11 Aspekte des Projektmanagements, die bei der Planung berücksichtigt werden sollten • BUOM

Projektmanagement ist ein nützlicher Prozess zur Erreichung von Unternehmenszielen. Obwohl diese Planungstechniken in vorübergehenden Situationen eingesetzt werden, können sie langfristige Auswirkungen haben und qualitativ hochwertige Ergebnisse für die Organisation liefern. Wenn Sie sich über die verschiedenen Komponenten des Projektmanagementprozesses informieren, können Sie besser verstehen, welche Schlüsselbereiche Sie bei Ihrem nächsten Projekt berücksichtigen sollten. In diesem Artikel befassen wir uns mit dem Projektmanagement und stellen eine Liste mit 11 Aspekten des Projektmanagements bereit.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist der Prozess der Anwendung von Fähigkeiten, Wissen, Techniken und Werkzeugen, um Projektanforderungen zu erfüllen. Dazu gehört die Organisation, Steuerung und Durchführung von Projektphasen. Projektmanager spielen im Projektmanagementprozess eine wichtige Rolle, da sie Aktivitäten überwachen. Dieser Prozess hilft Projektteams, ein bestimmtes Kriterium innerhalb einer bestimmten Zeit zu erfüllen. Projektmanagement hat ein Endziel und eine begrenzte Lebensdauer. Es besteht aus fünf Hauptphasen:

• Einleitung

• Planung

• Leistung

• Überwachung

• Schließen

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagement ist wichtig, um bessere Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen. Durch Planung und Organisation können sich Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren. Es trägt auch dazu bei, dass alle Teammitglieder das gleiche Verständnis dafür haben, was zu tun ist. Infolgedessen sind die Mitarbeiter tendenziell zufriedener, weil sie das Gefühl haben, dass ihre Arbeit zur Gesamtmission des Unternehmens beiträgt und wissen, was sie erwarten. Zu den weiteren Vorteilen des Projektmanagements gehören eine höhere Risikotoleranz, eine höhere Kundenzufriedenheit, retrospektives Lernen und eine effiziente Ressourcenallokation.

11 Aspekte des Projektmanagements

Um Projektziele zu erreichen, müssen Teammitglieder mehrere Komponenten definieren. Hier ist eine Liste von 11 Aspekten des Projektmanagements:

1. Geltungsbereichserklärung

Erstellen Sie zu Beginn eines Projekts eine Umfangserklärung, um die Ziele Ihres Projekts zu beschreiben. Hierbei berücksichtigen Sie die Anforderungen Ihres Kunden und entwickeln einen Arbeitsplan. Dies wird Ihnen helfen zu verstehen, was in das Projekt einbezogen werden muss, um das Ziel zu erreichen. Der Umfang des Projekts berücksichtigt den dafür vorgesehenen Zeit- und Geldaufwand. Das Ziel eines Webentwicklungsteams könnte beispielsweise darin bestehen, eine neue Website mit einem Budget von 200 US-Dollar zu erstellen.

2. Zeitplan und Fristen

Die Einhaltung eines Zeitplans hilft dem Projektteam, seine Aufgaben innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen. Zu Beginn eines Projekts legt der Projektmanager den Projektzeitplan fest, sodass alle Teammitglieder wissen, wann die Aufgaben abgeschlossen sein werden. Der Zeitplan gibt an, welche Ressourcen verwendet werden sollen, beispielsweise wer die Aufgabe ausführt. Erwägen Sie die Verwendung eines Planungstools, um die Organisation wichtiger Aktivitäten zu unterstützen.

3. Risikomanagement

Die Projektrisikomanagementkomponente hilft Projektmanagern, potenzielle Gefahren zu verhindern und sich darauf vorzubereiten. Sie entwickeln Strategien für den Umgang mit Risiken. Dieser Prozess besteht aus der Identifizierung des Risikos, seiner Analyse, der Erstellung eines Aktionsplans, der Umsetzung der Aktion und der Überwachung der Aktion.

4. Ressourcenplanung

Durch den Zugriff auf das, was ihnen zur Verfügung steht, berücksichtigen Projektmanager ihre Ressourcen. Dazu gehört der Zugriff auf ihre Ressourcen sowie die Nominierung derjenigen, die aufgrund ihrer Talente am besten für eine bestimmte Aufgabe geeignet sind. Zu den Ressourcen gehören:

• Menschen oder menschliche Arbeit

• Ausrüstung

• Material

• Fähigkeiten oder Wissen

5. Ergebnisse

Liefergegenstände sind das, was das Projektteam produzieren möchte. Hierzu zählen Produkte, Dienstleistungen oder Projektergebnisse. Hier erläutert das Projektteam, was es im Detail vorhat. Geben Sie Informationen zu Produktgröße, Qualität oder anderen Standards an. Beispielsweise könnte ein Zeitschriftenunternehmen an der Erstellung eines 40-seitigen Modekatalogs arbeiten.

6. Kritische Erfolgsfaktoren

Kritische Erfolgsfaktoren (CSFs) sind die Elemente, die ein Projektteam benötigt, um seine kurz- und langfristige Mission zu erreichen. Typischerweise wählt eine Organisation fünf CSFs aus, um ihr Geschäft basierend auf dem strategischen Ziel ihres Unternehmens zu priorisieren. Zu den Elementen, die im CSF ausgewählt werden können, gehören:

• Budget Kosten

• Fristen/Zeiten

• Mitarbeiterzufriedenheit

• Verbesserte Marketingstrategien

• Aus-und Weiterbildung

• Qualitätsstandard

7. Budget

Um das Projekt innerhalb ihrer Ressourcen zu halten, legen Projektmanager ein Budget fest, das eingehalten werden muss. Nach der Durchführung einer Finanzrecherche legen sie ihr Budget den Führungskräften des Unternehmens zur Genehmigung vor. Da es sich bei dem Budget in der Regel um eine Schätzung handelt, stellt der Projektmanager auch einen Reservefonds für den Fall bereit, dass ein Artikel mehr kostet, als er oder sie vorhergesagt hat. Der Budgetaspekt des Projektmanagements hilft Ihnen zu erkennen, ob Ihr Unternehmen Gewinne erzielt oder Einnahmen verliert. Diese Komponente umfasst die Verfolgung von Projektfinanzdaten wie geschätzten Kosten, Abrechnungen und Gewinnen.

8. Liste der Stakeholder

Für jedes Projekt gibt es Stakeholder, die das Projekt beeinflussen. Um die Stakeholder Ihres Projekts zu verfolgen, sollten Sie eine Tabelle mit vier Spalten erstellen: den Namen des Stakeholders, seinen Machtgrad, seinen Grad an Interesse am Projekt und die Probleme, die er hat. Beispielsweise hat der CEO eines Unternehmens ein hohes Maß an Einfluss innerhalb des Unternehmens und ein mäßiges Interesse an dem Projekt und äußert Bedenken, dass es seine Frist nicht einhalten wird.

9. Arbeitsstruktur

Ein Projektstrukturplan (PSP) unterteilt ein Projekt in kleinere Aufgaben. Dabei handelt es sich um eine Technik, die Projektmanagern dabei hilft, von ihren Ergebnissen aus rückwärts zu arbeiten und die Maßnahmen zu finden, die zur Erreichung dieser Ergebnisse erforderlich sind. Berücksichtigen Sie im WBS Schlüsselkomponenten wie die Person, die eine bestimmte Aktivität ausführt, und die geschätzte Dauer der Aufgabe.

10. Effektive Kommunikation

Während des gesamten Projektprozesses sind effektive Kommunikation und Transparenz wichtig, um sicherzustellen, dass Teammitglieder und Stakeholder über die erzielten Fortschritte informiert sind. Teilen Sie den Stakeholdern mit, wie das Projekt Ihren Zeitplanerwartungen entspricht. Zur Kommunikation gehört es auch, Teammitglieder zu loben, wenn sie eine wichtige Leistung erbringen.

11. Qualität des Projekts

Bei der Definition von Qualität achtet das Projektteam auf die Wünsche des Stakeholders oder Kunden. Um sicherzustellen, dass das Endprodukt diesen Qualitätsstandards entspricht, legt das Designteam Anforderungen und Merkmale fest. Anschließend überprüfen sie anhand eines Projektaudits oder einer Prozesscheckliste, ob die Ergebnisse dieser Qualität entsprechen.