10 Alternativen zum Gantt-Diagramm für das Projektmanagement • BUOM

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Projektmanagementtechnik, die von Projektmanagern zur Veranschaulichung der Projektplanung und Aufgabenverfolgung verwendet wird. Allerdings ist ein Gantt-Diagramm nicht immer die beste Option, da immer mehr Software zur Projektverfolgung auf den Markt kommt. Das Erlernen verschiedener Projektmanagement-Tools kann Ihnen bei der Auswahl des besten Tools für Ihr Projekt helfen. In diesem Artikel definieren wir, was Gantt-Diagramme sind, stellen 10 Gantt-Diagramm-Alternativen vor und diskutieren die allgemeinen Vorteile der Projektplanung.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Ein Gantt-Diagramm ist ein Balkendiagramm, das Projektaufgaben, Fortschritt und Zeitrahmen anzeigt. Projektmanager nutzen Gantt-Diagramme, um Projekte zu planen und den Teamfortschritt zu verfolgen. Die beiden Achsen eines Gantt-Diagramms helfen dabei, wichtige Informationen zu einem Projekt zu organisieren. Die vertikale Achse ist für Projektaufgaben bestimmt und die horizontale Achse zeigt den Zeitrahmen für jede Aufgabe und für das Projekt als Ganzes.

Sie können ein Gantt-Diagramm manuell oder mithilfe von Online-Tools erstellen. Die Gantt-Diagramm-Software bietet viele nützliche Funktionen, darunter wichtige Projekttermine, Start- und Endtermine der Aufgaben sowie die Angabe der für jede Aufgabe verantwortlichen Person. Die meisten Gantt-Diagrammprogramme können auch Ereignisse automatisieren, um den Aufgabenfortschritt zu aktualisieren. Einige Softwareprogramme können auch mit dem digitalen Kalender des Teams verbunden werden und Aktualisierungen und Erinnerungen an Fristen bereitstellen.

10 Alternativen zum Gantt-Diagramm

Ein Gantt-Diagramm ist ein fortschrittliches Projektmanagement-Tool, das sich sehr effektiv zum Organisieren von Projektinformationen und zur Unterstützung bei der Verwaltung von Projektteams eignet. Es gibt jedoch mehrere Alternativen zur Verwendung von Gantt-Diagrammen. Die folgenden Projektmanagement-Tools sind möglicherweise einfacher zu verwenden und besser auf die Anforderungen Ihres Projekts zugeschnitten:

1. Projektmanagementplan

Eine Projektmanagement-Zeitleiste ist ein Diagramm, das Projektaufgaben entsprechend einer Projektfrist organisiert. Die einzigen erforderlichen Eingaben sind Projektstart- und -enddaten mit Einzelheiten zu jedem Schritt, den das Projektteam zum Abschluss des Projekts unternehmen möchte. Die Projektmanagement-Zeitleiste ist linear und ihre Anzeige ist horizontal, genau wie eine Zeitleiste. Es ist einem Gantt-Diagramm aufgrund der Zeitachse und der Zeit, die jede Aufgabe dauern kann, sehr ähnlich, aber es geht nicht so sehr ins Detail.

2. Projekt-Checkliste

Eine Projektcheckliste ist eine Liste, die alle für ein Projekt erforderlichen Aufgaben enthält. Es ist eine einfache Möglichkeit, Projektphasen zu organisieren und zu verwalten. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, können Teammitglieder sie von der Liste streichen und mit einer anderen Aufgabe fortfahren.

Dies ist ein gutes Projektmanagement-Tool, das für kleine Projekte mit wenigen zu überwachenden Variablen verwendet werden kann. Eine Projektcheckliste kann nur Eingaben verarbeiten, bei denen es sich um Projektaufgaben handelt, d. h. die Checkliste liefert keine Informationen über Aufgabentermine oder wer für Aufgaben verantwortlich ist.

3. Kanban-Board

Ein Kanban-Board ist ein Projektmanagement-Tool, das detaillierte Informationen über anstehende, laufende und abgeschlossene Aufgaben bereitstellt. Sie können ein Kanban-Board manuell erstellen, indem Sie jede für das Projekt erforderliche Aufgabe auf ein Blatt Papier schreiben und die Aufgaben basierend darauf, wer an der Aufgabe arbeitet, und dem Status jeder Aufgabe kategorisieren. Es gibt auch Online-Tools, die Ihnen bei der Erstellung eines Kanban-Boards helfen.

Diese Methode hilft dabei, die Arbeit zu visualisieren, die ein Team leisten muss, um ein Projekt abzuschließen. Mit dieser Technik können Mitarbeiter Aufgaben in beliebiger Reihenfolge erledigen, sodass nicht für jede Aufgabe ein Zeitrahmen festgelegt werden muss.

4. Arbeitsstruktur

Ein Projektstrukturplan ist ein Diagramm, das alle Schritte und Aufgaben eines Projekts in kleine Abschnitte unterteilt. Dies macht die Arbeit überschaubarer und hilft dem Team zu visualisieren, was es tun muss, um das Projekt abzuschließen. Projektmanager gruppieren alle zugehörigen Aufgaben, was zur Optimierung der Ressourcenzuteilung beiträgt. Der Projektstrukturplan zeigt keine Zeitleiste an, daher ist er am nützlichsten, um die Reihenfolge anzuzeigen, in der Sie Aufgaben erledigen können, und wie sich die einzelnen Aufgaben auf die nächsten beziehen.

5. Funktionsübergreifendes Blockdiagramm

Ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm ist ein Diagramm, das die Aufgaben eines Projekts zeigt und erklärt, wie alle Abteilungen einer Organisation zum Abschluss des Projekts beitragen können. Auf jeder Achse des Diagramms können Sie die Phasen des Projekts und die Abteilungen markieren, an denen das Projekt beteiligt ist. Ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm kann die Reihenfolge festlegen, in der Teammitglieder Aufgaben erledigen, und zeigen, welche Abteilung für jede Aufgabe verantwortlich ist. Es ist ein nützliches Projektmanagement-Tool, wenn Sie mit mehreren Teams gleichzeitig arbeiten.

6. Pareto-Diagramm

Ein Pareto-Diagramm ist eine Mischung aus einem Balkendiagramm und einem Liniendiagramm, das potenzielle Probleme identifiziert, die bei der Arbeit an einem Projekt auftreten können. Dies zeigt Gründe wie begrenzte Ressourcen auf einer Achse und die Häufigkeit des Problems auf der anderen Achse. Dieses Diagramm hilft Projektmanagern, Probleme zu lösen und den Projektfortschritt zu überwachen.

7. Ursache-Wirkungs-Tabelle

Ein Ursache-Wirkungs-Diagramm hilft Managern dabei, Probleme zu identifizieren und zu lösen, die während eines Projekts auftreten oder auftreten könnten, indem es Probleme und mögliche Ursachen anzeigt. Es ist ein nützliches Werkzeug für das Projektmanagement, da es Managern hilft, Probleme auf organisierte Weise zu lösen und den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten. Durch die Antizipation potenzieller Probleme, bevor sie auftreten, trägt ein Ursache-Wirkungs-Diagramm dazu bei, Probleme während des Betriebs zu reduzieren.

8. Burndown-Diagramm

Ein Burndown-Diagramm ist ein Diagramm, das den Fortschritt eines Projekts misst. Dieses Diagramm zeigt den Fortschritt des Teams bei einzelnen Aufgaben im Verhältnis zum Projekttermin. Die Visualisierung des Fortschritts kann Projektteams dabei helfen, motiviert zu bleiben und ihre Zeit effektiv zu verwalten.

9. Mindmaps

Mind Mapping ist eine Technik, bei der Ideen oder Ereignisse mit einer zentralen Idee verknüpft werden. Eine Mindmap zeigt die Beziehungen zwischen Ideen, indem sie von einer zentralen Idee aus verzweigt und sie dann mit Linien verbindet. Im Projektmanagement ist Mind Mapping ein nützliches visuelles Werkzeug, um die Phasen eines Projekts zu veranschaulichen und Details wie Fristen, Aufgaben und Teammitglieder, die am Projekt arbeiten, zu kommunizieren.

10. Tische

Tabellenkalkulationen sind Diagramme mit horizontalen und vertikalen Achsen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Mithilfe von Tabellenkalkulationen können Sie Projektstart- und -enddaten anzeigen, Aufgaben auflisten und angeben, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist. Indem Sie Ihre Tabelle regelmäßig aktualisieren, können Sie den Fortschritt auch anzeigen, indem Sie die Tabellenfelder entsprechend dem Status der Aufgabe schattieren. Obwohl die meisten Informationen in der Tabellenkalkulation eine manuelle Pflege erfordern, können alle wichtigen Daten im Zusammenhang mit dem Projektmanagement angezeigt werden.

Vorteile der Projektplanung

Die Verwendung von Diagrammen für Projektzeitpläne bietet einem Unternehmen und seinen Projektteams viele Vorteile. Fachleute verwenden Diagramme hauptsächlich zum Planen und Verwalten von Projekten, aber die Projektplanung ist auch nützlich, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern und Ressourcen für ein Projekt zu verwalten. Weitere Vorteile sind:

Klärung der Projekterwartungen

Diagramme liefern viele wichtige Informationen, die Mitarbeiter für die Arbeit an einem Projekt benötigen, z. B. Starttermine, wer für Aufgaben verantwortlich ist und Informationen darüber, wie Aufgaben erledigt werden. Dadurch werden die Ziele des Projekts klargestellt und jedes Teammitglied über seine Verantwortlichkeiten informiert. Diagramme können Teammitgliedern auch dabei helfen, herauszufinden, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Bedenken zum Projekt haben. Durch die Bereitstellung dieser Klarheit kann die Qualität des Projekts verbessert werden.

Verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit

Durch die Erstellung eines Projektzeitplans kann die Kommunikation innerhalb des Projektteams verbessert werden. Die Anzeige eines Diagramms kann auch die Zusammenarbeit fördern, da Teammitglieder den Prozess visualisieren und verstehen können, wie die einzelnen Aufgaben mit den nächsten zusammenhängen. Dies hilft Gruppenmitgliedern bei der Zusammenarbeit mit Mitgliedern, die eine verwandte Aufgabe haben. Einige Arten von Diagrammen zeigen auch den Projektfortschritt an, was bei der Kommunikation hilfreich sein kann, da Teammitglieder sehen können, an welchen Aufgaben noch gearbeitet werden muss.

Produktivitätssteigerung

Die Verwendung von Diagrammen kann die Produktivität steigern, da sie die Abfolge der Schritte erläutern, die Teams ausführen müssen, um ein Projekt abzuschließen. Visuelle Darstellungen und Fortschrittsaktualisierungen können dazu beitragen, dass Mitarbeiter ihre Fristen regelmäßiger einhalten. Aufgabendiagramme können die bevorstehenden Aufgaben einzelner Personen anzeigen und ihnen dabei helfen, sich auf neue Aufgaben vorzubereiten und mit ihnen fortzufahren, nachdem sie frühere Aufgaben erledigt haben. Dies reduziert Ausfallzeiten und verbessert die Gesamtproduktivität.

Optimierung der Ressourcennutzung

Projektmanager sind für die Schätzung und Zuweisung von Ressourcen während des gesamten Projekts verantwortlich. Die Verwendung eines Diagramms kann dabei helfen, bestimmte Ressourcen zu visualisieren, beispielsweise menschliche Arbeit und Technologie. Wenn beispielsweise für zwei Aufgaben dasselbe Gerät erforderlich ist und das Unternehmen nur über eines dieser Geräte verfügt, kann ein Manager die Erledigung der Aufgaben in verschiedenen Phasen des Projekts planen oder beide Aufgaben demselben Mitarbeiter zuweisen, um das Gerät effizient zu nutzen Ressource.

Den einzelnen Teammitgliedern Verantwortung übertragen

Da viele Diagramme zeigen, wer die einzelnen Aufgaben ausführt, ist es einfach, die Verantwortung zuzuweisen und die Teammitglieder für ihre Rolle bei der Erledigung des Projekts zur Rechenschaft zu ziehen. Wenn Sie den Mitarbeitern Eigenverantwortung für ihre Arbeit geben, können Sie sie dazu ermutigen, qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass jeder zum Abschluss des Projekts beiträgt.

Verwalten von Projektfortschritten und -zielen

Diagramme können es einfacher machen, den Überblick über die Projektziele zu behalten, da sie eine visuelle Darstellung des Zeitplans und der Aufgaben des Projekts bieten und anzeigen, wann Aufgaben abgeschlossen sind. Einige Diagramme können den individuellen Fortschritt verfolgen, wenn der Manager jede Projektaufgabe einem Teammitglied zuweist. Mit dieser Funktion können Mitarbeiter ihre Fortschritte verfolgen und persönliche Ziele festlegen.