Что включить в приглашение на встречу (с шаблоном и примерами)

22 февраля 2021 г.

Личные встречи — отличный способ связаться с коллегами, а также с новыми связями и наставниками. Хорошо составленный запрос на встречу — ваш первый шаг к организации успешных личных деловых встреч. В этой статье мы расскажем, что такое приглашение на собрание, компоненты приглашения на собрание, шаблон, который вы можете использовать, и некоторые примеры приглашений на собрание.

Что такое приглашение на встречу?

Приглашение на встречу — это то, что может создать менеджер, сотрудник, соискатель или коллега. Это просьба назначить встречу с другим человеком или группой людей с намерением обсудить определенную тему. Отправитель приглашения на встречу обычно предлагает день, время и место, а также делится намеченной темой. Получатель приглашения на собрание может принять запрос, отклонить его или предложить другое время или место. Они также могут пригласить других принять участие в собрании.

Компоненты приглашения на встречу

Вот компоненты приглашения на встречу, которые вы должны включить, чтобы оказать наибольшее влияние на вашего получателя:

Введение

Если вы обращаетесь к новому контакту, вы должны сначала представиться в начале приглашения на встречу. Если вы получили информацию о своем контакте от общего контакта, обязательно укажите его имя. Если вы познакомились со своим контактом, но плохо его знаете, напомните ему, как вы познакомились. Если вы уже знаете своего контактного лица, более формальное представление может не потребоваться.

Предлагаемый день и время

Запрос на встречу может также включать предполагаемый день и время. Учитывайте праздники, когда запрашиваете день, так как предприятия могут быть закрыты. Вы также должны предложить время, которое с меньшей вероятностью будет мешать вашему контактному дню. Например, вы можете избегать раннего утра в понедельник, ближе к концу дня в пятницу или в обеденное время.

Если у вас есть свободный доступ, вы можете сообщить своему контакту, что вы можете встретиться, когда это наиболее удобно для них. Однако, хотя это может показать важную гибкость, это также может привести к тому, что ваш контакт займет немного больше времени, чем вы хотели бы, чтобы ответить вам. Если вы предложите день и время, и это им подходит, то, скорее всего, у вас будет что-то конкретное в их календаре.

Предлагаемое место встречи

Обязательно предложите место для встречи. Местом может быть офис вашего контакта, или вы можете предложить встретиться в общем месте. Если вы просите о встрече для обсуждения возможности трудоустройства, рассмотрите возможность использования их офиса, чтобы это было более официально. Однако, если вы хотите спросить об отрасли или запросить наставничество, то такое место, как кафе или коворкинг, может предоставить общее место, в котором вы оба чувствуете себя комфортно.

Обзор ваших навыков

Если вы обращаетесь к менеджеру по найму, предоставьте краткий обзор наиболее важных навыков, которыми вы обладаете, поскольку они относятся к отрасли или работе, которую вы ищете. Если ваше контактное лицо не знает вас или не знакомо с вашей работой, ему потребуется некоторая основная информация, чтобы они могли решить, будет ли запрос на встречу отвечать общим интересам.

Прикрепите свое резюме, чтобы менеджер по найму имел возможность просмотреть его, если они хотят узнать о вас больше.

Объяснение вашей цели

Сообщите контактному лицу, почему вы запрашиваете встречу и что вы надеетесь получить от разговора с ним. Кроме того, если применимо, расскажите, чего вы ожидаете от встречи. Будьте как можно более конкретными.

Шаблон приглашения на встречу

Используйте этот шаблон приглашения на встречу в следующий раз, когда вы захотите поговорить с кем-то о вакансии:

дорогая [prospective employer],

Меня зовут [your name] и я работал как [position] для [length of time]. у меня есть опыт [list of the most valuable skills for the contact’s workplace], и мне бы очень хотелось поговорить с вами о вашей компании и о том, чем я могу быть вам полезен. Не могли бы вы быть доступны для быстрой встречи в [time] на [day of the week or specific date]? я могу встретиться с вами в [location].

Спасибо за внимание. Я надеюсь, что скоро у меня будет возможность поговорить с вами.

Искренне,

[Your name]

Примеры приглашений на встречу

Вот несколько примеров приглашений на собрание, которые вы можете использовать:

Пример 1: Возможность трудоустройства

“Дорогая Сандра,

Меня зовут Дэвид, и я пишу вам, потому что ищу новую возможность улучшить свои навыки и получить ценный опыт в SEM и SEO. В настоящее время я работаю в компании Digital Marketing Pros, но, просмотрев вашу вакансию специалиста по ключевым словам, я знаю, что это логичный следующий шаг для меня из-за возможности учиться и ресурсов, которые я могу использовать для команда.

Не могли бы вы встретиться со мной в вашем офисе в Online Growth, LLC в следующий четверг, 16 марта, в 10:00?

Я с нетерпением жду разговора с Вами.

Спасибо,

Дэвид Шоу”

Пример 2: запрос на наставничество

“Дорогая Нэнси,

Меня зовут Майкл, и я обращаюсь к вам, потому что сейчас прохожу курс «Введение в финансы» в Университете Южного Мэна. Я специализируюсь на финансах, так что это один из моих первых курсов, посвященных моей специальности. Чтобы начать свой путь прямо в этой отрасли, я изучаю возможности наставничества на семестр.

У вас есть всего 30 минут, чтобы встретиться со мной, возможно, в эту пятницу за утренним кофе в 9 утра? Я хотел бы больше поговорить о том, что я ищу в наставничестве и что я могу принести вашей организации взамен.

Спасибо,

Майкл Браун”

Пример 3: Информационная встреча

“Привет, Калеб,

Меня зовут Джей и я новичок в копирайтинге. Я признаю, что вы являетесь лидером в этой отрасли, и я восхищаюсь вашей тяжелой работой по написанию такого качественного контента, чтобы другие копирайтеры могли учиться и расти вместе с ним. То, как вы расширили свой бизнес, также достойно восхищения. Я стремлюсь стать эффективным копирайтером по нескольким темам.

Если у вас есть свободные 30 минут, я хотел бы пригласить вас на обед, чтобы узнать больше о вашем путешествии и задать несколько вопросов об отрасли. Как звучит следующая среда в 12:30?

Лучший,

Джей Андерсон”

Пример 4. Запрос продвижения

“Привет, Брайан,

Я надеюсь, что у вас все хорошо и вы отлично провели выходные. Не могли бы вы встретиться со мной в эту пятницу в 14:00? Я хотел бы обсудить, как прошли последние шесть месяцев, какие дополнительные обязанности я взял на себя и как я вижу свой прогресс в этой компании. У меня есть несколько идей о продвижении по службе, и я был бы признателен за возможность узнать, что вы думаете. Я могу обезопасить конференц-зал.

Пожалуйста, дайте мне знать, если это то, что вы были бы открыты для. Надеюсь услышать тебя позже.

Спасибо,

Лесли Томас”

Пример 5: Знание компании

“Привет Джессика,

Меня зовут Тимоти, и я развиваю свой бизнес Security Labs. Мы встретились прошлой весной на конференции Making Business Better в Сиэтле. В то время вы упомянули, что открыты для обсуждения потребностей вашей компании, чтобы я мог получить некоторое представление о том, что такая компания, как ваша, требует от своей группы информационной безопасности. У вас есть свободные места на ближайшие пару дней? Мы могли бы перейти к видеозвонку, который не должен занимать более 20 минут вашего времени.

Надеюсь услышать тебя позже.

Искренне,

Тимоти Джеймс”

Пример 6: Возможность трудоустройства

“Дорогой Джим,

Я Дженнифер, и у нас есть общий контакт, Эдвард, который предоставил мне вашу контактную информацию. Я связываюсь с вами, потому что сейчас ищу новые возможности, и я увидел, что у вас есть целый отдел, посвященный разработке приложений для вашего нового предприятия.

Мне бы очень хотелось встретиться с вами и обсудить, чем я могу быть полезен для вашей команды и помочь процессу разработки пройти гладко, чтобы вы могли запустить его вовремя.

Если у вас есть всего 20 минут свободного времени, я могу поделиться своими навыками и опытом, чтобы вы увидели, каким прекрасным дополнением к команде я могу быть. Вы будете свободны в следующую пятницу, 18 сентября, в 10:00? Мы можем встретиться в вашем офисном здании или в близлежащем кафе на Главной улице.

Спасибо, и я с нетерпением жду возможности поговорить с вами.

Лучший,

Дженнифер Смит”

Пример 7: Запрос на наставничество

«Дорогой мистер Ховард,

Меня зовут Джейсон, и я пишу вам, потому что я следил за вашей карьерой с тех пор, как я впервые узнал о вас на первом курсе колледжа семь лет назад. С тех пор я настроился на ваш подкаст, прочитал ваши статьи и проверил обновления вашей компании. Я искренне восхищаюсь вашей приверженностью отрасли и вашей готовностью помочь другим добиться успеха.

В настоящее время я учусь на магистерской программе по журналистике, и я думаю, что мне было бы очень полезно иметь наставника, когда я закончу учебу. Я хотел бы навестить вас, показать вам мои работы и тезисы, над которыми я работаю, и посмотреть, сможем ли мы построить отношения между наставником и подопечным. Не могли бы вы встретиться со мной в среду, 6 июня, в 11:00? Я был бы рад встретиться с вами в вашем офисе или в гастрономе по соседству.

Спасибо,

Джейсон Стивенс”

Пример 8: Информационная встреча

«Дорогая мисс Вудс,

Меня зовут Брианна Смит. Рэйчел Эллиотт, мой нынешний менеджер в Newborn Needs, порекомендовала мне связаться с вами, чтобы узнать больше о ваших послеродовых услугах. В настоящее время я участвую в программе для медсестер и надеюсь работать в отделении интенсивной терапии новорожденных в одной из наших местных больниц. Поскольку моя сестра родилась преждевременно, я увидела, какую пользу мои родители получили бы от группы медицинской поддержки и через что им пришлось пройти после родов.

Мне бы очень хотелось поговорить с вами о том, что вы больше всего видите от родителей после родов. У тебя есть время поболтать на следующей неделе? Я могу встретиться с вами в любое удобное для вас время.

Спасибо,

Брианна”

Пример 9: Запрос волонтера

«Привет, Вениамин,

Было приятно увидеть вас на мероприятии «Исследуйте Даллас» на прошлой неделе. Мне понравилось разговаривать с вами и узнавать, что вы сделали для своего отдела за то время, когда вы были менеджером в ABC Lending. Я пишу, потому что я провожу семинар для людей в нашем сообществе, которые хотят узнать больше о процессе покупки дома. Семинар включает панельную дискуссию с отраслевыми экспертами, и я надеюсь, что вы захотите присоединиться к нам.

У вас есть время в следующий понедельник в 15:00, чтобы обсудить семинар и ваше участие? Мы могли бы встретиться во время чая, чтобы взбодриться после обеда.

Хорошего дня!

Спасибо,

Энджи Ричардс”

Пример 10: Возможность партнерства

«Дорогая Элизабет,

Меня зовут Мэтью, и я директор по развитию Фонда домашних животных и людей. Я видел, что у вас есть свободные вакансии в вашей компании, и я хотел бы встретиться с вами, чтобы обсудить, как мы можем работать вместе, чтобы принести взаимную пользу нашим двум организациям. Не могли бы вы встретиться со мной в кафе Afternoon Coffee Cafe в 14:00 в следующий вторник?

С нетерпением жду Вашего ответа.

Лучший,

Мэтью Скотт”