10 Methoden, mit denen Sie Ihre Zeit verwalten können • BUOM

22. April 2021

Indem Sie lernen, Ihre Zeit richtig zu verwalten, können Sie Ihre täglichen und wöchentlichen Aufgaben effektiv erledigen. Das Erstellen eines Zeitplans kann Ihnen dabei helfen, wichtige Aufgaben zu priorisieren und die für deren Erledigung erforderliche Zeit zu verkürzen, um Ihre Produktivität zu steigern. In diesem Artikel besprechen wir, wie wichtig es ist, Ihre Zeit zu planen, und stellen Ihnen Techniken zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, diese zu verwalten.

Warum sollten Sie Ihre Zeit planen?

Durch die Planung Ihrer Aktivitäten können Sie Ihre Zeitmanagementtechniken verbessern. Die Verwendung eines Zeitplans kann Ihnen dabei helfen, Prioritäten für Ihren Tag zu setzen und die Aufgaben in Angriff zu nehmen, die die meiste Aufmerksamkeit erfordern. Fachleute aus allen Branchen verwalten ihre Zeit, um Ziele zu erreichen und den Kunden, die sich auf ihre Dienste verlassen, qualitativ hochwertigen Service zu bieten. Die Organisation Ihrer Zeit kann Ihnen helfen:

• Achten Sie auf eine Work-Life-Balance

• Planen Sie ausreichend Zeit für wichtige Dinge ein

• Verbringen Sie mehr Zeit mit Ihrer Familie

• Integrieren Sie Sport- und Wellnessaktivitäten in Ihren Alltag

• Wählen Sie Projekte aus, die Sie interessieren oder Ihre Aufmerksamkeit erregen

• Geben Sie eine Vorstellung davon, wie Sie realistische Ziele setzen können, die Sie täglich, wöchentlich oder monatlich erreichen können.

10 Zeitplanungsmethoden

Diese Techniken können Ihnen dabei helfen, einen effektiven Zeitplan zu erstellen, Ihre Zeit zu verwalten und Ihre Produktivität zu verbessern:

Most Important Task Method (MIT)

Mit der Most Important Task Method (MIT) können Sie sich statt auf eine lange Liste nur auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Bewerten Sie bei dieser Methode Ihre drei wichtigsten Ziele und schenken Sie ihnen den ganzen Tag über Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie Ihre drei Hauptaufgaben erledigt haben und noch Zeit haben, können Sie zu Ihrer langen Liste zurückkehren, um weitere zu erledigen.

Zeitblockierungsmethode

Bei der Zeitblockierungsmethode planen Sie Ihre Aufgaben und weisen eine Zeitspanne für deren Erledigung zu. Diese Methode verbessert die Produktivität und hilft, die Aufgabenauswahl einzuschränken. Wenn Sie im Voraus wissen, was Sie wann erledigen möchten, können Sie einen Referenzkalender erstellen, der Sie bei der Entscheidung, wann eine Aufgabe begonnen und beendet werden soll, verwenden kann. Um die Zeitblockierungsmethode effektiv zu gestalten, versuchen Sie, Ihre Aufgaben in zwei Kategorien einzuteilen:

• Proaktive Blockaden: wichtige Aufgaben, die Sie vor dem Ende eines jeden Tages erledigen müssen.

• Reaktive Blockaden: Aufgaben, auf die Sie sich konzentrieren können, wenn Sie Freizeit haben, z. B. das Beantworten von E-Mails und das Überprüfen von Benachrichtigungen.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagementtechnik, bei der Sie über den Tag verteilt eine Gruppierung intensiver geistiger Arbeit durchführen, die in kurze Pausen unterteilt ist. Diese Methode ist bei Autoren, Designern, Programmierern und Studenten beliebt. Zu seinen Etappen gehören:

1. Wählen Sie die Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten

2. Stellen Sie den Timer auf 25 oder 30 Minuten ein

3. Arbeiten Sie an Ihrer Aufgabe, bis der Timer abgelaufen ist

4. Kurze Pause von etwa vier bis fünf Minuten

5. Machen Sie nach jeweils vier Pomodoro-Sitzungen eine längere Pause, etwa 15 bis 30 Minuten.

Die Verwendung dieser Technik kann Ihnen dabei helfen, tagsüber viel zu erledigen und sicherzustellen, dass Sie genügend Pausen einlegen, um Ihren Geist klar und entspannt zu halten.

90-minütige Fokussierungstechnik

Mit der 90-Minuten-Fokustechnik lernen Sie, sich auf Momente zu konzentrieren, in denen Sie ein hohes und ein niedriges Energieniveau erleben. Diese Methode nutzt ultradiane Rhythmen, biologische Zyklen, die typischerweise über einen Zeitraum von 24 Stunden ablaufen. Der menschliche Körper erfährt während der Zyklen hohe und niedrige Energie. Wenn Sie zwischen den einzelnen Gruppen 90 Minuten lang arbeiten und sich etwa 20 bis 30 Minuten ausruhen, können Sie sich auf ein optimales Energieniveau einstellen, um Aufgaben zu erledigen und Ihre Produktivität zu steigern. Der genaue Zeitpunkt kann für jeden anders sein. Überwachen Sie daher Ihr Energieniveau, um Ihr eigenes, einzigartiges Muster zu finden.

Methoden zur Zeitschätzung

Wenn Sie Fristen einhalten und Aufgaben erledigen, kann die Zeitschätzung eine wichtige Fähigkeit sein, um den Zeitraum zu verstehen, in dem Sie ein Projekt abschließen werden. Wenn Sie Ihre persönliche Zeitschätzung und Ihre Ziele mit Ihrem Team besprechen, können Sie den Gesamtzeitplan für das Gruppenprojekt festlegen. Zu den spezifischen Bewertungsmethoden gehören:

• Fachwissen: Wenn Sie mit Leuten sprechen, die Erfahrung in der Arbeit an denselben Aufgaben haben, können Sie einem angemessenen Zeitplan für die Fertigstellung Ihres Projekts näher kommen.

• Analoge Schätzung: Das Studium früherer Projekte kann Ihnen dabei helfen, den geeigneten Zeitrahmen für das bevorstehende zu bestimmen.

• Parametrische Schätzung: Ähnlich wie bei der analogen Schätzung können Sie boolesche Parameter verwenden, um abzuschätzen, wie lange Sie möglicherweise für die Erledigung einer Aufgabe benötigen. Wenn Sie beispielsweise 20 Minuten damit verbringen, die Gehälter von 50 Mitarbeitern zu berechnen, können Sie daraus schließen, dass die Berechnung der Gehälter von 100 Mitarbeitern 40 Minuten dauert.

• PERT-Schätzung: Die Verwendung von drei logischen Durchschnittswerten – am optimistischsten (o), am pessimistischsten (P) und am wahrscheinlichsten (M) – in einer mathematischen Formel kann Ihnen dabei helfen, zu bestimmen, wie lange es dauern wird, ein Projekt abzuschließen. Formel:

  (O + P + 4 * M) / 6 = PERT-Score

Zeitprüfung

Nutzen Sie ein Zeit-Audit, um herauszufinden, wie viel Zeit Sie tatsächlich für Ihre täglichen Aufgaben aufwenden. Sie denken vielleicht, dass Sie 20 Minuten damit verbringen, E-Mails zu versenden, aber dieser Vorgang kann normalerweise bis zu 60 Minuten dauern. Erwägen Sie, Ihre Zeit mit Überwachungssoftware oder Apps zu erfassen. Überprüfen Sie Berichte, um herauszufinden, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und entwickeln Sie Strategien, um diese effizienter zu gestalten.

Dauerkomprimierungstechnik

Techniken zur Dauerkomprimierung können Ihnen helfen, Ihren Zeitplan zu verkürzen, ohne die Qualität des Projektinhalts zu beeinträchtigen. Es gibt zwei Unterkategorien der Dauerkomprimierungsmethode:

• Beschleunigung: Trägt dazu bei, die Geschwindigkeit eines Projekts durch die gleichzeitige Ausführung von Aufgaben zu erhöhen.

• Fehler: Fügt weitere Ressourcen hinzu, um das Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Technik des zirkadianen Rhythmus

Der zirkadiane Rhythmus ist ein 24-Stunden-biologischer Prozess, der Ihre Wach- und Schlafmuster reguliert und Ihren physischen Körper, Ihre geistige Verfassung und Ihr Verhalten beeinflussen kann. In einem traditionellen Zyklus steigt Ihr Energieniveau beim Aufwachen auf natürliche Weise an. Wer nach einem herkömmlichen Acht-Stunden-Plan arbeitet, kann gegen 10 Uhr morgens die höchste Konzentration erreichen. Sie können zwischen 13 und 15 Uhr ein niedriges Energieniveau aufweisen, mit einem weiteren Anstieg am Nachmittag und Abend. Schließlich können die Werte zwischen 21:00 und 23:00 Uhr vor dem Schlafengehen sinken. Um diesen Rhythmus zu Ihrem Vorteil zu nutzen, sollten Sie Folgendes bedenken:

• Erledigen Sie die zeitaufwändigsten Aufgaben von 10:00 bis 13:00 Uhr.

• Erledigen Sie während der Ruhe des Tages zwischen 13:00 und 15:00 Uhr weniger intellektuelle Aufgaben, wie z. B. das Beantworten von E-Mails oder Telefonanrufen.

• Kehren Sie zwischen 15:00 und 21:00 Uhr zu aktiveren Aktivitäten wie Sport zurück.

Regel 52-17

Die 52-17-Regel ähnelt der Pomodoro-Technik, weist jedoch unterschiedliche Intervalle für Arbeit und Ruhe auf. Bei dieser Methode arbeiten Sie 52 Minuten und ruhen sich 17 Minuten aus. Diese Methode ist möglicherweise ideal für diejenigen, die gerne in längeren Abständen als 25 Minuten arbeiten und sich ausruhen.

Online-Kalender

Durch die Erstellung einer visuellen Darstellung Ihres Zeitplans können Sie erkennen, welche Aufgaben Sie täglich, wöchentlich oder monatlich erledigen möchten. Die Verwendung eines virtuellen oder Cloud-Kalenders kann eine nützliche Ressource sein, da Sie von mehreren Geräten darauf zugreifen, Zeitblöcke erstellen, Erinnerungen festlegen und Termine und Termine planen können. Erwägen Sie die Verwendung einer Farbcodierungsfunktion, um bestimmte Arten von Ereignissen hervorzuheben, z. B. Termine, Interviews und Termine.

Tipps zum Erstellen eines Zeitplans

Nutzen Sie diese Tipps, um Ihren eigenen Zeitplan zu erstellen:

• Priorisieren Sie Ihre Aufgaben: Es ist wichtig, dass Sie festlegen, welche Aufgaben wichtig sind und welche Sie später erledigen können. Es kann Ihnen helfen, produktiver zu sein und zu lernen, in welcher Reihenfolge Sie bestimmte Aufgaben erledigen, um sich besser auf andere vorzubereiten.

• Planen Sie für jede Aufgabe Zeit ein: Achten Sie beim Erstellen eines Kalenders oder einer To-Do-Liste darauf, abzuschätzen und aufzuschreiben, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden möchten. Nehmen Sie sich beispielsweise vier Stunden Zeit für die Erledigung Ihrer täglichen Arbeitsaufgaben, eine Stunde für die Beantwortung von Anrufen und E-Mails und zwei Stunden für die Recherche für den nächsten Tag. Tragen Sie diese Zeitfenster in Ihren Zeitplan ein, um dafür verantwortlich zu sein.

• Fügen Sie Ihrem Zeitplan zusätzliche Zeit hinzu: Denken Sie bei der Planung Ihres Zeitplans daran, zwischen Besprechungen und Terminen zusätzliche Zeit für Reisen oder unerwartete Verlängerungen einzuplanen. Dadurch können Sie auch dann bei der Sache bleiben, wenn Eventualitäten hinzukommen. Wenn Sie beispielsweise voraussichtlich 40 Minuten pro Tag für die Recherche für ein Projekt benötigen, sollten Sie stattdessen 60 Minuten einplanen.