10 Beispiele für Organisation am Arbeitsplatz • BUOM

1. März 2021

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz organisiert, ordentlich und ordentlich halten, bleiben Unternehmensinformationen, Dokumente und Dateien sicher und geschützt. Durch eine effektive Arbeitsplatzorganisation können Sie zudem die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens deutlich steigern. Erwägen Sie die Schaffung und Durchsetzung von Organisationsstandards und -richtlinien, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die richtigen Verfahren befolgen, um die Ordnung im Büro aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel erklären wir, was Arbeitsplatzorganisation ist, warum sie wichtig ist und geben Beispiele für die Arbeitsplatzorganisation, die Sie verwenden können.

Was ist Arbeitsplatzorganisation?

Unter Arbeitsplatzorganisation versteht man ein System, mit dem Unternehmen ihre Büros organisieren können. Dieses System ermöglicht es Managern, strukturierte Prozesse zum Sortieren und Organisieren von Dateien, Dokumenten, Lagerung und anderen Faktoren am Arbeitsplatz zu erstellen, um Verschwendung zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und das Produktivitätsniveau zu steigern. Es gibt fünf Schlüsselelemente der Arbeitsplatzorganisation, die Mitarbeiter befolgen können, um das Büro organisiert und aufgeräumt zu halten, darunter:

• Sortieren: Um sicherzustellen, dass alle Dokumente, Werkzeuge und Materialien leicht zu finden sind, sollten Sie sie täglich sortieren, beschriften und verschieben.

• Aufräumen: Sie können sicherstellen, dass alle Mitarbeiter Gegenstände und Akten an den richtigen Stellen ablegen, indem Sie Teammitglieder mithilfe von Anweisungen, visuellen Hilfsmitteln und Etiketten daran erinnern, wo sich bestimmte Gegenstände im Büro befinden, um zu verhindern, dass sie verlegt, beschädigt, verloren oder gestohlen werden.

• Glanz: Die Büroreinigung fördert eine gesunde und sichere Arbeitsumgebung, da Mitarbeiter keine Staubpartikel einatmen oder über Hindernisse stolpern müssen, die ihnen den Weg versperren.

• Standardisierung: Durch die Festlegung von Standards, Regeln und Richtlinien für die Arbeitsplatzorganisation wird jeder für die Aufrechterhaltung eines sauberen, effizienten und sicheren Arbeitsplatzes verantwortlich gemacht.

• Pflegen: Erwägen Sie die Implementierung interner Auditsysteme, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsprozesse effizient sind und ordnungsgemäß verwaltet werden. Bewerten Sie regelmäßig alle etablierten Prozesse und bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback zu Möglichkeiten zur Verbesserung aktueller Prozesse.

Warum ist die Organisation am Arbeitsplatz wichtig?

Die Organisation des Arbeitsplatzes ist wichtig, denn sie gewährleistet jederzeit die Sicherheit aller Mitarbeiter und Dokumente. Sie können die Arbeitsplatzorganisation sowohl in digitalen Dateien als auch im physischen Raum mit Dokumenten, Maschinen, Werkzeugen und anderen Materialien nutzen. Durch die Organisation des Arbeitsbereichs können Mitarbeiter Werkzeuge bei Bedarf schnell finden und abrufen und sparen so Zeit bei der Suche nach diesen Werkzeugen in verschiedenen Bereichen des Büros.

Die Umsetzung einer effektiven Arbeitsplatzstrategie gewährleistet auch die Dokumentensicherheit durch die Aufrechterhaltung eines strukturierten und sicheren Dokumentenspeichersystems. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Parteien auf kritische Unternehmensdaten zugreifen können, wodurch das Risiko des Verlusts wichtiger Dateien und negativer Auswirkungen auf Unternehmensdaten verringert wird.

Beispiele für die Arbeitsplatzorganisation

Wenn neue Organisationsstrukturen am Arbeitsplatz implementiert werden, kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass alle Elemente vorhanden sind. Typische Beispiele für die Arbeitsplatzorganisation sind:

Installieren Sie ein Desktop-Dateisystem

Um produktiv zu bleiben und gleichzeitig Aufgaben den ganzen Arbeitstag über zu erledigen, räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, indem Sie Unordnung beseitigen. Nehmen Sie sich ab und zu die Zeit, alle Dokumente auf Ihrem Desktop durchzugehen und alle unwichtigen Dateien zu archivieren. Wenn andere Dokumente oder Dateien willkürlich auf Ihrem Computer verteilt sind, erstellen Sie verschiedene Ordner und organisieren Sie diese in klar benannten Ordnern. Dies erleichtert das Auffinden von Informationen, wenn Sie arbeiten und wichtige Informationen für eine Aufgabe schnell finden müssen.

Überprüfen Sie jeden Ordner und jede Datei, um festzustellen, welche wichtig sind oder vertrauliche Unternehmensinformationen enthalten. Verschieben Sie diese Dateien in passwortgeschützte Ordner und geben Sie sie nur für Mitarbeiter frei, die die Berechtigung haben, sie anzuzeigen. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Unternehmensdaten sicher bleiben und die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass Informationen oder Betriebsgeheimnisse an Unbefugte weitergegeben werden.

Heften Sie Apps und Notizen an die Taskleiste an

Dabei kann es sich um Apps handeln, die Sie im Arbeitsalltag häufig nutzen. Anstatt ständig auf Ihrem Computer danach zu suchen, heften Sie sie an die Taskleiste Ihres Desktops. Dadurch können Sie schnell auf eine App klicken und sie öffnen, was Zeit spart und die Produktivität steigert, während Sie an anderen Aufgaben arbeiten.

Setzen Sie ein Lesezeichen für wichtige Seiten

Wenn Sie Webseiten haben, die Sie während des Arbeitstages regelmäßig besuchen, sollten Sie diese wie bei Ihren Apps in Ihrem Browser mit Lesezeichen versehen, damit Sie bei Bedarf problemlos darauf zugreifen können. Dies kann Ihnen die Zeit ersparen, jedes Mal eine Website in eine Suchmaschine einzugeben. Stattdessen können Sie schnell auf einen Link in Ihrer Lesezeichenleiste klicken und gelangen sofort zur gewünschten Seite. Wenn Sie über mehrere Lesezeichen verfügen, organisieren Sie diese in klar gekennzeichneten Ordnern, damit Sie bei Bedarf effizienter auf diese Websites zugreifen können.

Befolgen Sie die Dateibenennungsstruktur

Um sicherzustellen, dass Sie und jeder in der Organisation Dateien korrekt speichern und abrufen, müssen Sie ein System erstellen, das alle Mitarbeiter darin schult, diese Dateien und Ordner richtig zu sortieren und zu benennen. Beispielsweise können Sie alle Mitarbeiter anweisen, ihre Dateien unter dem Dateinamen „Jahr, Monat, Tag“ zu speichern. Dadurch ist klar, was die einzelnen Dateien enthalten werden, sodass Mitarbeiter sie schnell abrufen können, ohne viel Zeit mit der Suche danach zu verbringen.

Erwerben Sie zusätzlichen Speicherplatz

Möglicherweise beanspruchen mehrere Dokumente zu viel Platz auf Ihrem Schreibtisch oder Aktenschrank und können nicht archiviert werden. Erwägen Sie die Investition in zusätzliche Speicherlösungen, um alle Ihre Dateien zu speichern und abzurufen, ohne zu viel Platz zu beanspruchen, Ihr System zu verlangsamen oder Ihre Computer übermäßig zu überladen. Mit Cloud-Speicherlösungen können Sie bei Bedarf von fast jedem Gerät aus problemlos auf Ihre Dateien zugreifen.

Weitere Funktionen, die Sie mit Cloud-Speicher nutzen können, sind die gemeinsame Nutzung von Ordnern mit anderen, die Schaffung eines zentralen Bereichs für den Zugriff anderer auf Ihre Dateien und die Vermeidung von Engpässen bei der Suche nach bestimmten Dokumenten.

Implementierung organisatorischer Verfahren und Richtlinien

Durch die Schaffung organisatorischer Abläufe behalten alle Mitarbeiter den Überblick darüber, wie und wo sie ihre Dokumente hochladen, abrufen und sortieren können. Sie können auch Softwaresysteme oder Tools implementieren, die jeder nutzen sollte, um alles an einem zentralen Ort zu speichern. Viele Unternehmen übernehmen die Einführung und Implementierung unternehmensinterner Intranetsysteme, damit alle Mitarbeiter Dateien teilen, darauf zugreifen und anzeigen können.

Wenn Sie über bestimmte organisatorische Verfahren oder Softwaresysteme verfügen, deren Verwendung Ihre Mitarbeiter bevorzugen, nehmen Sie diese Informationen in eine Richtlinie im Mitarbeiterhandbuch auf, damit sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.

Vereinbaren Sie Termine und Termine elektronisch

Um alle über bevorstehende Besprechungen oder Termine auf dem Laufenden zu halten, nutzen Sie ein elektronisches Planungssystem, auf das alle Mitarbeiter bei Bedarf zugreifen können. Er sollte den Überblick über die Zeitpläne aller Teammitglieder behalten, damit andere Mitarbeiter ihre eigenen Zeitpläne einsehen und erstellen können.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise eine Einzelsitzung mit seinem Vorgesetzten vereinbaren muss, kann er im Unternehmenskalender nach einer Zeit suchen, zu der der Vorgesetzte keine anderen Besprechungen hat. Firmenkalender sind auch ein großartiger Ort, an dem Menschen ihre persönlichen Kalender teilen und anderen mitteilen können, wann sie für Besprechungen, Fragen oder Hilfe bei Projekten verfügbar sind.

Planen Sie Projekte mit integrierten Workflow-Diagrammen

Die ordnungsgemäße Organisation Ihrer Projekte mithilfe von Workflow-Diagrammen kann es einfacher machen, sie effizient abzuschließen. Workflow-Diagramme halten außerdem alle Mitglieder Ihres Teams über den Fortschritt eines Projekts auf dem Laufenden. Einige Projektplanungstools ermöglichen es Managern auch, den Teammitgliedern Fristen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Sie können auch die Projekte anderer Mitarbeiter mit Feedback, Ratschlägen oder weiteren Anleitungen kommentieren. Es benachrichtigt alle Teammitglieder über den Fortschritt von Projekten, informiert alle, wenn Mitarbeiter Projekte einreichen, und speichert alle Aufgaben an einem Ort.

Aktualisieren Sie Ihr Bürolayout

Ein gut strukturiertes Bürolayout kann zu einer produktiveren Organisation führen. Sie können Arbeitsplätze so gestalten, dass Aktenschränke an leicht zugänglichen Stellen platziert werden, sodass Mitarbeiter schnell die Informationen finden können, die sie zum Erledigen einer Aufgabe benötigen. Wenn Mitarbeiter Dokumente ausdrucken oder kopieren müssen, können Sie den Kopierer an einem Ort aufstellen, der leicht zu finden ist und nicht lange zu erreichen ist. Es kann auch hilfreich sein, alle Büromaterialien und Werkzeuge in einen zentralen Bereich des Büros zu verlegen, zu dem alle Mitarbeiter Zugang haben.

Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools

Wenn Sie Ihre Aufgaben richtig planen und organisieren, kann es einfach sein, den ganzen Tag über produktiv, konzentriert und bei der Sache zu bleiben. Sie können Zeitmanagement-Tools verwenden, mit denen Sie Aufgabenlisten erstellen und Ihre Arbeit effektiv priorisieren können, um die Produktivität zu steigern und sicherzustellen, dass Sie alle Arbeitselemente innerhalb der entsprechenden Fristen einreichen. Es gibt auch Tools, die Ihnen die Arbeitszeit anzeigen, während Sie arbeiten, sodass Sie die Verantwortung übernehmen und im Auge behalten können, wie viel Zeit Sie für jede Ihrer Aufgaben aufwenden.