14 Best Practices für das IT-Projektmanagement (mit Vorteilen) • BUOM

Das IT-Projektmanagement umfasst die Entwicklung einer Strategie, die Budgetierung, die Organisation und die Ausführung von Projektplänen. Es gibt viele Managementtechniken, die dazu beitragen können, Projektteams zu stärken und den Ressourceneinsatz zu optimieren, was Unternehmen dabei helfen kann, bessere Ergebnisse zu erzielen. Das Erlernen von Best Practices für das Projektmanagement kann Ihrem Team helfen, erfolgreicher zu werden. In diesem Artikel erklären wir, warum IT-Projektmanagement wichtig ist und stellen 14 Beispiele für Best Practices vor, die Sie bei Ihrer eigenen Arbeit nutzen können.

Warum ist IT-Projektmanagement wichtig?

IT-Projektmanagement ist wichtig, da es dabei hilft, Teams während eines Projekts organisiert und produktiv zu halten. Mit der richtigen Führung können Teams einen Plan erstellen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Dies trägt dazu bei, den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherzustellen.

Hier sind einige weitere Vorteile, die ein effektives IT-Projektmanagement bieten kann:

Schnelle Lösung des Problems

Das IT-Projektmanagement ist von entscheidender Bedeutung für die Lösung von Problemen, die während der Entwicklung, beim Testen oder bei anderen Vorgängen in der IT-Abteilung auftreten können. Wenn ein Projektmanager den Fortschritt des Projekts genau überwacht, kann er erkennen, wann ein Problem auftritt. Es ist sinnvoll, Projektmanagementtechniken einzusetzen, die Ihnen helfen, Probleme schnell zu erkennen und Lösungen zu finden. Dadurch kann sichergestellt werden, dass das Projekt fristgerecht abgeschlossen wird. Daher können dedizierte Risikomanagementteams und Problemprotokolle bei der Verwaltung von IT-Projekten hilfreich sein.

Starke Teamkommunikation

Effektives Projektmanagement stellt die Kommunikation mit dem Projektteam her und hält sie aufrecht. Da es sich bei vielen IT-Projekten um Gemeinschaftsprojekte handelt, ist ein offener Dialog unerlässlich. Projektmanager können eine Vielzahl von Techniken nutzen, um die Kommunikation zu verbessern. Beispiele hierfür sind die Schaffung von Kommunikationskanälen für Teammitglieder und die Einführung von Prozessen, die die Bedeutung der Kommunikation hervorheben.

Leitfaden für zukünftige Projekte

IT-Projektmanagement kann Unternehmen dabei helfen, Strategien für zukünftige Projekte zu entwickeln. Effektives Projektmanagement kann Führungskräften Methoden und Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie Ziele erfolgreich erreichen können. Wenn die IT-Abteilung beispielsweise eine Prozesslandkarte für mehrere Projekte verwendet und diese sich als effektiv erweist, können Projektmanager planen, das Tool weiterhin zu verwenden. Wenn umgekehrt das Projektteam einen Prozess verwendet, der viele Probleme verursacht, kann der Projektmanager entweder den Prozess für die zukünftige Verwendung verbessern oder einen neuen, effizienteren Prozess auswählen.

14 Best Practices für das IT-Projektmanagement

Hier sind einige Richtlinien, mit denen Sie Ihr IT-Projekt produktiv verwalten können:

1. Halten Sie Vorprojektbesprechungen ab

Treffen mit dem IT-Projektteam vor Projektbeginn helfen, die Teammitglieder auf den Abschluss des Projekts vorzubereiten. Vorprojektbesprechungen bieten die Möglichkeit, Ziele festzulegen und den Teammitgliedern die Möglichkeit zu geben, Probleme anzusprechen oder Fragen zu stellen, bevor das Projekt beginnt. Während dieses Treffens können Sie die Schritte besprechen und die Rolle jedes einzelnen Abteilungsmitarbeiters definieren. Diese Basisdaten können dabei helfen, Kommunikations-, Aufgabendelegierungs- oder Risikomanagementpraktiken zu bestimmen.

2. Organisieren Sie regelmäßige Treffen

Zusätzlich zum Treffen vor dem Projekt ist es wichtig, dass die Teams während des gesamten Projektabschlussprozesses regelmäßig kommunizieren. Dies kann dem Projektmanager helfen, den Fortschritt des Projekts zu bewerten und die Teamkommunikation zu stärken. Während dieser Treffen kann jeder Teilnehmer seine Fortschritte teilen und Probleme im Zusammenhang mit zukünftigen Aufgaben besprechen.

Wenn sich nach Projektbeginn Änderungen ergeben, sind Meetings auch eine hervorragende Gelegenheit für Projektmanager, sich ändernde Zeitpläne, Prozesse, Personal oder andere Faktoren zu besprechen. Wenn das Projekt angepasst werden muss, kann das Team zu einer Entscheidung oder Problemlösung beitragen. Dies kann dazu beitragen, sie zu motivieren und möglicherweise zu besseren Ergebnissen zu führen.

3. Erstellen Sie Kommunikationsmethoden

Die Entscheidung, wie im Team kommuniziert werden soll, ist ein wichtiger Aspekt der Projektplanung. Dies ist eine bewährte Vorgehensweise und kann zur Verbesserung der Projektergebnisse beitragen. IT-Projektmanager können von der Einrichtung von Kommunikationsmethoden wie wöchentlichen Besprechungen, Instant-Messaging-Anwendungen oder einem schwarzen Brett im Büro profitieren. Da IT-Aufgaben oft von mehreren Teammitgliedern abhängen, ist es sinnvoll, eine einheitliche Kommunikationsmethode zu etablieren, damit diese bei Bedarf miteinander kommunizieren können.

Die Fähigkeit, effektiv und frei zu kommunizieren, fördert auch die Zusammenarbeit. Wenn ein Tester beispielsweise ein Problem in einer Anwendung entdeckt, ist es wichtig, dass er seine Erkenntnisse mit dem Entwickler besprechen kann. Dann können sie das Problem gemeinsam lösen.

4. Skizzieren Sie den Umfang des Projekts

Das Verständnis des Umfangs eines Projekts ist sehr nützlich, da es Managern hilft, Ressourcen zu identifizieren, Stakeholder und benötigtes Personal zu identifizieren und Meilensteine ​​für den Projektabschluss festzulegen. Scope kann auch Informationen über Erwartungen und mögliche Probleme liefern, sodass Projektmanager einen effektiven Plan erstellen können. Es schafft auch Ziele, damit die Mannschaft nicht zu viel oder nicht genug tut.

5. Aufgaben definieren

Es wird empfohlen, die Aufgaben zu identifizieren, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Dies gibt den Teammitgliedern direkte Anweisungen und kann dabei helfen, Erwartungen zu kommunizieren. Wenn ein IT-Projektmanager Aufgaben definiert, kann er detaillierte Informationen bereitstellen, z. B. wer die einzelnen Aufgaben bearbeitet, welche Anwendungen verwendet werden sollen, Fristen und Schritte zur korrekten Erledigung der Aufgabe. Dies kann dem Team helfen, Prozessrichtlinien einzuhalten, was die Konsistenz erhöht und die Produktqualität aufrechterhält.

6. Aufgaben delegieren

Ein wichtiger Schritt bei der Verwaltung von IT-Projekten ist die Aufgabenverteilung unter den Teammitgliedern. Dies fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit und steigert zudem die Produktivität, da das Team mehr erreichen kann, wenn jeder seinen Beitrag leistet. Die Delegation entlastet den Manager auch von einigen Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass sich jemand um jeden Schritt des Projekts kümmert. Bei der Zuweisung von Aufgaben ist es hilfreich, die Fähigkeiten jedes Teammitglieds zu berücksichtigen, damit ihm Aufgaben zugewiesen werden, die es erfolgreich abschließen kann. Projektmanager möchten möglicherweise eine Software verwenden, die ihnen hilft, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Aufgabe erledigt.

7. Führen Sie eine Risikobewertung durch

Die Risikobewertung ist eine nützliche Praxis für das IT-Projektmanagement. Dies kann dabei helfen, potenzielle Probleme zu erkennen, und ermöglicht es den Teams, einen Prozess zu definieren, der sicherstellen kann, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. Die Risikobewertung verbessert die Projekteffizienz, indem sie Probleme reduziert, die das Projekt aufhalten können. Projektmanager können Maßnahmen entwickeln, um diese potenziellen Probleme anzugehen, wenn sie auftreten. Die Durchführung einer Bewertung vor Beginn eines Projekts kann dessen Vorteile aufzeigen. Dadurch können Stakeholder davon überzeugt werden, das Projekt zu genehmigen. Es kommuniziert auch Projektziele oder hilft bei der Erstellung von Projektmeilensteinen.

8. Lösen Sie Probleme, sobald sie auftreten

Wenn ein Teammitglied ein Problem erkennt, ist es wichtig, es sofort anzugehen, um den Prozess nicht zu verlangsamen. IT-Projekte können von einem Team profitieren, das sich der Lösung von Problemen widmet. Dadurch können sich andere Teammitglieder auf ihre regulären Aufgaben konzentrieren. Nach der Lösung von Problemen ist es sinnvoll, diese zu dokumentieren, damit das Team einen Überblick darüber hat, wie es sie gelöst hat. Dies kann für zukünftige Projekte nützlich sein.

9. Fordern Sie Feedback an

Der Input von Teammitgliedern und Kunden kann dazu beitragen, Prozesse oder das Endprodukt zu verbessern. Bei der Entwicklung eines Produkts ist es sinnvoll, Kundenfeedback einzuholen, um sicherzustellen, dass das Projekt ihren Erwartungen entspricht. Dadurch kann die Kundenzufriedenheit verbessert werden.

Auch die Befragung der Projektteammitglieder und die Annahme ihrer Vorschläge kann deren Zufriedenheit steigern. Sie schätzen möglicherweise die Gelegenheit, zur Verbesserung der Projektplanung, der Kommunikation oder des Arbeitsumfelds beizutragen. Das Einholen von Feedback von Teammitgliedern kann auch dabei helfen, etwaige Probleme oder Bedenken zu identifizieren, die von Teammitgliedern erwähnt werden.

10. Erstellen Sie einen Ressourcenplan

Die Erstellung eines Ressourcenplans hilft bei der Zuweisung und Verwaltung von Unternehmensressourcen, zu denen Arbeitskräfte, Finanzen, Werkzeuge, Zeit und Raum gehören können. Ein effektiver Plan beschreibt alle verfügbaren Ressourcen und wie das Projektteam sie nutzt. Nützlich, um die Nutzung für Budgetierung, Nachschub und Einstellungen zu verfolgen. Da ein IT-Projektmanager möglicherweise an mehr als einem Projekt gleichzeitig arbeitet, können diese Pläne sicherstellen, dass seine Teams die Ressourcen effizient nutzen. Sie können Ihnen auch dabei helfen, Geld zu sparen, Ressourcen zu schonen und die Produktivität zu steigern.

11. Sorgen Sie für Transparenz für das Projektteam

Es ist von entscheidender Bedeutung, ehrlich und offen mit den Absichten der Stakeholder und des Projekts umzugehen. Dies fördert eine gesunde Kommunikation und kann den Projektteammitgliedern helfen, ihre Aufgaben besser zu verstehen. Die regelmäßige Aktualisierung des Teams mit Informationen über das Projekt ist eine gute Vorgehensweise, um Vertrauen aufzubauen und die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten.

12. Halten Sie Ihre Fortschritte fest

Die Dokumentation des Projektfortschritts trägt dazu bei, den Erfolg zukünftiger Projekte sicherzustellen, indem die Schritte und Methoden dokumentiert werden, mit denen das Ergebnis erfolgreich erreicht wird. Einige IT-Experten wiederholen möglicherweise mehrere Aktionen, um Aufgaben abzuschließen. Daher kann die Aufzeichnung hilfreich sein, um häufige Aktionen zu analysieren und diese Aufgaben möglicherweise zu automatisieren. Aufzeichnungen können Managern auch dabei helfen, Mitarbeiter zu bewerten. Teams können Aufzeichnungen sogar mit Stakeholdern teilen, um ihre Änderungen bei der Beschaffung von Fördermitteln und Genehmigungen für anstehende Projekte zu verbessern.

13. Legen Sie Projektmeilensteine ​​fest

Projektmeilensteine ​​sind kurzfristige Ziele, die das Team im Laufe seiner Arbeit erreichen muss. Ein IT-Projektmanager kann über einen bestimmten Zeitraum Meilensteine ​​wie Anwendungsentwicklung und Prototyping erstellen. Projektmeilensteine ​​haben oft eine Frist, die dem Projekt hilft, von einer Phase zur nächsten zu gelangen. Dadurch kann das Projekt für die Teammitglieder leichter zu bewältigen sein. Es sorgt auch für Motivation, da Teammitglieder kleine Erfolge feiern und gleichzeitig auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können.

14. Analysieren Sie das Projekt und die Teamarbeit

Nach Abschluss eines Projekts ist es sinnvoll, es noch einmal durchzugehen. Dadurch können Prozesse verbessert und Mitarbeiter wachsen gelassen werden. Bei IT-Projekten kann der Manager das fertige Produkt bewerten und den zum Abschluss des Projekts verwendeten Prozess überprüfen. Manager können feststellen, welche Methoden am effektivsten waren und welche Aspekte in Zukunft möglicherweise verbessert werden müssen. Wenn sich Entwickler beispielsweise mehr als einmal mit demselben Problem befassen, kann das Team bessere Methoden zur Lösung des Problems entwickeln.