10 Lessons Learned Fragen für Projektmanager • BUOM

Während eines Projekts gibt es oft Dinge, die gut laufen und Dinge, die verbessert werden könnten. Indem sie lernen, was es ist, können Projektmanager bessere Entscheidungen für zukünftige Projekte treffen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Eine Möglichkeit für Projektmanager, nützliche Informationen für zukünftige Projekte zu erhalten, besteht darin, Fragen zu den gewonnenen Erkenntnissen zu beantworten. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung der gewonnenen Erkenntnisse und stellen Ihnen 10 Fragen zur Verfügung, die Sie bei der Überprüfung der gewonnenen Erkenntnisse verwenden können.

Welche Lehren wurden gezogen?

Lessons Learned sind die Erkenntnisse, die Sie nach Abschluss eines Projekts gewinnen. Es enthält sowohl positive als auch negative Ergebnisse, die während des Projekts aufgetreten sind. Projektmanager führen in der Regel eine Lessons-Learned-Analyse durch, indem sie die Projektergebnisse untersuchen und Teammitglieder befragen, um ihre Meinung einzuholen.

Warum ist es wichtig, über gewonnene Erkenntnisse nachzudenken?

Projektmanager analysieren die gewonnenen Erkenntnisse, um zukünftige Projekte zu verbessern. Das Ziel besteht darin, das Gute zu wiederholen und alles zu ändern, was verbessert werden muss. Durch die Analyse eines aktuellen Projekts und Gespräche mit Teammitgliedern können Projektmanager wichtige Informationen gewinnen, die sie dann nutzen können, um in Zukunft positive Änderungen an ähnlichen Projekten vorzunehmen.

Fragen zu den gewonnenen Erkenntnissen

Einige Beispiele für Lessons-Learned-Fragen, mit denen Sie nach einem Projekt Erkenntnisse von Ihren Mitarbeitern gewinnen können, sind:

Glauben Sie, dass wir die Projektziele erreicht haben?

Diese Frage spiegelt das Gesamtergebnis des Projekts wider. Dies kann als Ausgangspunkt für weitere Diskussionen dienen, indem mehr darüber verraten wird, ob Sie die gewünschten Ziele erreicht haben, die Sie sich vor Beginn des Projekts gesetzt hatten. Mithilfe von Anschlussfragen können Sie dann über die Ziele sprechen, die Sie erreicht haben und über die Ziele, die Sie nicht erreichen konnten. Da der Zweck des Stellens von „Lessons Learned“-Fragen darin besteht, mehr über die Erfolge und Misserfolge des Projekts zu erfahren, ist es hilfreich, mit einer grundlegenden Frage zu dem zu beginnen, was Sie erreicht haben.

Glauben Sie, dass dieses Projekt vernünftige Ziele hatte?

Die Bewertung der Projektziele kann Ihnen dabei helfen, zukünftige Ziele festzulegen. Wenn Ihr Team beispielsweise meldet, dass das Ziel zu hoch ist, können Sie Ihre Pläne ändern, um in Zukunft entweder mehr Ressourcen bereitzustellen oder die Zeitpläne zu verlängern. Wenn das Team jedoch berichtet, dass es seine Ziele problemlos erreichen kann, dann können Sie sich für die Zukunft ehrgeizigere Ziele setzen. Sprechen Sie mit Ihrem Team über die von Ihnen gesetzten Ziele, den Zeitplan und ob es der Meinung ist, dass es auf etwas Vernünftiges hinarbeitet.

Was könnten wir mit diesem Projekt besser machen?

Um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen, ist es wichtig zu analysieren, was verbessert werden kann. Fragen Sie Ihr Team, wie das Projekt besser funktionieren könnte. Vielleicht haben sie beispielsweise das Gefühl, dass die Kommunikation besser sein könnte oder dass das Projekt mehr Ressourcen benötigt. Wenn Sie ähnliche Antworten von mehreren Teammitgliedern hören, müssen Sie dies wahrscheinlich bei zukünftigen Projekten berücksichtigen.

Was haben wir richtig gemacht, um dieses Projekt erfolgreich zu machen?

Fragen zu den gewonnenen Erkenntnissen können Ihnen auch dabei helfen, herauszufinden, was Sie bereits gut machen. Wenn Sie herausfinden, was während eines Projekts richtig gelaufen ist, kann Ihr Team diese Prozesse oder Faktoren in zukünftige Projekte integrieren. Wenn etwas wesentlich zum Erfolg eines Projekts beigetragen hat, kann es wichtig sein, es in Zukunft zu wiederholen.

Wenn sich das Team beispielsweise wöchentlich trifft, um Projektaktualisierungen zu besprechen, und das Team der Meinung ist, dass es ihm geholfen hat, auf dem richtigen Weg zu bleiben und das Projekt pünktlich abzuschließen, sollte dies bei anstehenden Projekten in Betracht gezogen werden.

Auf welche Herausforderungen sind Sie bei diesem Projekt gestoßen?

Treten während des Projekts Probleme auf, ist es wichtig herauszufinden, um welche es sich handelt. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über alle Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, und über die Gründe dafür. Das Problem könnte beispielsweise auf einen Fehler zurückzuführen sein oder darauf, dass der Client etwas nicht mitgeteilt hat. Sie können dann in Zukunft zusätzliche Schulungen anbieten oder die Kommunikation mit dem Kunden verbessern. Es ist wichtig, nicht nur über die großen Probleme Bescheid zu wissen, sondern auch über die kleinen, die möglicherweise unbemerkt geblieben sind.

Verfügten Sie über alle Ressourcen, die Sie brauchten, um das beste Ergebnis zu erzielen?

Der Zweck dieser Frage besteht darin, herauszufinden, ob Sie Ihrem Team noch etwas geben können, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Dazu gehören Dinge wie Informationen, Geld oder Personal. Mitglieder des Marketingteams sagen beispielsweise, dass sie bessere Marketingmaterialien erstellen könnten, wenn sie mehr Marktforschung über ihre Zielgruppe betreiben würden. Teammitglieder leisten oft dann die besten Leistungen, wenn sie über alles verfügen, was sie brauchen. Diese Frage kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, was das für zukünftige Aufgaben ist.

Wie könnten wir Dinge in Zukunft vereinfachen oder automatisieren?

Die Vereinfachung oder Automatisierung von Prozessen kann dazu beitragen, die Arbeit schneller und effizienter zu gestalten. Wenn Sie Ihr Team fragen, ob es Vorschläge zur Automatisierung einiger Aufgaben hat, die es normalerweise manuell erledigen müsste, können Sie möglicherweise Möglichkeiten finden, Dinge schneller zu erledigen. Dadurch kann Ihr Team entweder seine Zeit effizienter nutzen oder Sie können die für ein Projekt erforderliche Zeit reduzieren. Sie können Ihr Team auch fragen, welche Aufgaben es automatisieren möchte, und dann recherchieren, ob es eine Lösung gibt.

Gab es Fähigkeiten, die Sie Ihrer Meinung nach brauchten, die Sie aber nicht besaßen?

Durch die Verbesserung der Fähigkeiten Ihres Teams können Sie bessere Ergebnisse erzielen. Durch die Bereitstellung von Kompetenzschulungen können Sie Ihren Teammitgliedern die Fähigkeiten vermitteln, die sie benötigen, um ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Sie können herausfinden, welche Fähigkeiten sie erlernen müssen, indem Sie diese Frage nach dem Projekt stellen. Beispielsweise wünscht sich ein Teamleiter möglicherweise bessere Projektmanagementfähigkeiten, um Projekte besser organisieren zu können.

Welche Vorschläge haben Sie für zukünftige Projekte?

Dies ist eine gute allgemeine Frage, um zu fragen, wie Ihr Team denkt, dass andere bei dieser Art von Projekt gut arbeiten können. Sie können Ratschläge dazu geben, was gut funktioniert hat oder was sie gerne besser machen würden. Mit diesem Tipp können Sie nicht nur zukünftige Projekte verbessern; aber auch. um diesen Rat künftigen Projektteilnehmern zu geben.

Wenn beispielsweise ein Teammitglied eine häufigere Kommunikation vorschlägt, können Sie künftigen Teams Kommunikationssoftware zur Verfügung stellen, die die Kommunikation erleichtert. Anschließend können Sie künftigen Teams mitteilen, dass Sie sie dazu ermutigen, häufiger zu kommunizieren, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Was haben Sie konkret aus diesem Projekt gelernt?

Fragen Sie jedes Teammitglied, was es während des Projekts konkret gelernt hat. Sie geben Ihnen möglicherweise Informationen über Ihr Unternehmen oder Produkt, von denen Sie nichts wussten. Darüber hinaus können Sie herausfinden, über welche Fähigkeiten Ihre Teammitglieder verfügen könnten. Dieses Wissen kann hilfreich sein, wenn es darum geht, Teammitglieder künftigen Projekten zuzuweisen.