11 Tipps für eine gute Büroetikette • BUOM

1. Dezember 2021

Die Einhaltung der richtigen Büroetikette schafft ein Umfeld, in dem sich die Menschen wohl und geschätzt fühlen und in der Lage sind, ihre Arbeit gut zu erledigen. Wenn Sie verstehen, was in einem beruflichen Umfeld erwartet wird, können Sie anderen Respekt entgegenbringen. Mit etwas Übung können Sie höfliches Verhalten zur täglichen Gewohnheit machen. In diesem Artikel beschreiben wir die Etikette am Arbeitsplatz und geben Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsetikette zu verbessern.

Was ist Büroetikette?

Die Büroetikette ist ein allgemein anerkannter Verhaltenskodex, den Sie am Arbeitsplatz einhalten müssen. Die Verhaltensregeln legen fest, welche Umgangsformen angemessen sind und welches Verhalten Sie vermeiden sollten.

Wenn Sie am Arbeitsplatz gute Manieren anwenden, schaffen Sie eine Atmosphäre des Respekts. In einer Umgebung, in der die Kollegen höflich, rücksichtsvoll und freundlich sind, ist es wahrscheinlicher, dass Kollegen engagierter und produktiver sind.

Tipps für eine gute Etikette am Arbeitsplatz

Hier sind einige umsetzbare Schritte, die Ihnen bei der Gestaltung einer angemessenen Büroeinrichtung helfen:

• Bieten Sie eine höfliche Begrüßung an.

• Eine Konversation führen.

• Seien Sie aufmerksam gegenüber anderen.

• Schalten Sie Ihr Telefon stumm.

• Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit.

• Halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber.

• Pünktlich ankommen.

• Essen Sie im Pausenraum oder außerhalb Ihres Arbeitsbereichs.

• Dem Umstand gemäß kleiden.

• Treffen Sie sich in ausgewiesenen Bereichen.

• Seien Sie sich Ihrer Körpersprache bewusst.

Bieten Sie eine höfliche Begrüßung an

Sagen Sie „Hallo“, „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“, lächeln Sie und stellen Sie Augenkontakt her, wenn Sie Kollegen oder Kunden sehen. Bieten Sie einen Händedruck an und stellen Sie sich vor, wenn Sie jemanden sehen, der neu ist. Begrüßen Sie bekannte Kollegen mit ihrem Namen, denn das verleiht ihnen eine persönliche Note. Durch die Begrüßung anderer am Arbeitsplatz können Sie eine freundliche Atmosphäre schaffen, in der sich Kollegen und Kunden in Ihrer Nähe wohler fühlen.

Eine Konversation beginnen

Während Ihres Arbeitstages sollten Sie zahlreiche Möglichkeiten zur Interaktion mit Kollegen und Kunden haben. Beginnen Sie ein Gespräch mit Personen, die Sie aus Ihrem Büro kennen, und sammeln Sie Gedanken und Meinungen zu jüngsten Ereignissen oder Unternehmenserfolgen. Sie können Gespräche mit Fremden beginnen, indem Sie universelle Themen wie aktuelle Ereignisse in der Stadt oder das Wetter notieren. Es kann wertvoll sein, Kontakte zu neuen Menschen zu knüpfen. Sie können ein Gespräch mit einem neuen potenziellen Kunden beginnen oder sich mit Fachleuten vernetzen, die Sie bei der Weiterentwicklung Ihrer Karriere unterstützen können.

Erinnere dich an andere

Achten Sie auf Ihre Mitmenschen, insbesondere wenn Sie sich im Büro bewegen. Schauen Sie über Ihre Schulter, wenn Sie durch eine Tür gehen, und halten Sie sie offen, wenn sich jemand hinter Ihnen befindet. Halten Sie die Aufzugstür für andere auf, wenn diese zum Aufzug gehen. Wenn Sie Aufgaben erledigen müssen, damit andere ihre Pflichten erfüllen können, versuchen Sie, diese so schnell und genau wie möglich zu erledigen. Verwenden Sie bei der Korrespondenz mit anderen gegebenenfalls „Bitte“ und „Danke“. Das Üben von Achtsamkeit bei der Zusammenarbeit mit anderen zeigt Ihre Fähigkeit, im Team zu arbeiten und zusammenzuarbeiten.

Schalten Sie Ihr Telefon stumm

Telefonbenachrichtigungen können ablenkend sein, insbesondere wenn Sie mit mehreren Kollegen oder Kunden arbeiten. Schalten Sie Ihr Mobiltelefon am Arbeitsplatz aus, um andere nicht durch Lärm zu stören. Wenn Sie einen Anruf erwarten, können Sie die Vibrationsbenachrichtigungseinstellung verwenden. Es ist besonders wichtig, dass Sie Ihr Telefon während Besprechungen stumm schalten, aber Ihre Kollegen werden Ihre Bemühungen zu schätzen wissen, wenn Sie in ihrer Nähe sind.

Schenken Sie Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit

Schenken Sie anderen während eines Gesprächs Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie versehentlich für jemand anderen sprechen, entschuldigen Sie sich für den Fehler. Lassen Sie Ihr Telefon während Besprechungen auf Ihrem Schreibtisch und halten Sie es bei Einzelgesprächen nicht in Ihren Händen. Wenn Sie Ihre volle Aufmerksamkeit schenken, zeigen Sie, dass Sie an der Diskussion interessiert sind und die Meinung des Redners hören möchten.

Halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber

Der Arbeitsplatz ist eine gemeinsame Umgebung, in der jeder seinen Beitrag leisten muss, um ihn sauber zu halten. Wenn Sie ein gewöhnliches Werkzeug oder einen gewöhnlichen Gegenstand verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie ihn wieder an der dafür vorgesehenen Stelle ablegen, damit andere ihn finden können. Wischen Sie alle schmutzigen Oberflächen wie Tische und Theken ab, um Ihren Arbeitsbereich sauber und ordentlich zu halten. Ein sauberer Arbeitsplatz kann die Motivation und Produktivität innerhalb eines Teams steigern.

Pünktlich ankommen

Pünktlichkeit ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitsetikette. Zeigen Sie, dass Sie die Zeit und Prioritäten anderer respektieren und wertschätzen, indem Sie pünktlich zu Besprechungen erscheinen, Aufgaben vor Ablauf der Frist erledigen und einige Minuten früher bei der Arbeit erscheinen. Versuchen Sie bei der Planung von Besprechungen, diese so zu planen, dass am Ende eine eingebaute Zeitspanne vorhanden ist, die es den Teilnehmern ermöglicht, schnell mit der nächsten Besprechung fortzufahren.

Essen Sie im Pausenraum oder außerhalb Ihres Arbeitsbereichs

Wenn Sie am Schreibtisch essen, könnten die Gerüche Ihre Kollegen ablenken. Versuchen Sie, Ihr Mittagessen in dafür vorgesehenen Bereichen einzunehmen, beispielsweise im Pausenraum oder im Esszimmer. Wann immer möglich, ist ein Mittagessen außerhalb des Arbeitsplatzes oft die ideale Wahl. Abgesehen davon, dass die Ablenkungen für Ihre Teammitglieder begrenzt werden, kann das Mittagessen außerhalb Ihres Schreibtischs oder Arbeitsbereichs Ihnen dabei helfen, sich zu konzentrieren, wenn Sie an die Arbeit zurückkehren.

Dem Umstand gemäß kleiden

Am Arbeitsplatz ist es im Allgemeinen die beste Wahl, sich anständig zu kleiden. Auch in entspannter Atmosphäre ist es besser, schlichte und bequeme Kleidung zu wählen. Klirrende Dekorationen oder starker Duft können Kollegen von ihren Pflichten ablenken. Sehen Sie in Ihrem Mitarbeiterhandbuch nach oder wenden Sie sich an Ihren Personalvertreter, um weitere Informationen zur Kleiderordnung Ihres Unternehmens zu erhalten, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Kleidung akzeptabel ist.

Wenn Sie sich mit einem Kunden treffen, versuchen Sie, sich dem Anlass entsprechend zu kleiden, indem Sie Geschäfts- oder Berufskleidung tragen. Sie können auch Kleidung tragen, die ihren Geschäftsstandards entspricht. Wenn Ihr Kunde beispielsweise für ein Finanzunternehmen arbeitet, sollten Sie sich wahrscheinlich in professioneller Geschäftskleidung kleiden.

Treffen Sie sich in ausgewiesenen Bereichen

Wenn Sie sich mit zwei oder mehr Personen treffen, vereinbaren Sie einen Konferenzraum oder nutzen Sie einen privaten Bereich zum Besprechen. Wenn Sie Besprechungen an Ihrem Arbeitsplatz abhalten, kann es zu Lärm kommen, der Ihre Teammitglieder ablenken kann. Schließen Sie während Besprechungen die Tür, um den Lärm zu reduzieren. Verwenden Sie bei Besprechungen und persönlichen Gesprächen im Büro eine leise Stimme, damit sich Ihre Mitmenschen gut konzentrieren können.

Berücksichtigen Sie Ihre Körpersprache

Ihre Körpersprache kann bei Gesprächen unterschiedliche Botschaften senden. Um sicherzustellen, dass Ihre Körpersprache dieselbe Botschaft vermittelt wie Ihre Worte, nonverbale Kommunikation. Wenn Sie mit anderen sprechen, stellen Sie Augenkontakt her und nicken Sie gegebenenfalls, um zu zeigen, dass Sie aufmerksam sind. Lächeln kann Ihre Begeisterung für das Thema zeigen. Halten Sie Ihre Arme für eine neutrale Haltung an den Seiten oder legen Sie Ihre Hände in die Hüften, um Selbstvertrauen auszudrücken. Achten Sie beim Sitzen oder Stehen darauf, dass Ihr Rücken gerade ist und Ihre Schultern zurückgezogen sind, um zu zeigen, dass Sie wachsam sind.