11 Tipps für das Management großer Projekte

Unternehmen müssen häufig mehrere Projekte abschließen, von kleinen eintägigen Projekten bis hin zu größeren Projekten, deren Fertigstellung Wochen oder Monate dauern kann. Die Verwaltung größerer Projekte erfordert oft mehr Ressourcen und Zeit als kleinere und erfordert möglicherweise mehr praktische Beteiligung. Sie können Ihre großen Projekte organisierter und effizienter gestalten, indem Sie einfache Strategien wie das Definieren von Zielen und das Zuweisen von Arbeit zu bestimmten Rollen anwenden. In diesem Artikel besprechen wir 11 Tipps für die Verwaltung großer Projekte, die Ihrem Team zum Erfolg verhelfen.

Hier sind 11 Tipps, mit denen Sie große Projekte verwalten können:

1. Lernen Sie aus früheren Projekten

Auch wenn Sie Erfahrung in der Leitung großer Projekte haben, recherchieren Sie frühere Projekte, die Ihr Unternehmen abgeschlossen hat. Wenn Sie die Strategien kennen, die andere Teams verwenden, können Sie einen effektiven Plan erstellen. Wenn das Team beispielsweise einen Anbieter verwendet hat, der es ihm ermöglicht hat, seine Fristen einzuhalten, prüfen Sie, ob derselbe Anbieter Ihnen bei Ihrem Projekt helfen kann. Ziehen Sie in Betracht, frühere Projekte zu recherchieren, indem Sie die Archive des Unternehmens durchsehen und mit dem Manager des anderen Projekts sprechen, da dieser die Herausforderungen, mit denen er konfrontiert war, detailliert beschreiben kann.

2. Bestimmen Sie Ihr Hauptziel

Die Definition Ihres Hauptziels kann die Planung Ihres Projekts und die Messung seines Erfolgs erleichtern. Wenn Sie Ihr Ziel festgelegt haben, versuchen Sie, sich Fragen zu stellen wie:

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Welches Problem lösen Sie?
Wer inspiriert Sie, Ihr Projekt abzuschließen?
Was möchten Sie erreichen?
Welche Ergebnisse können Ihnen helfen, den Erfolg zu messen?
Wie lange wird das Projekt voraussichtlich dauern?

Beispielsweise möchte eine Fabrik möglicherweise die Produktivität steigern. Das Ziel des Projekts besteht darin, dem Unternehmen dabei zu helfen, profitabler zu werden. Dabei berücksichtigt das Team die Bedürfnisse der Mitarbeiter, um seine Ziele zu erreichen. Durch umfassende Schulungen und einen besser organisierten Arbeitsplatz kann es den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden und die Rentabilität steigern. Das Team plant, die Rentabilität zu berechnen, indem es die Gesamtproduktion des Unternehmens durch die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden dividiert, und die Mitarbeiterzufriedenheit durch Umfragen zu messen, die das Team in sechs Monaten durchführen will.

3. Setzen Sie sich kleinere Ziele.

Sobald Sie Ihr Ziel festgelegt haben, sollten Sie darüber nachdenken, kleinere Ziele festzulegen, um das Projekt leichter handhabbar zu machen. Diese kleinen Ziele helfen Ihrem Team, Aufgaben zu erledigen, um zum nächsten Schritt überzugehen, sodass Ihr Projekt seine Frist einhalten kann. Mehrere Fristen können Ihrem Team auch ein Erfolgserlebnis geben, da es jeden einzelnen Termin einhält und es während des gesamten Projekts motiviert.

Wenn das Endziel eines Projekts beispielsweise darin besteht, seine Social-Media-Strategie zu optimieren, kann es sich kleinere Ziele setzen wie:

Recherchieren Sie Ihre Zielgruppe
Analysieren Sie aktuelle Indikatoren
Bewerten Sie die Strategien der Wettbewerber
Erstellen Sie einen wöchentlichen Veröffentlichungsplan
Steigerung des Benutzerengagements

4. Bauen Sie ein zuverlässiges Team auf

Versuchen Sie bei der Zusammenstellung eines Teams, Mitarbeiter auszuwählen, die Erfahrung in der Arbeit an großen Projekten haben. Wer über Vorerfahrung verfügt, ist oft besser darin, strenge Fristen einzuhalten und mit anderen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Sie können Vorgesetzte fragen, wem Sie große Verantwortung anvertrauen können, aber auch die Mitarbeiter fragen, wer Interesse hat. Wenn sich jemand für Ihr Projekt begeistert, ist es wahrscheinlicher, dass er ein verantwortungsbewusstes Teammitglied wird.

Versuchen Sie beim Aufbau Ihres Teams, Ihre Erwartungen so klar wie möglich zu formulieren. Stellen Sie sicher, dass potenzielle Mitglieder ihre Verantwortlichkeiten verstehen, um festzustellen, ob sie für die Rolle geeignet sind. Wenn sie verstehen, dass ihre anderen Aufgaben möglicherweise im Widerspruch zu ihrer Fähigkeit stehen, Fristen einzuhalten, können Sie Mitglieder finden, die mehr Zeit und Mühe in Ihr Projekt investieren können.

5. Rollenverantwortung zuweisen

Durch die Zuweisung von Rollen können Sie Ihr Projekt organisieren, indem Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer ihre Verantwortlichkeiten verstehen. Die von Ihnen zugewiesenen Rollen können je nach Branche, Unternehmensstruktur und Projekttyp variieren, viele Projekte haben jedoch ähnliche Rollen. Beispielsweise haben die meisten Teams einen Projektmanager, der jeden Schritt überwacht. Zu ihren Aufgaben gehören häufig Konfliktlösung, Risikomanagement und Statusberichte. Eine weitere häufige Rolle ist die eines Ressourcenmanagers, der Aufgaben koordiniert und Ressourcen zwischen Projektteams verteilt.

Erwägen Sie bei der Zuweisung von Rollen die Schaffung einer Hierarchie, damit die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, wenn ein Problem auftritt. Beispielsweise können Sie Gruppenleiter haben, die Sie beraten können, wenn ihre Gruppen ein kleineres Problem haben. Wenn das Problem außerhalb der Möglichkeiten des Teamleiters liegt, können die Mitarbeiter mit dem Projektmanager sprechen.

6. Schaffen Sie eine positive Teamatmosphäre

Die Schaffung einer positiven Teamumgebung kann die Zusammenarbeit fördern. Versuchen Sie, diesen Prozess zu starten, indem Sie zu Beginn des Projekts Ihr Hauptziel mitteilen. Wenn Teammitglieder das erwartete Ergebnis kennen, ist es wahrscheinlicher, dass sie zusammenarbeiten, um dieses gemeinsame Ziel zu erreichen. Sie können auch ein Gemeinschaftsgefühl schaffen, indem Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich vorzustellen und durch Bindungsaktivitäten Kontakte zu knüpfen.

Während es wichtig ist, zu Beginn eine positive Teamatmosphäre zu schaffen, sollten Sie diesen Prozess während des gesamten Projekts fortsetzen. Die ständige Förderung der Zusammenarbeit kann Ihrem Team helfen, alle Herausforderungen großer Projekte zu meistern.

7. Nutzen Sie Kollaborationstools

Eine der größten Herausforderungen bei der Leitung großer Projekte ist der Aufbau einer guten Kommunikation. Wenn Ihre Teammitglieder Tools für die Zusammenarbeit verwenden, können sie ihre Kommunikation optimieren und sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden. Viele Teams verlassen sich auf Videokonferenztools, um Rollen zu delegieren, Aktualisierungen auszutauschen und Erläuterungen zu geben. Sie können auch Direktnachrichtenplattformen nutzen, um Gespräche in Echtzeit zu ermöglichen, und Planungssysteme zur Synchronisierung ihrer Kalender nutzen.

Wenn Sie entscheiden, welche Tools für die Zusammenarbeit Sie verwenden möchten, sollten Sie die Implementierung von Protokollen in Betracht ziehen, damit Mitarbeiter effektiv kommunizieren können. Beispielsweise können Sie Teammitglieder dazu ermutigen, ihren Status auf Direktnachrichtenplattformen zu aktualisieren, wenn sie nicht im Büro sind. Sie können Mitarbeiter auch dazu ermutigen, E-Mails zu verwenden, um längere, formellere Nachrichten zu übermitteln.

8. Führen Sie regelmäßige Kontrollen durch

Mithilfe von Check-ins können Sie den Fortschritt Ihres Teams messen. Durch die Planung regelmäßiger Besprechungen können Sie feststellen, ob Mitarbeiter ihre Fristen einhalten. Schulungen oder die Einführung neuer Strategien können Teammitgliedern, denen es an bestimmten Zielen mangelt, dabei helfen, ihre Leistung zu verbessern. Manchmal stellen Sie möglicherweise fest, dass ihre Ziele unrealistisch sind, und können sie entsprechend anpassen.

Auch regelmäßige Check-Ins sind eine effektive Möglichkeit, die Konzentration Ihres Teams aufrechtzuerhalten. Mitarbeiter können Probleme ansprechen und um Klärung bitten, sodass sie ihre Produktivität aufrechterhalten können. Versuchen Sie, Teammitglieder dazu zu ermutigen, Vorschläge zur Verbesserung der Projektleistung auszutauschen. Ein Projektmanager könnte beispielsweise bemerken, dass ein Kunde während Fortschrittsbesprechungen ängstlich wirkt. Mithilfe dieser Erkenntnisse können Sie Besprechungen am Arbeitsplatz auf Zeiten verschieben, in denen der Kunde nicht so beschäftigt ist, sodass er Ihrem Team seine volle Aufmerksamkeit schenken kann.

9. Fördern Sie die Unabhängigkeit

Während Kontrolle dazu beitragen kann, dass Teams konzentriert bleiben, können Mitarbeiter auch von der Unabhängigkeit profitieren. Wer über die nötigen Ressourcen und Freiheiten verfügt, um selbstständig zu werden, ist oft effektiver. Stellen Sie sich beispielsweise ein Team vor, das einem Kunden innerhalb einer bestimmten Frist einen Bericht vorlegen muss. Projektanforderungen erfordern, dass das Team auf Daten für einen Bericht aus einer bestimmten Quelle zugreift, diese Quelle ist jedoch nicht verfügbar.

Wenn Mitarbeiter unabhängig sind, können sie ihre Fähigkeiten zur Problemlösung nutzen, um auf Daten zuzugreifen. Sie schlagen möglicherweise alternative Quellen vor oder schlagen sogar vor, selbst zu recherchieren. Für welche Option sie sich auch entscheiden, ihr proaktives Verhalten kann Innovationen fördern und es den Vorgesetzten ermöglichen, sich auf andere Teile des Projekts zu konzentrieren.

10. Projektrisiken verwalten

Da viele Projekte mit Risiken verbunden sind, ist eine wirksame Risikomanagementstrategie wichtig. Sie können damit beginnen, die wahrscheinlichsten Probleme zu identifizieren. Beispielsweise kann es in früheren Projekten dazu gekommen sein, dass Ihr Unternehmen aufgrund von Problemen mit Lieferanten Schwierigkeiten hatte, Termine einzuhalten. Sie können dieses Risiko reduzieren, indem Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die über eine Erfolgsbilanz verfügen.

Zusätzlich zur Minderung potenzieller Probleme kann Ihre Risikomanagementstrategie einen Plan für den Umgang mit ihnen umfassen, falls sie auftreten. Selbst wenn Sie beispielsweise einen zuverlässigen Lieferanten beauftragen, kann es sein, dass dieser die Waren später als erwartet liefert. Ihr Plan kann diesem Problem Rechnung tragen, indem er die Zeitpläne flexibler gestaltet.

11. Seien Sie flexibel bei Veränderungen

Flexibilität kann Ihnen helfen, alle Änderungen zu bewältigen, die in Ihrem Projekt auftreten können. Beispielsweise könnte ein Kunde seine Anforderungen noch einmal überdenken, nachdem Ihr Team mit der Arbeit an seinem Projekt begonnen hat. Anstatt sich strikt an den ursprünglichen Plan zu halten, bedeutet Flexibilität, dass Sie die Aufgaben an die Bedürfnisse des Kunden anpassen können. Anpassungen könnten darin bestehen, dass sich die Mitarbeiter auf ein anderes Ziel konzentrieren oder Teams dazu bringen, neue Software zu verwenden.

Manchmal ergeben sich Anpassungen eher aus Leistungsbeobachtungen als aus Kundenwünschen. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass ein Teammitglied eine andere Aufgabe als die, die Sie ihm ursprünglich zugewiesen haben, effektiver erledigt. Sie können Rollen anpassen, um Teammitgliedern die produktivsten Positionen zuzuweisen.

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