11 Priorisierungsstrategien, die Ihnen bei der Organisation Ihrer Aufgaben helfen • BUOM

18. November 2021

Berufstätige haben oft täglich viele wichtige Aufgaben zu erledigen. Mithilfe von Priorisierungsstrategien können Sie die Reihenfolge bestimmen, in der Sie Dinge erledigen müssen, damit Sie sie effizienter erledigen können. Abhängig von Ihrer Arbeitsbelastung und der Geschwindigkeit, mit der Dinge erledigt werden müssen, gibt es viele Strategien, die Sie anwenden können. In diesem Artikel besprechen wir, was Priorisierungsstrategien sind, und schauen uns 11 Strategien an, die Sie implementieren können, um Ihre Aufgaben effektiver zu priorisieren.

Was sind Priorisierungsstrategien?

Priorisierungsstrategien sind Techniken, mit denen Sie Ihre täglichen Arbeitsaufgaben erledigen können, z. B. das Erstellen von Listen, das Identifizieren von Aufgaben, die an diesem Tag erledigt werden müssen, und das Erledigen jeder Aufgabe in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit. Durch deren Umsetzung können Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen und haben mehr Zeit für die Erledigung weniger wichtiger Aufgaben. Abhängig von der Anzahl der Aufgaben, die Sie erledigen müssen, können Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst priorisieren, für die Erledigung jeder Aufgabe eine bestimmte Zeit einplanen oder sich nur auf eine oberste Priorität für den Tag konzentrieren.

11 Priorisierungsstrategien

Nachfolgend finden Sie eine Liste von 11 Priorisierungsstrategien, die Sie verwenden können, wenn Sie Ihre Arbeitsaufgaben priorisieren möchten:

1. Verwenden Sie eine Prioritätsmatrix

Die Priority Matrix ist ein von Stephen Covey entwickeltes Projektmanagement-Tool, das Ihnen dabei helfen kann, die wichtigsten Aufgaben zu identifizieren, die erledigt werden müssen. Sie erstellen zunächst eine Matrix mit verschiedenen Kategorien und weisen jeder Aufgabe eine Prioritätsstufe zu. Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Prioritätsmatrix:

Dringend**Nicht dringend**Wichtig Quadrant 1: Dringend und wichtig Quadrant 2: Nicht dringend und wichtig Nicht wichtig Quadrant 3: Dringend und nicht wichtig Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig und entscheiden Sie dann, welche anderen Aufgaben im Vergleich zu diesen „wichtig“ sind , was schön wäre, aber nicht dringend ist. Prioritätsmatrizen sind nützlich, wenn Sie eine große Arbeitsbelastung haben und eine visuelle Darstellung davon haben möchten, was wirklich wichtig ist und was später erledigt werden muss. Wenn Sie die Wichtigkeit jeder Aufgabe ermittelt haben, versuchen Sie zunächst, die Aufgaben in der Kategorie „Dringend und wichtig“ zu erledigen, bevor Sie mit anderen fortfahren. Danach können Sie sich auf „nicht dringende und wichtige“ Aufgaben konzentrieren.

2. Nummerieren Sie Ihre Prioritäten

Wenn Sie die Prioritätsmatrix verwendet haben und sich immer noch viele Aufgaben im Abschnitt „Dringend“ und „Wichtig“ befinden, sollten Sie erwägen, jeder Aufgabe eine Prioritätsnummer zuzuweisen. Wenn Sie 10 Aufgaben haben, weisen Sie jeder Aufgabe eine Nummer von 1 bis 10 zu. Sie können sie nach Fälligkeitsdatum sortieren oder nach der Zeit, die Ihrer Meinung nach für die Erledigung der Aufgabe benötigt wird. Wenn einige Aufgaben sehr allgemein sind, wie zum Beispiel „vollständiges Projekt“, sollten Sie erwägen, größere Aufgaben in kleinere, besser erreichbare Aufgaben aufzuteilen, wie zum Beispiel „Forschungsnotizen für das Projekt“, „Entwurf einer Präsentation“ und „Bearbeitung und Vorbereitung der Abschlusspräsentation“. „

3. Erstellen Sie jeden Tag eine Liste mit vorrangigen Aufgaben

Wenn Sie eingehende Aufgaben haben, die häufig zu Ihren täglichen To-Do-Listen hinzugefügt werden, überlegen Sie, jeden Morgen etwas Zeit damit zu verbringen, eine Prioritätenliste zu erstellen, die Ihnen dabei hilft, zu organisieren, was Sie an diesem Tag erreichen möchten. Sehen Sie sich zunächst Ihren Kalender an, um festzustellen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung einiger Ihrer Aufgaben mit der höchsten Priorität haben. Wählen Sie dann so viele wichtige Aufgaben aus, wie Sie glauben, dass Sie sie am Ende des Tages erledigen können. Alles andere auf der Liste kann bis morgen warten oder bis Sie Zeit haben, diese Punkte zu erledigen.

Wenn Sie vorhaben, tägliche Listen zu erstellen, versuchen Sie zu unterschätzen, wie viel Sie am Ende des Tages erledigen können, und zu überschätzen, wie lange es dauern könnte, bis die einzelnen Aufgaben erledigt sind. Mit dieser Strategie können Sie mehr erreichen, als Sie ursprünglich gedacht haben.

4. Priorisieren Sie die wichtigsten Aufgaben

Wenn Sie eine Liste erstellt haben, aber immer noch nicht sicher sind, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen sollen, schauen Sie sie durch und wählen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben (MIT) aus. Dies sind Aufgaben, auf die Sie sich den ganzen Tag konzentrieren können. Erst nach Abschluss des MIT können Sie tagsüber an zusätzlichen Aufgaben arbeiten.

5. Wählen Sie einen Schwerpunkt

Manchmal lässt man sich leicht von den täglichen Aufgaben ablenken. Daher sollten Sie überlegen, sich den ganzen Tag über auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Alle anderen Prioritäten können bis zum nächsten Tag warten. Ein Ziel könnte ein übergreifendes Thema wie „Umsatz steigern“ oder „Unterrichtspläne verbessern“ sein, das mehrere kleinere Ziele abdeckt.

Erwägen Sie die Anschaffung einer Erweiterung für Ihren Webbrowser, die Sie so einrichten können, dass sie Ihnen jedes Mal, wenn Sie einen neuen Tab öffnen, Ihre täglichen Aktivitäten anzeigt. Dies kann hilfreich sein, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können und weniger abgelenkt werden. Sie können auch eine App verwenden, die die Zeit begrenzt, die Sie auf Websites verbringen können, die nichts mit Ihrer Aufgabe zu tun haben.

6. Erstellen Sie eine Masterliste und gliedern Sie sie auf

Wenn Sie ein organisierter Mensch sind, können Sie eine Masterliste erstellen, die monatliche, wöchentliche und tägliche Ziele enthält. Nehmen Sie sich dazu die Zeit, alles aufzuschreiben, was Ihnen einfällt und was Sie im nächsten Monat tun möchten. Überprüfen Sie anschließend die Liste und bestimmen Sie die Dringlichkeit jedes Elements. Anschließend können Sie Ihre Masterliste in monatliche, wöchentliche und tägliche Abschnitte einteilen.

Mit dieser Strategie wird der Tendenz entgegengewirkt, kleinere, einfachere Aufgaben zuerst zu erledigen und schwierigere Aufgaben für später aufzuschieben. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, tägliche Aufgaben von wöchentlichen Aufgaben usw. zu trennen, ist es wahrscheinlicher, dass Sie konsequent auf Ihre größeren Ziele hinarbeiten.

7. Verwenden Sie die Ivy-Lee-Methode

Mit der Ivy-Lee-Methode können Sie sich am nächsten Arbeitstag auf Ihre dringendsten Aufgaben konzentrieren. Die Methode schlägt vor, am Ende eines jeden Tages die sechs wichtigsten Aufgaben aufzuschreiben. Priorisieren Sie jede Aufgabe mit einer Zahl von eins bis sechs, um ihre Wichtigkeit anzuzeigen. Konzentrieren Sie sich am nächsten Tag ausschließlich auf die erste Aufgabe, bis diese vollständig erledigt ist. Danach können Sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren und so weiter, bis Sie alle erledigt haben.

Wenn Sie sich auf die sechs wichtigsten Aufgaben beschränken, ist es wahrscheinlicher, dass Sie die richtigen Prioritäten setzen. Dann können Sie sich jeweils nur auf eine Aufgabe konzentrieren, anstatt Multitasking zu betreiben und zu versuchen, viele Dinge gleichzeitig zu erledigen.

8. Verwenden Sie die ABCDE-Methode

Manchmal kann es schwierig sein, zu bestimmen, welche Aufgaben die höchste Priorität haben, weil sie anscheinend den gleichen Grad an Wichtigkeit haben. Mit der ABCDE-Methode von Brian Tracy können Sie mehrere Ebenen der Priorisierung Ihrer Aufgaben einführen.

Um diese Methode zu aktivieren, notieren Sie alle Aufgaben, die Sie noch nicht erledigt haben. Schreiben Sie dann neben jede Aufgabe die Buchstaben A bis E. „A“-Aufgaben haben die höchste Priorität, und „B“-Aufgaben sind etwas weniger wichtig, und so weiter, bis Sie zu „E“ gelangen, den unwichtigsten Aufgaben. Markieren Sie von dort aus Ihre Aufgaben mit hoher Priorität „A“ mit den Zahlen daneben, um die Reihenfolge zu bestimmen, in der Sie die einzelnen Aufgaben erledigen möchten. Wiederholen Sie dies, bis alle mit Buchstaben versehenen Aufgaben auch nummeriert sind. Wenn Sie fertig sind, beginnen Sie mit Aufgabe A1, dann mit A2 und arbeiten sich durch die Buchstaben und Zahlen.

9. Für große Ziele nutzen Sie die Zwei-Listen-Strategie

Warren Buffett hat diese Strategie entwickelt, um langfristige Ziele zu priorisieren. Um diese Methode anzuwenden, schreiben Sie Ihre 25 wichtigsten langfristigen Ziele im Zusammenhang mit Ihrer Karriere, Ihrer Ausbildung oder Ihrem Leben auf. Sehen Sie sich dann alle Ziele an und kreisen Sie die fünf wichtigsten Ziele ein, die Sie erreichen möchten. Schreiben Sie abschließend eine neue Liste mit diesen fünf wichtigsten Zielen und fügen Sie die verbleibenden 20 Ziele zu Ihrer „Unbedingt vermeiden“-Liste hinzu, da sie Ihnen wahrscheinlich weniger dabei helfen werden, Ihre fünf wichtigsten Ziele zu erreichen.

10. Ändern Sie bei Bedarf die Prioritäten

Der Irrtum der versunkenen Kosten ist ein psychologischer Effekt, der dazu führt, dass Menschen etwas, das sie begonnen haben, zu Ende bringen, nur weil sie sich bereits die Mühe gemacht haben. Manchmal verschieben sich jedoch Fristen oder Ihr Vorgesetzter bittet Sie unerwartet, etwas bis zum Ende des Tages zu erledigen. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise Ihre Prioritäten ändern und stattdessen die Arbeit abschließen, die plötzlich wichtiger geworden ist.

Vielleicht möchten Sie zwar weiter an dem arbeiten, was Sie begonnen haben, aber wenn Sie dadurch nicht in kürzerer Zeit dem Abschluss der Arbeit näher kommen, möchten Sie vielleicht die Arbeit unterbrechen. Es ist wichtig, dass Sie sich auf neue Prioritäten konzentrieren und sich wieder einer anderen Arbeit widmen, wenn Sie mehr Freizeit haben.

11. Priorisieren Sie wichtige Arbeiten während Ihrer produktivsten Stunden.

Es gibt bestimmte Tageszeiten, zu denen Menschen am produktivsten sind. Dies ist die Zeit, in der Sie die Energie und Konzentration haben und wahrscheinlich die produktivste Menge an Arbeit erledigen werden. Manche Menschen sind in den frühen Morgenstunden am produktivsten, während andere in den Abendstunden produktiver sind.

Denken Sie darüber nach, wann Ihre produktivsten Stunden sind, und priorisieren Sie Ihre anspruchsvollsten oder vorrangigsten Arbeiten in diesen Stunden. Es ist wahrscheinlicher, dass Sie Aufgaben mit hoher Priorität erledigen, wenn Sie Ihren Aufgaben die meiste Aufmerksamkeit und Energie widmen können. Den Rest des Tages können Sie weniger wichtige Aufgaben erledigen.