10 Tipps für die Kommunikationsetikette am Arbeitsplatz • BUOM

29. April 2021

Effektive Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil einer produktiven Arbeitsumgebung. E-Mail, Instant Messaging und Video-Chat haben dazu beigetragen, die Kommunikation am Arbeitsplatz schneller und bequemer zu machen, aber die Kommunikation von Nachrichten über diese Ressourcen kann schwierig sein. Wenn Sie bei der Kommunikation am Arbeitsplatz höflich sein möchten, ist es wichtig, eine gute Kommunikationsetikette zu praktizieren, um sicherzustellen, dass andere Ihre Nachrichten so erhalten, wie Sie es möchten. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der Kommunikationsetikette, gehen auf ihre Bedeutung ein und geben Tipps für die Aufrechterhaltung einer guten Kommunikationsetikette am Arbeitsplatz.

Was ist Kommunikationsetikette?

Unter Kommunikationsetikette versteht man die allgemein anerkannten Formen der Kommunikation mit anderen am Arbeitsplatz. Zu einer guten Kommunikationsetikette gehören Verhaltensweisen und Strategien, die Ihnen helfen, Informationen klar zu vermitteln und gleichzeitig positive Beziehungen zu Ihren Managern, Kollegen und Kunden aufrechtzuerhalten.

Die Bedeutung einer guten Kommunikationsetikette

Effektive Kommunikation am Arbeitsplatz ist ein wesentlicher Aspekt effektiver Geschäftsabläufe. Durch die richtige Kommunikation kann sichergestellt werden, dass Mitarbeiter die Bedeutung Ihrer Nachricht richtig interpretieren. Infolgedessen kann die Reduzierung von Missverständnissen zu stärkeren Beziehungen am Arbeitsplatz und produktiveren Interaktionen führen. Es kann Sie auch als effektiven Kommunikator auszeichnen, was darauf hindeutet, dass Sie über Führungsqualitäten verfügen und möglicherweise zu größeren beruflichen Chancen in der Zukunft führen.

Tipps zur Einhaltung der Etikette am Arbeitsplatz

Hier sind einige Tipps zum Üben einer guten Kommunikationsetikette am Arbeitsplatz:

Identifizieren Sie die richtigen Medien

Am Arbeitsplatz können Sie aus mehreren Kommunikationsmethoden wählen, darunter:

• Email Adresse

• Anrufe

• Sofortnachricht

• Textnachrichten

Versuchen Sie vor der Kontaktaufnahme herauszufinden, welche Kommunikationsmethode für eine bestimmte Situation am besten geeignet ist. Wenn Sie beispielsweise nur ein kurzes Update mit Ihrem Vorgesetzten teilen möchten, ist möglicherweise eine Textnachricht oder Sofortnachricht optimal, da das Thema nicht dringend oder detailliert ist. Wenn Sie jedoch größere Änderungen an einem Projekt planen, können E-Mail oder Videoanrufe das bevorzugte Mittel sein, da sie sich besser für eine langfristige Kommunikation eignen.

Legen Sie den Grad der Formalität fest

Die notwendige Formalität jeglicher Form der Kommunikation hängt oft von der Person ab, die Sie ansprechen. Abhängig von der Situation und den beteiligten Personen kann es jedoch Ausnahmen geben. Einige Organisationen mit einem entspannten Arbeitsumfeld bevorzugen möglicherweise einen informelleren Kommunikationsstil und einige Personen in Führungspositionen möchten möglicherweise, dass Sie sie mit Vornamen ansprechen. Versuchen Sie, die Arbeitskultur Ihres Unternehmens zu bewerten, um diese Variablen zu identifizieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie Ihre Kollegen nach ihrer Meinung oder schauen Sie sich die offiziellen Kommunikationsrichtlinien des Unternehmens an, sofern verfügbar.

Geben Sie Ihren Ton an

Es kann schwierig sein, den richtigen Ton in Ihrem Brief zu finden, aber Sie können mit ein paar Anpassungen auch Missverständnissen vorbeugen. Oftmals kann es freundlicher wirken, Fragen als indirekte Fragen umzuformulieren, etwa mit der Aussage „Ich habe mich gefragt, ob Sie helfen könnten“ statt „Können Sie helfen?“ Darüber hinaus können Dankesbekundungen wie ein einfaches „Dankeschön“ zeigen, dass Sie die Zeit und Aufmerksamkeit des Empfängers schätzen. Wenn Sie sich über Ihren Ton nicht sicher sind, bitten Sie einen Kollegen, Ihre E-Mail oder Nachricht zu überprüfen und vor dem Senden Ratschläge zu geben.

Seien Sie am Telefon respektvoll

Es gibt ein paar grundlegende Möglichkeiten, am Telefon respektvoll zu sein. Erwägen Sie vor dem Gespräch, Informationen über die Vertraulichkeit des Gesprächs preiszugeben. Wenn andere Personen dem Gespräch zuhören, informieren Sie den anderen Sprecher und bitten Sie ihn um Erlaubnis, den Sprecher auf die Freisprecheinrichtung schalten zu dürfen. Versuchen Sie während eines Gesprächs, aktiv zuzuhören. Behandeln Sie die Person so, als stünde sie vor Ihnen, hören Sie aufmerksam zu und schreiben Sie die Details auf, die sie Ihnen mitteilt.

Versuchen Sie außerdem, auf die Lautstärke zu achten, mit der Sie sprechen. In den meisten Situationen ist eine lockere Gesprächslautstärke oft angemessen.

Bedenken Sie die Zeit

Der Zeitpunkt, zu dem Sie anrufen oder eine E-Mail senden, kann sich darauf auswirken, wie der Empfänger sie erhält. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass ein Kollege wahrscheinlich tagsüber beschäftigt ist, ist er möglicherweise empfänglicher für die Kommunikation am Morgen. Wenn es notwendig ist, später am Tag eine E-Mail zu senden oder anzurufen, erwägen Sie, eine Mitteilung an die entsprechende Person zu senden und zu fragen, ob es akzeptabel wäre, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail zu senden oder anzurufen.

Versuchen Sie, kurz, aber gründlich zu sein

Am Arbeitsplatz ist Zeit oft ein wertvolles Gut, daher können Sie die Zeit Ihrer Kollegen wertschätzen, indem Sie Details prägnant kommunizieren. Es ist jedoch wichtig, so viele relevante Informationen wie möglich anzugeben, damit Sie die Anzahl der nachfolgenden Beiträge reduzieren können, die zur Erläuterung Ihres Standpunkts erforderlich sind.

Dies kann dabei helfen, Informationen unter Überschriften oder in Listen zu organisieren, die leichter zu überfliegen und zu navigieren sind als ganze Absätze. Wenn Sie Ihre E-Mails auf diese Weise strukturieren, können Sie sicherstellen, dass andere Ihre Nachricht so schnell und klar wie möglich erhalten.

Üben Sie die richtige Etikette für Videoanrufe

Videoanrufe können eine bequeme Form der Kommunikation sein, insbesondere für diejenigen, die nicht persönlich an einer Besprechung teilnehmen können. Es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihr Videoanrufformat zu optimieren. Bevor Sie einen Anruf starten, sollten Sie erwägen, Ihre Audio- und Videofunktionen zu überprüfen, da die ordnungsgemäße Funktion Verzögerungen oder Fehlalarme verhindern kann. Denken Sie während eines Anrufs daran, Ihr Mikrofon stummzuschalten, wenn Sie nicht sprechen, da Ihr Ton andere Teilnehmer des Anrufs unterbrechen könnte.

Lesen Sie Ihren Brief Korrektur

Wenn Sie mit dem Schreiben einer E-Mail, Textnachricht oder Sofortnachricht fertig sind, sollten Sie diese noch einmal lesen und auf Fehler überprüfen. Das Korrekturlesen ist besonders wichtig, wenn Sie mit Ihrem Telefon schreiben, da einige Wörter automatisch korrigiert werden können. Achten Sie beim Korrekturlesen auch darauf, dass Sie die richtigen Empfänger angeben und denken Sie daran, alle erforderlichen Anhänge bereitzustellen.

Konstruktiv kritisieren

Wenn Sie einem Kollegen konstruktive Kritik zukommen lassen, ist es möglicherweise am besten, dies persönlich in einem privaten Rahmen zu tun, der persönlicher sein kann und dem Empfänger ein angenehmeres Gefühl vermittelt. Wenn Sie kein persönliches Treffen vereinbaren können, kann ein Video- oder Telefonanruf angebracht sein, da diese oft einen persönlicheren Rahmen ermöglichen als E-Mail oder SMS.

Versuchen Sie bei konstruktiver Kritik, sich darauf zu konzentrieren, wie der Empfänger seine Leistung verbessern kann, und nicht darauf, was die Person falsch gemacht hat. Wenn Sie beispielsweise sagen möchten, dass ein Bericht nicht über genügend Daten verfügt, könnten Sie sagen: „Ich denke, der Bericht könnte überzeugender sein, wenn einige Zahlen seine Behauptungen untermauern.“ Dies gibt einen konkreten Verbesserungsvorschlag, vermeidet aber Schuldzuweisungen.

Andere anerkennen

Wenn Sie Nachrichten von anderen erhalten, insbesondere schriftliche Nachrichten oder Voicemails, versuchen Sie zu antworten, um Ihr Verständnis zu bestätigen. Wenn es sich bei der Nachricht um eine aktuelle Aufgabe handelt, an der Sie beteiligt sind, kann das Bestätigen der Nachricht darauf hinweisen, dass Sie die aktualisierten Informationen klar verstanden haben. Wenn es sich bei der Nachricht um eine Ankündigung oder eine Erinnerung handelt, kann das Ausdrücken von Dankbarkeit zeigen, dass Sie den Absender wertschätzen, der die Informationen bereitgestellt hat.