16 Tipps für technisches Schreiben

19. März 2021

Technisches Schreiben ist eine wertvolle Fähigkeit, die für jeden nützlich ist, der in einem technischen Bereich arbeitet, da es darum geht, komplexe Informationen aufzunehmen und sie leichter verdaulich und verständlich zu machen. Es handelt sich um eine bei Unternehmen gefragte Fähigkeit, und die Nachfrage danach wird voraussichtlich weiter steigen. Unabhängig davon, ob Sie als technischer Redakteur arbeiten oder nur für Ihre Abteilung technisches Schreiben verfassen, kann Ihnen das Durchgehen einer Liste mit Tipps zum technischen Schreiben dabei helfen, Ihre Fähigkeiten zu verbessern.

In diesem Artikel besprechen wir, was technisches Schreiben ist, und bieten eine Liste mit 16 verschiedenen Tipps, mit denen Sie Ihre Schreibfähigkeiten verbessern können.

Was ist technisches Schreiben?

Technisches Schreiben ist ein Schreibstil, bei dem es darum geht, wichtige Details zu beschreiben und sie klar und verständlich zu erklären. Dieser Schreibstil findet sich häufig im beruflichen und technischen Bereich. Beim technischen Schreiben geht es typischerweise darum, über technische Themen zu kommunizieren, mithilfe von Technologien wie sozialen Medien oder Webseiten zu kommunizieren oder Anweisungen zu geben, wie etwas zu tun ist.

Tipps zum technischen Schreiben

Hier sind 16 Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Fähigkeiten im technischen Schreiben zu verbessern:

1. Definieren Sie Ihr Projekt

Einer der ersten Schritte, die Sie beim Erstellen eines technischen Dokuments unternehmen müssen, ist die Definition Ihres Projekts. Sie müssen beispielsweise Ihr Hauptziel mit dem Dokument festlegen und die stilistischen Anforderungen verstehen. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, da er die von Ihnen verwendete Sprache, die Art der Informationen, die Sie hinzufügen, und sogar die Art und Weise, wie Sie den Inhalt organisieren, bestimmt.

2. Analysieren Sie Ihr Publikum

Ein wichtiger Bestandteil guten technischen Schreibens ist die Gewissheit, dass Sie für eine bestimmte Zielgruppe schreiben. Beginnen Sie den Schreibprozess, indem Sie Ihr Publikum analysieren und sich eine allgemeine Vorstellung davon machen, wer das Dokument lesen wird.

3. Erstellen Sie eine Persona für Ihren Leser

Sobald Sie genau bestimmt haben, wer diese Zielgruppe ist, können Sie sie weiter verfeinern, indem Sie eine Persona für Ihren Leser erstellen. Das Erstellen einer Persona ist eine einfache Aufgabe, wenn Sie ein Dokument für eine bestimmte Person in Ihrem Unternehmen schreiben, beispielsweise für Ihren Vorgesetzten. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, können Sie eine fiktive Person erstellen, indem Sie ihr ein bestimmtes Geschlecht, Alter, Bildung und eine Geschichte darüber zuweisen, warum sie das Dokument benötigt und liest. Sie sollten sich auch fragen, wonach der Leser sucht, wenn er Ihr Dokument liest, welche Informationen er zu finden erwartet.

4. Verwenden Sie eine einfache Sprache

Technisches Schreiben sollte einfach und verständlich sein. Wenn Sie ein technisches Dokument verfassen, verwenden Sie eine einfache, direkte Sprache, die Ihre Botschaft so klar und prägnant wie möglich vermitteln kann.

5. Verstehen Sie den Inhalt

Um Ihre Botschaft klar zu vermitteln, ist es wichtig, ein tiefes Verständnis für das Thema zu haben, über das Sie schreiben. Sie sollten in der Lage sein, die Fragen Ihres Publikums zu diesem Thema vorherzusehen und eine detaillierte Erklärung zu geben, die diese beantwortet.

6. Erstellen Sie ein Diagramm

Bevor Sie mit dem Verfassen eines Dokuments beginnen, sollten Sie zunächst eine Gliederung erstellen. Dies hilft Ihnen beim Durchdenken des Inhalts und dessen, was Sie einbeziehen möchten, und stellt außerdem sicher, dass dieser auf funktionale und logische Weise organisiert ist.

7. Berücksichtigen Sie die Struktur

Es ist wichtig, die Informationen in Ihrem Dokument thematisch und logisch zu strukturieren. Wenn beispielsweise jemand Ihr Dokument liest, um eine Lösung für ein Problem zu finden, sollte Ihr Management über eine Liste der Aufgaben verfügen, die zur Lösung dieses Problems erledigt werden müssen.

Sie sollten auch thematisch gruppiert sein, damit sie, wenn eine Aufgabe nicht funktioniert, natürlich mit der nächsten fortfahren können. Darüber hinaus sollte das gesamte Dokument natürlich sein, da einige Ihrer Leser wahrscheinlich das gesamte Dokument von Anfang bis Ende lesen werden.

8. Fügen Sie Beispiele hinzu

Während Sie bei der Erläuterung Ihres Themas stets auf Einzelheiten zurückgreifen sollten, sollten Sie auch Beispiele beifügen, die dabei helfen, zu verdeutlichen, wovon Sie sprechen. Im Idealfall sollten die von Ihnen angegebenen Beispiele ein realistisches Szenario darstellen, auf das der Leser stoßen könnte. Wenn Sie beispielsweise ein Handbuch für ein Gerät schreiben, beschreiben Sie dem Leser möglicherweise, wie es aussehen und sich anfühlen sollte, wenn sich ein Teil in der richtigen Position befindet, oder welche Anzeichen dafür vorliegen, dass es möglicherweise nicht richtig funktioniert.

9. Bilder hinzufügen

Visuelle Darstellungen können äußerst hilfreich sein, um den Lesern zu helfen, zu verstehen, wie eine Aufgabe richtig ausgeführt wird. Es eignet sich auch zur Erläuterung statistischer Informationen. Es ist jedoch wichtig, in Ihren Texten dennoch detaillierte Beschreibungen zu verwenden und sich nicht zu sehr auf visuelle Darstellungen zu verlassen, um das Thema zu erklären.

10. Schreiben Sie außerhalb der Zeit

Abhängig von der Art Ihres Dokuments muss es möglicherweise regelmäßig aktualisiert werden. Sie sollten sich jedoch darauf konzentrieren, Ihr Schreiben so zeitlos wie möglich zu gestalten. Wenn Sie vorübergehende oder zeitkritische Informationen weitergeben müssen, erläutern Sie den aktuellen Kontext für Personen, die sie in Zukunft lesen werden. Im Idealfall sollte das Dokument jetzt genauso genau und relevant sein wie in einigen Jahren.

11. Verwenden Sie die Wortzahl als allgemeinen Leitfaden.

Da technische Texte direkt und prägnant sein sollten, ist es wichtig, Ihre Botschaft in möglichst wenigen Worten zu übermitteln und gleichzeitig beschreibend und detailliert zu bleiben. Während es als allgemeiner Leitfaden hilfreich sein kann, die Anzahl Ihrer Wörter im Auge zu behalten, sollten Sie sich mehr darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass die Anweisungen für den Leser so effektiv wie möglich sind. Das bedeutet, dass Informationen in nur 500 oder bis zu 10.000 Wörtern übermittelt werden können.

12. Verwenden Sie eine angemessene Stimme

Es ist wichtig, Ihrem technischen Schreiben eine angemessene Stimme zu verleihen. In den meisten Fällen sollte die Stimme formell und objektiv sein. Allerdings sollte es auch gut lesbar sein. Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe, wenn Sie die am besten geeignete Stimme für Ihr Dokument auswählen.

13. Machen Sie Ihr Dokument durchsuchbar

Wenn Sie ein langes Dokument haben, ist es wichtig, ein Inhaltsverzeichnis beizufügen, damit es für Ihre Leser leichter zu finden ist. Das Inhaltsverzeichnis sollte aus einer Liste der Aufgaben bestehen, die Sie in das Dokument oder Handbuch aufnehmen. Wenn das Handbuch besonders lang ist, können Sie auch über die Erstellung eines Index nachdenken. Ihr Index, falls Sie einen hinzufügen, sollte eine Liste von Schlüsselwörtern und Begriffen sowie Seiten enthalten, auf die Leser zu diesen Themen zugreifen können.

14. Verwenden Sie globales Englisch

Globales Englisch ist ein wörtlicher und verständlicher Englischstil. Achten Sie beim Schreiben auf die Wörter und Phrasen, die Sie verwenden. Vermeiden Sie Redewendungen, die missverstanden werden könnten, und seien Sie vorsichtig, wenn Sie Wörter verwenden, die entweder ein Verb oder ein Substantiv sein können. Beispielsweise kann das Wort „Anleitung“ entweder ein Substantiv oder ein Verb sein.

15. Zitieren Sie Ihre Quellen

Zu einem guten technischen Schreiben gehören externe Quellen wie Statistiken und Informationen aus der Forschung. Es ist wichtig, alle Quellen korrekt und genau zu zitieren.

16. Überarbeiten Sie sorgfältig

Wenn Sie fertig sind, ist es wichtig, den Text sorgfältig Korrektur zu lesen und zu überarbeiten. Nehmen Sie sich nach Fertigstellung Ihres ersten Entwurfs etwas Zeit, bevor Sie mit der Bearbeitung und Überarbeitung beginnen. Dadurch wird es einfacher, Ihre Texte aus einer kritischeren Perspektive zu lesen. Überlegen Sie, ob es Abschnitte in Ihrem Brief gibt, die erweitert werden könnten, oder Bereiche, die Sie prägnanter gestalten könnten.