12 Zeitmanagementprobleme (und wie man sie behebt) • BUOM

22. März 2021

Die Balance zwischen Produktivität und Wohlbefinden kann eines der wichtigsten und herausforderndsten Elemente für den Start und die Aufrechterhaltung einer erfolgreichen Karriere sein. Ein gutes Zeitmanagement kann Fachkräften dabei helfen, die richtige Menge an Arbeit zu erledigen, energiegeladen zu bleiben und ihre Karriere und ihr persönliches Potenzial zu maximieren. Viele Menschen stehen vor der Herausforderung, die richtige Zeitmanagementstrategie für ihre Situation zu finden, und glücklicherweise gibt es Strategien, diese zu meistern. In diesem Artikel definieren wir Zeitmanagementprobleme und teilen eine Liste häufiger Zeitmanagementprobleme mit Vorschlägen zu deren Lösung.

Welche Probleme gibt es beim Zeitmanagement?

Zeitmanagementprobleme sind Probleme, mit denen Menschen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, ihre Effektivität in ihrer Karriere und ihrem Privatleben zu maximieren. Viele Menschen neigen dazu zu glauben, dass die Zeit, die für bestimmte persönliche und berufliche Aufgaben zur Verfügung steht, etwas begrenzt ist oder dass die Anforderungen an diese Zeit das zur Verfügung stehende übersteigen. Möglicherweise stoßen sie auch auf eine Reihe vermeintlicher Hindernisse, wenn es darum geht, diese begrenzte Zeit effektiv zu nutzen. Glücklicherweise ist es möglich, Zeitmanagementprobleme zu erkennen und zu lösen, um Ihre Karriere zu optimieren.

Vorschläge zu Zeitmanagementproblemen

Wenn Zeitmanagement für Sie ein Wachstumsbereich ist, wird es Sie vielleicht freuen zu erfahren, dass andere Menschen vor ähnlichen Herausforderungen standen. Es kann auch hilfreich sein herauszufinden, wie andere diese Probleme gelöst haben. Um Sie zu inspirieren, Ihr Zeitmanagement zu verbessern, finden Sie hier einige häufig auftretende Zeitmanagementprobleme und deren Lösung:

1. Geringe Motivation

Manchmal kann es das erste Hindernis für ein angemessenes Zeitmanagement sein, die Motivation zu finden, wichtige Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise könnten Sie mit einer Situation konfrontiert werden, in der Sie genug Zeit haben, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, Sie aber keine Lust dazu haben und sie daher nicht erledigen. Es kann sein, dass die Anstrengung an einem bestimmten Tag Ihr Energieniveau übersteigt oder mit Ihrer Begeisterung für eine bestimmte Aufgabe zusammenhängt.

Motivation zu finden ist ein häufiges Problem, und glücklicherweise kann dieses Zeitmanagementproblem überwunden werden. Versuchen Sie, etwas in der Aufgabe zu identifizieren, das Sie nicht motiviert, das Sie aber interessiert, und konzentrieren Sie sich auf diesen Teil des Projekts. Sie können auch bestimmen, wie Ihre Aufgabe Ihnen dabei helfen wird, ein anderes, aber damit verbundenes Ziel zu erreichen, das für Sie wichtig ist. Wenn Sie beispielsweise viele Aktenregale verschieben müssen, um Platz für neue zu schaffen, denken Sie über neue und interessante Projekte nach, die Sie in diesem neuen offenen Raum platzieren können.

2. Die Gewohnheit des Aufschiebens

Unter Prokrastination versteht man die häufige Erfahrung, dass man eine Aufgabe aufschiebt, bis nur noch wenig Zeit bis zum Ablauf einer Frist übrig ist. Menschen können aus verschiedenen Gründen zögern, z. B. aus Gewohnheit, Perfektionismus und unklaren Zielen. Die gute Nachricht ist, dass es möglich ist, den Aufschub zu überwinden und Ihre Ziele effektiv zu erreichen.

Eine Möglichkeit, mit dem Aufschieben umzugehen, besteht darin, sich einen Timer für eine kurze Zeitspanne zu stellen und mit der Arbeit zu beginnen. Dabei sagen Sie sich, dass Sie am Ende dieser Zeit aufhören können, wenn Sie keine Lust mehr auf die Arbeit haben. Viele Menschen stellen fest, dass ihre Dynamik noch lange nach dieser ersten Arbeitsphase anhält und dass sie im Allgemeinen nicht bereit sind, die Aufgabe noch weiter aufzuschieben. Es kann auch hilfreich sein, Ihre Ziele in einen detaillierten Zeitplan aufzuschlüsseln, indem Sie vor dem endgültigen Termin Zwischenfristen festlegen.

3. Zu wenig Zeit

Manche Menschen haben Schwierigkeiten mit dem Zeitmanagement, wenn sie zu wenig Zeit haben, um ihre Ziele zu erreichen. Dies kann das Ergebnis mehrerer notwendiger Ziele sein, und diese Ziele können gleichermaßen wichtig sein. Dieses Gefühl kann auch mit einer Vielzahl weniger wichtiger und überfordernder Aufgaben verbunden sein.

Wenn Sie das Gefühl haben, zu viele Aufgaben zu erledigen und zu wenig Zeit dafür zu haben, können Sie versuchen, Ihre To-Do-Liste zu priorisieren und Aufgaben zu eliminieren, die keine wirklichen Konsequenzen haben, wenn sie nicht erledigt werden. Sie können auch versuchen, Aufgaben an andere Personen in Ihrem Team zu delegieren, denen Sie vertrauen.

4. Der Versuch, Multitasking zu betreiben

Multitasking scheint manchmal eine effektive Möglichkeit zu sein, die Zeit zu verwalten. Allerdings führt Multitasking oft dazu, dass die Erledigung dieser Aufgaben länger dauert als gewöhnlich. Dies liegt daran, dass beim Multitasking ein schneller Wechsel zwischen Aufgaben erforderlich ist, was die Entscheidungsprozesse einer Person überlasten kann. Multitasking kann manchmal auch die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigen, weil Sie nie Ihre volle Aufmerksamkeit einer Aufgabe widmen.

Versuchen Sie, wenn möglich, sich jeweils auf ein Ziel zu konzentrieren. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Arbeit dadurch effizienter und effektiver sowie qualitativ hochwertiger wird. Wenn Sie in einer Situation arbeiten, in der es nicht möglich ist, nur eine Aufgabe zu erledigen, wie zum Beispiel beim Servieren in einem Restaurant, versuchen Sie, Listen zu verwenden oder hin und wieder Pausen einzulegen, um den mentalen Stress etwas abzubauen.

5. Überbuchung

Die Übernahme zu vieler Aufgaben kann zu einer Zeitmanagement-Herausforderung werden. Während es oft einfach ist, neue Aufgaben mit Begeisterung anzunehmen, übersteigt manchmal der tatsächliche Zeitaufwand für deren Erledigung die verfügbare Zeit.

Denken Sie sorgfältig über Ihre aktuelle Arbeitsbelastung nach, bevor Sie neue optionale Aufgaben und Aufgaben übernehmen. Sie können eine Schätzung der Zeit anfordern, die für die Fertigstellung der Arbeit benötigt wird, beispielsweise wenn die Arbeit freiberuflich ausgeführt wird, oder eine Schätzung, wie lange die Arbeit Ihrer Meinung nach dauern wird. Wenn Sie bereits überfordert sind, sollten Sie eine andere Zeitmanagementstrategie in Betracht ziehen, z. B. Delegation oder Zusammenarbeit.

6. Nicht genug Ruhe bekommen

Manchmal schlafen fleißige Menschen weniger Stunden am Tag oder vermeiden Pausen, in der Hoffnung, mehr Zeit zu haben, um produktiver zu sein. Die Reduzierung oder Eliminierung freier Tage mag auf kurze Sicht produktiv erscheinen, führt aber in der Regel zu einer geringeren Leistungsfähigkeit aufgrund mangelnder Ruhe. Die Produktivität steigt oft mit ausgeruhter Energie.

Wenn Sie können, ruhen Sie sich aus, wenn Sie es brauchen und wann Sie können. Versuchen Sie, einen konsistenten Schlafplan aufzustellen, um sicherzustellen, dass Sie nachts ausreichend Ruhe haben, und konsultieren Sie unbedingt einen Fachmann, wenn Sie ein medizinisches Schlafproblem vermuten. Erwägen Sie, über den Tag verteilt Pausen einzulegen, um neue Energie zu tanken.

7. Vergessen zu delegieren

Eine weitere Herausforderung, vor der Sie möglicherweise stehen, besteht darin, zu wissen, wann Sie delegieren müssen. Viele Berufstätige erledigen Aufgaben gerne selbst. Manchmal kann dies jedoch zu einem Zeitmanagementproblem werden, wenn zu viele Aufgaben vorhanden sind und nicht genügend Zeit für deren Erledigung vorhanden ist.

Erwägen Sie, Aufgaben an Teammitglieder zu delegieren, denen Sie vertrauen. Wenn es Leute gibt, die mehr Zeit in ihrem Zeitplan haben und in der Lage sind, die Arbeit zu erledigen, die erledigt werden muss, werden Sie möglicherweise feststellen, dass Sie durch die Bitte um Einschaltung weniger Aufgaben mit größerem Erfolg erledigen können. Wenn Sie ein Teammitglied sind und nicht direkt delegieren können, sollten Sie über die Zusammenarbeit mit Kollegen nachdenken, um das Zeitmanagement Ihres Teams zu verbessern.

8. Mangelnde Organisation

Viele Menschen stellen auch fest, dass Unordnung ihr Zeitmanagement und ihre Produktivität beeinträchtigen kann. Organisation ist oft ein wichtiges Element eines guten Zeitmanagements, da Sie dadurch mehr Zeit damit verbringen können, Ziele zu erreichen, und weniger Zeit damit verbringen müssen, zwischen Aufgaben zu wechseln oder nach Elementen zu suchen.

Versuchen Sie, eine To-Do-Liste zu führen, um Ihre Aufgaben zu organisieren, oder verwenden Sie einen physischen oder digitalen Planer, um Ihre Agenda zu organisieren. Erwägen Sie eine Neuorganisation Ihres physischen Raums, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Unordnung kann einem produktiven Zeitmanagement manchmal im Weg stehen, daher sollten Sie jeden Tag etwas Zeit damit verbringen, Ihren Arbeitsplatz zu reinigen.

9. Mehrere Ablenkungen

Ablenkungen wie übermäßige Kommunikation, elektronische Geräte und weniger wichtige Aufgaben können manchmal das strikte Zeitmanagement am Arbeitsplatz beeinträchtigen. Viele dieser Arten von Ablenkungen kommen so häufig vor, dass man sie leicht übersieht und vielleicht gar nicht bemerkt, dass sie Ihre Produktivität beeinträchtigen.

Um Ihre Konzentration zu verbessern und Ablenkungen zu reduzieren, versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz so einzurichten, dass er Ihrem bevorzugten Fokusmodus entspricht. Schützen Sie Ihren Arbeitsplatz vor Ablenkungen, indem Sie Anzeichen dafür verwenden, dass Sie arbeiten, z. B. Kopfhörer, oder sogar die Tür schließen, wenn dies zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Stellen Sie Ihr Telefon oder andere elektronische Geräte auf der anderen Seite des Raums auf, schalten Sie Ihr Telefon stumm oder schalten Sie es ganz aus, wenn Sie wichtige Informationen auf andere Weise erhalten möchten. Versuchen Sie, strukturierte Pausen für diese Aktivitäten in Ihren Tag einzubauen.

10. Starre Planung

Eine zu strenge Planung kann manchmal ebenso ein Zeitmanagementproblem sein wie Desorganisation. Selbst bei bester Planung kann es den ganzen Tag über zu Ausfällen kommen. Dies ist eine normale Erfahrung und führt häufig auch zu einem Zeitmanagementproblem.

Versuchen Sie, sich an den Wert der Flexibilität zu erinnern, wenn unvermeidliche Unterbrechungen auftreten. Überlegen Sie, wie Sie diese zusätzlichen Aufgaben oder Nebenprojekte in Ihre Gesamtziele für den Tag integrieren könnten. Wenn Sie beispielsweise ein Geschäftsessen in einer anderen Stadt haben und außerdem Zeichnungen an einen Auftragnehmer übergeben müssen, sollten Sie überlegen, flexibel zu sein und diese Aufgaben in einer Fahrt außerhalb des Büros zu kombinieren.

11. Probleme mit der Priorisierung

Zu wissen, welche Aufgaben am wichtigsten und dringendsten sind, kann eine wichtige Zeitmanagementfähigkeit sein. Verschiedene Stakeholder haben möglicherweise Erwartungen, die von Ihrem eigenen Verständnis der Priorisierung von Aufgaben bei der Arbeit abweichen, und eine vollständige To-Do-Liste kann diese Zeitmanagementaufgabe ebenfalls erschweren.

Wenn das Priorisieren eine Ihrer Herausforderungen beim Zeitmanagement ist, versuchen Sie es mit einem visuellen Priorisierungstool wie einem grafischen Organizer oder einem Diagramm. Sie können auch versuchen, mit einem Kollegen zusammenzuarbeiten oder sich sogar an einen vertrauenswürdigen Mentor zu wenden, der Ihnen bei der Entscheidung hilft, welche Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt am wichtigsten sind.

12. Perfektionismus

Die Liebe zum Detail kann am Arbeitsplatz ein wertvolles Gut sein. Wenn die Prioritäten jedoch über die Moderation hinausgehen, kann Perfektionismus das produktive Zeitmanagement beeinträchtigen. Dies liegt daran, dass diese Angewohnheit dazu führen kann, dass Sie mehr Zeit als nötig mit Details verbringen, die möglicherweise keinen wesentlichen Einfluss auf das Gesamtergebnis Ihrer Arbeit haben.

Wenn Sie feststellen, dass Perfektionismus Ihr Zeitmanagement beeinträchtigt, versuchen Sie, Erfolgskennzahlen zu Ihrer To-Do-Liste hinzuzufügen. Auf diese Weise werden Sie an die beabsichtigten Ergebnisse erinnert, was Ihnen hilft, bei Bedarf mit der nächsten Aufgabe fortzufahren.