11 Tipps für die Einstellung von Managern mithilfe virtueller Vorstellungsgespräche • BUOM

12. August 2021

Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen handelt es sich um Beurteilungen von Bewerbern, die vollständig online stattfinden. Viele Personalmanager nutzen virtuelle Vorstellungsgespräche während des Einstellungsprozesses, da diese viele Vorteile haben können, wie etwa die Zugänglichkeit und die Möglichkeit, mehr Vorstellungsgespräche pro Tag zu planen. Wenn Sie als Personalmanager virtuelle Vorstellungsgespräche nutzen möchten, um sich mit Bewerbern zu treffen, kann es hilfreich sein, ein paar Tipps zu lernen, die Ihnen dabei helfen, ein effektiver virtueller Interviewer zu werden. In diesem Artikel definieren wir, was ein virtuelles Vorstellungsgespräch ist, und sehen uns eine Liste mit Tipps für die Durchführung an.

Was sind virtuelle Vorstellungsgespräche?

Bei virtuellen Vorstellungsgesprächen handelt es sich um Beurteilungen, die Personalmanager nutzen können, um neue Kandidaten auf digitalen Plattformen kennenzulernen. Bei diesen Vorstellungsgesprächen handelt es sich in der Regel um Videokonferenzen, die mithilfe einer Software oder Anwendung durchgeführt werden. Eines der Hauptmerkmale eines virtuellen Interviews ist, dass sich Interviewer und Interviewpartner in der Regel nicht am selben Ort befinden. Dies kann besonders wertvoll sein, wenn Sie Kandidaten interviewen, die in verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern leben, sodass diese Interviews Ihren Kandidatenpool erweitern können.

Virtuelle Vorstellungsgespräche sind auch deshalb wichtig, weil sich Kandidaten dadurch in einer vertrauten Umgebung wohler fühlen und Fragen natürlicher beantworten können. Diese Vorstellungsgespräche sind außerdem sowohl für Personalmanager als auch für Befragte bequemer, da sie mehr Flexibilität bei der Terminplanung bieten.

11 Tipps für virtuelle Vorstellungsgespräche für Einstellungsmanager

Hier sind einige Tipps, die einem Personalmanager bei der Durchführung virtueller Vorstellungsgespräche helfen können:

1. Bereiten Sie Ihre Technologie vor und testen Sie sie

Eine der besten Möglichkeiten für einen reibungslosen Ablauf Ihres virtuellen Vorstellungsgesprächs besteht darin, sicherzustellen, dass die Technologie, die Sie verwenden möchten, ordnungsgemäß funktioniert. Zu diesem Zweck können Sie den Ort festlegen, an dem Sie das Interview durchführen möchten, und jedes Gerät testen, das Sie verwenden möchten. Dies kann einen Testanruf mit der Videokonferenzsoftware Ihrer Wahl, das Testen der Kamera und des Mikrofons des Computers sowie das Abspielen des Tons umfassen, um sicherzustellen, dass die Lautsprecher funktionieren. Es kann hilfreich sein, Ihre Technologie am Tag vor Ihrem Vorstellungsgespräch zu testen, um sicherzustellen, dass Sie vorbereitet sind.

2. Geben Sie Bewerbern klare Anweisungen.

Bei einigen virtuellen Vorstellungsgesprächen müssen die Kandidaten möglicherweise zusätzliche Schritte unternehmen, z. B. ein Konto für eine App erstellen oder sich in einem virtuellen Wartezimmer anmelden. Damit sich die Kandidaten gut vorbereitet und wohl fühlen, können Sie detaillierte Anweisungen dazu geben, wie sie sich auf das Vorstellungsgespräch vorbereiten und daran teilnehmen können. Es kann hilfreich sein, Ihren Kandidaten Anweisungen für Vorstellungsgespräche per E-Mail zu übermitteln, damit sie so oft wie nötig darauf zurückgreifen können.

3. Behalten Sie Termine mit virtuellen Einladungen im Auge

Da sich Interviewer und Kandidat für ein virtuelles Vorstellungsgespräch in der Regel an unterschiedlichen Orten befinden, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sich jeder an das Datum und die Uhrzeit erinnert, zu der er verfügbar sein muss. Viele Plattformen, die Videokonferenzfunktionen für virtuelle Vorstellungsgespräche unterstützen, bieten Optionen zum Versenden virtueller Einladungen an, die eine gute Möglichkeit sein können, Sie an Datum und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs zu erinnern. Wenn Sie eine virtuelle Einladung versenden, können Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Kandidaten, Datum und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs und manchmal auch einen Besprechungslink angeben.

4. Bereiten Sie Ihre Fragen im Voraus vor

Typischerweise erstellen Personalmanager eine Liste mit Fragen, die sie während eines Vorstellungsgesprächs verwenden können. Da ein virtuelles Vorstellungsgespräch jedoch ein anderes Format verwendet und eine neue Art von Vorstellungsgesprächsumgebung schafft, kann es dennoch hilfreich sein, Ihre Fragen vor dem Vorstellungsgespräch mit Kandidaten zu üben. Sie können die Fragen, die Sie einem Freund stellen möchten, durchlesen oder sich selbst auf Ihrem Computer aufzeichnen, um sicherzustellen, dass Sie klar sprechen und Fragen stellen, die der Kandidat innerhalb der Interviewzeit beantworten kann.

5. Seien Sie während des gesamten Interviews offen.

Da sich beide Parteien in einem virtuellen Vorstellungsgespräch in der Regel an unterschiedlichen Standorten befinden, kann es für den Personalmanager wichtig sein, während des gesamten Vorstellungsgesprächs für Transparenz zu sorgen, um sicherzustellen, dass der Kandidat über alle Informationen informiert ist, die sich auf seine Einstellungsentscheidung auswirken könnten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine Stelle als Bürostelle ausschreibt, das gesamte Unternehmen aber derzeit von zu Hause aus arbeitet, können Sie dies dem Kandidaten bereits im Vorstellungsgespräch mitteilen. Durch die Weitergabe dieser Informationen können Sie Vertrauen aufbauen und den Kandidaten mehr Informationen über das Unternehmen liefern.

6. Heben Sie Ihre Unternehmenskultur hervor

Die Unternehmenskultur kann oft ein Faktor bei der Entscheidung sein, einen Job anzunehmen, da viele Menschen Wert darauf legen, ein Arbeitsumfeld zu finden, das zu ihrer Persönlichkeit passt. Da es Ihnen bei einem virtuellen Vorstellungsgespräch nicht möglich ist, einem Kandidaten Ihre Unternehmenskultur physisch vorzustellen, ist es wichtig, ausführlich darüber zu sprechen. Sie können beispielsweise die Büroumgebung beschreiben, Unternehmenswerte erläutern und Geschichten über wichtige Unternehmensereignisse wie Spendenaktionen oder Teambuilding-Workshops erzählen.

7. Verwenden Sie ein Bewertungssystem

Viele Personalmanager nutzen virtuelle Vorstellungsgespräche, weil sie dadurch mehr Vorstellungsgespräche pro Tag planen können als persönliche Treffen. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, ein Bewertungssystem einzurichten, das Sie auf jeden von Ihnen interviewten Kandidaten anwenden können, z. B. die Vergabe von Punkten für bestimmte Arten von Antworten oder die Aufzeichnung, ob Kandidaten bestimmte Wissens- oder Kompetenzbereiche nennen. Wenn Sie über ein Standardbewertungssystem verfügen, das auf alle Kandidaten angewendet werden kann, können Sie diese schnell und einfach bewerten, insbesondere wenn Sie mehr Vorstellungsgespräche als üblich führen.

8. Wählen Sie einen ruhigen Ort für das Interview.

Für die Durchführung von Vorstellungsgesprächen kann es besonders wichtig sein, einen ruhigen Ort zu haben. Dies liegt daran, dass die Kommunikation über einen Computer mit jemandem an einem anderen Ort möglicherweise Hintergrundgeräusche aufnimmt, die ablenken könnten. Ein idealer ruhiger Ort könnte ein Raum in Ihrem Zuhause sein, dessen Türen Sie schließen können.

9. Bitten Sie die Kandidaten, Feedback zu geben.

Virtuelle Vorstellungsgespräche sind für viele Personalmanager ein neues Konzept. Aus diesem Grund kann die Ermutigung der Kandidaten, Feedback zum virtuellen Vorstellungsgespräch zu geben, dem Personalmanager dabei helfen, herauszufinden, welche ihrer Methoden am effektivsten ist. Dies trägt auch dazu bei, dass sich die Kandidaten während des Vorstellungsgesprächs wohl fühlen, indem ihnen gezeigt wird, dass Sie ihre Meinung wertschätzen, und kann die Qualität zukünftiger virtueller Vorstellungsgespräche verbessern.

10. Behalten Sie die Professionalität bei

Auch wenn ein virtuelles Vorstellungsgespräch ein wenig anders aussieht als ein persönliches Vorstellungsgespräch im Büro, dient es dennoch demselben Zweck und verdient das gleiche Maß an Professionalität. Die Aufrechterhaltung der Professionalität während eines virtuellen Vorstellungsgesprächs kann den Kandidaten auch dabei helfen, dasselbe zu tun, was zu einer professionellen, respektvollen Zusammenarbeitsumgebung führen kann. Um Ihre Professionalität zu wahren, können Sie sich so kleiden, wie Sie es normalerweise bei einem persönlichen Vorstellungsgespräch tun würden, und eine professionelle Sprache verwenden.

11. Erklären Sie dem Kandidaten klar und deutlich die nächsten Schritte.

Sobald Sie ein virtuelles Vorstellungsgespräch abgeschlossen haben, kann es wichtig sein, sicherzustellen, dass der Kandidat über die nächsten Schritte im Einstellungsprozess informiert ist, insbesondere darüber, ob er Maßnahmen ergreifen muss. Am Ende eines Vorstellungsgesprächs könnten Sie beispielsweise eine E-Mail mit Anweisungen senden, auf einen Anruf von jemandem zu warten, zusätzliche Materialien bereitzustellen oder einen bestimmten Mitarbeiter zu kontaktieren, falls dieser eingestellt wurde. Sie können den Kandidaten auch fragen, wenn er Fragen zum Prozess hat.