Что такое виртуальный офис? (Плюс преимущества и проблемы)

5 августа 2021 г.

Виртуальные офисы могут быть идеальными для людей, которые работают удаленно, или для тех, кто хочет иметь служебный адрес без аренды физического офисного помещения. Эти офисы могут предоставлять профессиональные уличные адреса, конференц-залы и даже услуги администратора, и они могут стоить меньше, чем аренда отдельного офисного помещения. Если у вас небольшой бизнес или вам нужно гибкое офисное пространство, изучение того, что такое виртуальный офис, может помочь вам определить, нужен ли он вам. В этой статье мы обсудим, что такое виртуальный офис, элементы его использования, а также преимущества и проблемы виртуальных офисов.

Что такое виртуальный офис?

Виртуальный офис — это офисное помещение, не имеющее физического адреса и обычно предлагающее среду для общения и совместной работы. Любая компания или физическое лицо может использовать виртуальный офис по мере необходимости. Для некоторых виртуальных офисов может потребоваться предварительное бронирование или договор аренды. Сотрудники могут использовать виртуальный офис для работы над проектами или задачами из удаленных мест за пределами рабочего места. Это может быть отличным вариантом для компаний с удаленными работниками, компаний с небольшим бюджетом или малых предприятий, которые ищут пространство для совместной работы для проведения совещаний.

Элементы виртуального офиса

Виртуальные офисы могут располагаться как отдельные здания или включать в себя комплекс небольших офисов. Некоторые виртуальные офисы могут даже иметь офисное пространство открытой планировки со столами для совместной работы. Виртуальный офис может включать в себя все удобства, которые сотрудники могут найти в реальном офисе, включая столы и принтеры. Вот несколько общих элементов виртуального офиса:

• Физические почтовые адреса**:** Некоторые виртуальные офисы могут предоставлять почтовый адрес, который компании могут использовать для отправки и получения почты.

• Конференц-залы**:** В виртуальных офисах могут быть конференц-залы, которые сотрудники заранее резервируют для встреч и мероприятий.

• Услуги администратора**:** В некоторых виртуальных офисах есть администраторы, которые могут ответить на вашу частную телефонную линию и при необходимости перенаправить вызовы.

• Программное обеспечение**:** В виртуальных офисах могут быть общие компьютеры с установленным современным программным обеспечением, таким как инструменты для обработки текста или программы для графического дизайна.

• Мебель**:** В некоторых виртуальных офисах есть такая мебель, как столы, стулья и большие столы для групповых встреч.

На что обратить внимание перед использованием виртуального офиса

Если вы хотите защитить виртуальное офисное пространство, важно изучить доступные варианты. Вот что нужно учитывать перед арендой виртуального офиса:

Место нахождения

Поскольку виртуальный офис включает в себя физическое место для почты, подумайте, где вы хотите разместить свою компанию. Вы можете выбрать офис рядом с вашим домом или местом, где вы часто бываете, например, в большом городе, где вы посещаете клиентов. Подумайте, нужно ли вам проводить личные встречи в арендованном конференц-зале или если сотрудники работают удаленно.

Офисное оборудование и удобства

Вам может понадобиться офисное помещение с высокоскоростным доступом в Интернет, несколько электрических розеток для подключения компьютеров и дополнительных устройств или место на кухне для хранения закусок или бутылок воды для встреч. Подумайте, как часто вы можете посещать это физическое место и какие удобства необходимы для выполнения ваших повседневных задач.

Потребности в мебели

В то время как некоторые предприятия могут захотеть использовать мебель, входящую в виртуальный офис, другие могут захотеть добавить в пространство свой собственный стиль. Например, дизайнерское агентство может захотеть добавить больше творчества в декор, чтобы отразить ценности своего бренда на встречах. Совершите поездку по виртуальным офисным помещениям, чтобы узнать больше о мебели и о том, что вы можете принести.

Услуги, предоставляемые

Некоторые виртуальные офисы могут включать услуги администратора с выделенной телефонной линией или почтовым ящиком с физическим адресом. Подумайте, как часто вы можете получать почту или нуждаетесь ли вы в доставке и выполнении заказов или в услугах администратора. Хотя аренда виртуального офиса может иметь несколько преимуществ, у каждого из них есть свои предложения.

Ставки

Некоторые виртуальные офисы могут иметь дневные, недельные или месячные тарифы для обеспечения безопасности офисных помещений. Могут быть заключены контракты на размещение вашего бизнеса в этом виртуальном месте. Если есть членский взнос, подумайте, выгодны ли расходы для ведения бизнеса в этом месте.

Преимущества виртуальных офисов

Виртуальные офисы могут предложить некоторые преимущества, в том числе:

Низкие затраты

Компания может сэкономить на офисных расходах, внедряя виртуальные офисы, поскольку они могут быть более доступными. Малый бизнес или предприниматель могут обнаружить, что виртуальный офис может помочь снизить расходы, поскольку им не нужно арендовать весь офис. Вместо этого они могут арендовать виртуальный офис и поделиться им с другими. Это помогает поддерживать профессиональное присутствие в бизнесе без больших накладных расходов.

Сокращение времени в пути

С виртуальным офисом сотрудникам не нужно будет так часто ездить на работу или добираться до работы. Это помогает сэкономить время и помогает поддерживать лучший баланс между работой и личной жизнью. Вы также можете сэкономить время и деньги на бензине или транспортных расходах.

Гибкость

Виртуальные офисы предоставляют сотрудникам несколько вариантов доступа, позволяя им выбрать тот, который лучше всего соответствует их стилю работы и образу жизни. Виртуальные офисы позволяют работать из дома или посещать виртуальные офисы по мере необходимости. Некоторые сотрудники могут повысить производительность, часто меняя рабочую среду, чтобы вдохновлять на творчество и сотрудничество.

Сеть

Виртуальные офисы обеспечивают доступ к ресурсам, информации и сетевым возможностям, которые могут быть недоступны дома или в традиционном офисе. Например, в некоторых виртуальных офисах может быть приемная, где можно обмениваться визитными карточками или приветствовать других сотрудников. Некоторые предприятия преуспевают в сети, например, в сфере недвижимости или продаж, и могут найти новых клиентов или партнеров благодаря сети в виртуальных офисах.

Профессиональный имидж

Виртуальные офисы повышают доверие к вашему бизнесу и проектам. Виртуальный офис — это профессиональный служебный адрес, который позволяет отвечать на телефонные звонки и осуществлять доставку. Убедившись, что в вашем бизнесе есть все элементы профессиональной компании, вы можете казаться более профессиональным на встречах или перед клиентами.

Проблемы виртуальных офисов

В виртуальных офисах может быть несколько проблем, которые сотрудники могут решить с помощью простых решений. Вот несколько распространенных проблем с виртуальным офисом:

Отсутствие личных встреч

Виртуальные офисы — отличное решение для малого бизнеса с нехваткой места. Это доступный способ для компаний сократить свои расходы. Однако одной из проблем виртуальных офисов является отсутствие личного общения, что может привести к недопониманию и потере производительности. Чтобы решить эту проблему, работодатели могут зарезервировать место в конференц-зале и приглашать сотрудников на еженедельные встречи для проверки проектов и предоставления места для открытого общения.

Доступность

Некоторые виртуальные офисы могут иметь ограниченную доступность, так как несколько предприятий делят офисное пространство. Если в виртуальном офисе, который вы используете, много клиентов, которые уже забронировали их услуги, вам может быть сложнее найти свободный конференц-зал. Рассмотрите возможность поиска виртуального офисного пространства, достаточно большого для размещения нескольких предприятий, или убедитесь, что вы заблаговременно бронируете любые встречи и конференц-залы.

Потенциал снижения производительности

В то время как виртуальный офис может повысить производительность, отсутствие структуры может привести к лени. Многие сотрудники преуспевают благодаря дисциплине, которую обеспечивает физический офис. Чтобы избежать снижения производительности, подчеркните важность коммуникации внутри вашей компании, чтобы каждый мог выполнять свою задачу. Кроме того, поставьте цели, чтобы убедиться, что все идет гладко.