18 häufige Fragen von Projektmanagern, die Sie vor dem Start eines Projekts stellen sollten

Die richtige Projektvorbereitung ist in der Regel sehr wichtig für den Erfolg eines Projektmanagers. Unabhängig von der Art der Projekte, die Sie normalerweise verwalten, kann es Ihnen helfen, Ihre Aufgaben zu organisieren und Ihre Arbeit effizienter zu gestalten, wenn Sie wissen, welche Fragen Sie vor Beginn stellen sollten. Wenn Sie im Begriff sind, ein neues Projekt zu starten, kann es für Sie hilfreich sein, sich über die am häufigsten gestellten Fragen zu informieren, die zum Erfolg Ihres Projekts beitragen. In diesem Artikel besprechen wir, warum es wichtig ist, vor Beginn eines Projekts Fragen zu stellen, und listen einige der wichtigsten Fragen auf, die ein Projektmanager stellen kann.

Warum ist es wichtig, dem Projektmanager vor Beginn eines Projekts Fragen zu stellen?

Die effektive Vorbereitung auf ein bevorstehendes Projekt ist eine wichtige Aufgabe von Projektmanagern, und das Stellen relevanter Fragen ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung. Angesichts der Komplexität mancher Projekte kann der Projektleiter vor Arbeitsbeginn meist mehrere Aspekte klären und optimieren. Dies kann die Effizienz des Projektteams verbessern und alle Beteiligten auf die Bewältigung einiger der wahrscheinlichsten Probleme vorbereiten.

18 Fragen an Projektmanager, die Sie vor Beginn eines Projekts stellen sollten

Hier sind 18 häufig gestellte Fragen, die Sie vor Beginn eines Projekts stellen können, um Ihnen zum Erfolg zu verhelfen:

1. Was sind die Ziele des Projekts?

Die Klärung der Projektziele mit dem Auftraggeber ist in der Regel fester Bestandteil der Projektvorbereitung. Wenn jeder in Ihrem Team genau weiß, was das Endziel ist, können Sie dafür sorgen, dass alle konzentriert bleiben und gleichzeitig versuchen, dieses Ziel zu erreichen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, eine geeignete Strategie zu entwickeln, um diese spezifischen Ziele zu erreichen.

2. Was ist nicht in der Liste der Projektziele enthalten?

Zu wissen, was Sie beim Abschluss eines Projekts nicht tun müssen, ist oft genauso wichtig wie die Kenntnis Ihrer Hauptziele. Dadurch kann Scope Creep verhindert werden, d. h. ein unkontrolliertes Wachstum des Umfangs eines Projekts nach Projektbeginn. Das Herausfinden der Aspekte eines Projekts, die nicht in die Verantwortung Ihres Teams fallen, kann Ihnen auch dabei helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben und unnötige und zeitaufwändige Arbeit zu vermeiden.

3. Was ist die Deadline für das Projekt?

Auch der endgültige Liefertermin des Projekts ist ein wichtiger Aspekt, den Sie mit dem Kunden besprechen und dann Ihrem Team mitteilen müssen. Zusätzlich zum Projekttermin können Sie sich auch über alle wichtigen Meilensteine ​​und Zeitbeschränkungen informieren, die sich auf den Zeitplan Ihres Teams auswirken können. Ein vollständiger Projektplan kann Ihnen dabei helfen, Ihr Team zu organisieren und für jedes Mitglied individuelle Ziele und Fristen festzulegen.

4. Wer sind die Projektbeteiligten?

Wenn Sie ein Projekt leiten, benötigen Sie wahrscheinlich die Zustimmung seiner Stakeholder für wichtige Entscheidungen auf dem Weg. Wenn Sie wissen, von wem Sie bei solchen Entscheidungen die Zustimmung einholen müssen, können Sie die Effizienz Ihres Teams erheblich steigern und Verzögerungen vermeiden, die durch mangelnde Kommunikation mit den Beteiligten entstehen. Wenn Sie außerdem wissen, wer den Kunden vertritt und wer für die Projektergebnisse verantwortlich ist, können Sie regelmäßig Feedback zum Projektfortschritt erhalten.

5. Hat das Team Erfahrung mit der Durchführung ähnlicher Projekte?

Ihr Gesamtansatz zur Vorbereitung Ihres Teams auf ein bevorstehendes Projekt kann unterschiedlich sein, je nachdem, wie erfahren Ihr Team bei der Ausführung bestimmter Aufgaben ist. Je mehr Sie über die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder wissen, desto effektiver können Sie einen Prozess erstellen, der die besten Qualitäten aller nutzt. Es kann Ihnen auch helfen, Ihr Team auf das Projekt vorzubereiten, da Sie wissen, welche Mitglieder für bestimmte Aufgaben eine spezielle Schulung benötigen und welche bereits mit deren Ausführung vertraut sind.

6. Was sind die größten Risiken und Herausforderungen dieses Projekts?

Zu wissen, was bei der Arbeit an einem Projekt schiefgehen kann, ist ein wichtiger Teil der Projektvorbereitung. Durch die Identifizierung der Risiken, die am wahrscheinlichsten auftreten, können Sie die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens verringern und Ihrem Team beibringen, wie die auftretenden Risiken gemindert werden können. Sie können potenzielle Hindernisse identifizieren, die den Erfolg eines Projekts behindern könnten, indem Sie das Problem mit Stakeholdern besprechen, Ihr Team um seinen Beitrag bitten und frühere Projekte mit ähnlichen Zielen überprüfen.

7. Wie wird das Projekt gefördert?

Das für die Fertigstellung eines Projekts erforderliche Budget ist ein wichtiger Aspekt, da fehlende Mittel dazu führen können, dass sich das Projekt verzögert oder das Team, das daran arbeitet, Kompromisse bei der Qualität eingehen muss. Wenn Sie wissen, woher das Projekt die Finanzierung erhält und ob bereits alle Mittel gesichert sind, können Sie Budgetprobleme ausräumen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, die Mittel so zu verteilen, dass die Grundbedürfnisse des Projekts im Vordergrund stehen.

8. Wie bewertet der Kunde den Erfolg des Projekts?

Während einige Projektziele einfach erscheinen mögen, haben Sie und der Kunde möglicherweise unterschiedliche Kriterien dafür, was es bedeutet, diese Ziele zu erreichen. Um Unklarheiten in dieser Angelegenheit zu beseitigen, können Sie klare Kennzahlen und Ergebnisse festlegen, die Ihnen und dem Kunden helfen, den Erfolg des Projekts zu messen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, den Status des Projekts während seiner Fertigstellung zu beurteilen.

9. Wie kommuniziert das Team während der Arbeit am Projekt?

Um ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen, ist in der Regel eine effektive Kommunikation zwischen Teammitgliedern erforderlich. Bevor Sie beginnen, können Sie Kommunikationsabläufe basierend auf spezifischen Situationen und Bedürfnissen festlegen. Dazu können Tools für die schriftliche Kommunikation, Dateifreigabe, Präsentationen, Feedback und die Kommunikation mit entfernten Teammitgliedern gehören.

10. Wer ist für die einzelnen kleineren Leistungen des Projekts verantwortlich?

Die Aufteilung großer Projektziele in kleinere Komponenten und die Übertragung der Verantwortung an bestimmte Teammitglieder für deren Erreichung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ist eine gängige und in der Regel effektive Projektmanagementpraxis. Dies kann dazu beitragen, dass Ihr Team besser kommuniziert, da jedes Teammitglied genau weiß, mit wem es über ein bestimmtes Problem sprechen kann. Es hilft Ihnen als Projektmanager auch dabei, Feedback zu bestimmten Aspekten des Projekts einzuholen.

11. Welche Tools verwenden wir?

Neben Kommunikationstools gibt es weitere Tools, die Ihnen dabei helfen können, ein Projekt pünktlich und gemäß den vereinbarten Richtlinien abzuschließen. Es gibt spezielle Projektmanagement-Tools, die Sie bei der Planung und Verwaltung aller Aspekte des Projektmanagements unterstützen, sowie Tools für bestimmte Zwecke, wie z. B. Zeiterfassungstools. Sie können Ihr Team bitten, Vorschläge für solche Tools zu machen und Wege zu finden, diese im Projekt umzusetzen.

12. Welche Aufgaben haben Vorrang vor anderen?

Obwohl der Abschluss eines Projekts in der Regel die Erledigung einer bestimmten Reihe damit verbundener Aufgaben erfordert, können die Reihenfolge, in der sie ausgeführt werden, und die Ressourcen, die Sie den einzelnen Aufgaben zuweisen, den Gesamterfolg des Projekts beeinflussen. Bei der Beurteilung der Priorität von Aufgaben können Sie diese nach ihren individuellen Fristen und in Abhängigkeit von der Reihenfolge, in der Sie sie erledigen müssen, sortieren. Wenn Sie wissen, welche Aufgaben dringender sind als andere und welche Sie zuerst erledigen müssen, können Sie die Zeit verkürzen, die für die Fertigstellung des gesamten Projekts erforderlich ist.

13. Wie groß ist das Team?

Die Anzahl der Personen in Ihrem Team kann einen erheblichen Einfluss auf die Projektabschlusszeit und die Qualität der Ergebnisse haben. Wenn Sie die Größe Ihres Teams kennen, können Sie realistische Ziele und Zeitpläne festlegen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, je nach Anzahl der verfügbaren Teammitglieder und deren jeweiligen Fähigkeiten unterschiedliche Aufgaben zu delegieren.

14. Was sind die wichtigsten Entscheidungen, die Sie während der Arbeit an einem Projekt wahrscheinlich treffen werden?

Selbst bei klar definierten Zielen und Leistungen müssen Sie als Projektmanager wahrscheinlich einige wichtige Entscheidungen treffen. Die Analyse jedes Elements des Projekts und der Versuch, potenzielle Situationen vorherzusagen, in denen Sie eine wichtige Entscheidung treffen müssen, wird Ihnen helfen, sich auf solche Momente vorzubereiten. Dies kann Zeit sparen und den Prozess effizienter gestalten.

15. Wer ist der Endbenutzer?

Zusätzlich zu den Projektbeteiligten gibt es bei manchen Projekten auch Endempfänger, die je nach den Besonderheiten des Projekts variieren. Trotz der vereinbarten Ziele und Ergebnisse des Projekts reicht die Kundenzufriedenheit allein möglicherweise nicht aus, um das Projekt als Erfolg zu betrachten. Wenn Sie wissen, ob Ihr Projekt auf eine bestimmte Zielgruppe oder Benutzerbasis ausgerichtet ist, können Sie Ihre Arbeit so anpassen, dass die Chancen erhöht werden, dass der Endverbraucher sie für erfolgreich hält.

16. Was sind die persönlichen Ziele jedes Teammitglieds für dieses Projekt?

Bei der Vorbereitung eines Projekts ist es sinnvoll, alle Teammitglieder zu fragen, was sie sich persönlich davon erhoffen. Dies kann neben der Darlegung Ihrer persönlichen Ziele dazu beitragen, den Kameradschaftsgeist im Team zu stärken und die Kommunikation zu verbessern. Darüber hinaus kann Ihnen das Wissen darüber, was Erfolg für jedes Teammitglied bedeutet, dabei helfen, zusätzliche Möglichkeiten zu finden, es zu motivieren.

17. Wie lässt sich die individuelle Leistung jedes Teammitglieds am besten bewerten?

Vor Beginn eines Projekts ist es wichtig, die genaueste Methode zur Bewertung der Gesamtleistung jedes Teammitglieds zu ermitteln. Sobald Sie die Ziele des Projekts und die für jeden Aspekt verantwortlichen Personen kennen, können Sie über Kennzahlen nachdenken, die zur Bewertung jedes Teilnehmers verwendet werden können. Dies wird Ihnen helfen, den individuellen Fortschritt während der Projektabschlussphase zu verfolgen und ihren Gesamtbeitrag nach Abschluss des Projekts zu bestimmen.

18. Wie flexibel sind die Projektziele?

Abhängig von der Art des Projekts können die Ziele unterschiedlich flexibel sein. Einige Projekte haben klare Ziele, die Sie in keiner Weise ändern können, während die Ziele anderer möglicherweise von externen Faktoren und verschiedenen Ereignissen abhängen, die eintreten, nachdem Sie mit der Arbeit daran begonnen haben. Wenn Sie wissen, wie flexibel ein Projekt ist und welche Auswirkungen das Endziel haben könnte, können Sie sich auf verschiedene Szenarien vorbereiten.