12 Grundaufgaben eines Sekretärs | • BUOM
22. Februar 2021
Eine Sekretärin kann manchmal mehr Aufgaben übernehmen, als nur Anrufe entgegenzunehmen und Nachrichten entgegenzunehmen. Auch Sekretärinnen können auf vielfältige Fähigkeiten zurückgreifen, die ihnen bei ihrer Arbeit zum Erfolg verhelfen. Oft sind Sekretärinnen die Personen, die für den reibungslosen Ablauf des Büros und des Betriebs verantwortlich sind.
In diesem Artikel besprechen wir die allgemeinen Aufgaben einer Sekretärin sowie einige zusätzliche Aufgaben, die eine Sekretärin im Rahmen ihrer Arbeit übernehmen kann.
Was ist eine Sekretärin?
Eine Sekretärin ist eine Verwaltungsfachkraft, die in geschäftlichen und anderen organisatorischen Umgebungen eine wichtige Rolle spielt. Sekretärinnen sind in der Regel Personen, die Büroaufgaben unterstützen und organisieren, Verfahren umsetzen und je nach Art ihrer Tätigkeit zusätzliche Verwaltungsaufgaben wahrnehmen. Beispielsweise können die Verwaltungsaufgaben, für die eine Sekretärin verantwortlich ist, je nach Branche unterschiedlich sein, beispielsweise in der Anwaltschaft, bei Privatunternehmen und bei Regierungsbehörden. Eine Sekretärin kann jedoch mehrere allgemeine Aufgaben haben, darunter:
Arbeiten Sie an der Rezeption, um Kunden, Klienten und Besucher zu empfangen
Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
Organisation des Dokumentenflusses und der Büroarbeit, Pflege eines Dokumentenspeichersystems.
Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern bei Unternehmensprojekten und -aufgaben
Während diese Aufgaben häufig für Sekretariatsjobs erforderlich sind, können die Hauptaufgaben einer Sekretärin in ihrem Job je nach Arbeitsort auch zusätzliche Verwaltungsaufgaben umfassen.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Sekretärs
Die Aufgaben einer Sekretärin können je nach Arbeitsort unterschiedlich sein, und manchmal gehen Sekretärinnen über ihre Aufgabenbeschreibung hinaus.
Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonanrufen
Organisation und Verteilung von Nachrichten
Einhaltung des Unternehmensplans
Organisieren von Dokumenten und Dateien
Begrüßung von Geschäftskunden und Gästen
Finanzinformationen dokumentieren
Wartung und Bestellung von Büromaterial
Planung von Meetings und Konferenzen
Unterstützung von Managern bei der Lösung von Projektproblemen
Steuerung von Personal und neuen Mitarbeitern
Koordination mit anderen Organisationen
Durchführung von Verwaltungsverfahren
1. Beantworten und leiten Sie Telefonanrufe
Sekretäre können dafür verantwortlich sein, Bürotelefone zu beantworten und jeden Anruf an die entsprechende Person weiterzuleiten. Oftmals sind Sekretärinnen die Personen, die Verkaufsgespräche und Kundenanrufe abwickeln und Nachrichten entgegennehmen. Beispielsweise kann eine Anwaltssekretärin regelmäßig Anrufe von Mandanten bezüglich der Fallbearbeitung oder anderen Informationen entgegennehmen und muss in der Lage sein, jeden Mandantenanruf an den entsprechenden Anwalt weiterzuleiten sowie andere Nachrichten und Korrespondenz zu empfangen und zu verteilen. Möglicherweise muss die Sekretärin auch in der Lage sein, dringende Nachrichten von weniger wichtigen zu unterscheiden.
2. Nachrichten organisieren und verteilen
Eine weitere wichtige Aufgabe, die Sekretärinnen normalerweise wahrnehmen, ist das Organisieren und Verteilen von Notizen, Memos, Nachrichten und anderen schriftlichen Mitteilungen. Darüber hinaus verfügen Sekretärinnen möglicherweise über außergewöhnliche Kommunikations- und Analysefähigkeiten, um solche Kommunikationsaufgaben auszuführen. Beispielsweise könnte von einer Chefsekretärin, die für den CEO eines großen Technologiekonzerns arbeitet, erwartet werden, dass sie verschiedene Nachrichten oder Memos organisiert und verteilt, um sicherzustellen, dass nur die dringendsten Nachrichten ihren CEO erreichen. Eine dringende Nachricht kann eine Vertragsänderung eines Kunden beinhalten, und der Geschäftsführer muss in der Lage sein, bei der Weiterleitung von Nachrichten schnell und effektiv zu kommunizieren.
3. Einhalten von Unternehmensplänen
Sekretäre sind in der Regel auch für die Pflege der Zeitpläne und Tagesordnungen der Fachkräfte in ihren Unternehmen verantwortlich. Beispielsweise kann die Sekretärin einer großen Marketingfirma Arbeitspläne für jede Abteilung des Unternehmens sowie die Tagesordnungen der Führungskräfte organisieren und Besprechungen mit Kunden, Lieferanten und Aktionären planen. Sekretäre können auch Personen sein, die Mitarbeiter mit Erinnerungen und Benachrichtigungen über bevorstehende Konferenzen oder Besprechungen auf dem Laufenden halten.
4. Dokumente und Dateien organisieren
Eine weitere wichtige Aufgabe von Sekretärinnen ist es, Dokumente, Aufzeichnungen und Akten in Ordnung zu halten. Eine medizinische Sekretärin ist beispielsweise in der Regel für die Pflege eines Ablagesystems für Patientenakten, Spesenabrechnungen für medizinische Versorgung und Medikamente, Verfahrensdokumentation und andere wichtige Dokumente verantwortlich. Unternehmensdokumente, Dateien und andere Aufzeichnungen werden häufig in einer Computerdatenbank gespeichert, und von Sekretärinnen wird häufig erwartet, dass sie über die technischen Fähigkeiten verfügen, die für die Verwendung dieser Art von Speichersystemen erforderlich sind.
5. Begrüßung von Geschäftskunden und Gästen
Sekretäre können zusätzlich zu ihren administrativen Aufgaben auch Verwaltungsaufgaben übernehmen. Ein Assistent der Geschäftsleitung kann beispielsweise als Rezeptionist fungieren, um Kunden zu begrüßen, die zu Konferenzen oder Besprechungen kommen, und er kann die Person sein, die Besuchern hilft, sich niederzulassen, Getränke bringt, sich bei Besprechungen mit Kunden Notizen macht und im Allgemeinen daran arbeitet, die Professionalität und die allgemeine Marke aufrechtzuerhalten Image Ihres Unternehmens bei der Begegnung und Führung von Besuchern.
6. Finanzinformationen dokumentieren
Eine weitere sehr wichtige Aufgabe, die Sekretärinnen übernehmen können, ist die Dokumentation von Ausgaben, Einnahmen und anderen Finanzinformationen. Beispielsweise kann eine Sekretärin in einem Vertriebsunternehmen dafür verantwortlich sein, Einnahmen und Umsätze aus den Aufzeichnungen der Vertriebsabteilung sowie die Ausgaben und Betriebsausgaben des Unternehmens zu dokumentieren. Anschließend kann die Sekretärin mithilfe einer Tabellenkalkulationssoftware die Finanzdaten in spezifischen Finanzberichten organisieren, die der CEO des Unternehmens prüfen und genehmigen kann.
7. Wartung und Bestellung von Büromaterial
Sekretäre können auch Personen sein, die für die Bestandsführung und die Pflege von Büromaterialien verantwortlich sind. Die Sekretärin kann auch dafür verantwortlich sein, Bestellungen für Artikel aufzugeben, die zur Neige gehen. Beispielsweise könnte ein Büroadministrator monatlich eine Tabelle erstellen, um eine laufende Übersicht über Verbrauchsmaterialien wie Kopierpapier, Toner, Stifte, Ordner und andere Verbrauchsmaterialien zu führen und so den Überblick darüber zu behalten, welche Verbrauchsmaterialien benötigt werden und welche Materialien verfügbar sind.
8. Organisation und Durchführung von Sitzungen
Neben der Planung von Besprechungen und Konferenzen können Sekretärinnen auch die Verantwortung für die Organisation und Durchführung von Besprechungen übernehmen. Beispielsweise kann der Geschäftsführer des CEO eines Einzelhandelsunternehmens ein Treffen mit Bekleidungsdesignern, Modemarken oder anderen Branchenexperten arrangieren. Anschließend kann der Sekretär die Besprechung leiten, die wichtigen Punkte der Konferenz besprechen und sich Notizen für den CEO und andere Entscheidungsträger im Unternehmen machen. Sekretärinnen können bei der Ausführung solcher Aufgaben wichtige Teammitglieder sein, da Manager, Direktoren und andere hochrangige Fachkräfte unter solchen Umständen manchmal nicht verfügbar sind.
9. Unterstützung von Managern bei der Erledigung von Projektaufgaben
Manchmal kann eine Sekretärin ihren Managern bei der Erledigung kleinerer Aufgaben im Rahmen größerer Projekte unschätzbare Hilfe leisten. Beispielsweise kann die Sekretärin des leitenden Marketingleiters bei der Organisation von Berichten, dem Drucken von Dokumenten oder der Vorbereitung einer Präsentation behilflich sein. Aufgrund des breiten Spektrums an Aufgaben, die eine Sekretärin ausführen kann, muss diese Art von Fachkraft über ein breites Spektrum an Soft- und Hard-Skills verfügen, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein.
10. Betreuung des Personals und neuer Mitarbeiter
Sekretäre können auch als Mentoren fungieren, die mit den Mitarbeitern bei der Umsetzung von Verfahren und der Schulung neuer Mitarbeiter zusammenarbeiten. Mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung in ihren Unternehmen helfen viele Sekretärinnen Managern und neuen Mitarbeitern dabei, ihre Fähigkeiten zu entwickeln, die Unternehmensprotokolle zu befolgen und sich über das gesamte Unternehmensumfeld zu informieren. Ein Anwaltssekretär kann beispielsweise einen neu eingestellten Rechtsanwaltsgehilfen betreuen und ihm zeigen, wie er die Computer- und Ablagesysteme der Kanzlei nutzt, wie er Akten und Dokumente gemäß den Richtlinien organisiert und welche Methoden Mitarbeiter zur Erledigung von Aufgaben und zur Arbeit mit Kunden anwenden.
11. Koordination mit anderen Organisationen
Sekretäre arbeiten auch daran, Beziehungen zu anderen Unternehmen und Organisationen zu koordinieren und aufzubauen. Beispielsweise kann eine Sekretärin in einem Ingenieurbüro als Verbindungsmann zu Auftragnehmern, Designern und anderen Ingenieurorganisationen fungieren, um Konferenzen zu organisieren, Ressourcen einzukaufen oder Geschäftspartnerschaften aufzubauen.
12. Durchführung von Verwaltungsverfahren
Sekretäre können auch bei der Entwicklung und Umsetzung von Unternehmensrichtlinien und verschiedenen Verwaltungsverfahren eine Rolle spielen. Beispielsweise kann eine medizinische Sekretärin ein Verfahren zur Dokumentation von Patientenbehandlungsplänen entwickeln, das die Durchführung einer Reihe von Schritten zur Dokumentation medizinischer Informationen in einer Datenbank umfasst. Die Sekretärin kann dieses neue Verfahren dann umsetzen, indem sie Pflegepersonal und Personal in der Umsetzung der Richtlinienrichtlinien schult.
Da Sekretärinnen viele verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernehmen können, kann es von entscheidender Bedeutung sein, dass sie über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, wie z. B. Verwaltungsfähigkeiten, Kommunikationsfähigkeiten, Kundendienstfähigkeiten, technische Fähigkeiten, analytische Fähigkeiten und Fähigkeiten zur Problemlösung. Sekretäre können sich bei der Organisation und Leitung von Büropersonal und -verfahren auch auf ihre Führungsqualitäten verlassen.