15 Tipps für den Erfolg • BUOM

11. März 2021

Wenn Sie bei der Arbeit organisiert bleiben, können Sie die Produktivität steigern und Stress reduzieren, indem Sie leichter wissen, was Sie bei der Arbeit erwartet. Im Kern besteht Organisation aus einer Reihe von Gewohnheiten, die eine ständige Weiterentwicklung erfordern. In diesem Artikel erklären wir Strategien, die Ihnen helfen, Ablenkungen zu reduzieren und Aufgaben positiv anzugehen, um Ihren Arbeitstag zu organisieren.

15 Tipps, wie Sie Ihren Arbeitstag organisieren

Organisation kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeitszeit optimal zu nutzen, Herausforderungen besser zu bewältigen und die Motivation zu steigern. Hier sind 15 Tipps, die Ihnen bei der Organisation Ihres Arbeitstages helfen:

1. Führen Sie eine To-Do-Liste

Wenn Sie sich zu Beginn eines jeden Tages fünf bis zehn Minuten Zeit nehmen, um eine Aufgabenliste zu erstellen, entweder auf Papier oder elektronisch, können Sie Ihre Konzentration und Produktivität verbessern. Das Erweitern Ihrer anfänglichen To-Do-Liste im Laufe des Tages kann Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele im Klaren zu bleiben.

Manche Menschen empfinden kurze Listen mit großen Aufgaben möglicherweise als überwältigend. Das Aufteilen großer Aufgaben in kleinere Teile ist eine Strategie, die oft dazu beitragen kann, dem Aufschieben entgegenzuwirken, das durch das Gefühl der Überforderung entsteht.

2. Halten Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt

Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Tages ein paar Minuten Zeit, um Ihren Schreibtisch von allem zu befreien, was Sie absolut nicht brauchen. Beseitigen Sie Unordnung, legen Sie Stifte in eine Schublade oder einen Organizer und falten Sie Papiere, damit sie aufgeräumter aussehen. Sie können sogar Ihre Wasserflasche auffüllen, sodass Sie sich morgens keine Sorgen darüber machen müssen.

Das gilt auch für digitales Durcheinander. Computer booten tendenziell langsamer, wenn sich viele Dateien und Programme auf dem Desktop befinden. Nehmen Sie sich also jede Woche etwas Zeit, um Ihren Computer von unnötigen Dateien zu befreien und Updates herunterzuladen, um Abstürze und Verzögerungen auf Ihrem Computer zu vermeiden. Dies hilft Ihnen auch, die benötigten Programme und Dateien schneller zu finden.

Wenn Sie am nächsten Tag nach Hause kommen, können Sie direkt mit der Arbeit beginnen, anstatt die ersten paar Minuten des Tages mit dem Aufräumen zu verbringen.

3. Finden Sie einen Zeitplan und halten Sie sich daran

Manche Menschen arbeiten am besten, wenn sie früh aufstehen, während es anderen besser geht, wenn sie nachts arbeiten. Bestimmen Sie die Tageszeit, zu der Sie sich am besten fühlen, und versuchen Sie, den Großteil Ihrer Arbeit zu dieser Zeit zu erledigen.

Genauso wichtig wie die Wahl eines Zeitplans ist es, sicherzustellen, dass Sie ihn einhalten können. Beständigkeit ist der Schlüssel zur Schaffung neuer Gewohnheiten, die von Dauer sind. Auch die Einhaltung eines Zeitplans kann Ihnen dabei helfen, produktiver zu sein. Wenn Sie bestimmte Stunden festlegen, zu denen Sie wissen, dass Sie zur Arbeit gehen, können Sie Ihr Gehirn darauf trainieren, während dieser Stunden aktiv zu sein.

4. Machen Sie Pausen

Wenn Sie sich alle paar Stunden 10 bis 15 Minuten Zeit nehmen, um Ihren Körper zu dehnen und sich auf etwas anderes als die Arbeit zu konzentrieren, können Sie bei der Arbeit energiegeladen und engagiert bleiben. Finden Sie nach Möglichkeit eine Möglichkeit, irgendwo außerhalb Ihres Schreibtisches zu essen, um eine Pause von der Arbeit einzulegen.

Ein weiterer Grund für häufige Ausfallzeiten besteht darin, dass Sie während des Arbeitstages häufig mit unerwarteten Aufgaben konfrontiert werden. Wenn Sie sich über den Tag verteilt kleine, geplante Pausen gönnen, können Sie diese Herausforderungen meistern, ohne sich überfordert zu fühlen.

5. Reduzieren Sie Multitasking

Multitasking scheint eine ideale Möglichkeit zu sein, viele Dinge gleichzeitig zu erledigen, aber leider ist dies in vielen Situationen nicht der Fall. Möglicherweise stellen Sie sogar fest, dass Multitasking länger dauern kann als das Erledigen einzelner Aufgaben. Ein gewisses Maß an Multitasking ist ein unvermeidlicher Teil der täglichen Arbeit, aber die gute Nachricht ist, dass Sie Multitasking mehr als nötig vermeiden können, indem Sie organisiert bleiben.

6. Identifizieren Sie Ablenkungen

Eine weitere nützliche Strategie zur Organisation Ihres Arbeitstages besteht darin, Ablenkungen zu eliminieren und zu minimieren. E-Mails, Textnachrichten und Telefonanrufe sind einige häufige Ursachen für Ablenkung. Glücklicherweise gibt es Dinge, die Sie tun können, um diese Ablenkungen loszuwerden.

Planen Sie beispielsweise bestimmte Zeiten für die Bearbeitung von E-Mails ein, damit Sie nicht von jeder neuen Nachricht in Ihrem Posteingang abgelenkt werden. Sie können ein störendes Mobiltelefon in den Flugmodus versetzen oder es in eine Schublade legen, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Sie durch eine persönliche Nachricht abgelenkt werden. Während Sie eingehende Telefonanrufe nicht immer für Ihre Arbeit einplanen können, können Sie Erfolg haben, indem Sie einen Zeitblock für ausgehende Anrufe einplanen.

Diese Strategien können dazu beitragen, die Anzahl der Ablenkungen und die Zeit, die Ablenkungen von Ihrer aktuellen Aufgabe abhalten, zu reduzieren.

7. Automatisieren Sie Ihre Arbeit nach Möglichkeit

Möglicherweise senden Sie identische Versionen derselben E-Mail an mehrere Personen oder werden häufig von jemandem unterbrochen, der Ihre Signatur benötigt. Mithilfe von Technologie können Sie solche Aufgaben automatisieren, um Ihre Zeit zu maximieren und Ablenkungen zu reduzieren.

Speichern Sie Vorlagen für E-Mails, die Sie häufig versenden, sodass Sie sie bei Bedarf nur noch anpassen und versenden müssen. Sie können auch eine Software verwenden, die Unterschriften digitalisiert, um Dokumente mit einem Klick zu signieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben bleiben Sie konzentriert und organisiert.

8. Lösen Sie Probleme in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit

Anstatt Ihren Tag mit kleinen Aufgaben wie dem Beantworten von E-Mails zu beginnen, beginnen Sie damit, Ihre größte oder stressigste Aufgabe in Angriff zu nehmen. Dies nimmt möglicherweise die meiste Zeit Ihres Tages in Anspruch, beschleunigt jedoch letztendlich Ihren Arbeitsablauf. Wenn Sie die größten Aufgaben zuerst erledigen, können Sie motiviert sein, die kleineren Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste schnell zu erledigen, ohne Ihre ganze Energie zu verbrauchen.

9. Organisieren Sie Ihren Arbeitstag nach Zeit

Dies ist eine besonders nützliche Taktik, wenn während des Arbeitstages mehrere Besprechungen stattfinden. Die stundenweise Planung von Aufgaben kann dazu beitragen, Ihren Tag vorhersehbarer zu gestalten. Es kann auch Ihre Produktivität steigern, indem es Sie an Ihre aktuelle Aufgabe erinnert, wenn Sie abgelenkt sind.

10. Setzen Sie sich Ziele und belohnen Sie sich

Das Setzen von Zielen kann Ihnen durch Motivation dabei helfen, Ihren Job besser zu machen. Sie können sich Ziele setzen, um organisiert zu bleiben, z. B. indem Sie sich selbst herausfordern, jeden Tag eine To-Do-Liste zu erstellen. Oder Sie können sich berufliche Ziele setzen, die Ihnen helfen, bei der Arbeit engagiert zu bleiben.

Das Setzen von Zielen dient als Gelegenheit, sich selbst zu belohnen, wenn man sie erreicht. Diese Belohnungen müssen nicht kompliziert sein. Sie können so einfach sein wie die Entscheidung, einen Snack zu sich zu nehmen, nachdem Sie eine große Aufgabe erledigt haben. Der Zweck des Setzens und Erkennens von Zielen besteht darin, Ihnen dabei zu helfen, aufgabenorientiert und interessiert an Ihrer Arbeit zu bleiben. Daher ist jede Belohnung, die Sie motiviert, eine gute.

11. Planen Sie Ihre Tage in Arbeitsabschnitten.

Manche Menschen schaffen es, nicht nur ihren Arbeitstag, sondern auch ihre Arbeitswoche zu organisieren. Wenn Ihr Job beispielsweise aus einer Kombination aus Telefongesprächen und Verwaltungsarbeiten besteht, könnten Sie vielleicht montags, mittwochs und freitags Telefonanrufe entgegennehmen und die Dienstage und Donnerstage administrativen Aufgaben widmen.

Dies kann Ihnen helfen, Ihre Produktivität zu maximieren und sich auf Aufgaben zu konzentrieren, ohne das Gefühl zu haben, jederzeit zwischen Aufgaben wechseln zu müssen. Diese Strategie eignet sich am besten für detailorientierte Menschen, denen es nichts ausmacht, stundenlang die gleiche Arbeit zu erledigen.

12. Identifizieren Sie Stressfaktoren

Die Tendenz vieler Menschen zum Aufschieben ist auf Stressfaktoren wie Selbstzweifel, Perfektionismus oder Angst vor Kritik zurückzuführen. Vielleicht machen Sie sich Sorgen über negatives Feedback zu einer sich wiederholenden Aufgabe oder befürchten, dass Sie eine so lange Frist nicht einhalten können. Indem Sie herausfinden, was Ihren Stress verursacht, können Sie Lösungen finden, die diesen Stress reduzieren und die Erledigung schwierigerer Aufgaben erleichtern.

Die Lösung für Stress am Arbeitsplatz könnte darin bestehen, mit Ihrem Chef oder Ihrem Team zu sprechen, um Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Produktivität und Arbeitszufriedenheit zu finden. Indem Sie Stressfaktoren bei der Arbeit identifizieren, können Sie Wege finden, diese zu überwinden und Ihren Tag zu organisieren, ohne Angst zu haben oder zu zögern.

13. Machen Sie einen Plan für die Woche/den Monat

Eine tägliche Aufgabenliste kann beim Erledigen täglicher Aufgaben Wunder bewirken, es kann jedoch auch hilfreich sein, zu Beginn jeder Woche oder jedes Monats eine größere Liste zu erstellen, um Ihre Zeit zum Erreichen Ihrer Ziele zu strukturieren.

Beispielsweise können Sie für eine Deadline am Monatsende Ziele festlegen, die bis zum Ende jeder Woche abgeschlossen sein sollen, sodass bis zum Erreichen der Deadline alles erledigt ist. Sie können Ihre Ziele noch weiter aufschlüsseln, indem Sie Aufgaben festlegen, die Sie jeden Tag erledigen müssen. Diese Strategie folgt der Philosophie, eine große Aufgabe in mehrere kleine aufzuteilen, was dazu beitragen kann, dass Ihre langfristigen Ziele erreichbarer erscheinen.

14. Nutzen Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe, um die Organisation voranzubringen.

Möglicherweise verfügt Ihr Arbeitsplatz bereits über Arbeitsabläufe oder Tools, die Ihnen helfen können, bei der Arbeit organisiert zu bleiben. Viele E-Mail-Apps enthalten eine Kalenderkomponente, mit der Sie Ihre Zeit planen können. Einige Chat-Apps verfügen über integrierte Erinnerungsfunktionen, die Ihnen helfen, bei der Sache zu bleiben. Sie können Kollegen oder Manager fragen, wie sie ihre Arbeit organisieren, und ihre Ratschläge in Ihre eigenen Organisationsgewohnheiten integrieren.

15. Bringen Sie Ausgewogenheit in Ihren Zeitplan.

Einer der Schlüssel, um langfristig organisiert zu bleiben, ist der Versuch, ein Gleichgewicht zu erreichen. Viele Menschen, die versuchen, Organisationsgewohnheiten in ihr Berufsleben zu integrieren, erleben ein Burnout, wenn sie zugunsten der kurzfristigen Produktivität auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben verzichten. Ein Mangel an Ausgeglichenheit kann dazu führen, dass Sie Ihre Organisationsgewohnheiten vergessen oder vernachlässigen. Die gute Nachricht ist, dass Sie jede dieser Strategien jederzeit nutzen können, um Ihre organisatorischen Fähigkeiten am Arbeitsplatz aufzufrischen.