11 Regeln der Meeting-Etikette

Die Effektivität von Geschäftstreffen wirkt sich direkt auf die Produktivität und den Erfolg des Unternehmens aus. Einer der Hauptfaktoren, die die Wirksamkeit von Meetings beeinflussen, ist die Etikette der Teilnehmer. Das Befolgen einer Reihe von Geschäftsetikette-Regeln kann Ihnen dabei helfen, Professionalität und Führungsqualitäten unter Beweis zu stellen, die Ihnen bei der Weiterentwicklung Ihrer Karriere helfen können. In diesem Artikel besprechen wir, was Etikette bei Geschäftstreffen ist, warum sie wichtig ist und geben Tipps für die Aufrechterhaltung einer guten Etikette bei Geschäftstreffen.

Was ist Geschäftsetikette?

Die Etikette für Geschäftstreffen bezieht sich auf den Verhaltensstandard, der bei Besprechungen am Arbeitsplatz erwartet wird. Die bewusste Etikette ermutigt die Teilnehmer, wie auch die normale Geschäftsetikette, zu professionellem und respektvollem Verhalten. Zur Etikette bei Geschäftstreffen gehören Maßnahmen wie Pünktlichkeit, ungestörtes Zuhören, Nicht-Ziehen des Telefons und Vorbereitung. Die Etikette bei Geschäftstreffen kann je nach Situation etwas variieren. Für eine formellere Bürobesprechung ist es beispielsweise wichtig, eine Tagesordnung bereitzustellen. Für ein ungezwungeneres Geschäftsessen ist dies nicht erforderlich.

Warum ist die Etikette bei Geschäftstreffen wichtig?

Es gibt mehrere Gründe, warum die Etikette bei Besprechungen wichtig ist, darunter:

Verbessert die Kommunikation

Die Etikette bei Geschäftstreffen fördert eine Atmosphäre des gegenseitigen Respekts zwischen den Menschen am Arbeitsplatz, was eine enge Kommunikation fördert.

Verbessert die Produktivität

Verschiedene Aspekte der Etikette bei Geschäftstreffen, wie aktives Zuhören, Vorbereitung und Tagesordnungen, steigern die Effektivität von Besprechungen, indem sie die Zeit produktiver machen.

Verbessert Beziehungen

Die Etikette bei Geschäftstreffen hilft den Menschen, sich in Besprechungen respektiert zu fühlen, was zu stärkeren Beziehungen am Arbeitsplatz führt.

11 Tipps für eine gute Meeting-Etikette

Befolgen Sie diese allgemeinen Regeln einer guten Besprechungsetikette:

Sei pünktlich

Wenn Sie pünktlich zu Besprechungen erscheinen, zeigen Sie Reife, Professionalität und Höflichkeit gegenüber anderen Besprechungsteilnehmern. Führungskräfte möchten, dass ihre Besprechungen effizient ablaufen. Daher ist die Beseitigung der Ablenkungen, die mit Verspätungen einhergehen, ein wichtiger Schritt in diesem Prozess. Außerhalb des Arbeitsplatzes kann es normal sein, zu gesellschaftlichen Veranstaltungen oder Besprechungen zu spät zu kommen, doch im beruflichen Umfeld wird von den Teilnehmern in der Regel erwartet, dass sie pünktlich erscheinen.

Noch besser ist es, ein paar Minuten früher einzutreffen, damit Sie sich noch vor Beginn des Meetings hinsetzen und fertig machen können. Wenn Sie zu spät zu einem Meeting kommen, entschuldigen Sie sich bei allen, setzen Sie sich und konzentrieren Sie sich sofort auf die Diskussion.

Bereit machen

Viele Organisatoren von Besprechungen versenden E-Mails mit einer Zusammenfassung der Tagesordnung, insbesondere wenn es sich um eine Besprechung mit einer großen Anzahl von Personen und mehreren Themen handelt, die der Organisator besprechen möchte. Eine Tagesordnung sorgt dafür, dass die Besprechung reibungslos und effizient verläuft. Sie können die Teilnehmer auch bitten, Notizenmaterial mitzubringen, Vorschläge oder Ideen zu einem Thema einzureichen oder vor dem Treffen eine Aufgabe zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf alle Anforderungen des Veranstalters bestens vorbereitet sind.

Kleide dich professionell

Abhängig von der Art Ihres Büros kann die angemessene Kleidung variieren. Befolgen Sie die Kleiderordnungsrichtlinien Ihres Büros für Besprechungen im Büro. Wenn Sie einen Kunden außerhalb des Büros treffen, gelten normalerweise dieselben Regeln. Sie können jedoch Ihren Vorgesetzten fragen, welche Kleidung angemessen ist, wenn Sie Zweifel haben.

Sprechen Sie laut genug

Wenn Sie während einer Besprechung sprechen, achten Sie darauf, dass Sie laut und deutlich sprechen, damit jeder Sie hören kann. Es strahlt Selbstvertrauen aus und lässt Sie professioneller aussehen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass jeder Ihre Gedanken hört und entsprechend reagieren kann. Leises Sprechen kann die Effektivität eines Meetings beeinträchtigen, wenn Sie sich wiederholen müssen oder jemand Sie falsch verstanden hat.

Hören Sie aktiv zu und beteiligen Sie sich

Die Produktivität eines Meetings hängt davon ab, wie gut die Teilnehmer anderen zuhören und sich aktiv an Diskussionen beteiligen. Sie können aktives Zuhören üben, indem Sie nicken oder das Gesagte paraphrasieren, um Verständnis zu zeigen, Ihre Bedenken äußern oder konkrete Fragen stellen. Aktives Zuhören zeigt der Person nicht nur, dass Sie ihre Meinung respektieren und hören möchten, was sie zu sagen hat, sondern hilft Ihnen auch, konzentriert zu bleiben und aussagekräftigere Antworten zu geben.

Sprechen Sie abwechselnd

Geschäftstreffen führen manchmal zu spannenden und leidenschaftlichen Gesprächen, zu denen jeder beitragen möchte. Warten Sie am besten, bis Sie mit dem Sprechen an der Reihe sind, und lassen Sie die anderen ihre Gedanken ausreden, bevor Sie sich auf ein Gespräch einlassen. Befolgen Sie alle Sprechregeln des Moderators, z. B. das Heben der Hand. Schreiben Sie auch die wichtigsten Punkte auf, wenn Sie befürchten, dass Sie während des Wartens vergessen könnten, was Sie sagen möchten, aber versuchen Sie, dem Gespräch beim Schreiben weiter zuzuhören.

Befolgen Sie die Tagesordnung

Beim Thema zu bleiben ist eine gute Geschäftsetikette, denn so wird weniger Zeit mit unwichtigen Dingen verschwendet. Bei geschäftlichen Besprechungen geht es manchmal zu weit, aber für den Moderator ist es hilfreich, wenn Sie weitermachen und versuchen, die Besprechung produktiv zu gestalten. Wenn Sie können, kehren Sie das Gespräch zum ursprünglichen Thema zurück, wenn Sie bemerken, dass es zu einem anderen Thema abgedriftet ist.

Stellen Sie Fragen zum richtigen Zeitpunkt

Am besten stellen Sie Fragen während einer Präsentation zu geeigneten Zeitpunkten, wenn Ihre Frage für die Informationen des Vortragenden relevant ist. Seien Sie höflich und warten Sie, bis die Rede unterbrochen wird, bevor Sie die Hand heben. Sie werden die Teilnehmer wahrscheinlich auch dazu einladen, während der Präsentation regelmäßig Fragen zu stellen. Versuchen Sie, nicht alle Ihre Fragen erst am Ende zu stellen, wenn das Meeting beendet sein sollte. Wenn Sie am Ende noch unbeantwortete Fragen haben, können Sie bleiben und diese privat stellen oder dem Besprechungsleiter eine E-Mail senden.

Achten Sie auf Ihre Körpersprache

Bei längeren Besprechungen kann es leicht passieren, dass man unruhig wird. Versuchen Sie, die folgenden Gewohnheiten zu vermeiden:

• Klopfgriffe

• necken

• Drehen Sie den Stuhl von einer Seite zur anderen

• Mit den Füßen wippen

• raschelnde Papiere

• Machen Sie leise Geräusche wie Summen oder Klickgeräusche

Während dieses Verhalten an Ihrem Schreibtisch harmlos ist, kann es Moderatoren und Zuhörer ablenken und ihnen den Eindruck vermitteln, dass Sie nicht interessiert sind. Achten Sie auf die Körpersprache, die Sie im Meeting verwenden.

Legen Sie die Technologie beiseite

Viele Menschen neigen dazu, ihr Telefon während Besprechungen auf dem Tisch zu lassen, aber es kann eine Ablenkung sein, wenn es versehentlich klingelt, summt oder aufleuchtet. Schalten Sie das Gerät aus oder schalten Sie es stumm und bewahren Sie es dann an einem unauffälligen Ort auf, beispielsweise in Ihrer Handtasche, Aktentasche oder Jackentasche. Sie können Papier und Stift mitbringen, um sich Notizen zu machen und Ablenkungen durch die Technik zu vermeiden. Wenn Sie jedoch auf Informationen auf Ihrem Laptop zugreifen müssen, erkundigen Sie sich bei Ihrem Organisator, ob es angebracht ist, ihn mitzunehmen.

Essen und trinken Sie gut

Normalerweise können Sie während Besprechungen Wasser und Kaffee trinken, prüfen Sie jedoch, ob Sie Essen mitbringen können. Der Geruch von Essen und die Kaugeräusche können andere oft ablenken, daher ist es wahrscheinlich am besten, das Essen nach dem Meeting stehen zu lassen. Wenn es sich um ein Mittagessen handelt, essen Sie ruhig und angemessen. Räumen Sie außerdem immer hinter sich auf und verlassen Sie Ihre Wohnung so, wie Sie sie vorgefunden haben.