für bestimmte Elemente Zeitlimits festlegen, werden Sie auf natürliche Weise konzentrierter und arbeiten effizienter. Wenn Sie feststellen, dass Sie über die von Ihnen gesetzten Zeitgrenzen hinaus arbeiten, können Sie Ihren Arbeitsablauf überprüfen und nach Dingen suchen, die möglicherweise Zeit verschwenden oder Ihre Aufmerksamkeit von der anstehenden Aufgabe ablenken.
4. Planen Sie Ihre Woche am Sonntag
Am Montag können Sie mit einem Plan für Ihre Woche vom Wochenende zu einer produktiven Arbeitswoche übergehen. Nehmen Sie sich am Sonntag Zeit, um Ihre Woche zu planen, indem Sie Ihre wöchentlichen Ziele in tägliche Aufgaben aufteilen. Wenn Sie wissen, dass Sie montags oder zu anderen bestimmten Zeiten in der Woche tendenziell weniger Energie haben, planen Sie für diese Zeiten Aufgaben mit niedriger Priorität ein. Wenn Sie wissen, dass Ihre Produktivität am Dienstag und Mittwoch am höchsten ist, planen Sie Ihre kreativsten und anspruchsvollsten Aufgaben für diese Tage ein. Wenn Sie wöchentliche Teambesprechungen haben, sollten Sie diese auf Donnerstag ansetzen, wenn die Energie Ihres Teams wahrscheinlich nachlässt. Dann nutzen Sie den Freitag zum Planen und Netzwerken.
5. Erstellen Sie einen Tagesplan
Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit, um eine tägliche To-Do-Liste für den nächsten Tag zu erstellen. Dies erleichtert das Einbeziehen von Dingen, die Sie möglicherweise auf einen anderen Tag verschieben möchten. Dies erleichtert Ihnen auch den Start ins Büro am nächsten Tag, da Sie wissen, mit welchen Aufgaben Sie beginnen müssen. Ein weiterer Trick, um sich selbst zu motivieren, besteht darin, die Punkte auf Ihrer Liste so zu formulieren, als ob Sie sie bereits erledigt hätten. Schreiben Sie beispielsweise statt „Bericht senden“ in Ihre Liste „Bericht gesendet“.
6. Erstellen Sie eine „To-do“-Liste
Wenn im Laufe des Tages unerwartete Aufgaben anfallen, erstellen Sie neben Ihrer To-Do-Liste eine separate Liste, während Sie diese zusätzlichen Aufgaben erledigen. Überprüfen Sie am Sonntag Ihre To-Do-Liste zusammen mit zusätzlichen Bonusaufgaben, um Ihr Selbstvertrauen zu stärken und eine Liste mit Zielen für die nächste Woche zu erstellen.
7. Erledigen Sie zuerst Ihre Aufgaben mit der höchsten Priorität.
Erledigen Sie zuerst die wichtigsten und schwierigsten Aufgaben. Dies stellt nicht nur sicher, dass sie pünktlich fertig werden, sondern Untersuchungen zeigen auch, dass die erste Stunde des Tages die produktivste ist. Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass sich Ihr Gehirn leichter konzentrieren kann, wenn es weniger aufmerksam ist, weil es keine überschüssige Energie für andere Gedanken hat.
8. Blockieren Sie Ablenkungen
Schalten Sie Ihr Telefon in den „Bitte nicht stören“-Modus und legen Sie es außer Sichtweite in eine Schublade. Sie können auch Ihr Instant-Messaging-Programm deaktivieren oder Ihre E-Mail-Adresse schließen, um nicht durch neue eingehende Nachrichten abgelenkt zu werden. Es wird außerdem empfohlen, alle Fenster außer denen zu schließen, in denen Sie gerade arbeiten. Wenn möglich, schließen Sie die Tür, um Störungen zu vermeiden. Wenn Sie einen Kollegen oder Chef haben, der regelmäßig an Ihrem Schreibtisch vorbeischaut, denken Sie darüber nach, kurz in seinem Büro vorbeizuschauen, bevor Sie mit der konzentrierten Zeit beginnen. Sie können auch darüber nachdenken, Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung zu verwenden oder Musik abzuspielen, um Ablenkungen zu übertönen.
9. Überwachen Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen
Zu wissen, wie Sie Ihre Zeit verwalten, ist ein wichtiger Schritt zu einem effektiven Zeitmanagement. Erwägen Sie, sich einen oder zwei Tage Zeit zu nehmen und jede Aufgabe oder Aktivität, die Sie erledigen, zu dokumentieren. Sie können auch eine Produktivitäts-App verwenden, die Ihre Aktivitäten auf Ihrem Telefon oder Computer verfolgt.
10. Belohnen Sie sich für schwierige Aufgaben
Es ist ganz natürlich, schwierige Aufgaben vermeiden zu wollen; belohnen Sie sich dafür, dass Sie diese unangenehmen oder schwierigen Aufgaben direkt erledigen. Gönnen Sie sich zum Beispiel eine Pause und gehen Sie als Belohnung spazieren oder arbeiten Sie an etwas, das Ihnen wirklich Spaß macht.
11. Passen Sie auf sich auf
Um Ihre Produktivität zu maximieren, ist es wichtig, auf sich selbst aufzupassen. Das bedeutet, sich nahrhaft und gesund zu ernähren, regelmäßig Sport zu treiben und jede Nacht die empfohlenen sieben bis neun Stunden Schlaf zu bekommen.
12. Verantwortlichkeiten delegieren
Wenn Sie eine Führungsposition innehaben und ständig im Rückstand sind oder die Mittagspause durcharbeiten, sollten Sie darüber nachdenken, mehr Verantwortung an Ihr Team zu delegieren. Um effektiv zu delegieren, sollten Sie wissen, wer zu Ihrem Team gehört und welche Stärken und Schwächen sie haben. Stellen Sie sicher, dass sie die Ziele und Erwartungen sowie die Fristen verstehen. Es ist auch wichtig, für Fragen zur Verfügung zu stehen und ihnen mitzuteilen, welche Ressourcen ihnen zur Verfügung stehen.
13. Konzentrieren Sie sich auf das große Ganze
Anstatt nach Perfektion zu streben oder sich auf die kleinen Details Ihrer Arbeit zu konzentrieren, behalten Sie das große Ganze im Auge. Erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, nicht die kleinen Details.
14. Planen Sie Pausen zwischen den Aufgaben ein
Untersuchungen zeigen, dass Ihr Gehirn jeweils nur wenige Minuten konzentriert bleiben kann. Planen Sie zwischen den Aufgaben oder mindestens alle 90 Minuten eine Pause ein, um die maximale Produktivität aufrechtzuerhalten.
15. Machen Sie das Beste aus Ihrer Wartezeit
Wartezeiten erlebt jeder, egal ob am Flughafen oder Bahnhof. Nutzen Sie diese Ausfallzeiten, um auf E-Mails zu antworten, Podcasts nachzuholen oder etwas zu lesen, verpasste Anrufe zurückzurufen oder einfach nur zu entspannen und zu meditieren. Seien Sie auf die Momente vorbereitet, in denen Sie warten müssen.
16. Organisieren Sie Ihre E-Mails
Ein überfüllter Posteingang kann dazu führen, dass Sie mehr Zeit mit der Suche nach wichtigen E-Mails verbringen, auf die Sie antworten müssen, oder dass Sie wichtige E-Mails ganz verpassen. Archivieren Sie E-Mails, die möglicherweise wichtige Informationen enthalten, aber keine sofortige Antwort erfordern. Erstellen Sie Labels für E-Mails, die eine Aktion Ihrerseits erfordern, z. B. „dringend“, „Aktion erforderlich“ oder „Ausstehend“. Erstellen Sie Filter, um eingehende E-Mails automatisch anhand eines Schlüsselworts in der E-Mail oder des Absenders zu kennzeichnen. Sie können sogar alle eingehenden Newsletter markieren, indem Sie einen Filter für E-Mails erstellen, die das Wort „Abbestellen“ enthalten.
17. Setzen Sie sich SMARTe Ziele
Ihre Produktivität wird oft an Ihrer Fähigkeit gemessen, Ihre Ziele zu erreichen. Wenn Sie diese Ziele schnell und mit weniger Ressourcen erreichen, ist das ein klares Zeichen dafür, dass Sie Ihre Zeit effektiv verwalten und produktiv sind. Ein wichtiger Teil davon sind jedoch SMART-Ziele. SMART-Ziele sind spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden. Stellen Sie sicher, dass Ihre täglichen, wöchentlichen und monatlichen Ziele auch SMART sind.
18. Lernen Sie, Nein zu sagen
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie etwas übernehmen, das Ihre Zeit in Anspruch nimmt. Wenn Sie aufgefordert werden, eine Verpflichtung einzugehen, antworten Sie, indem Sie sagen, dass Sie Ihren Zeitplan überprüfen und sich bei der Person melden werden. So haben Sie Zeit zu beurteilen, ob es Ihren Zielen entspricht und ob Sie tatsächlich die Zeit dafür haben.
19. Seien Sie früh
Reduzieren Sie Stress, indem Sie immer früh ankommen. Dies gilt nicht nur für Besprechungen, sondern auch für Fristen. Planen Sie immer, Ihre Arbeit einen Tag früher als geplant einzureichen.
20. Probieren Sie Aktivitäten aus, die unterschiedliche Fähigkeiten erfordern.
Erwägen Sie die Aufnahme einer Aktivität, bei der Fähigkeiten zum Einsatz kommen, die Sie bei der Arbeit nicht benötigen. Wenn Sie beispielsweise den größten Teil des Tages im Büro sitzen, beginnen Sie mit Tanzen oder Zeichnen. Sie werden vielleicht feststellen, dass die Einbindung von Fähigkeiten, die Sie bei der Arbeit selten einsetzen, Ihnen mehr Kreativität verleiht und Ihnen hilft, Probleme schneller zu lösen.